Data Entry: Tanggung Jawab, Jenis, dan Skill yang Dibutuhkannya
Ditulis oleh : Trias Ismi
Data entry adalah salah satu profesi yang cukup populer di Indonesia. Namun, tahukah kalian seperti apa contoh pekerjaan dan tugas data entry? Apa saja tanggung jawabnya?
Ingin tahu lebih lanjut mengenai profesi yang lowongannya selalu tersedia sepanjang tahun ini? Simak penjelasan yang sudah Glints persiapkan di bawah ini.
Isi Artikel
Apa Itu Data Entry?
Data entry adalah jenis pekerjaan administratif yang bisa melibatkan berbagai proses, seperti mengetik, mengolah kata, dan transkrip suara. Tujuannya untuk memasukkan informasi ke komputer supaya bisa diakses secara digital.
Indeed juga menyebutkan, pekerjaan data entry biasanya melibatkan bentuk data manual jadi elektronik, seperti menyalin catatan meeting. Namun, tidak selalu demikian.
Seorang data entry juga bisa bekerja dengan data yang sudah dikomputerisasi sebelumnya dan merapikannya agar jadi data yang bisa diolah.
Sederhananya, data entry adalah pekerjaan memindahkan data ke dalam sistem perusahaan secara akurat dan efektif.
Tanggung Jawab Pekerjaan
Dilansir dari Roberthalf dan Glassdoor, beberapa tanggung jawab pekerjaan data entry adalah sebagai berikut.
- Mempersiapkan dan menyortir dokumen sebelum datanya dimasukkan ke dalam komputer.
- Memasukkan data ke dalam database milik perusahaan.
- Memeriksa dan memastikan keakuratan data yang sudah dimasukkan ke dalam database.
- Menyelesaikan perbedaan informasi dan data yang tidak lengkap.
- Membuat data cadangan yang menjadi bagian dari rencana kontingensi.
- Menanggapi permintaan informasi dari anggota yang berwenang.
- Menguji sistem database baru dan pembaruan dari perangkat lunak.
- Mengelola dokumen dan catatan dengan baik.
- Menyiapkan laporan yang relevan sesuai dengan kebutuhan.
- Menerima dan memproses invoice untuk pembayaran dan memperbarui rincian invoice.
- Mengidentifikasi dan mengoreksi kesalahan saat memasukkan data menggunakan metode kontrol kualitas yang sesuai.
Selain beberapa tanggung jawab seperti di atas, data entry adalah profesi yang memiliki beberapa tugas lain tergantung dari kebijakan perusahaan.
Misalnya, mereka juga melakukan tugas seperti memesan bahan persediaan kantor dan mengajukan dokumen.
Jenis Pekerjaan Data Entry
Seperti yang dijelaskan oleh Indeed, terdapat dua jenis dari pekerjaan data entry seperti berikut ini:
1. Remote
Di era kemudahan internet seperti ini membuat profesi data entry bisa dilakukan secara remote.
Memang saat ini sudah cukup banyak pekerjaan freelance data entry yang bisa dijadikan pilihan untuk pekerjaan sampingan.
Menjadi seorang data entry remote juga memiliki beberapa kelebihan, antara lain:
- Dapat mengerjakan tugas di mana pun.
- Dapat memilih jam kerja sendiri.
- Gaji yang diterima bukanlah tipe upah per jam, melainkan dibayar setelah proyek selesai.
- Memiliki kesempatan mendapatkan lebih banyak penghasilan karena bisa sekaligus bekerja di tempat lain.
Selain itu, saat menjadi data entry yang bekerja remote biasanya tidak perlu memikirkan riwayat pekerjaan yang sudah dilakukan.
Jadi, meskipun sebelumnya kamu belum pernah mencoba menjalani pekerjaan ini, tetap punya kesempatan untuk menjajal profesi tersebut.
Akan tetapi, harus dipastikan memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas dari profesi yang satu ini.
2. In-house
Data entry in-house adalah mereka yang bekerja full time di sebuah perusahaan. Ada beberapa kelebihan dari jenis pekerjaan ini, misalnya:
- Mendapatkan lebih banyak penghasilan dari perusahaan.
- Mendapatkan beberapa tunjangan seperti, kesehatan, hingga cuti.
- Bisa memiliki keuntungan atau bonus dari performa kerja yang didasarkan pada keandalan, keakuratan, dan kecepatan kerja.
Bekerja penuh waktu di perusahaan tentunya memiliki beberapa keuntungan lainnya misalnya bisa bekerja dengan tim yang saling mendukung.
Selain itu, karyawan juga bisa mendapatkan banyak tunjangan sesuai kebijakan perusahaan.
Skill yang Diperlukan
Data entry adalah profesi yang memerlukan ketelitian yang tinggi dan bisa mengerjakan tugas dengan detail.
Selain itu, berikut ini beberapa skill yang dibutuhkan:
1. Skill menggunakan komputer
Skill pertama yang harus dikuasai data entry adalah mampu menggunakan komputer dengan baik.
Memasukkan dan mengedit data tidak akan mudah dilakukan, jika tidak memiliki keterampilan dalam menggunakan komputer.
Salah satu program yang perlu dikuasai adalah Microsoft Word untuk memasukkan data berupa teks.
Kemudian, kemampuan penggunaan Microsoft Excel juga sangat diperlukan untuk memasukkan data dalam bentuk angka.
Selain itu, ada waktunya kamu perlu mencetak dan scan dokumen sehingga wajib mengetahui cara menggunakan mesin printer dan scanner.
2. Skill berbahasa yang baik
Memahami suatu data bukanlah hal yang mudah, itulah mengapa skill berbahasa yang baik juga harus dimiliki.
Kemampuan menggunakan Bahasa Indonesia harus benar-benar mumpuni agar lebih mudah untuk membaca, menulis, dan mengoreksi data.
3. Mengetik dengan cepat dan cermat
Mengetik dengan cepat dan cermat adalah salah satu skill yang harus dimiliki oleh data entry.
Tanpa memiliki skill ini bisa dipastikan kamu akan kesulitan untuk memasukkan data dalam waktu yang singkat.
Selain kecepatan, dalam memasukkan data juga perlu kecermatan. Jika tidak teliti, maka besar kemungkinan data yang dimasukkan bisa salah.
4. Skill komunikasi
Salah satu skill yang diperlukan agar bisa sukses di tempat kerja adalah komunikasi.
Jika kamu bekerja di kantor pasti akan berhubungan dengan atasan dan kolega secara langsung.
Tanpa memiliki skill komunikasi, tentu akan membuatmu kebingungan saat ingin bertanya jika ada masalah dalam pekerjaan.
5. Perhatian terhadap detail
Karena pekerjaan entri data mengharuskan kamu untuk bekerja dengan cepat dan akurat, penting untuk tetap fokus.
Sebagai seorang profesional di bidang entri data, kamu akan sering melakukan tugas-tugas yang serupa berulang kali sepanjang hari.
Dalam pekerjaan yang monoton ini, menjaga konsentrasi tinggi, bersabar, dan menghindari gangguan sangatlah penting.
Memelihara tingkat konsentrasi yang tinggi akan membantu mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan.
7. Manajemen waktu
Manajemen waktu dan kemampuan organisasi sangat penting dalam pekerjaan entri data.
Oleh karena itu, kamu harus dapat merencanakan, melaksanakan, dan menyelesaikan tugas entri data sesuai dengan batas waktu dan anggaran yang ada.
Knowledge Academy menyebut, kamu harus mampu memperkirakan waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap tugas serta mengalokasikannya secara efisien.
Selain itu, kamu juga perlu bisa memantau kemajuanmu, melacak kinerjamu, dan menyesuaikan rencana kerja sesuai kebutuhan.
Contoh Tugas Data Entry
Walau identik dengan memasukkan data ke komputer, sebenarnya tugas data entry cukup bervariasi, lho. Bisa jadi, saking banyak variasi kerjanya, kamu sudah melakukan hal ini.
Ini dia beberapa contoh tugas data entry yang bisa kamu lakukan:
1. Melakukan transkrip suara
Contoh tugas data entry yang lumayan populer adalah melakukan transkrip dari data audio atau mungkin video menjadi bentuk teks.
Orang yang menjalani profesi ini mungkin lebih kamu kenal sebagai transcriber atau transkripsionis.
Nah, tapi ini juga merupakan salah contoh pekerjaan dari data entry.
Biasanya, seorang transcriber memiliki kemampuan mengetik dengan cepat agar tidak berulang kali mendengarkan suara. Dengan begitu, lebih banyak waktu juga yang dapat dihemat.
2. Mengumpulkan dan memasukkan data hasil survei
Terkadang survei dilakukan melalui berbagai metode dan platform.
Agar semua data ini terkumpul dalam satu tempat, perusahaan mungkin saja meng-hire seorang data entry.
Nantinya, kamu akan mengumpulkan, mengelompokkan, kemudian memindahnya ke dalam sistem perusahaan.
3. Melakukan inventaris barang di gudang
Perusahaan penyedia produk biasanya memiliki stok di gudang masing-masing, misalnya saja di perusahaan retail.
Salah satu contoh tugas data entry di perusahaan retail adalah melakukan inventarisasi barang. Ini artinya, kamu harus mencatat jumlah barang yang masuk dan keluar, kemudian menyesuaikan dengan stok yang ada.
Ini dilakukan supaya jumlah stok yang ada di sistem tetap akurat.
4. Menginput transaksi penjualan harian ke sistem
Beberapa perusahaan atau bisnis mungkin saja masih menggunakan pencatatan manual untuk transaksi penjualan.
Nah, merupakan tugas data entry untuk memasukkan transaksi penjualan harian ke dalam sistem.
Dengan demikian, sistem pembukuan perusahaan lebih akurat dan terdokumentasi dengan baik.
5. Mengatur jadwal perjanjian
Contoh tugas data entry selanjutnya adalah mengatur jadwal perjanjian agar lebih terorganisir dan tidak bentrok satu sama lain.
Salah satu pekerjaan yang melakukan pekerjaan ini adalah seorang virtual assistant.
Di sini, kamu bukan sekadar memasukkan jadwal ke dalam kalender perusahaan atau asisten. Kamu juga harus mengumpulkan jadwal-jadwal yang tercecer, mencatat detailnya, hingga membagikannya ke mereka yang bersinggungan.
6. Memasukkan data rekam medis
Contoh tugas data entry di rumah sakit bisa jadi adalah dengan menginput data rekam medis.
Biasanya, ini dilakukan ketika rumah sakit mulai melakukan digitalisasi dan hendak melakukan integrasi antar-cabangnya.
7. Mengecek typo error
Sebenarnya, seorang proofreader juga melakukan tugas yang berhubungan dengan data entry.
Mereka biasanya mencegah typo, dengan membaca ulang, dan memperbaikinya. Selain itu, mereka juga harus mengecek koherensi dari kalimat.
8. Meng-upload artikel ke CMS
Contoh tugas data entry lainnya adalah seperti meng-upload artikel dari versi Word atau Google Docs ke CMS, supaya nantinya bisa ditayangkan.
Selain meng-upload, mereka juga perlu memperhatikan formatting dan menjadwalkan penayangan artikel.
Tapi, seorang data entry tidak sampai membuat tulisannya, ya. Tugasnya hanya menyangkut hal-hal teknis saja.
Gaji Data Entry
Gaji seorang data entry di Indonesia berkisar antara Rp3.000.000 per bulan. Besar kemungkinan data entry digaji berdasarkan upah minimum daerah masing-masing.
Namun, gaji yang kamu peroleh juga dapat dipengaruhi oleh faktor lain, seperti pengalaman kerjamu dan perkembangan demand industri.
Itulah serba-serbi profesi data entry yang telah Glints rangkum khusus untuk kamu. Sederhananya, profesi ini akan cocok bagi job seeker yang gemar dengan pekerjaan klerikal dan memiliki ketelitian tinggi.
Meskipun terlihat sepele, profesi data entry sebenarnya cukup menantang dan akan selalu dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan besar.
