Knowledge Management Software, Aplikasi yang Satukan Informasi Perusahaan
Ditulis oleh : Geofanni Nerissa Arviana
Baik pelanggan maupun karyawan kerap menanyakan hal yang sama pada perusahaan. Namun, menjawabnya satu persatu sangatlah tidak efisien. Oleh karena itu, dibutuhkanlah knowledge management software.
Singkatnya, software yang satu ini akan mempermudah dan mempercepat proses penyaluran informasi.
Perusahaan tidak perlu menjawab setiap pertanyaan berulang dengan jawaban yang sama.
Agar lebih paham, bacalah artikel ini hingga akhir. Glints akan mengupas tuntas berbagai hal terkait knowledge management software. Ada pula beberapa software terbaik yang bisa kamu pilih.
Apa Itu Knowledge Management Software?
© Freepik.com
Setiap perusahaan memiliki banyak data dan informasi yang tersebar di berbagai divisi. Namun, informasi tersebut biasanya sulit diakses oleh divisi lain.
Sebagai contoh, divisi pemasaran punya data peningkatan jumlah followers media sosial perusahaan. Di sisi lain, divisi sales memiliki data penjualan produk.
Kedua data itu mungkin saja saling terkait. Akan tetapi, divisi pemasaran tidak mengetahui data sales tersebut. Begitu pula sebaliknya.
Hal ini membuat kerja antardivisi menjadi kurang efektif.
Oleh karenanya, perusahaan membutuhkan sebuah tools untuk mengintegrasikan data tersebut. Itulah yang disebut dengan knowledge management software.
Menurut Swiftype, knowledge management software adalah perangkat lunak yang dapat mengidentifikasi, membuat, mendistribusikan, dan menjadi wadah segala informasi yang dibutuhkan perusahaan.
Dengan begitu, perusahaan akan lebih mudah untuk mengakses semua data yang ada. Kolaborasi pun berjalan dengan lebih efektif dan efisien.
Tak berhenti sampai situ, knowledge management software juga bermanfaat bagi divisi yang berkomunikasi langsung dengan pelanggan, seperti customer service.
Setiap harinya, ada beragam pertanyaan terkait produk atau layanan yang ditanyakan pelanggan. Sebagian pertanyaan tersebut mungkin saja mirip, seperti cara pakai dan cara membeli.
Nah, customer service bisa mengacu pada knowledge management software untuk menjawabnya.
Pilihan Knowledge Management Software
© Freepik.com
Knowledge management software tidak hanya berguna bagi perusahaan besar, tetapi juga bagi perusahaan kecil.
Jika tertarik untuk menggunakannya, Glints sudah menyiapkan beberapa pilihan software terbaik yang bisa kamu pilih. Daftar software ini dirangkum dari G2 dan Capterra.
1. Confluence
Confluence bukan sekadar tools untuk berbagi dokumen. Lebih dari itu, kamu bisa membuat, mengelola, dan berkolaborasi dengan divisi lain melalui software ini.
Misalnya, perusahaan ingin meluncurkan produk atau melakukan marketing campaign. Semua proses perencanaan tersebut bisa kamu lakukan secara terpusat di Confluence.
Harga: gratis hingga 100 dolar AS (sekitar Rp1.450.000) perbulan
2. Zendesk
Zendesk adalah knowledge management software yang berfokus pada layanan self-service.
Artinya, karyawan bisa mengakses data secara mandiri untuk memenuhi kebutuhan pekerjaannya. Selain itu, pelanggan juga bisa menemukan jawaban atas masalahnya sendiri.
Harga: mulai dari 19 dolar AS (sekitar Rp275.000) perbulan
3. Guru
Jika kamu mencari knowledge management software yang canggih, Guru adalah pilihan yang tepat. Guru sudah dilengkapi dengan artificial intelligence (AI).
Sistem ini akan menyarankan berbagai informasi penting secara real-time kepada penggunanya. Jadi, kamu tidak perlu repot mencari data satu persatu.
Tak hanya itu, Guru juga bersifat machine learning. Semakin sering kamu menggunakannya, semakin canggih pula software ini. Sebab, Guru mempelajari setiap tindakan yang kamu lakukan di dalam software-nya.
Harga: 5-20 dolar AS (sekitar Rp72.000-Rp290.000)/pengguna/bulan
4. Quip
Quip memungkinkanmu untuk meng-upload spreadsheet, slideshow, percakapan pelanggan, dan berbagai jenis dokumen lainnya. Jadi, semua dokumen perusahaan disimpan dalam satu tempat.
Selain itu, kamu bisa menggunakan fitur internal chat untuk berkomunikasi dengan tim selagi membuat dokumen.
Harga: 10-100 dolar AS (sekitar Rp145.000-Rp1.450.000)/pengguna/bulan
5. Trainual
Sesuai asal katanya, Trainual berfokus pada proses training karyawan.
Setiap proses, kebijakan, prosedur, dan tanggung jawab karyawan disatukan dalam satu platform.
Dengan demikian, proses training dan onboarding karyawan baru bisa berlangsung dengan lebih cepat dan efektif.
Harga: 99-149 dolar AS (sekitar Rp1.430.000-Rp2.150.000) perbulan
Knowledge management software adalah tools yang sangat berguna bagi perusahaan, apa pun ukuran dan industrinya.
Software ini akan membuat proses kolaborasi dan penyampaian informasi menjadi lebih efisien. Selain itu, kamu bisa memastikan bahwa pelanggan mendapat jawaban terkait produk dan jasamu.
Namun, software saja belum cukup untuk menunjang hal tersebut. Kamu tetap perlu membangun hubungan yang baik dengan pelanggan. Bagaimana caranya?
Tenang, ada Glints ExpertClass yang bisa jadi wadah belajar untukmu. Ada banyak kelas yang membahas tentang pelanggan. Setiap kelasnya dibawakan oleh para profesional di bidang tersebut.
Jadi, tak perlu ragu. Cek jadwal kelasnya sekarang juga!
