Kenali 5 Perbedaan antara Sekretaris dan Personal Assistant Ini
Isi Artikel
Walau kerap disamakan, ternyata ada beberapa perbedaan yang kentara antara sekretaris dan personal assistant, lho.
Perbedaannya tidak hanya meliputi tugas atau tanggung jawab yang dimiliki keduanya saja.
Ingin tahu lebih lanjut mengenai perbedaan sekretaris dan personal assistant?
Yuk, cermati informasinya di bawah ini!
Perbedaan Sekretaris dan Personal Assistant
1. Ruang lingkup kerja
Perbedaan mencolok pertama antara kedua pekerjaan ini adalah ruang lingkup kerjanya.
Secara umum, sekretaris bertugas mengurus semua kegiatan administratif untuk seorang individu. Namun, ada juga yang bekerja untuk sebuah tim atau departemen.
Dilansir Indeed, tugas administratif yang dimaksud misalnya:
- Menyambut pengunjung yang datang.
- Mengelola dan membalas telepon, email, memo, dan surat dari pihak dalam perusahaan maupun pihak luar.
- Menjadwalkan meeting, menyiapkan ruangan (online maupun offline), dan membuat notulen rapat.
- Mencetak, menyalin, dan mengisi dokumen-dokumen sesuai kebutuhan.
- Melakukan pembukuan secara rutin.
- Ikut turut dalam pembuatan presentasi dan laporan.
Nah, cukup berbeda dengan sekretaris, personal assistant ditugaskan untuk membantu kehidupan profesional atau pribadi sehari-hari atasannya.
Dengan bantuan ini, atasannya tersebut dapat fokus pada tugas tingkat tinggi. Maka dari itu, tak jarang personal assistant bekerja untuk petinggi perusahaan seperti CEO.
Dalam kesehariannya, personal assistant biasanya memiliki beberapa tugas seperti:
- Memantau email atasan mengenai pelaporan dan memberikan respon jika diperlukan.
- Berkomunikasi via telepon atau email atas nama atasan.
- Mengatur perjalanan dan rencana perjalanan atasan.
- Mengorganisir dan merencanakan pertemuan atas nama atasan.
- Melakukan atau menyiapkan berkas apa pun yang mungkin diperlukan oleh atasan.
2. Kualifikasi pekerjaan
Adapun perbedaan lain antara sekretaris dan personal assistant seperti pada kualifikasi pekerjaannya.
Secara umum, tidak ada minimal kualifikasi pendidikan untuk seorang personal assistant, tetapi memiliki latar belakang di bidang bisnis dan administrasi akan lebih baik.
Pasalnya, pekerjaan ini biasanya lebih mementingkan skill seseorang ketimbang pendidikannya ujar Liveabout.
Dalam konteks sekretaris, biasanya rekruter akan mencari orang yang lulus dari bidang administrasi bisnis atau perkantoran.
Walaupun begitu, banyak juga yang mencari sekretaris yang berpengalaman di bidang serupa.
Misalnya, seperti pernah menjadi front desk, customer service, staf admin, dan lainnya.
3. Skill yang dibutuhkan
Menurut Climb The Ladder, personal assistant dan sekretaris memiliki tugas utama mengelola sesuatu. Kendati demikian, mereka memerlukan kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang kuat.
Walaupun begitu, tetap ada perbedaan di antara keduanya, yakni dalam kemampuan interpersonal dan komunikasi.
Seorang personal assistant harus bisa berinteraksi dengan publik, klien, pelanggan, dan rekan bisnis yang memiliki tingkat pekerjaan seperti atasannya.
Mereka juga harus bisa mengelola informasi sensitif yang harus dijaga kerahasiaannya.
Nah, sekretaris mungkin akan berinteraksi lebih sedikit dengan publik. Namun, ia harus bisa berkomunikasi efektif dengan karyawan dan atasan lain dalam perusahaan yang sama.
4. Jam kerja
Jam kerja personal assistant sangat fleksibel karena sesuai tugasnya, ia harus membantu atasannya hingga ke hal-hal pribadi juga.
Akibatnya, ia harus bisa siap sedia selama hingga 24 jam untuk mengantisipasi dipanggil oleh atasannya.
Di sisi lain, seorang sekretaris bekerja mengikuti jam kantor layaknya karyawan biasanya, yaitu 8 jam kerja setiap hari selama 5 hari.
Secara beban kerjanya pun, ia hanya bertanggung jawab atas hal-hal administratif yang diperlukan atasan, tim atau departemennya.
5. Lingkungan kerja
Lingkungan kerja antara sekretaris dan personal assistant ternyata sangatlah berbeda.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, sekretaris akan bekerja dan siap sedia di kantor biasanya sesuai jam karyawan yang ditetapkan perusahaan.
Ia juga menjadi perpanjangan tangan untuk atasan atau departemennya dalam berkomunikasi dengan orang lain. Maka dari itu, ia perlu berpakaian rapi dan profesional saat bekerja.
Sementara itu, personal aasistant dapat bekerja di lingkungan yang berbeda-beda, tergantung dengan kebutuhan atasan atau kliennya.
Mereka bisa bekerja seharian di kantor dan bisa juga melakukan perjalanan bisnis ke luar kota bersama atasannya.
Kendati demikian, jadwal dan jam kerjanya tidak akan selalu sama setiap harinya.
Itulah dia beberapa perbedaan antara sekretaris dan personal assistant.
Glints harap kamu bisa lebih membayangkan perbedaan antara keduanya, terutama jika kamu ingin melamar pada pekerjaan tersebut.
Nah, jika kamu ingin mencari informasi lengkap seputar prospek karier, langsung saja kunjungi Glints Blog.
Ada banyak artikel yang disiapkan agar kamu bisa mengeksplorasi dan memilih pekerjaan yang paling cocok untuk dirimu.
Yuk, temukan dan kenali beragam pilihan kariernya dengan klik di sini. Gratis!
