Personal Assistant: Arti, Tugas, Kualifikasi, dan Jenjang Karier

Diperbarui 18 Jan 2024 - Dibaca 11 mnt

Isi Artikel

    Personal assistant adalah individu yang bertugas menjadi tangan kanan dari seorang dengan jabatan tinggi seperti C-level dan orang penting lainnya.

    Personal assistant memiliki tugas utama membantu individu tersebut menajalankan peran dan tugasnya. Seringkali, pekerjaan ini disamakan dengan sekretaris.

    Pada kenyataannya, personal assistant hanya bekerja untuk satu individu. Berbeda dengan sekretaris yang dapat bekerja untuk satu tim atau departemen.

    Apa saja tugasnya dan skill apa saja yang harus dimilikinya? Simak rangkuman Glints berikut.

    Apa Tugas Personal Assistant?

    © Freepik.com

    Personal assistant bertugas membantu seseorang dalam kehidupan profesional atau pribadi sehari-hari, sehingga ia dapat fokus pada tugas tingkat tinggi.

    Tugas untuk peran ini bervariasi tergantung pada jabatan yang dipegang oleh atasan. Akan tetapi, menurut Indeed tugasnya mencakup:

    • Memantau email atasan mengenai pelaporan dan memberikan respon jika diperlukan.
    • Mempersiapkan komunikasi atas nama atasan.
    • Menjawab panggilan telepon atas nama atasan.
    • Mengatur perjalanan dan rencana perjalanan atasan.
    • Mengorganisir dan merencanakan pertemuan atas nama atasan.
    • Membuat notulen rapat.
    • Melakukan atau menyiapkan berkas apa pun yang mungkin diperlukan oleh atasan.
    • Menjaga semua berkas dan catatan digital untuk proyek yang sedang berlangsung.
    • Membantu dalam membuat dan mendistribusikan notulen rapat untuk rapat bulanan dan rapat lainnya.
    • Mengirim dan mengambil berkas korespondensi terkait bisnis di wilayah geografis terdekat.
    • Bekerja dengan tim administrasi untuk membuat spreadsheet dan informasi presentasi untuk berbagai pertemuan.
    • Menyiapkan ruang konferensi untuk presentasi dan rapat staf.

    Biasanya, personal assistant bekerja untuk petinggi perusahaan, umumnya seorang CEO. Oleh karena itu, pekerjaan ini sering pula disebut sebagai executive assistant.

    Baca Juga: Sama-sama Unsur Pimpinan, Apa Perbedaan CEO, COO, CFO, dan CMO?

    Skill yang Dibutuhkan Personal Assistant

    © Freepik.com

    Untuk menjadi seorang personal assistant, sebenarnya tidak terlalu dibutuhkan latar pendidikan khusus. Ia bisa saja merupakan lulusan Administrasi Bisnis, namun itu bukanlah persyaratan wajib.

    Dibandingkan latar belakang pendidikan yang khusus, The Balance Careers menyarankan kamu untuk memiliki skills berikut jika ingin menjadi seorang personal assistant.

    1. Kemampuan organisasi dan manajemen waktu

    Sebagai personal assistant, sebagian besar pekerjaan kamu adalah menjaga atasanmu tetap teratur dan sesuai jadwal. Karena itu, kamu juga harus dapat mengatur diri sendiri dengan baik.

    Kemampuan organisasi dan manajemen waktu dapat dipelajari.

    Kamu dapat beradaptasi untuk membuat penggunaan waktu yang lebih efisien serta menjaga pekerjaanmu dan atasanmu tetap teratur.

    2. Kemampuan komunikasi verbal dan tertulis

    Sebagai personal assistant kamu harus memahami dan mengikuti instruksi, serta menyampaikan informasi tersebut kepada yang berkepentingan dengan jelas.

    Kamu juga mungkin harus menyambut klien, membalas korespondensi, atau membuat laporan dan presentasi. Hal ini tergantung pada deskripsi kerja

    Semua tugas ini membutuhkan keterampilan komunikasi termasuk berbicara dan menulis, mendengarkan, dan membaca.

    Baca Juga: Komunikasi Nonverbal: Definisi dan Contohnya dalam Dunia Kerja

    3. Memahami software terkait pekerjaan

    Tergantung detail pekerjaanmu, kamu mungkin harus berurusan dengan berbagai software untuk memudahkan pekerjaanmu.

    Biasanya, software yang digunakan mencakup pengolah kata, spreadsheet, database, kalender, desktop publishing, dan software pengolah presentasi.

    Tugas utama kamu adalah membuat pekerjaan atasanmu lebih mudah dan sederhana, dan itu termasuk membantunya mengatasi masalah-masalah teknis.

    Jadi, jika kamu mampu memberikan bantuan teknis sederhana kepada atasanmu, itu merupakan nilai tambah.

    4. Mampu menjaga kerahasiaan perusahaan

    Ketika kamu memulai pekerjaanmu sebagai personal assistant, kamu akan diminta untuk menyetujui non disclosure agreement.

    Hal ini dikarenakan kamu akan sering dihadapkan pada materi sensitif, mulai dari rahasia perusahaan hingga informasi yang sangat pribadi yang perlu kamu jaga kerahasiaannya.

    Sehingga kamu harus dapat bersikap bijaksana, mampu bereaksi dengan tenang dan menjaga setiap informasi rahasia yang kamu terima.

    Dengan kata lain, kamu harus menjadi orang kepercayaan bagi atasanmu. Lagi pula, hanya kamu yang tahu berapa banyak bantuan yang mereka butuhkan.

    5. Dapat diandalkan dan teliti

    wanita bekerja sebagai personal assistant

    © Freepik

    Seperti tadi sudah disinggung, seorang personal assistant harus memiliki kemampuan organisasi yang baik, agar setiap aktivitas dan rencana atasanmu dapat berjalan sesuai jadwal.

    Salah satu cara memastikan semuanya sesuai jadwal adalah kamu harus memiliki ketelitian dalam mengatur segalanya.

    Kamu harus berhati-hati, sekaligus cekatan, untuk mencegah terjadinya kesalahan pada rencana atau jadwal atasanmu.

    6. Fleksibilitas

    Melansir dari Indeed, fleksibilitas adalah kemampuan seseorang untuk berpindah dari satu tugas ke tugas lainnya tanpa mengabaikan kualitasnya.

    Jelas, ini adalah salah satu kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang asisten pribadi.

    Bukan hanya seputar tugas, fleksibilitas ini termasuk perubahan di luar rutinitas harian.

    Misalnya, kamu mungkin saja harus bekerja pada malam hari menyesuaikan jadwal atasanmu. Di lain waktu, kamu mungkin saja harus meninggalkan rutinitasmu mengecek email karena ada pekerjaan lain yang lebih mendesak.

    7. Proaktif dan inisiatif

    Salah satu alasan seseorang merekrut personal assistant adalah untuk membantunya dengan tugas-tugas lain.

    Jadi, sebagai seorang personal assistant kamu harus memiliki inisiatif yang tinggi dan sikap proaktif. Sebab, biasanya, atasanmu akan mengharapkan kamu mengerjakan beberapa hal tanpa perlu arahan dari dirinya lagi. Jadi, atasanmu bisa fokus mengerjakan hal yang lebih besar lagi.

    Contohnya, tanpa harus diminta kamu akan menjadwalkan rapat rutin dan mengundang peserta rapat tanpa harus merecoki atasan dengan berbagai detail yang sebenarnya sudah harus kamu ketahui.

    8. Percaya diri

    Kemampuan lain yang juga harus dimiliki oleh asisten pribadi adalah kepercayaan diri. Ini masih berhubungan dengan poin sebelumnya, di mana kamu harus memiliki inisiatif dan bersikap proaktif.

    Tanpa kepercayaan diri, kamu akan kesulitan untuk mengambil inisiatif. Biasanya, keraguan, perasaan takut salah akan terus menghantui.

    Makanya, seorang personal assistant wajib memiliki kepercayaan diri untuk mendukung kinerjanya.

    9. Kemampuan penilaian yang baik

    Sering kali sebagai personal assistant, kamu akan jadi pintu utama komunikasi pihak luar dengan atasanmu. Tak jarang, permintaan meeting juga akan datang ke dirimu dulu sebelum ke atasan.

    Permintaan rapat dari pihak lain tentu tidak cuma satu, bisa beberapa orang dalam satu waktu.

    Di sinilah kemampuanmu untuk menilai sangat diperlukan.

    Kamu harus mampu menilai dan menentukan mana yang kira-kira menjadi prioritas dan akan lebih berguna bagi atasanmu. Tentunya, kemampuan ini akan meningkat seiring dengan waktu.

    Saat kamu memiliki kemampuan penilaian yang baik, kerja atasanmu jadi lebih mudah karena tidak perlu memikirkan hal paling detail, selagi itu bisa diurus olehmu. Ini juga berhubungan dengan kemampuan decision making.

    10. Multitasking

    Sebagai personal assistant, kamu mungkin perlu mengerjakan beberapa tugas dalam waktu yang bersamaan. Itu sebabnya, salah satu skill yang harus kamu miliki adalah mampu bekerja secara multitasking.

    Biasanya, ini terjadi saat sesuatu di luar rencana terjadi. Selagi harus menyelesaikan pekerjaan reguler, kamu mungkin harus menyusun ulang jadwal akibat kejadian tak terduga.

    Kamu akan dituntut untuk tetap fokus, agar rencana atasanmu tidak terbengkalai dan pekerjaanmu juga tetap selesai tepat waktu.

    Gaji Personal Assistant

    Untuk gaji dari personal assistant, mengutip dari Indeed untuk di Indonesia sendiri berkisar antara Rp4-5 juta.

    Hal ini juga dipengaruhi dari domisili atau lokasi PA bekerja.

    Jenjang Karier Personal Assistant

    3 orang pekerja sedang melihat hasil dari metode trial and error

    © Pexels.com

    1. Exectuive assistant

    Mengutip dari Career Addict, salah satu tahapan karier personal assistant adalah menjadi executive assistant. Apa perbedaannya?

    Jika kamu sudah lama menjadi PA maka kamu biasanya akan diberikan banyak tambahan tanggung jawab dan proyek, begitu juga gaji.

    Nah, jika sudah demikian kamu bisa berakhir dengan menjadi executive assistant yang juga mengurus hal-hal personal milik atasan.

    Dengan menjadi executive assistant, kamu juga menjadi bagian dari middle management di kantor, satu tingkat berada di atas posisimu sebelumnya sebagai PA.

    2. Manajer

    Selain executive assistant, kamu juga berkesempatan menjadi manajer setelah lama mengemban posisi PA.

    Personal assistant bekerja dengan dekat hampir kepada setiap bagian.

    Jika memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai dengan industri tempat kamu bekerja, kamu bisa naik jabatan hingga manajer.

    Atasan akan menganggap kamu lebih tepercaya, selain memahami industri dan pekerjaan dengan baik, kamu juga dekat dengan tim serta staf karena pekerjaanmu sebagai PA sebelumnya.

    3. Project manager/PMO

    Dengan meningkatkan kemampuan di industri sebagai PA, kamu juga berkesempatan naik jabatan sebagai project manager dan ke bagian manajemen.

    Misalnya, kamu memiliki latar belakang bisnis dan bekerja di perusahaan pengembangan jasa asuransi.

    Selama menjadi PA, kamu bisa mengembangkan kemampuan dan skill project management secara langsung dengan atasan.

    Mengembangkan kemampuan dengan mengambil kelas pengembangan skill juga menjadi bagian dari proyek selama menjadi PA.

    Selain itu, kamu juga akan mendapatkan jaringan yang luas dari banyaknya kegiatan dan proyek yang kamu jalani.

    3. Event planner

    Sebagai seorang personal assistant, kamu akan bekerja secara dekat dengan banyak anggota dan staf senior.

    Selain itu, kamu juga bisa terlibat dalam tugas-tugas seperti membantu persiapan event atau kegiatan kantor lain.

    Selain itu, pastikan juga event berjalan lancar dengan bantu menghubungi pihak-pihak eksternal hingga mengatur tanggalnya.

    Dengan mengembangkan kemampuan ini, besar kemungkinan kamu bisa menjadi event planner.

    Baca Juga: Ketahui Klausul Nonkompetisi agar Lebih Paham tentang Perjanjian Kerja

    Nah, itu dia yang perlu kamu ketahui jika kamu ingin menjadi seorang personal assistant.

    Personal assistant tidak hanya bertanggung jawab pada tugas administrasi, namun juga tugas-tugas lainnya yang bertujuan membantu atasan.

    Apakah kamu tertarik dengan pekerjaan ini?

    Kamu bisa menemukan pekerjaan dan melamar lowongan personal assistant melalui Glints, lho! Yuk, mulai kariermu lewat Glints, hari ini!

    Seberapa bermanfaat artikel ini?

    Klik salah satu bintang untuk menilai.

    Nilai rata-rata 4.4 / 5. Jumlah vote: 14

    Belum ada penilaian, jadi yang pertama menilai artikel ini.

    We are sorry that this post was not useful for you!

    Let us improve this post!

    Tell us how we can improve this post?


    Comments are closed.

    Artikel Terkait