Client Communication: Pengertian, Manfaat, Elemen, dan Tips Melakukan
Ditulis oleh : M. Ichsan Medina
Komunikasi adalah hal yang penting dalam dunia kerja dan memiliki beragam bentuk. Nah, client communication adalah salah satu bentuknya.
Apabila komunikasi dengan klien berjalan baik, kepercayaannya terhadapmu akan meningkat karena kamu paham dengan apa kebutuhan, ekspektasi, dan kesulitan mereka.
Sehingga, hubungan dengan klien pun akan semakin bagus dan berpotensi meningkatkan loyalitas mereka terhadap bisnismu.
Nah, di artikel ini Glints akan menjelaskan serba-serbi seputar client communication yang perlu kamu tahu. Yuk, disimak!
Isi Artikel
Apa Itu Client Communication?
© Pexels.com
Melansir dari Indeed, client communication adalah bentuk komunikasi bisnis antara pelaku bisnis dengan kliennya.
Di dalamnya, terdapat komunikasi tertulis seperti email; komunikasi verbal (panggilan telepon); dan komunikasi fisik (bahasa tubuh) ketika berhadapan dengan klien.
Dalam client communication, kamu menggabungkan kemampuan berbahasa, interpersonal, dan emosional untuk menyampaikan pesan yang jelas, bermakna, serta tetap menjaga emosi klien.
Client communication yang baik pun berarti mendengarkan secara aktif pada apa saja yang disampaikan konsumen.
Hal ini dilakukan untuk memahami emosi apa yang dirasakan klien dan juga mengetahui apa yang dibutuhkan olehnya.
Mengapa Client Communication Penting?
© Pexels.com
Client communication sangat penting untuk dipelajari supaya kamu mendapatkan citra positif dari klien yang dapat mempengaruhi reputasimu di kantor.
Komunikasi klien yang baik pun memiliki manfaat bagi bisnismu, terlebih jika kamu berprofesi sebagai seorang freelancer.
Berikut adalah beberapa manfaat dari client communication yang baik.
- meningkatkan kepercayaan dan loyalitas konsumen
- mengurangi kesalahpahaman
- membangun ekspektasi yang jelas
- customer experience dan satisfaction yang baik
- membantu proyek yang dikerjakan berjalan lancar
- membuat komunikasi berjalan efektif
Elemen Client Communication
© Pexels.com
Dalam client communication, terdapat beberapa elemen yang perlu hadir ketika melakukannya. Tanpanya, komunikasi klien tidak dapat berjalan dengan baik.
Sehingga, mengutip dari Indeed dan Proofhub, ada baiknya kamu memperhatikan kelima hal ini ketika berbicara dengan klien.
1. Bersikap transparan
Bersikap transparan dan terbuka adalah salah satu kunci dalam client communication.
Melakukan hal ini dapat membangun kepercayaan klien kepadamu.
Sebagai contoh, jika klien bertanya tentang progress pekerjaan, jawablah dengan jujur dan jangan menutup-nutupi masalah yang terjadi.
Contoh lainnya adalah, kamu selalu memberitahu klien jika terjadi berbagai perubahan yang dapat mempengaruhi mereka, seperti perubahan harga atau kebijakan.
2. Menunjukkan fleksibilitas
Memiliki fleksibilitas dalam berkomunikasi pun adalah elemen lainnya dalam client communication.
Maksudnya adalah, kamu dapat memberikan pilihan platform komunikasi saat akan berkomunikasi dengan klien.
Misalkan, jika nomor teleponmu sedang bermasalah, kamu bisa memberi pilihan kepada klien untuk berkomunikasi via email atau media sosial.
Selain itu, menunjukkan fleksibilitas pun berarti kamu bisa dan siap mencari solusi alternatif lain jika klien tidak bisa menyelesaikan masalah dari masukan yang telah diberikan sebelumnya.
3. Empati dan compassion
Bersikap empati dan menunjukkan compassion adalah elemen-elemen penting dalam client communication.
Dengan kedua hal ini, kamu dapat memahami masalah yang dihadapi oleh klien.
Oleh karena itu, melakukan active listening adalah salah satu kunci yang dapat membantumu merasa empati dan menunjukkan compassion pada klien.
4. Nada bicara yang ramah
Salah satu elemen penting dalam client communication adalah nada bicara yang ramah.
Meskipun klien yang datang padamu mengajukan keluhan dengan marah-marah, jangan sampai kamu terbawa emosi dan melampiaskannya pada klien.
Hal ini hanya membuat keadaan semakin buruk dan berpotensi mencoreng reputasimu di tempat kerja. Karena itu, pastikan nada bicaramu terkontrol, ya.
Selain itu, penyampaian gaya bahasa pun perlu diperhatikan ketika berkomunikasi dengan klien supaya tidak menimbulkan kesalahpahaman.
5. Self-awareness
Self-awareness adalah elemen lainnya yang harus ada dalam client communication.
Maksudnya adalah, kamu harus sadar diri dan meminta maaf apabila telah membuat kesalahan pada klien.
Selain itu, memberikan langkah-langkah untuk menyelesaikan masalah dari kesalahan yang dibuat pun menjadi salah satu bentuk self-awareness.
Tanpa hal ini, kamu akan kesulitan dalam membangun kepercayaan dari klien.
Tips Melakukan Client Communication
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan bisa kamu lakukan supaya komunikasi dengan klien dapat berjalan lancar.
Seperti melansir dari Proofhub, berikut adalah beberapa tips ketika melakukan client communication.
1. Membangun hubungan emosional dengan klien
© Pexels.com
Supaya bisa memahami apa yang klien alami, maka penting bagimu untuk membangun hubungan emosional dengan klien.
Dalam hal ini, self-awareness, empati, dan compassion sangatlah penting.
Maksudnya adalah, kamu menjaga tutur bahasamu dan berhati-hati pada konotasi yang bersifat sentimental.
Sebagai contoh, ketimbang berkata seperti ini;
Mohon bersabar, kami sedang memperbaiki masalah ini. Anda harus mengerti keadaan kami.
Kamu bisa mengucapkan hal berikut;
Saya mengerti jika masalah ini membutuhkan waktu yang cukup lama untuk memperbaikinya. Tim kami sedang berusaha untuk menyelesaikannya. Saya mohon maaf atas ketidaknyamanannya dan saya memohon kesabaran dari Anda karena kami pun ingin memastikan kejadian ini tidak terulang lagi. Terima kasih.
2. Pastikan pesan yang disampaikan jelas dan mudah dipahami
© Pexels.com
Memastikan pesan tetap jelas dan mudah dipahami adalah tips lain ketika melakukan client communication.
Maksud dari pesan yang jelas dan mudah dipahami adalah;
- disampaikan secara berhati-hati dan menggunakan diksi yang tepat
- menjelaskan tanpa bertele-tele
Sehingga, hindari menggunakan kata “hampir” atau “mungkin” ketika berbicara dengan klien.
Sebagai contoh, ketimbang berbicara klien seperti ini;
Saya akan mengirimkan progress pekerjaan mungkin dalam beberapa waktu ke depan, terima kasih.
Alangkah lebih baik kamu berkomunikasi dengan cara seperti ini;
Saya akan mengirimkan progress pekerjaan melalui email lusa jam 5 sore. Apabila saya ada pertanyaan, saya akan memberitahu Anda pada jam 10 pagi besok hari. Terima kasih.
3. Menjaga tone saat berkomunikasi
© Pexels.com
Terkadang, bagaimana sesuatu disampaikan lebih penting ketimbang apa yang dibicarakan.
Sehingga, menjaga tone saat melakukan client communication adalah hal penting.
Jika kamu berpikir, tone seperti apa yang memberi kesan profesional, berikut adalah ciri-cirinya.
- menunjukkan kepercayaan diri
- sopan dan santun
- menggunakan bahasa yang tidak diskriminatif
- memiliki mindset “bagaimana hal ini dapat menguntungkan klien”
- menghindari tone yang bersifat menuduh
Sehingga, ketimbang berbicara ke klien seperti ini;
Saya memohon maaf bahwa pekerjaan tidak bisa diselesaikan saat ini, saya pun lupa memberitahu hal ini. Anda tidak memberi saya cukup waktu untuk menyelesaikannya.
Kamu bisa berbicara seperti ini;
Saya memohon maaf dan merasa tidak nyaman untuk memberitahu Anda jika pekerjaan akan sedikit telat. Mungkin saya sedikit lancang, tapi bolehkah saya meminta deadline-nya diundur untuk beberapa jam? Saya berjanji akan menyelesaikannya tanpa kesalahan. Terima kasih.
4. Menjadi pendengar aktif
© Pexels.com
Tentunya, kamu tidak bisa berkomunikasi dengan klien tanpa mendengarkannya tanpa perhatian.
Oleh karena itu, menjadi pendengar aktif adalah salah satu kunci ketika melakukan client communication.
Mendengarkan dengan penuh perhatian membantumu menghindari kesalahan informasi, dan juga menjaga komunikasi tetap efektif.
Selain itu, pekerjaan pun akan cepat selesai karena kamu tidak perlu bertanya lagi mengenai detail-detail akibat tidak memperhatikan dan mendengarkan klien.
Itulah serba-serbi seputar client communication yang perlu kamu ketahui.
Sekarang, kamu sudah paham bahwa skill ini adalah hal yang penting, bukan? Semoga kamu bisa mempraktekkannya dengan baik, ya.
Untuk cari tahu dan mempelajari skill lainnya, kamu bisa kunjung Kanal Skill Profesional di Glints Blog.
Banyak artikel menarik yang membahas skill wajib untuk berbagai profesi, hingga soft skill yang dapat membantu karier semakin melesat.
Yuk, temukan kumpulan artikelnya di sini!
