Resepsionis: Definisi, Jobdesc, Kualifikasi, dan Skill yang Dibutuhkan
Isi Artikel
Resepsionis adalah profesi yang mungkin tidak terlalu asing bagimu.
Pasalnya, mereka sering ditemui terutama saat kita menjadi tamu atau datang ke sebuah kantor, perhotelan, dealer, rumah sakit, dan tempat-tempat lainnya.
Sebenarnya, apa itu resepsionis? Apakah benar peran mereka hanyalah menerima tamu saja?
Ayo simak pembahasan Glints berikut ini, apalagi jika kamu sedang mempertimbangkan untuk berkarier sebagai resepsionis!
Definisi Resepsionis
Dilansir dari Indeed, resepsionis atau receptionist adalah seseorang yang mengelola urusan administrasi dan front desk suatu perusahaan.
Front desk sendiri jika diartikan secara harfiah adalah meja utama yang terletak di sebuah gedung atau hotel.
Fungsinya adalah sebagai tempat bertemunya konsumen dan pihak perusahaan untuk pertama kali. Nah, resepsionislah yang bertugas di sana untuk berperan sebagai representasi perusahaan.
Sebutan lain untuk profesi ini ialah front office atau administrative assistant.
Contoh Resepsionis
Berbeda tipe resepsionis, maka berbeda pula tugas yang perlu dijalani. Perbedaan ini biasanya terletak pada jenis perusahaan atau industri tempat mereka bekerja.
Berikut beberapa contoh profesi resepsionis yang paling sering ditemui.
1. Medical receptionist
Contoh resepsionis yang pertama adalah medical receptionist. Sesuai namanya, mereka bekerja di front desk lembaga klinik atau rumah sakit.
Tugasnya mengarahkan konsumen ke bagian pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan mereka dan menyediakan informasi yang dibutuhkan.
Medical receptionist juga biasanya membantu mengurusi keperluan data administrasi pasien.
2. Hotel receptionist
Tugas utama seorang hotel receptionist di antaranya adalah memesan kamar untuk tamu, memperbarui data tamu, dan membantu proses check out tamu yang sudah selesai menginap.
Selain itu, hotel receptionist juga perlu melayani konsumen semaksimal mungkin dengan cara menjawab semua pertanyaan atau kebingungan yang tamu miliki.
3. Corporate receptionist
Contoh resepsionis yang terakhir adalah corporate receptionist. Betul, mereka adalah orang yang langsung menyapamu pertama kali saat datang ke suatu gedung atau kantor.
Biasanya, tugas mereka adalah menerima telepon atau pesan dari tamu, memberi petunjuk sesuai kebutuhan tamu, serta melakukan data entry.
Job Description Resepsionis
© Freepik.com
Setelah mengetahui definisi dan beberapa contohnya, mungkin kamu sudah mulai terbayang mengenai tugas resepsionis.
Jika poin sebelumnya menyinggung tugas resepsionis di suatu bidang profesi spesifik, berikut beberapa job description umum yang perlu kamu ketahui sebagaimana dikutip dari Workable, SHRM, dan Forbes.
- Menerima pengunjung di front desk dengan cara menyapa, menyambut, mengarahkan, dan mengumumkan informasi dengan jelas dan tepat.
- Meneruskan panggilan telepon masuk ke staf terkait dan mencatat pesan berkenaan dengan janji pertemuan.
- Menerima dan menyortir email harian.
- Membantu menjawab kebingungan konsumen dan pengunjung dengan menyediakan informasi akurat.
- Menerima surat, dokumen, paket, dan pengiriman kurir dan mengantarkan atau mendistribusikan barang.
- Melakukan tugas administrasi seperti memasukkan data konsumen atau pengunjung.
- Melakukan pengarsipan dasar dan pencatatan.
- Menangani pertanyaan dan keluhan melalui telepon, email, dan korespondensi umum.
Dari penjelasan di atas, menjadi resepsionis artinya harus siap menyediakan pengalaman positif bagi pengunjung dan mengerjakan tugas administrasi sesuai dengan standar kualitas yang berlaku.
Kualifikasi Respsionis
Apakah kamu sudah yakin ingin memulai karier sebagai resepsionis? Mari kita bahas terlebih dahulu kualifikasi apa saja yang biasanya dibutuhkan untuk memulai profesi ini.
1. Pendidikan
Kualifikasi resepsionis yang pertama adalah latar belakang pendidikan.
Dilansir dari Indeed, kualifikasi dari segi pendidikan akan bergantung pada jenjang karier resepsionis yang kamu tuju.
Apabila kamu mengincar posisi entry-level, ada beberapa perusahaan yang masih menerima lulusan SMA atau SMK/sederajat. Untuk posisi yang lebih tinggi, biasanya dibutuhkan gelar S1.
Beberapa jurusan yang dinilai sesuai dengan bidang keprofesian ini di antaranya adalah manajemen bisnis, manajemen perkantoran, hospitality management, ilmu komunikasi, dan jurusan relevan lainnya.
2. Pelatihan
Bagi kamu yang berasal dari jurusan yang sama sekali tidak relevan dengan bidang ini, ada jalur pendidikan non formal yang bisa ditempuh.
Salah satunya melalui pelatihan.
Pastikan untuk memilih lembaga resmi dan kredibel, serta dapat menyediakan sertifikat penyelesaian agar bisa kamu tunjukkan di CV atau resume.
3. Pengalaman kerja
Pengalaman kerja juga sangat diperhitungkan oleh perusahaan yang sedang membuka lowongan resepsionis.
Jadi, bagi kamu yang pernah magang atau volunteer sebagai resepsionis atau posisi serupa, jangan lupa untuk ditonjolkan di CV/resume maupun saat interview.
Terutama mengenai hard skill, soft skill dan pencapaian yang berhasil kamu asah dan raih dari pengalaman tersebut.
4. Sertifikasi
Sebenarnya tidak semua perusahaan mewajibkan kandidat resepsionis untuk memiliki sertifikasi.
Namun, bagi kamu yang memiliki sertifikasi profesi front office dan sejenisnya pasti memiliki poin plus di mata rekruter.
Selain sertifikasi profesi, kamu juga bisa mencoba mendapatkan sertifikasi kompetensi yang erat kaitannya dengan pekerjaan resepsionis, seperti sertifikasi Microsoft Office.
Skill yang Dibutuhkan Resepsionis
Selain kualifikasi, ada juga beberapa keahlian utama yang dibutuhkan untuk mengejar karier sebagai resepsionis. Berikut penjelasannya.
1. Komunikasi
Skill pertama yang pastinya dibutuhkan oleh resepsionis adalah kemampuan komunikasi, baik lisan maupun tulisan.
Sebagai resepsionis, pekerjaanmu tidak akan pernah lepas dari proses komunikasi. Hal ini juga meliputi kemampuan untuk menjelaskan sesuatu secara efektif, mudah dimengerti, dan dengan sikap yang positif.
2. Microsoft Office
Ada beberapa kemampuan teknis yang juga perlu dimiliki oleh resepsionis.
Beda bidang pekerjaan maka berbeda pula sistem serta software yang digunakan. Namun, secara umum, kemampuan teknis yang diperlukan biasanya adalah kemampuan Microsoft Office.
Mulai dari sekarang, kamu juga bisa memperkenalkan diri dengan beberapa kemampuan teknis yang relevan seperti mempelajari software untuk keperluan book keeping dan multiple-line telephone system.
3. Customer service skill
Kemampuan selanjutnya yang harus dimiliki resepsionis adalah customer service skill.
Ini meliputi beberapa skillset penting seperti:
- empati
- komunikasi persuasif
- komunikasi verbal dan non verbal
- resolusi konflik
- active listening
- emotional intelligence
Serupa dengan customer service, profesi ini juga menuntutmu untuk memberikan pelayanan yang prima dan profesional kepada konsumen, klien, dan tamu yang datang.
4. Kemampuan interpersonal
Interpersonal skill pada dasarnya adalah kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif.
Lebih dari sekadar berkomunikasi, interpersonal skill juga menitikberatkan pada kemampuanmu untuk berinteraksi dengan orang lain, baik secara individu maupun kelompok.
Sebagai resepsionis, tentu hal ini sangat diperlukan karena sebagian besar tugas harianmu tak lepas dari interaksi dengan pihak lain.
5. Kemampuan pemecahan masalah
Kemampuan terakhir yang tak kalah penting adalah problem solving skill.
Sebagai resepsionis, kamu mungkin akan mengalami berbagai tantangan. Mulai dari tamu yang komplain, klien yang mengalami berbagai macam kesulitan, hingga software error.
Sudah menjadi tugasmu untuk mengarahkan dan menyarankan alternatif solusi terbaik agar mereka bisa menemukan jalan keluarnya.
Intinya, resepsionis adalah profesi yang tidak sekadar menerima tamu. Lebih dari itu, mereka adalah sumber informasi yang dapat diandalkan oleh berbagai pihak.
Mau cari tahu soal berbagai macam profesi lainnya? Yuk, baca lebih banyak artikel di Glints Blog!
Ada kategori khusus yang membahas prospek karier dari berbagai profesi di bidang dan industri yang beragam.
Kategori ini cocok bagi kamu yang memang sedang menjelajahi berbagai opsi agar bisa menemukan arah karier yang paling tepat.
Tertarik? Klik link ini untuk temukan kumpulan artikelnya sekarang juga!
