Efisiensi Kerja: Apa Itu, Manfaat, Tolak Ukur, & Tips Menerapkan
Apa pun pekerjaanmu, efisiensi kerja adalah hal yang perlu diterapkan. Dengan bekerja lebih efisien, tugas bisa selesai lebih cepat tanpa harus mengorbankan kualitas.
Singkatnya, efisiensi kerja adalah kemampuan untuk mencapai produktivitas tinggi dengan usaha seminimal mungkin.
Baik dalam lingkup individu maupun organisasi, efisiensi berperan penting dalam meningkatkan kinerja.
Namun, apa sebenarnya arti efisiensi itu? Apa saja manfaat dan faktor yang memengaruhinya dalam dunia kerja?
Isi Artikel
Apa Itu Efisiensi?
Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan hasil maksimal tanpa membuang sumber daya seperti waktu, tenaga, atau biaya.
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), efisiensi diartikan sebagai ketepatan dalam menjalankan tugas tanpa menyia-nyiakan sumber daya.
Sementara itu, Cambridge Dictionary mendefinisikan efisiensi sebagai usaha untuk menyelesaikan pekerjaan secara optimal dengan penggunaan energi dan usaha seminimal mungkin.
Sederhananya, efisiensi adalah cara kerja yang cerdas dan tepat guna.
Contohnya, efisiensi waktu berarti mengatur prioritas dengan baik dan tidak menunda-nunda, sedangkan efisiensi teknologi adalah penggunaan alat secara optimal untuk hasil yang lebih besar dengan sumber daya lebih sedikit.
Lalu, apa yang membedakan efisiensi kerja dan efektivitas kerja?
Perbedaan Efisiensi dan Efektivitas Kerja
Efisiensi dan efektivitas sering dianggap sama, padahal berbeda.
Dilansir dari NetSuite, efisiensi menekankan kerja cerdas dan cepat tanpa membuang sumber daya, sementara efektivitas memastikan usaha mencapai hasil yang diinginkan.
Contohnya, tim keuangan yang menyusun laporan dengan cepat tapi banyak kesalahan, artinya mereka efisien, tetapi tidak efektif.
Sebaliknya, kalau laporannya akurat tapi butuh waktu lama, berarti mereka efektif, tapi kurang efisien.
Tim yang ideal adalah yang mampu menyeimbangkan keduanya, bekerja cepat tanpa mengorbankan kualitas, sehingga hasil tetap optimal dan sesuai target.
Manfaat Memiliki Efisiensi Kerja
Menjadi seseorang yang efisien dalam bekerja dan menjalani aktivitas sehari-hari tentu memiliki berbagai manfaat.
Efisiensi adalah kunci untuk mencapai tujuan dengan lebih cepat dan memanfaatkan sumber daya secara optimal.
Dilansir dari Indeed, berikut adalah beberapa manfaat yang bisa kamu dapatkan dengan menjadi orang yang efisien.
1. Membantu mencapai tujuan dengan tepat
Seseorang yang efisien adalah yang mampu menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan tepat. Hal ini karena ia bisa memanfaatkan waktu serta sumber daya dengan lebih baik.
Misalnya, jika memiliki tugas yang harus dikumpulkan besok, kamu bisa mengerjakannya lebih awal agar ada waktu untuk mengecek kembali dan memperbaiki kesalahan.
2. Mudah dalam mengidentifikasikan masalah
Efisiensi adalah salah satu faktor yang membantumu mengenali masalah lebih cepat.
Dengan begitu, kamu bisa segera mencari solusi dan melakukan perubahan yang diperlukan.
Misalnya, jika merasa rutinitas kerjamu kurang efektif, kamu bisa mengidentifikasi bagian mana yang perlu diperbaiki agar pekerjaan berjalan lebih lancar.
3. Meningkatkan produktivitas
Seseorang yang efisien bisa bekerja lebih produktif karena dapat menyelesaikan lebih banyak tugas dalam waktu yang sama.
Efisiensi adalah cara terbaik untuk memaksimalkan kinerja tanpa merasa kewalahan.
Dengan menghindari kesalahan yang sama dan memprioritaskan pekerjaan dengan baik, kamu bisa mencapai hasil kerja yang lebih optimal.
4. Membantu mengasah keterampilan organisasi
Keterampilan organisasi yang baik memungkinkanmu mengelola tugas dengan lebih terstruktur dan menyelesaikannya sebelum tenggat waktu.
Dengan efisiensi, kamu bisa mengatur pekerjaan secara lebih sistematis, memprioritaskan tugas yang penting, serta menghindari kesalahan yang dapat memperlambat proses kerja.
5. Meningkatkan kerja sama tim
Menjadi efisien juga berdampak positif pada kerja sama tim.
Saat bekerja dalam tim, efisiensi memungkinkan setiap anggota bekerja secara optimal dan saling membantu agar tugas selesai tepat waktu.
Selain itu, kerja tim yang baik juga dapat meningkatkan hubungan antaranggota serta memperluas jaringan profesionalmu.
6. Meningkatkan kepercayaan diri
Manfaat lainnya dari memiliki efisiensi adalah meningkatnya rasa percaya diri.
Ketika kamu mampu mengelola pekerjaan dengan baik dan menyelesaikannya dengan hasil optimal, kamu akan merasa lebih yakin dengan kemampuanmu.
Selain itu, menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan efektif dapat memberikan rasa puas serta meningkatkan motivasimu dalam bekerja.
Tolok Ukur Efisiensi Kerja
Efisiensi bisa diterapkan oleh siapa saja. Untuk mengetahui apakah cara kerja kamu sudah efisien, ada beberapa tolok ukur yang bisa digunakan:
1. Mudah diterapkan
Efisiensi terlihat dari bagaimana sebuah metode kerja bisa dijalankan dengan mudah.
Jika prosedur kerja sederhana dan tidak membingungkan, kamu bisa menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan minim kesalahan.
Sebaliknya, jika prosesnya terlalu rumit, justru bisa memperlambat pekerjaan dan menghabiskan tenaga untuk hal yang tidak perlu.
2. Hemat biaya dan sumber daya
Efisiensi juga berkaitan dengan penggunaan sumber daya, termasuk biaya.
Jika suatu tugas dapat diselesaikan tanpa dengan hemat biaya, waktu, atau tenaga, berarti metode kerja yang digunakan sudah cukup efisien.
Sebaliknya, jika ada banyak pengeluaran yang sebenarnya bisa dikurangi atau dihindari, bisa jadi ada aspek kerja yang perlu dievaluasi kembali.
3. Tugas yang jelas
Kerja yang efisien juga ditandai dengan pembagian tugas yang jelas.
Jika kamu tahu apa yang harus dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab atas keputusan tertentu, pekerjaan akan lebih lancar dan minim hambatan.
Sebaliknya, jika sering terjadi tumpang-tindih atau kebingungan soal tanggung jawab, kemungkinan ada ketidakefisienan dalam alur kerja.
4. Bisa dipertanggungjawabkan
Tugas yang dikerjakan dengan penuh tanggung jawab biasanya lebih efisien karena dilakukan sesuai prosedur dan waktu yang ditentukan.
Jika bisa menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu atau bahkan lebih cepat tanpa mengorbankan kualitas, berarti cara kerja kamu sudah efisien.
Sebaliknya, pekerjaan yang sering molor atau harus diperbaiki berulang kali bisa menjadi tanda bahwa ada yang perlu diperbaiki dalam sistem kerja yang digunakan.
Nah, coba cek kembali cara kerja kamu, apakah sudah sesuai dengan tolak ukur tersebut?
Tips Menerapkan Efisiensi di Tempat Kerja
Berikut adalah beberapa tips menerapkan efisiensi di tempat kerja:
1. Kenali peran dan tanggung jawab
Kamu akan bekerja lebih efisien jika tahu apa yang harus dilakukan.
Peran yang jelas membantu kamu memahami tugas utama, keterampilan yang dibutuhkan, dan bagaimana menyelesaikannya dengan baik.
Jika tanggung jawab tidak terdefinisi dengan baik, bisa saja terjadi tumpang tindih pekerjaan yang justru menghambat produktivitas.
2. Atur waktu dengan baik
Agar pekerjaan tidak menumpuk, susun daftar tugas berdasarkan tingkat kepentingannya dan tetapkan jadwal yang sesuai.
Dengan manajemen waktu yang efektif, kamu bisa menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan efisien.
3. Tentukan prioritas tugas
Susun daftar tugas berdasarkan tingkat kepentingannya agar pekerjaan bisa diselesaikan dengan lebih efektif.
Dahulukan tugas dengan tenggat waktu lebih dekat atau yang berdampak besar.
Dengan menentukan prioritas yang jelas, kamu bisa mengelola pekerjaan dengan lebih efisien dan menghindari tugas menumpuk.
4. Hindari gangguan
Kurangi hal-hal yang dapat mengalihkan perhatian saat bekerja.
Matikan notifikasi handphone dan cari tempat yang tenang agar tetap fokus pada tugas yang sedang dikerjakan.
5. Buat tujuan yang jelas dan realistis
Menetapkan tujuan yang spesifik, terukur, dan dapat dicapai akan membantu mengarahkan kinerjamu dengan lebih baik.
Dengan begitu, kamu bisa lebih fokus pada tugas utama dan menghindari membuang-buang waktu.
6. Buat lingkungan kerja yang nyaman
Pastikan tempat kerja tertata rapi, bersih, dan bebas gangguan agar lebih mudah berkonsentrasi.
Tambahkan elemen seperti tanaman hias atau musik yang menenangkan untuk meningkatkan fokus dan kenyamanan.
7. Beristirahat secara cukup
Efisiensi adalah hasil dari keseimbangan antara kerja dan istirahat.
Kurangnya istirahat dapat menyebabkan kelelahan dan stres, yang akhirnya mengganggu konsentrasi.
Luangkan 15-20 menit untuk beristirahat sejenak agar tubuh tetap bugar dan pikiran tetap jernih.
Itu adalah penjelasan mengenai definisi, ciri-ciri, manfaat, dan tips menjadi lebih efisien di dunia kerja.
Semoga pembahasan di atas dapat membantumu mengasah kemampuan ini dengan lebih baik lagi, ya!
Selain pembahasan di atas, kamu masih bisa mendapatkan informasi sejenis dengan baca kumpulan artikel kategori Skills & Upskilling di Glints Blog.
Ada beragam informasi yang dapat membantumu lebih terasah sebagai seorang profesional sehingga kariermu bisa berkembang lebih baik lagi.
Menarik bukan? Klik tombol di bawah ini sekarang untuk baca dan akses ragam artikelnya secara gratis!
