Supaya proyek bisa berjalan sukses dalam sebuah perusahaan atau bisnis, maka sosok yang dibutuhkan adalah Project Management Office atau PMO.
PMO membantu perusahaan untuk mengatur dan mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki supaya dapat menyelesaikan proyek yang berjalan.
Sehingga, tidak dapat dipungkiri lagi bahwa PMO merupakan hal penting dalam bidang project management.
Di artikel ini, Glints akan memberikan ulasan seputar apa itu PMO. Yuk, simak artikelnya berikut ini!
Apa Itu Project Management Office?
© Pexels.com
Menurut Wrike, project management office adalah sebuah tim atau departemen, internal maupun eksternal, yang membuat dan menjaga standar manajemen proyek di satu perusahaan.
Departemen PMO mencatat status perkembangan dari setiap proyek yang dikerjakan dan memastikan bahwa proyek-proyek tersebut dilakukan sebaik mungkin.
PMO juga memastikan perusahaan dapat menyelesaikan setiap proyek tepat waktu dan sesuai dengan budget yang telah ditentukan.
Mengutip dari Tomps, terdapat 3 jenis PMO yang memiliki tingkatan kontrol berbeda terhadap proyek perusahaan, di antaranya:
- Directive: PMO jenis ini memegang kontrol penuh dalam proyek perusahaan karena mengatur keberlangsungannya secara langsung. Tingkat kontrol yang dipegang PMO terhadap proyek perusahaan sangat tinggi.
- Supportive: PMO jenis ini mengambil peran sebagai ‘konsultan’ terhadap proyek yang dilakukan perusahaan melalui pemberian pelatihan hingga akses informasi. Tingkat kontrol yang dipegang PMO jenis ini termasuk rendah.
- Controlling: PMO jenis ini memberikan bantuan sambil memastikan bahwa setiap karyawan menggunakan tools, standar, serta proses pengerjaan proyek yang telah diberikan. Tingkat kontrol jenis PMO ini terhadap proyek perusahaan tergolong sedang.
Biasanya, dalam suatu departemen project management office terdapat beberapa jabatan seperti;
- direktur
- project manager
- program manager
- project scheduler
- project planner
- project controller
- staf administrasi
Tugas dan Tanggung Jawab Project Management Office
© Pexels.com
PMO akan menjaga keberlangsungan dari seluruh proyek yang dijalankan perusahaan serta memastikan proyek-proyek itu mengikuti strategi perusahaan.
Perusahaan juga menggunakan PMO untuk memastikan mereka dapat menyelesaikan proyek dan pekerjaannya tepat waktu.
Sehingga, hal tersebut dapat mempercepat proses bisnisnya.
Menyadur dari Indeed, ada tugas lain yang diemban sebagai bagian dari PMO, antara lain:
- membentuk standar dan proses pengerjaan setiap proyek
- menjaga transparansi dari setiap proyek untuk membantu perusahaan membuat keputusan yang efektif
- mendesain proposal proyek
- membantu project manager dan anggota timnya dengan bantuan administratif dan operasional
- membantu melancarkan aliran informasi dan komunikasi dalam pengerjaan proyek
- melacak progres setiap proyek untuk memastikan perusahaan menyelesaikannya sesuai dengan budget, sumber daya, dan jadwal yang telah ditentukan
- memilih dan memprioritaskan proyek yang akan dikerjakan berdasarkan corporate strategy serta tujuan perusahaan
- memberikan cara dan template untuk pengerjaan proyek berdasarkan proyek-proyek sebelumnya yang sukses
- memfasilitasi tim proyek untuk mengefektifkan proses kerjanya serta memberikan mentoring dan coaching seputar pengerjaan proyek
- mengatur dokumentasi dari pengerjaan proyek
Skills yang Dibutuhkan
© Pexels.com
Apabila kamu tertarik untuk bekerja dalam tim project management office, kamu membutuhkan skill set khusus supaya bisa sukses.
Melansir dari Indeed, berikut adalah beberapa skills yang dibutuhkan.
- Perhatian terhadap detail: Ketika menilai sebuah proyek, pekerja di bidang PMO harus memerhatikan secara detail untuk memastikan proyek yang sedang dan telah dikerjakan sesuai dengan misi perusahaan.
- Komunikasi: PMO akan berkomunikasi dengan banyak departemen ketika mengerjakan proyek, PMO harus bisa berkomunikasi dengan baik secara tertulis maupun verbal. Tidak hanya itu, kemampuan active listening pun harus digunakan untuk memahami kebutuhan orang lain.
- Manajemen proyek: Untuk membantu perusahaan mencapai goals-nya, pekerja di bidang PMO harus bisa memprioritaskan dan mengatur beragam proyek yang dikerjakan perusahaan.
- Visi yang baik: Ketika mengerjakan proyek, PMO dapat melihat goals jangka panjang dan pendek perusahaan untuk membuat proyek tersebut sesuai dengan misi perusahaan.
- Organisasi: Kemampuan mengorganisir sangat dibutuhkan oleh PMO karena kamu harus melacak progres dari setiap proyek. Dengan kemampuan ini, kamu bisa mengorganisir data dan informasi penting supaya tidak berantakan ketika dibutuhkan.
- Problem solving: Ketika terjadi penundaan dalam timeline pengerjaan atau budget yang berlebihan, PMO dapat menggunakan kemampuan problem solving untuk mencari cara kreatif supaya perusahaan bisa kembali mengerjakan proyek sesuai dengan goals-nya.
- Manajemen risiko: PMO terkadang harus mengambil risiko dan mencoba ide baru supaya sebuah proyek bisa sukses. Di sisi lain, memiliki rencana cadangan pun dibutuhkan apabila ide baru tidak berjalan dengan baik.
- Tetap tenang dalam tekanan: PMO mengatur banyak tugas secara bersamaan dan juga dapat menghadapi tantangan ketika mengerjakan proyek. Karena itu, PMO perlu bisa bereaksi dengan tenang dan tepat untuk mengatasi tantangan tersebut.
Nah, itu adalah beberapa informasi penting seputar project management office atau PMO.
Selain informasi ini, kamu bisa tahu lebih banyak tentang project management dengan baca ragam artikel di Glints Blog, lho.
Menarik bukan? Yuk, klik di sini sekarang untuk menambah wawasan project management-mu!
