Sekretaris: Definisi, Jobdesc, Kualifikasi, dan Skill yang Dibutuhkan
Isi Artikel
Sekretaris adalah profesi yang cukup dikenal baik di masyarakat. Namun, apakah kamu sudah tahu mengenai tugas dan keahlian yang dibutuhkan?
Benarkah mereka hanya mengurusi keperluan surat menyurat saja?
Untuk menemukan jawabannya, berikut penjelasan tentang pengertian sekretaris dan serba-serbi pekerjaan ini.
Definisi Sekretaris
Dilansir dari Workable, sekretaris atau secretary adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk membantu mengelola keperluan administrasi dan operasional atasannya.
Secretary sering kali menjadi orang pertama yang berinteraksi dengan konsumen dan klien untuk mewakili atasannya tersebut.
Itulah mengapa mereka kadang dilibatkan untuk mengatasi persoalan konsumen, terutama yang berkaitan dengan proses komunikasi dan keperluan administrasi.
Selain itu, mereka juga biasanya akan bekerja dengan para secretary departemen atau perusahaan lain untuk berkoordinasi ketika ada acara atau agenda.
Job Description Sekretaris
Dari penjelasan di atas saja sebenarnya sudah terlihat bahwa cakupan tugas mereka ternyata cukup luas.
Tugas sekretaris di tiap perusahaan mungkin akan cukup berbeda. Namun, berikut beberapa job description mereka secara umum sebagaimana dikutip dari Better Team dan Indeed.
- Menyambut pengunjung dan klien.
- Menjawab panggilan telepon.
- Mengelola email, memo, atau surat.
- Menjadwalkan rapat dan memastikan keperluan rapat terpenuhi, termasuk mempersiapkan ruang konferensi untuk rapat.
- Mencatat minutes of meeting.
- Membuat perencanaan perjalanan bisnis untuk para eksekutif.
- Melakukan tugas administrasi seperti mencetak dan menyalin suatu dokumen sesuai kebutuhan.
- Mengelola entry database dan file klien.
- Mempersiapkan dan mengirimkan korespondensi keluar.
- Menjaga kerahasiaan file/catatan perusahaan.
- Melakukan tugas pembukuan rutin.
- Membantu proses pembuatan presentasi dan laporan.
Kualifikasi Sekretaris
Setelah memahami apa itu sekretaris, berikut kualifikasi yang perlu kamu penuhi jika ingin memulai karier di profesi ini.
1. Pendidikan
Beberapa jurusan kuliah yang cukup relevan dengan posisi sekretaris di antaranya adalah:
- ilmu administrasi
- administrasi bisnis
- administrasi perkantoran
Umumnya perusahaan memang akan mencari lulusan dari jurusan-jurusan di atas.
Namun, tidak menutup kemungkinan juga bahwa ada perusahaan yang tidak terlalu memprioritaskan latar belakang pendidikan selama kamu punya keterampilan yang dicari.
2. Pengalaman kerja
Kualifikasi selanjutnya yang perlu dimiliki seorang sekretaris adalah pengalaman kerja.
Saat memulai karier, usahahkan untuk mencari peluang magang sebagai sekretaris atau posisi lain yang fungsinya masih serupa.
Contohnya front office, resepsionis, atau staf administrasi.
3. Sertifikasi
Sertifikasi profesi sangat membantu meningkatkan kepercayaan serta kredibilitas diri.
Kamu juga dapat melengkapi pengalaman kerja serta ilmu yang diperoleh dari sekolah atau perkuliahan.
Salah satu program yang dapat kamu ikuti adalah pelatihan & sertifikasi sekretaris BNSP.
Selain sertifikasi profesi, ada juga jenis sertifikasi lain yang dapat menjadi alternatif, yaitu sertifikasi Microsoft Office Specialist.
Menguasai software Microsoft Office adalah salah satu skill utama yang harus dimiliki oleh secretary.
Skill yang Harus Dimiliki Sekretaris
© Freepik.com
Bicara mengenai skill, berikut penjelasan lebih lengkap mengenai keterampilan apa saja yang harus kamu kuasai jika ingin menjadi sekretaris handal.
1. Literasi komputer
Karena pekerjaan ini erat kaitannya dengan korespondensi dan bookkeeping, literasi komputer dasar merupakan kemampuan wajib yang harus diasah.
Yang dimaksud dengan kemampuan literasi komputer di antaranya adalah:
- mematikan dan menyalakan perangkat
- mengetik dengan cepat
- mengoperasikan email
- mengoperasikan Microsoft Office
- mengelola database
- menggunakan internet
2. Korespondensi
Pada dasarnya, korespondensi adalah kegiatan surat menyurat.
Sebagai sekretaris, artinya kamu perlu paham cara pengelolaan email dan surat bisnis.
Kemampuan ini meliputi penulisan, penomoran, dan juga pengarsipan surat dan juga email perusahaan.
3. Kemampuan teknis lainnya
Selain literasi komputer dan korespondensi, ada beberapa kemampuan teknis lain yang juga tidak kalah penting.
Contohnya mengoperasikan peralatan kantor seperti printer, scanner, dan mesin fotokopi.
Sebagai sekretaris, kemungkinan kamu harus mencetak dan menyalin beberapa materi untuk keperluan meeting, presentasi, dan lain-lain.
4. Kemampuan organisasi
Salah satu soft skill yang harus dimiliki oleh sekretaris adalah kemampuan organisasi.
Dari job description di atas, kamu dapat membayangkan betapa banyaknya informasi dan dokumen yang harus dikelola oleh sekretaris.
Oleh karenanya, kamu harus pintar-pintar mengorganisasikannya agar tetap terkelola dengan rapi.
Ini juga termasuk pengelolaan secara elektronik maupun fisik.
5. Fokus pada detail
Orang yang selalu memperhatikan detail pasti akan bekerja dengan teliti dan akurat.
Kemampuan ini menjadi sangat penting bagi sekretaris, mengingat mereka harus mengerjakan berbagai hal dalam satu waktu.
Selain itu, hasil pekerjaan mereka juga sangat penting bagi keberlangsungan operasional perusahaan.
Contohnya saja dalam mempersiapkan rapat dengan petinggi perusahaan lain. Apabila tidak disiapkan dengan matang, tentu akan mengakibatkan dampak negatif bagi banyak pihak.
6. Pemecahan masalah
Soft skill yang satu ini harus dimiliki oleh semua profesional, tak terkecuali secretary.
Saat menjalani tugas, pasti akan ada banyak kesulitan yang ditemui, misalnya:
- dokumentasi hilang
- kendala teknis saat rapat
- jadwal rencana perjalanan yang tiba-tiba berubah
Dengan kemampuan pemecahan masalah, kamu dapat mengambil keputusan penting dengan tepat dan cepat.
7. Customer service skill
Mengapa sekretaris harus menguasai keahlian customer service?
Dilansir dari Indeed, petinggi perusahaan mungkin akan memintamu menghubungi pelanggan atas nama mereka untuk menjawab pertanyaan, menjadwalkan rapat, atau menyampaikan informasi.
Jadi, kamu harus bersikap profesional, sabar, dan sopan saat berinteraksi dengan pelanggan untuk menjaga hubungan positif antara mereka dengan perusahaan.
8. Manajemen waktu dan multitasking
Pasti ada periode waktu di mana aktivitas perusahaan menjadi sangat padat.
Kamu harus tetap beradaptasi dan bekerja dengan baik meski di situasi yang memiliki tekanan tinggi.
Para eksekutif mungkin memiliki janji atau pertemuan untuk dihadiri atau tugas yang harus diselesaikan di last minute atau secara mendadak.
Jadi, mereka pasti akan meminta bantuanmu untuk menyelesaikannya dengan hasil yang tetap optimal. Di sinilah kemampuan manajemen tugas & waktumu akan diuji.
9. Presentasi
Soft skill selanjutnya yang tidak boleh disepelekan oleh sekretaris adalah kemampuan presentasi.
Ini meliputi kemampuan untuk:
- Membuat slide presentasi.
- Melakukan riset untuk keperluan materi presentasi.
- Menggunakan grafik, gambar, statistik, dan data lain di slide presentasi.
- Mempresentasikan materi di depan khalayak.
Tak hanya sekadar menyusun slide, keseluruhan presentasi yang kamu buat harus memuat informasi penting bagi audiens.
10. Komunikasi
Dari semua daftar kemampuan di atas, kita sampai pada kesimpulan bahwa pada dasarnya semua tugas sekretaris memerlukan communication skill.
Baik itu komunikasi tertulis maupun lisan.
Mampu berkomunikasi dengan efektif akan sangat membantumu menyampaikan pesan penting atau korespondensi kepada eksekutif, pelanggan, dan pihak lain yang terlibat.
Intinya, sekretaris adalah profesi yang cukup menantang dan tidak sekadar mengurusi surat menyurat saja.
Demikian pembahasan mengenai serba-serbi profesi yang satu ini.
Mau tahu pembahasan lain mengenai prospek karier di berbagai bidang? Yuk, baca lebih banyak artikel di Glints Blog.
Jadi, kamu bisa peroleh lebih banyak referensi terutama jika sedang mengeksplorasi berbagai pilihan karier.
Tertarik? Ayo klik link ini sekarang juga untuk temukan kumpulan artikelnya!
