Project Officer: Definisi, Tugas, dan Skill yang Dibutuhkan
Isi Artikel
Sosok yang membantu project manager mewujudkan rencana dalam proyeknya adalah project officer.
Makanya, The Nest menyebut bahwa project manager akan sangat bergantung kepada project officer untuk kesuksesan sebuah proyek.
Untuk memastikan proyek berhasil, perusahaan biasanya akan mempekerjakan beberapa profesional manajemen proyek, termasuk project officer.
Nah, untuk mengenal lebih jauh soal project officer, Glints sudah merangkumnya untuk kamu di bawah ini.
Definisi Project Officer
Dikutip dari Indeed, project officer adalah seseorang yang bertugas untuk membantu project manager dalam merencanakan dan menjalankan strategi proyek.
Project officer juga seringkali disebut dengan assistant project manager maupun project coordinator. Penamaan ini bergantung pada masing-masing organisasi.
Project officer biasanya bekerja dalam cakupan industri yang lumayan besar. Kamu akan menemukan project officer dalam industri teknologi, logistik, manufaktur, hingga kesehatan.
Beberapa project officer juga bekerja untuk non profit organization (NPO) maupun non government organization (NGO).
Melansir The PMO Leader, seorang project officer memiliki cakupan kerja pada level organisasi, itulah yang membedakannya dengan PMO.
Biasanya, dalam organisasi yang lebih kecil, tugas project officer ini dilimpahkan pada PMO.
Tugas Project Officer
Meskipun akan berbeda-beda pada setiap perusahaan, tapi secara umum tugas project officer adalah sebagai berikut:
1. Mengembangkan proyek
Melansir dari Career Trend, salah satu bagian besar dari tugas project officer adalah mengembangkan proyek dan membawa nilai yang baik untuk perusahaan.
Project officer akan membantu organisasi mencapai suatu tujuan melalui proyek yang dijalankan.
Saat perusahaan memiliki suatu proyek atau program, maka project officer akan membuat perencanaan dan strategi untuk menjalankan proyek tersebut.
Hal ini termasuk melakukan penelitian dan mencari sumber daya untuk kebutuhan proyek.
Selain itu, tentu membantu project manager dalam mengurus beberapa dokumen seperti proposal dan juga rencana proyek yang akan diberikan baik kepada pihak internal maupun eksternal.
2. Memberi arahan
Saat proyek sudah berjalan, tugas project officer adalah memastikan proyek tersebut memiliki progres yang baik dan tidak terhambat dengan memberi arahan kepada yang terlibat.
The Nest menjelaskan, project officer harus mengadakan meeting secara reguler.
Selain untuk meninjau progres ini berguna untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana dan mendiskusikan tugas selanjutnya.
Project officer juga bertugas memastikan jika ada permasalahan yang terjadi selama berjalannya proyek dan segera melaporkannya ke project manager.
Project officer harus meninjau laporan keuangan, laporan progres, hingga terlibat pada post-project untuk evaluasi.
3. Timeline dan koordinasi
Salah satu tugas umum seorang project officer yaitu mengkoordinasikan jadwal dengan tim yang terlibat dalam proyek.
Selain itu, memastikan progres dari masing-masing bagian proyek dan membuat arahan bagi tim sesuai dengan rencana proyek.
Selanjutnya, tugas project officer adalah membuat timetable dari proyek, termasuk di dalamnya deadline dari setiap bagian proyek yang berjalan.
Ini untuk memastikan setiap bagian dari proyek berjalan sesuai rencana dan arahan dari project manager. Meninjau progres dan deadline secara reguler.
Kerja sama tim adalah hal yang krusial dalam berjalannya proyek. Memastikan hubungan dan koordinasi tim berjalan dengan baik juga merupakan tugas project officer.
Project officer harus siap sedia jika ada permasalahan baik personal maupun profesional yang akan berdampak pada tim juga proyek yang berjalan.
Skill yang Dibutuhkan untuk Menjadi Project Officer
Untuk menjadi seorang project officer, beberapa skill yang harus dimiliki yaitu:
1. Pengetahuan terhadap industri
Seorang project officer biasanya memiliki pengetahuan yang mendalam tentang industri dimana mereka bekerja.
Mereka membutuhkan pemahaman ini untuk membantu strategi proyek.
Contohnya, seorang project officer yang bekerja di perusahaan teknologi harus memiliki pengetahuan yang dalam mengenai IT.
Project officer juga mungkin harus mengikuti beberapa pelatihan maupun kelas untuk mengembangkan dan mendalami pengetahuan tentang industri mereka.
2. Manajemen proyek
Kunci utama dari pekerjaan project officer adalah mengatur siklus dari manajemen proyek. Sehingga penting untuk mengembangkan skill manajemen proyek.
Kemampuan ini bisa dikembangkan melalui pelatihan maupun dari pengalaman bekerja pada beberapa proyek yang memiliki kesamaan.
Project officer setidaknya harus mengetahui dasar manajemen proyek yaitu inisiasi, perencanaan, eksekusi, penutupan, dan evaluasi.
© Pexels.com
3. Komunikasi
Tugas utama dari project officer adalah melakukan koordinasi dengan hampir setiap anggota tim dalam proyek.
Selain itu, project officer juga mengorganisasi dan mengadakan meeting untuk memantau progres.
Maka, project officer harus mengembangkan kemampuan berkomunikasi untuk bisa melakukan koordinasi dengan efektif.
4. Organisasional
Skill organisasional ini akan berguna bagi project officer dalam memberi arahan juga administratif proyek.
Pada tahap awal pengembangan proyek, project officer biasanya akan membantu penelitian, perencanaan proyek, hingga mempersiapkan dokumen administratif.
Terkadang, project officer juga menggunakan software maupun platform tertentu dalam mengorganisasi perkembangan proyek yang sedang dijalankan.
5. Kemampuan teknikal
Selain soft skill, kemampuan teknikal ini juga dibutuhkan oleh project officer karena penggunaan beberapa alat manajemen proyek.
Dengan menggunakan software manajemen proyek ini, diharapkan anggota tim dalam proyek bisa menyesuaikan deadline dan memiliki penyimpanan yang lebih bermanfaat.
Tentu penggunaan alat dan kemampuan teknikal untuk project officer ini akan berbeda-beda, menyesuaikan kebutuhan perusahaan dan industri tempanya bekerja.
6. Interpersonal
Seringnya, seorang project officer akan melakukan kolaborasi dan berhubungan langsung dengan banyak individu dari masing-masing tim.
Ini akan memerlukan kemampuan interpersonal seperti active listening saat anggota tim memberikan opini, atau membantu manajemen konflik jika terjadi masalah baik personal maupun profesional.
Kemampuan interpersonal ini akan meningkat seiring dengan pengalaman dan perjalanan karier seorang project officer.
Nah, itu dia tadi informasi seputar profesi project officer.
Profesi satu ini menjadi salah satu kunci untuk menjalankan proyek yang sukses.
Jika kamu tertarik untuk punya karier project officer, ketahui lebih jauh soal project management, dari tips hingga strateginya dalam artikel Glints.
Yuk, klik di sini untuk temukan dan baca ragam artikelnya.
