Procurement Process: Apa Itu, Langkah, dan Jenisnya
Isi Artikel
Procurement process adalah salah satu proses penting bagi kesuksesan dan perkembangan sebuah bisnis.
Karena, hal ini dapat membantu perusahaan dalam mendapatkan barang atau layanan yang penting bagi keberlangsungan bisnis.
Nah, lalu apa sih, procurement process itu? Simak penjelasan Glints selengkapnya berikut ini.
Apa Itu Procurement Process?
Menurut Integrify, procurement process adalah langkah atau prosedur yang sebuah bisnis gunakan untuk mendapatkan barang atau bahan baku dan layanan.
Procurement process sangatlah penting bagi sebuah bisnis karena memiliki dampak langsung terhadap laba, pengeluaran, dan tabungan.
Sebuah bisnis dapat menilai procurement process-nya secara rutin untuk membuat penyesuaian dan perubahan yang dibutuhkan.
Hal ini dilakukan demi mencapai objective bisnis yang telah ditentukan.
Adapun tujuan utama dari procurement process yaitu untuk mencapai efisiensi dan nilai maksimum ketika membeli barang atau jasa bagi kepentingan bisnis.
Langkah-Langkah Procurement Process
Setiap bisnis memiliki perbedaan kebutuhan dan goals, maka procurement process dapat berbeda antara satu dengan yang lainnya.
Namun, secara umum ada beberapa langkah dalam melakukan procurement process, menurut Indeed.
1. Identifikasi kebutuhan bisnis
Perusahaan mengidentifikasi barang dan layanan apa yang penting bagi karyawannya untuk mencapai tujuan bisnis.
Hal tersebut bisa dilakukan dengan berkonsultasi dengan staf di berbagai departemen.
Sehingga, perusahaan bisa paham barang dan layanan yang harus diprioritaskan untuk tujuan internal.
Salah satu metode yang dapat dilakukan adalah dengan membuat draft rencana yang berisi informasi sepuar biaya, profitabilitas, nilai, dan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan suatu barang atau layanan.
2. Prioritaskan kebutuhan bisnis
Terkadang, kebutuhan bisnis mencakup beragam barang dan layanan.
Jika hal ini terjadi, perusahaan dapat membuat prioritas untuk barang dan layanan yang akan dibeli demi opsi pembelian paling hemat.
Sebagai contoh, dari proses identifikasi diketahui ada barang atau layanan dapat digunakan oleh lebih dari satu departemen.
Sehingga, membeli barang atau layanan tersebut menjadi prioritas utama perusahaan.
3. Kirim permintaan pembelian
Setelah mengetahui barang atau layanan apa yang dibutuhkan, langkah selanjutnya dalam procurement process adalah mengirim permintaan pembelian.
Di sini, tim procurement akan mengirimkan permintaannya ke departemen terkait untuk di-review dan meminta persetujuan.
Selama proses review, staf dari departemen terkait akan menilai apakah perusahaan memiliki budget untuk melakukan pembelian barang atau layanan yang diminta.
4. Pilih supplier menggunakan RFQ
Jika permintaan pembelian telah disetujui, maka langkah selanjutnya adalah memilih supplier. Di sini, tim procurement dapat mengirimkan request for quotation (RFQ).
RFQ adalah dokumen yang memungkinkan supplier memberi pernyataan minat, estimasi biaya, dan barang atau layanan yang dapat mereka berikan ke perusahaan.
Namun, kamu juga bisa mengontak supplier lama yang telah melakukan hubungan bisnis dengan perusahaan sebelumnya.
5. Negosiasi harga dan kesepakatan pembelian
Langkah selanjutnya dalam procurement process adalah negosiasi harga dan kontrak dengan supplier terpilih.
Tahapan ini sangatlah penting karena dapat memakan waktu yang berbeda-beda, tergantung dari jumlah barang yang akan dinegosiasikan kedua belah pihak.
Tidak hanya itu, tahapan ini juga akan membantumu dalam membangun hubungan baik dengan supplier baru ataupun lama.
Biasanya, tim procurement akan bertemu dengan stakeholder dan departemen lain sebelum menyetujui dan menandatangani kontrak.
6. Buat permintaan pembelian dan purchase order (PO)
Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang menjelaskan barang atau layanan yang dibeli.
Dokumen ini membutuhkan persetujuan dari individu atau departemen tertentu, tergantung jenis bisnis perusahaan.
Setelah permintaan pembelian disetujui, tim procurement bisa membuat dan mengirimkan purchase order (PO) ke supplier.
Purchase order (PO) adalah dokumen yang menjelaskan barang atau layanan yang dibeli oleh perusahaan.
Hal ini termasuk syarat dan ketentuan yang telah disepakati kedua belah pihak ketika tahap negosiasi.
Biasanya, purchase order bisa dikirimkan ke supplier melalui email, faks, atau surat.
© Pexels.com
7. Review barang dan layanan yang diterima
Tahap selanjutnya dalam procurement process adalah review barang atau layanan yang diterima oleh perusahaan.
Di sini, perusahaan bisa menerima barang atau layanan yang dibeli tergantung apakah pembelian tersebut sesuai dengan detail kontrak yang disetujui.
Apabila ada masalah dari barang atau layanan yang diterima, perusahaan dapat melakukan follow up ke supplier.
Hal ini supaya supplier bisa menyelesaikannya dalam waktu sesingkat mungkin.
Setelah me-review barang atau layanan yang dibeli, tim procurement dapat me-review hal-hal berikut untuk pengecekan kualitas:
- barang telah sampai dalam kondisi yang bagus
- tidak ada bagian yang hilang dalam barang yang dibeli
- supplier telah memenuhi jadwal pengiriman barang
- layanan yang dibeli telah memenuhi kewajiban yang tertera di kontrak
8. Review dan bandingkan invoice
Kemudian, supplier dapat mengirimkan tim procurement atau departemen terkait invoice dari pembelian perusahaan.
Tim procurement atau departemen terkait akan me-review invoice menggunakan metode three-way matching.
Di mana, invoice akan dibandingkan dengan purchase order dan daftar jumlah barang dari supplier.
9. Lakukan pembayaran ke supplier
Setelah invoice, purchase order, dan kuitansi sesuai, tahap selanjutnya dalam procurement process adalah pembayaran ke supplier.
Proses dan waktu pembayaran dapat beragam tergantung jenis bisnis perusahaan.
Biasanya departemen keuangan perusahaan akan memproses pembayaran dan mengirimkannya ke supplier berdasarkan format yang disetujui di kontrak.
10. Simpan catatan-catatan penting
Penting bagimu untuk menyimpan catatan atau dokumen yang digunakan selama procurement process.
Karena, dokumen atau catatan tersebut dapat membantu perusahaan dalam hal-hal berikut;
- audit bisnis
- perpajakan
- membangun hubungan dengan supplier
- pembelian ke supplier yang sama di masa depan
- mendapat harga yang lebih baik untuk pembelian di masa depan
- membuat model untuk procurement process di masa depan
Jenis-Jenis Procurement Process
Menurut Kissflow, procurement process memiliki beragam jenis dengan tujuan berbeda-beda.
Berikut adalah jenis-jenis dari procurement process yang perlu kamu tahu.
- Direct procurement: Pembelian barang, bahan baku, atau layanan yang akan digunakan perusahaan untuk mendapatkan keuntungan melalui produksi produk atau penjualan ulang.
- Indirect procurement: Pembelian barang, bahan baku, atau layanan yang akan digunakan secara internal untuk mendukung operasi bisnis harian perusahaan.
- Services procurement: Pembelian jasa oleh perusahaan untuk membantu mencapai objective bisnis. Sebagai contoh, perusahaan dapat menyewa jasa marketing eksternal untuk menangani campaign-nya.
- Goods procurement: Pembelian barang dalam bentuk fisik yang akan digunakan profesional perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan membeli software yang akan digunakan karyawan.
Nah, itu adalah beberapa hal yang perlu kamu ketahui seputar procurement process.
Intinya, proses ini sangat penting diperhatikan supaya perusahaan bisa mendapat keuntungan maksimal. Yang mana, sangat berkaitan dengan pengembangan bisnis.
Nah, jika ingin tahu lebih banyak seputar pengembangan bisnis, kamu bisa baca kumpulan artikel yang sudah Glints siapkan.
Ada beragam artikel yang bisa kamu pilih dan baca untuk menambah wawasanmu di bidang pengembangan bisnis. Tertarik? Klik di sini sekarang untuk baca kumpulan artikelnya!
