8 Etika Penting saat Menerima Tamu di Kantor agar Dicap Profesional
Isi Artikel
Menerima tamu di kantor memang bukan hal yang sulit, tapi ada etika penting agar kamu dapat meninggalkan kesan positif.
Selan itu, etika-etika ini akan membuat tamu yang datang merasa dihargai.
Terlepas apakah kamu bekerja di posisi resepsionis (front desk) atau bukan, tetap ketahui dan praktikkan etika yang telah Glints rangkum di bawah ini!
Etika Menerima Tamu di Kantor
1. Tunjukkan profesionalisme dan keramahan
© Pexels.com
Menurut AllBusiness, ketika menerima tamu di kantor, selalu tunjukkan profesionalisme di hadapan mereka.
Perhatikan gaya bicara dan penampilanmu. Jangan lupa juga untuk menjabat tangan tamu.
Tidak lupa juga untuk berikan sambutan kepada mereka seperti ucapan selamat pagi/siang/sore. Selain itu, jika tamu hendak masuk atau keluar ruangan, bukakan pintu untuk mereka.
Jika tamu tersebut ke kantor untuk bertemu dengamu, maka temui mereka tepat pada waktu yang telah dijanjikan.
2. Sapa tamu dengan jelas
© Pexels.com
Etika menerima tamu di kantor selanjutnya adalah dengan menyapa setiap tamu dengan suara yang jelas.
Dengan menggunakan suara yang terdengar jelas, kamu akan dianggap sebagai seseorang dengan kepercayaan diri tinggi.
Selain itu, hal ini juga mencegah terjadinya penyampaian informasi yang salah karena tamu tidak mendengar dengan jelas apa yang kamu katakan.
Namun ingat, suara yang jelas bukan berarti berteriak, ya.
3. Tanyakan informasi tamu
© Pexels.com
Ketika tamu datang ke kantor, salah satu etika untuk menerimanya, menurut ARA, adalah dengan menanyakan informasi mereka.
Tanyakan kepada tamu informasi umum seperti nama, perusahaan asal, dan siapa yang ingin mereka temui.
Selain untuk masalah keamanan, hal ini juga dapat mencegah kamu menyinggung perasaan mereka, seperti salah menyebut namanya.
Selain itu, koordinasikan juga dengan rekan kerjamu yang akan ditemui oleh tamu. Supaya mencegah tamu bertemu orang yang salah.
4. Informasikan tamu mengenai orang yang akan ditemui
© Pexels.com
Setelah kamu mengetahui siapa yang akan ditemui oleh tamu, berikan informasi mengenai orang yang bersangkutan adalah etika penting lainnya.
Kamu bisa mengonfirmasi berapa lama tamu akan menunggu dan mengarahkannya ke ruangan untuk menunggu.
Jangan lupa juga untuk menghubungi dan mengingatkan orang tersebut agar tidak membuat tamu menunggu lama.
5. Tawarkan minuman
© Pexels.com
Menawarkan minuman seperti kopi atau teh adalah salah satu etika ketika menerima tamu di kantor.
Meskipun terkesan sederhana, tapi dapat berdampak besar karena tamu merasa diapresiasi sepanjang menunggu orang yang akan ditemuinya.
Selain itu, hal ini juga akan membuat tamu merasa rileks di kantormu. Terlebih jika tamu tersebut akan mengadakan meeting penting dengan perusahaanmu.
6. Berikan arahan dengan jelas
© Freepik.com
Memberikan arahan yang jelas termasuk dalam etika saat menerima tamu di kantor.
Misalkan jika ada tamu yang bertanya mengenai ruangan rapat, selalu berikan arahan yang mudah dimengerti.
Meskipun tamu sudah mendapatkan arahan dari resepsionis atau orang lain, selalu ada kemungkinan mereka lupa atau tersesat.
Oleh karena itu, agar bisa memberikan arahan yang jelas, tentunya kamu pun perlu mengetahui tata letak setiap ruangan yang ada di kantormu.
7. Tetap tenang
© Freepik.com
Jika kamu sedang merasa stres dan ada tamu yang bertanya kepadamu tentang berbagai hal, tetaplah tenang dan jawab dengan baik.
Menjaga kepala agar tetap dingin dan tidak emosi adalah salah satu etika ketika menerima tamu di kantor yang perlu kamu ingat.
Tamu tidak tahu keadaan yang sedang kamu alami. Oleh karena itu, jika mereka meminta bantuan, bantulah mereka dengan ramah dan sikap terbuka.
Jika kamu sikap sinis atau tidak menyenangkan ke mereka, tentu akan berdampak pada citra perusahaanmu juga.
8. Pastikan seluruh peralatan yang diperlukan siap dipakai
© Freepik.com
Menurut Meetio, jika tamu yang datang memiliki tujuan untuk meeting, pastikan seluruh peralatan yang diperlukan sudah siap dipakai.
Tentunya ketika kamu mengundang tamu untuk melakukan meeting, peralatan yang tidak siap pakai akan memberi kesan kurang profesional.
Pastikan proyektor dan adapter telah berfungsi, lalu tawarkan tamu untuk mengirimkan file presentasinya ke kamu melalui email sebagai backup.
Hal ini akan menunjukkan bahwa kamu adalah orang yang sigap dan selalu mengambil inisiatif, tentunya ini menjadi citra baik untukmu.
Itulah beberapa etika yang perlu kamu ketahui ketika menerima tamu di kantor. Semoga setelah membaca ini, kamu jadi lebih tahu bagaimana harus bersikap di hadapan tamu, ya.
Jika kamu ingin mengetahui berbagai tips tempat kerja lainnya, kamu bisa membaca artikel-artikelnya di Glints Blog.
Ada beragam artikel soal etika kerja yang bisa membantumu untuk lebih profesional di kantor.
Tertarik? Yuk, temukan dan baca ragam artikelnya di sini!
