Kalimat Auto Reply Email: Manfaat, Tips Menulis, dan Contohnya
Ditulis oleh : Trias Ismi
Satu hal yang tidak boleh dilupakan saat akan cuti adalah menyiapkan kalimat auto reply di email kantor. Hal itu untuk jaga-jaga jika ada klien atau rekan kerja yang menghubungi lewat email.
Sebab, kamu tentunya tidak akan mengumumkan tanggal cutimu ke semua orang. Makanya, agar klien atau rekan kerja lain tetap mendapat kabar, auto reply dibutuhkan dalam emailmu.
Nah, jika kamu mau memahami pentingnya menyiapkan kalimat auto reply di email saat cuti, sebaiknya baca penjelasannya dulu di bawah ini.
Isi Artikel
Apa Itu Auto Reply Email?
Sesuai dengan namanya, auto reply email merupakan sebuah email penjawab otomatis yang dikirim ke klien, rekan kerja, pelanggan, atau lainnya.
Isinya berupa informasi bahwa kamu sedang tidak bekerja.
Hal yang satu ini sangat penting bagi karyawan yang khususnya sering melakukan komunikasi dengan klien lewat email.
Dengan menyiapkan auto reply email, maka kamu tidak perlu khawatir jika pengirim memiliki keperluan mendesak.
Pasalnya, kamu bisa menambahkan informasi orang yang menggantikanmu sementara untuk menyelesaikan tugas kantor.
Jenis pesan dalam auto reply email biasanya memberikan informasi seperti:
- berapa lama waktu cuti
- informasi kontak pengganti sementara
- kapan akan kembali bekerja
Menyiapkan auto reply email juga telah menjadi salah satu etiket kerja di beberapa perusahaan.
Apalagi yang timnya lintas negara karena biasanya komunikasi dilakukan lewat email.
Pesan otomatis email ini juga membantu memastikan tidak adanya kesalahpahaman.
Biasanya jika mengirim email dan tak kunjung dibalas, bisa saja si pengirim mengartikan kamu sengaja tidak memberikan respons.
Pentingnya Menyiapkan Auto Reply Email
© Freepik.com
Sebelum mengetahui contoh kalimat yang digunakan dalam auto reply email, pastikan kamu sudah tahu pentingnya menyiapkan hal yang satu ini.
Melansir Glassdoor, inilah beberapa alasan auto reply email harus disiapkan:
- Meyakinkan pengirim email bahwa kamu telah menerima pesan mereka.
- Memberitahu mereka siapa yang harus dihubungi saat kamu cuti, terutama jika ada hal yang mendesak.
- Memberikan opsi kepada pengirim untuk menunggu kamu atau menghubungi rekan kerja lain.
- Memastikan bisnis tetap berjalan sampai kamu kembali dari cuti.
Tips Membuat Kalimat Auto Reply Email
Kalimat auto reply email tidak perlu terlalu panjang. Sebaiknya buatlah tetap pendek dan efektif agar mudah dipahami.
Menurut Robert Half, berikut ini beberapa hal yang harus dicantumkan dalam auto reply email:
1. Tanggal cuti
Tulis informasi dengan jelas berapa lama kamu tak bisa menjawab email kantor, seperti tanggal mulai dan akhir cuti.
Periksa kembali apakah tanggal yang kamu tuliskan sudah benar agar tidak menimbulkan kesalahpahaman.
2. Alasan tidak bisa menjawab email
Misalnya, kamu sedang cuti liburan, cuti melahirkan, atau karena ada workshop di luar kota.
3. Orang yang bisa dihubungi saat kamu tidak ada
Biasanya ada rekan kerja yang akan membantu backup pekerjaanmu selama kamu cuti.
Nah, kamu bisa mencantumkan nama dan kontaknya di kalimat auto reply emailmu.
Jika ada urusan yang mendadak, pengirim email bisa langsung menghubungi orang yang menggantikanmu.
Pastikan juga rekan kerja tersebut mengetahui bahwa ia jadi penggantimu sementara, ya.
Hal yang harus dihindari di kalimat auto reply email
Supaya kalimat auto reply email tetap profesional, sebaiknya kamu menghindari hal-hal berikut ini:
Terlalu banyak informasi
Seperti yang disebutkan di atas, sebaiknya jangan membuat kalimat auto reply terlalu panjang dan bertele-tele.
Sebaiknya langsung jelaskan kapan kamu akan kembali ke kantor dan cantumkan informasi kontak rekan kerja jika ada hal yang mendesak.
Meminta bantuan tanpa persetujuan rekan kerja
Seperti yang disebutkan oleh Indeed, jangan sampai kamu mencantumkan kontak rekan kerja tanpa persetujuan mereka terlebih dahulu.
Apalagi jika kamu menyuruh orang yang mengirimi pesan untuk menghubungi mereka saat ada masalah mendesak.
Tentunya jika rekan kerja tidak diberitahu sebelumnya, bisa mengakibatkan kesalahpahaman.
Karena itu, sebelum mulai cuti coba hubungi rekan kerja dan tanya apakah mereka bersedia menjadi penggantimu.
Contoh Kalimat Auto Reply Email
Inilah beberapa contoh kalimat auto reply email yang bisa kamu jadikan referensi dan langsung copy paste serta edit sesuai kebutuhan.
Bahasa Indonesia
Contoh 1
Terima kasih sudah mengirimkan pesan. Saya sedang cuti dari tanggal 8-12 Agustus dan tidak bisa membalas email. Jika Anda memiliki urusan yang mendesak saat ini, silakan hubungi rekan saya Dara Irma di [email protected].
Salam,
Ana Rahma
Contoh 2
Halo,
Terima kasih atas emailnya. Saya sedang di luar kantor saat ini dan tidak dapat memeriksa email. Saya akan kembali bekerja pada 26 Agustus. Jika ada masalah mendesak, harap hubungi Jenny Angelia di [email protected]. Jika tidak ada, saya akan segera membalas email Anda saat sudah kembali.
Salam,
Irfan Budi
Contoh 3
Halo,
Saat ini saya sedang cuti melahirkan dari 24 Agustus hingga 21 November. Tanggung jawab saya untuk sementara waktu akan digantikan oleh Ani Arini. Anda bisa menghubunginya di [email protected].
Terima kasih atas pengertiannya,
Ika Saras
Bahasa Inggris
Contoh 1
Hi,
Thank you for your message. I am out of office on medical leave from 25 to 27 August. I will be checking email periodically. Please contact Andy Wijaya at [email protected] for all your consulting needs during this time.
Regards,
Romy Andika
Contoh 2
Hi there,
I am out of office on vacation and will not be able to respond to your message until I return on August 20. Please reach out to Nella Hady at [email protected] for urgent matters.
Thank you for your understanding,
Robby Ahmad
Contoh 3
Hi,
Thank you for your message. I am out of the office until September 15 and will respond to your email when I return. For urgent matters, please contact our sales associate Diana Hakim at [email protected].
Best regards,
Lisa Annisa
Demikianlah informasi mengenai auto reply email dari tips hingga contohnya.
Selain informasi di atas, kamu juga dapat membaca beragam artikel lainnya seputar dunia kerja hanya di Glints Blog.
Yuk, klik tombol di bawah ini untuk temukan dan baca artikel yang kamu butuhkan!
