Knowledge Management, Cara Kelola Informasi dan Data Perusahaan dengan Baik
Ditulis oleh : Nadiyah Rahmalia
Tahukah kamu bahwa buruknya sistem knowledge management perusahaan bisa menyebabkan kerugian hingga 31,5 miliar dolar AS per tahunnya?
Tak hanya itu, perusahaan juga punya kemungkinan kehilangan karyawan akibat kesulitan ini.
Tentunya, kerugian yang harus ditanggung akan sangat tinggi.
Nah, agar perusahaan bisa menghindari hal ini, knowledge management adalah hal yang perlu dipahami dengan baik.
Tidak harus dalam skala besar, pengetahuan ini bisa diaplikasikan dalam tim kecil juga, lho.
Jadi, yuk, pahami seluk-beluknya lewat artikel Glints ini.
Isi Artikel
Apa Itu Knowledge Management?
© Freepik.com
Menurut IBM, knowledge management (KM) adalah proses identifikasi, organisasi, penyimpanan, dan penyebaran informasi atau pengetahuan (knowledge) dalam sebuah organisasi.
Knowledge perlu dikelola dengan baik sehingga bisa diakses oleh semua orang dalam organisasi.
Tujuan utama dari knowledge management adalah untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam penyimpanan informasi-informasi penting perusahaan.
Dengan pengelolaan informasi penting tersebut, perusahaanmu bisa mendukung para karyawannya untuk meningkatkan kualitas dan jadi lebih maksimal dalam bekerja.
Melansir Starmind, knowledge yang dikelola dalam KM terbagi menjadi dua tipe, yaitu tacit dan explicit.
1. Tacit knowledge
Tacit knowledge merupakan segala yang diketahui seseorang, tetapi sulit untuk dijelaskan.
Pengetahuan ini contohnya adalah skill, pengalaman, dan ide-ide tertentu.
Tacit knowledge kadang tidak disadari sebagai pengetahuan yang berharga untuk perusahaan karena tidak begitu mudah diutarakan dan dijelaskan dengan kata-kata.
2. Explicit knowledge
Explicit knowledge disebut juga dengan documented knowledge.
Informasi atau pengetahuan ini adalah kebalikan dari tacit knowledge.
Jadi, explicit knowledge mudah untuk dijelaskan dan didokumentasikan.
Contoh dari explicit knowledge adalah laporan riset, artikel, datasheet, modul perusahaan, dan lain-lain.
Sebuah perusahaan yang ingin mengelola informasi-informasi tersebut harus memahami tentang KM dan sistem yang dibutuhkan dalam prosesnya.
Pentingnya Knowledge Management
© Freepik.com
Knowledge management adalah suatu hal yang penting untuk jadi perhatian perusahaan.
Pasalnya, pengelolaan informasi atau pengetahuan yang kurang efektif akan berdampak pada finansial perusahaan dan juga kepuasan karyawan, lho.
Kerugian yang dialami perusahaan dari pengelolaan pengetahuan dan informasi yang tidak efektif bisa membahayakan finansial perusahaan.
Selain itu, tentunya akan ada banyak waktu yang terbuang oleh karyawan hanya untuk mencari informasi tertentu.
Tidak hanya memengaruhi produktivitas pribadi, produktivitas perusahaan pun akan merasakan dampaknya.
Jadi, kalau ingin kinerja yang lebih cepat dan produktif, maka hal ini sangat perlu diimplementasikan.
Nah, bagaimana proses untuk mengelola informasi perusahaan dengan maksimal?
Proses Knowledge Management
© Unsplash.com
Valamis meringkas proses knowledge management perusahaan menjadi empat langkah.
Empat langkah knowledge management tersebut adalah discover, capture, process, dan share and benefit.
Ini dia penjelasan lengkapnya.
1. Discovery
Untuk langkah discovery, pikirkanlah bagaimana sebaiknya cara informasi atau pengetahuan dalam perusahaan bisa ditemukan.
Jadi, dalam tahap ini, kamu harus menentukan di mana informasi-informasi penting tersebut disimpan.
Selain itu, ketahui juga dari mana informasi tersebut bisa didapatkan.
Agar bisa terwujud dengan baik, pahami terlebih dahulu knowledge flow perusahaan, ya.
2. Capture
Dalam tahap capture, kita harus tahu bagaimana sistem penyimpanan knowledge yang sudah ada maupun yang baru.
Sistem ini harus terpetakan dengan baik dengan kategori yang jelas.
Dengan begitu, siapa pun bisa dengan mudah mengakses dan mengambil manfaat dari pengetahuan tersebut.
3. Process
Process dalam membangun knowledge management adalah tahap di mana kamu melakukan analisis mendalam mengenai apa saja yang sudah dikumpulkan.
Analisis ini bertujuan untuk pengkategorian yang lebih rinci lagi sesuai dengan struktur organisasi dan kebutuhan karyawan.
4. Share and benefit
Share and benefit merupakan tahap terakhir di mana kita mulai memikirkan cara paling baik dan mudah untuk mengakses informasi yang sudah dikumpulkan.
Idealnya, perusahaan harus memiliki sebuah sistem yang jelas.
Lalu, harus juga memastikan bahwa semua orang paham bagaimana cara mengakses dan menggunakan sistem itu.
Kamu bisa menggunakan software KM untuk mempermudah proses ini, contohnya Confluence, Zendesk, dan masih banyak lagi.
Begitulah serba-serbi knowledge management yang bisa Glints bagikan denganmu.
Hal sederhana ini bisa berdampak sangat besar bagi perusahaan.
Jadi, mulai coba implementasinya segera, ya!
Jika ingin tahu lebih banyak tentang tips-tips produktivitas dan dunia kerja, yuk, intip kelas-kelas menarik di Glints ExpertClass yang dibawakan oleh pakar.
Kamu juga bisa menambah bacaan di blog Glints dengan sign up dan langganan newsletter-nya.
Tak hanya itu, ada juga informasi lowongan kerja terkini yang bisa langsung kamu dapatkan, lho.
Tunggu apa lagi? Daftarkan dirimu segera, ya!
