4 Cara Menulis Penutup Email Profesional & Contohnya
Isi Artikel
Bayangkan jika kamu sudah menulis pembuka dan isi email lamaran dengan baik, tapi gagal karena kalimat penutupnya. Makanya, selain pembuka dan isi, penutup email juga penting untuk diperhatikan, lho!
Bukan hanya untuk email lamaran kerja. Email proposal ke klien, email yang dikirim ke manajer dan rekan kerja, hingga ragam email permintaan yang mungkin kamu kirim.
Kamu harus selalu memeriksa keseluruhan isi email dengan teliti untuk memastikan seluruh informasi tersampaikan dengan baik.
Agar tidak salah, berikut Glints rangkum cara membuat penutup email beserta contoh kalimat yang bisa kamu gunakan.
Simak selengkapnya di bawah ini, ya!
Pentingnya Penutup Email
Sama halnya dengan komunikasi verbal seperti mengucapkan salam dan terima kasih, penutup email tidak kalah penting karena merupakan bagian dari komunikasi nonverbal.
Dikutip Better Up, dalam psikologi ada yang bernama peak-end rule.
Maksudnya, orang-orang memberikan penilaian berdasarkan pengalaman terakhir atau kesan yang tertinggal di akhir aktivitas, bukan rangkuman pengalaman keseluruhan.
Teori ini cocok diterapkan untuk menjelaskan fungsi dari penutup email.
Contohnya, kamu sudah menulis email balasan untuk klien dengan baik.
Email tersebut berisi pembukaan menarik dan isi yang informatif, namun di akhir email kamu tidak memberi salam penutup.
Tentu saja akan ada yang mengganjal dan klien bisa saja menilai profesionalitasmu berdasarkan hal tersebut.
Beberapa manfaat yang bisa didapatkan jika kamu menulis kalimat penutup email yang baik, yaitu:
- komunikasi yang lebih lancar
- meningkatkan kepercayaan dan profesionalitas
- pesan tersampaikan dengan jelas
Cara Menutup Email yang Benar
1. Kenali penerima email
Siapa yang akan menerima email berperan penting dalam pemilihan kalimat serta bagaimana kamu harus menutup email.
Biasanya, penutup email yang formal digunakan saat kamu mengirimkannya kepada atasan, manajer, seseorang yang tidak kamu kenal secara personal, maupun klien bisnis.
Saat kamu mengirimkan pesan kepada orang-orang di atas, kamu perlu menunjukkan etika yang baik serta profesionalitas.
Sedangkan untuk email informal yang kamu kirim untuk teman dan saudara misalnya, kamu bisa lebih santai saat menulis penutup.
2. Sertakan closing line atau kalimat penutup
Closing line atau kalimat penutup adalah beberapa kalimat sebelum kamu memberi salam penutup pada akhir email.
Indeed mengatakan, kalimat ini bukan hanya berfungsi untuk menunjukkan rasa terima kasih, tapi juga tempat kamu menulis CTA atau call to action pada isi emailmu.
Dalam dunia profesional, penting untuk membuat kalimat penutup yang singkat dan jelas. Berikut adalah contoh kalimat yang bisa kamu gunakan:
“Terima kasih atas kesempatannya. Saya tidak sabar untuk bergabung dengan tim sesuai jadwal yang tertera.”
“Thank you for the opportunity. I can’t wait to join the team as scheduled in the offering letter.”
3. Gunakan email sign-off yang profesional
Jika kamu ingin terlihat profesional, maka pastikan email sign-off-mu formal.
Email sign-off adalah hal terakhir yang akan dibaca oleh penerima email, jadi jangan sampai kamu meninggalkan kesan buruk.
Beberapa contoh email sign-off yang perlu dihindari menurut Grammarly, yaitu:
- salam sayang
- trims
- – [nama kamu]
- love
- thx and rgrds
- peace
Sebaliknya, kamu bisa menggunakan email sign-off profesional, seperti:
- salam
- salam hangat
- regards
- kind regards
- best
4. Sertakan kontak dalam email signature
Email signature juga berperan penting untuk membentuk kesan penutup email yang profesional dan formal.
Saat membuat email signature, pastikan kamu telah menyertakan beberapa informasi di bawah ini:
- nama lengkap
- pekerjaan saat ini
- nama perusahaan yang dilengkapi hyperlink menuju website
- kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telepon atau email alternatif
- link kepada platform media sosial yang berkaitan dengan dunia kerja seperti LinkedIn
Contohnya:
Nika Audina
Content Writer
Glints Indonesia
[email protected]
LinkedIn
Kesalahan yang Harus Dihindari
Dalam menutup email, ada beberapa kesalahan yang harus kamu hindari, yaitu:
1. Tidak mengecek ulang/proofreading
Sebelum mengirim email, cek kembali secara keseluruhan hingga penutup email.
Beberapa hal kecil yang tetap harus kamu perhatikan adalah penggunaan tanda baca, huruf kapital, nama, dan kalimat penutup sudah profesional.
2. Terlalu formal
Walaupun penutup yang formal memang diperlukan, namun jangan sampai kata-kata penutupmu terlalu formal.
Ini akan membuat email kamu terkesan tidak wajar dan tidak nyaman untuk dibaca. Misalnya:
- salam sejahtera
- dengan penuh hormat
- at your service
- sincerely yours
3. Terlalu informal
Bukan hanya terlalu formal, penutup yang terlalu informal akan terkesan tidak menghargai dan tidak mengenal penerima email.
Misalnya, kamu menambahkan emoji atau sapaan yang tidak perlu. Contoh:
- sampai jumpa lagi
- XOXO
- makasih
- peace dude
Contoh Kalimat Penutup Email yang Baik
Berikut adalah contoh kalimat untuk menutup email dengan berbagai situasi:
1. Saat diterima kerja
2. Saat melamar kerja
3. Saat meminta bantuan
Itu dia cara dan contoh dari penutup email yang baik dan benar.
Untuk jadi profesionalitas di dunia kerja, jangan lupa untuk menerapkannya saat mengirim dan membalas email, ya!
Selain tips di atas, Glints juga punya ragam tips seputar tempat kerja lainnya untuk kamu.
Apa saja? Yuk, klik di sini untuk temukan dan baca artikel-artikel lainnya!
