Front Desk Agent: Definisi, Tugas, Skill, hingga Perbedaannya dengan Resepsionis
Isi Artikel
Front desk agent adalah seseorang yang memberikan sapaan hangat saat kamu mendatangi sebuah hotel atau tempat layanan publik lainnya.
Saat kamu mendatangi hotel biasanya kamu akan mendapat bantuan dari front desk agent dalam proses check in dan informasi seputar layanan kamar.
Untuk kamu yang memiliki aspirasi di bidang hotelier, profesi ini dapat menjadi pilihanmu.
Ingin tahu serba-serbi dari profesi ini?
Yuk simak penjelasan di bawah ini!
Definisi Front Desk Agent
Mengutip Resources Workable, front desk agent adalah seorang profesional yang bertanggung jawab dalam menyapa pelanggan dengan ramah.
Dalam industri perhotelan atau layanan pelanggan, profesi ini umumnya merupakan orang pertama yang akan ditemui oleh tamu.
Maka dari itu, kemampuan komunikasi, relationship management serta kemampuan menangani situasi yang bervariasi merupakan beberapa kemampuan penting seorang front desk agent.
Profesi ini umumnya bekerja di industri perhotelan atau resor.
Namun, tidak menutup kemungkinan ia dapat bekerja juga di fasilitas layanan pelanggan lainnya seperti pusat kebugaran, gym, salon, dan lainnya.
Tugas Front Desk Agent
Front desk agent memiliki tugas utama seperti membantu proses check-in dan check-out, membagikan kunci kamar, menjawab pertanyaan tamu hingga memproses pembayaran untuk layanan.
Tidak hanya itu, front desk agent juga memiliki tugas lainnya.
Dirangkum dari Resources Workable dan Indeed, tugas tersebut di antaranya adalah:
- menjaga komunikasi dengan departemen pemeliharaan dan housekeeping dalam melayani tamu
- membuat reservasi untuk tamu di restoran lokal, tempat hiburan, atau atraksi lokal lainnya, mengatur layanan taksi atau antar-jemput, dan menawarkan rekomendasi jika diminta
- menjawab panggilan telepon eksternal serta panggilan dari tamu yang datang
- mendokumentasikan setiap panggilan yang dilakukan untuk referensi di kemudian hari
- menginformasikan tamu mengenai metode pembayaran dan prosesnya
- menginput informasi tamu yang diperlukan (detail kontak dan tanggal pasti menginap)
- menyambut tamu pada saat kedatangan dan proses check in atau check out
- memberikan informasi tentang hotel, kamar yang tersedia, tarif dan fasilitasnya
- menanggapi keluhan tamu secara tepat waktu dan profesional
- mengarsip catatan pemesanan dan pembayaran yang diperbarui
- memeriksa tamu pada saat check in dan check out
- membantu tamu penyandang disabilitas
- mematuhi prosedur perusahaan dan kebijakan keselamatan
- melaksanakan tugas harian
Skill yang Dibutuhkan Menjadi Front Desk Agent
Untuk menjadi seorang front desk agent memerlukan beberapa kemampuan yang berkaitan dengan pelayanan pelanggan.
Disadur dari Indeed, kemampuan tersebut diantaranya adalah:
1. Customer service
Customer service adalah proses berkomunikasi dengan cara yang positif dan penuh pengertian kepada pelanggan.
Hal ini betujuan untuk membantu mereka menemukan solusi atas pertanyaan atau masalah mereka.
Keterampilan ini sangat penting bagi seorang front desk agent dalam menjaga kepuasan tamu.
Sebagai orang pertama yang ditemui oleh tamu ketika mereka tiba, seorang front desk agent harus menciptakan kesan pertama yang baik.
Dengan itu, tamu dapat memiliki pengalaman yang positif sejak awal kedatangan.
Tidak hanya itu, sebagai front desk agent kamu juga akan menghadapi keluhan dari tamu.
Kemampuan ini dapat membantu kamu menghadapi masalah dengan cara yang tepat dan memuaskan bagi tamu.
2. Menguasai bahasa asing
Front desk agent adalah seorang profesional yang menjadi ujung tombak perusahaan dalam melayani tamu, terutama dalam industri perhotelan.
Tidak jarang front desk agent harus melayani tamu yang datang dari mancanegara sehingga kemampuan bahasa inggris adalah hal yang krusial untuk dimiliki.
Pasalnya, banyak tamu internasional atau wisatawan yang mungkin tidak fasih dalam bahasa lokal.
Dengan menguasai bahasa asing, kamu dapat memberikan pelayanan pelanggan yang lebih baik serta bisa lebih mudah berkomunikasi dengan tamu dari berbagai negara.
Kemampuan ini juga dapat memberikan kamu nilai plus dihadapan HR.
3. Teliti
Tugas harian yang dimiliki oleh profesi ini membutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi.
Contohnya saat menerima tamu untuk check-in atau check-out, front desk agent perlu memastikan bahwa informasi yang dimasukkan telah akurat.
Tidak hanya itu, saat mengelola pembayaran dan menangani keuangan juga membutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi.
Maka dari itu, kemampuan ini sangat penting dimiliki untuk menunjang tugas harian seorang front desk agent.
Front Desk Agent vs. Resepsionis
Front desk agent merupakan profesi yang memiliki hubungan erat dengan kepuasan pelanggan.
Profesi ini ternyata sering dianggap sama seperti resepsionis.
Namun, apa perbedaannya dengan resepsionis yang juga turut melayani pelanggan?
Keduanya memiliki beberapa tugas yang sama seperti menyapa pelanggan atau membantu menyelesaikan keluhan pelanggan.
Menurut Zippia, perbedaan antara profesi resepsionis dan front desk agent terletak pada tanggung jawabnya.
Tanggung jawab resepsionis berfokus pada menjawab dan menangani pertanyaan pelanggan.
Sementara, front desk agent bertanggung jawab dalam proses check-in, check-out serta reservasi pelanggan.
Namun, dalam perusahaan kecil biasanya kedua posisi ini ditangani oleh satu orang.
Bagi perusahaan dengan skala besar, kedua profesi ini ditangani oleh orang yang berbeda.
Itu dia informasi seputar profesi front desk agent dari definisi hingga perbedaannya dengan resepsionis.
Industri perhotelan merupakan salah satu industri yang memiliki prospek yang terus berkembang.
Sehingga, menjadi front desk agent juga memiliki jenjang karier yang baik jika kamu memiliki passion di industri perhotelan.
Kamu bisa memulai perjalanan kariermu dengan mengetahui lowongan front desk agent yang sedang buka saat ini.
Kabar baiknya, kamu bisa mendapatkan informasinya secara gratis di Glints.
Cari lowongan terbaru mengenai front desk agent di sini!
