Virtual Assistant: Tugas, Tanggung Jawab & Skill yang Diperlukan
Isi Artikel
Di era sekarang, virtual assistant adalah salah satu profesi yang banyak dicari oleh perusahaan, baik besar maupun kecil.
Berkembangnya teknologi membuat beberapa pekerjaan dapat dilakukan secara remote, termasuk asisten.
Nah, kira-kira seperti apa sih pengertian dari profesi yang satu ini? Lalu, apa saja tugas dan tanggung jawabnya?
Jangan khawatir, di dalam artikel ini Glints akan mengupasnya secara detail untukmu.
Apa Itu Virtual Assistant?
Dilansir dari The Balance, virtual assistant adalah orang yang memberikan layanan administratif dan dukungan bisnis kepada perusahaan dari jarak jauh atau remote.
Pada hakikatnya, profesi ini sama dengan asisten pada umumnya, hanya saja dapat dilakukan secara virtual atau online.
Seiring berkembangnya teknologi, profesi ini semakin diminati oleh perusahaan karena dinilai efektif dan efisien.
Bagaimana tidak, profesi ini tidak memerlukan ruangan khusus seperti halnya asisten pada umumnya. Hal ini tentu membuat perusahaan tidak perlu menghabiskan uang untuk membuat ruangan lagi.
Secara garis besar, asisten virtual dapat melakukan tugas-tugas tertentu yang diminta oleh perusahaan atau klien untuk mendukung jalannya bisnis.
Akan tetapi, tidak seperti pada asisten umumnya, asisten virtual tidak dapat membuatkan kopi di pagi hari untuk bosnya.
Virtual assistant biasanya bekerja sebagai karyawan di suatu perusahaan. Namun, tidak jarang ada juga yang berstatus sebagai freelance, berpindah kontrak dari perusahaan ke perusahaan lain.
Tugas dan Tanggung Jawab Virtual Assistant
Dilansir dari The Balance Careers, pada dasarnya tugas dari virtual assistant adalah mengerjakan tugas administratif yang dibutuhkan oleh klien atau perusahaan.
Jadi, tugas asisten virtual tergantung dari kebutuhan klien atau perusahaan.
Kendati demikian, ada beberapa tugas dan tanggung jawab yang umumnya dilakukan oleh profesi ini:
1. Asisten pribadi
Seperti halnya asisten pada umumnya, asisten virtual juga bertanggung jawab untuk menjadi asisten pribadi terhadap klien atau perusahaan.
Salah satu tugasnya yaitu mengatur jadwal, menyusun agenda, melakukan panggilan telepon, dan lain-lain.
2. Entri data
Dilansir dari WeWork, virtual assistant juga kemungkinan akan membantu klien dalam melakukan entri data.
Ia bertugas mengumpulkan data, memeriksa keakuratannya, dan menghapus data yang tidak diperlukan.
3. Mengelola media sosial
Tidak jarang asisten virtual diminta untuk mengelola media sosial oleh klien atau perusahaan yang bersangkutan.
Tugasnya adalah membalas komentar dan pesan yang datang dari followers atau bahkan memantau insight media sosial perusahaan.
Seperti yang kita ketahui, di zaman sekarang media sosial memegang peran penting bagi perusahaan dalam menjalankan bisnis.
Oleh karena itu, terkadang klien membutuhkan bantuan asisten virtual di dalam hal tersebut.
4. Melayani pelanggan
Bagi perusahaan yang bergerak di bidang produk atau jasa, virtual assistant kadang diperlukan untuk melayani pelanggan seperti halnya customer service.
Jadi, dalam tahap awal pelanggan akan berkonsultasi terlebih dahulu kepada asisten virtual.
Jika dirasa ada ranah yang tidak diketahui olehnya, akan dialihkan langsung kepada bagian customer service di perusahaan tersebut.
Bahkan, biasanya profesi ini digunakan oleh perusahaan kecil saat belum mempunyai tim customer service sendiri.
5. Mengelola email
Dilansir dari Investopedia, terkadang tanggung jawab dari virtual assistant adalah untuk mengelola atau mengecek email perusahaan atau klien.
Jika sekiranya ada email yang penting, ia harus memperlihatkannya kepada atasan.
Skill yang Diperlukan
© Freepik.com
1. Komunikasi
Dilansir dari Flex Jobs, komunikasi menjadi salah satu skill yang harus dikuasai oleh virtual assistant.
Pasalnya, hampir semua aktivitas yang ia lakukan melibatkan komunikasi, entah itu komunikasi tertulis atau bahkan komunikasi secara langsung.
2. Keahlian Microsoft Office
Profesi ini sudah pasti tidak akan jauh dari yang namanya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan lain-lain.
Oleh karena itu, penting untuk memiliki keahlian Microsoft supaya dapat menjalankan pekerjaan dengan baik.
Selain itu, kamu juga harus pandai dalam mengoperasikan layanan dari Google, seperti Google Sheets, Google Drive, Google Slides, dan lain-lain.
3. Decision making
Dilansir dari Outsource Workers, pengambilan keputusan yang tepat juga merupakan kemampuan yang harus dimiliki oleh profesi ini.
Sebab, terkadang klien sibuk untuk dihubungi. Dalam keadaan seperti ini, decision making adalah salah satu kemampuan yang harus dikuasai oleh seorang virtual assistant.
4. Manajemen waktu
Selain decision making, profesi ini juga harus pandai dalam melakukan manajemen waktu.
Sebab, dalam satu hari bisa saja ada berbagai macam tugas yang ia harus lakukan. Dengan begitu, ia harus mengatur waktunya dengan sebaik mungkin.
Gaji Virtual Assistant
Gaji seorang virtual assistant dapat bergantung pada jenis dan skala perusahaan tempatmu bekerja.
Menurut hasil riset Glints, gaji virtual assistant berada di kisaran Rp3.000.000 hingga Rp5.000.000 per bulan.
Besaran gaji ini bisa jadi lebih tinggi jika kamu sudah punya pengalaman kerja, sertifikasi, atau latar belakang pendidikan yang mumpuni.
Cara Menjadi Virtual Assistant
Dikutip Flexjobs, kamu dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini jika ingin menjadi seorang asisten virtual:
1. Evaluasi kemampuanmu
Pastikan kamu memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk dapat memulai karier sebagai asisten virtual.
Seperti yang telah disebutkan di atas, kemampuan komunikasi, manajemen waktu, dan teknis seperti Microsoft Office atau media sosial akan berguna sebagai asisten virtual.
2. Ikuti kursus
Ambil kursus online, bootcamp, atau sertifikasi seperti Pemasaran Digital Google atau Sertifikasi Salesforce untuk mengasah skill yang diperlukan dan meningkatkan kualifikasi.
3. Buat portofolio
Kumpulkan berbagai sampel proyek yang kamu kerjakan selama bootcamp atau sertifikasi relevan untuk menunjukkan kemampuanmu kepada calon klien.
4. Bangun persona secara online
Kamu dapat memperluas networking untuk mulai membangun persona sebagai asisten dengan mengaktifkan akun media sosial seperti LinkedIn untuk meningkatkan visibilitasmu.
5. Tentukan target pasar
Jika sudah memiliki akun media sosial dan portofolio, kamu bisa belajar menentukan layanan, target pasar, dan strategi pemasaranmu.
Tetapkan harga yang kompetitif dan atur sistem penagihan.
6. Siapkan ruang kerja
Lingkungan kerja yang mendukung akan sangat berpengaruh pada produktivitasmu.
Meski bekerja dari rumah, akan lebih baik jika kamu memilki ruang kerja yang tenang dan terorganisir dengan peralatan seperti komputer dan printer.
7. Promosi
Gunakan promosi dari mulut ke mulut dan jika memungkinkan, ikutilah acara yang dapat memperluas relasimu untuk menemukan klien potensial.
8. Mulai cari pekerjaan dan klien
Sembari melakukan promosi, kamu juga dapat menggunakan situs pencarian kerja yang sah dan tepercaya untuk menemukan pekerjaan sebagai asisten virtual.
Lamar berbagai pekerjaan di perusahaan potensial dan pastikan kamu memiliki CV yang up-to-date.
9. Latihan wawancara
Sebagaimana halnya kebanyakan pekerjaan, posisi asisten virtual umumnya juga proses wawancara.
Jadi, sembari menunggu panggilan dari berbagai lowongan yang telah kamu daftarkan, persiapkanlah diri dengan berlatih menjawab pertanyaan interview.
Ini akan membantu kamu merasa lebih percaya diri dan nyaman saat wawancara berlangsung.
Telusuri pertanyaan wawancara umum untuk asisten virtual dan latih menjawabnya dengan teman atau anggota keluarga.
Mintalah feedback untuk meningkatkan cara penyampaian dan komunikasimu.
Itu dia penjelasan mengenai profesi virtual assistant beserta beberapa tugas dan tanggung jawab yang biasa dilakukan.
Jika kamu tertarik untuk memulai karier sebagai virtual assistant, sekarang saatnya kamu melihat lowongan untuk karier tersebut.
Kamu bisa apply cukup dengan klik lowongan yang kamu mau di bawah ini, lho. Mudah, kan? Yuk, langsung cek perusahaan yang sedang buka rekrutmen di Glints!
