Supaya proyek berjalan dengan lancar, tentu ada biaya yang harus dikeluarkan. Nah, salah satu hal penting dalam mengatur biaya proyek adalah cost management plan.
Cost management plan sendiri dapat membantu tim mengerjakan proyek sesuai deadline dan memprediksikan tantangan yang akan dihadapi.
Lalu, apa maksud dari cost management plan itu? Di artikel ini, Glints akan mengulasnya untukmu. Simak yuk!
Arti Cost Management Plan
© Pexels.com
Menurut Planview Blog, cost management plan atau project cost management adalah proses mengestimasi, budgeting, alokasi, dan mengontrol seluruh biaya selama sebuah proyek berlangsung.
Adapun tujuan dari proses ini adalah untuk memastikan sebuah proyek selesai dan pengeluaran tetap berada dalam budget yang telah ditentukan.
Proses ini sendiri merupakan salah satu bagian penting dan tidak boleh dilewatkan pada fase planning dari suatu proyek.
Hal ini karena cost management plan dapat menjadi safety net yang memastikan bahwa biaya suatu proyek tetap terjaga dalam batasan sebuah budget.
Melansir EcoSys, agar sebuah proyek dapat dikategorikan sukses, ada beberapa hal penting yang perlu dipenuhi, antara lain.
- dapat memenuhi kebutuhan dan ruang lingkup dari sebuah proyek
- kualitas eksekusi proyek yang memiliki standar tinggi
- dapat diselesaikan sesuai jadwal yang ditentukan
- dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang ditentukan
Maka dari itulah, cost management plan menjadi salah satu pilar penting dalam project management dan relevan dalam berbagai bidang, baik itu retail, IT, hingga manufaktur dan konstruksi.
Cost management plan membantu membuat dasar keuangan yang dapat digunakan project manager sebagai benchmark biaya proyek dan menyesuaikannya jika dibutuhkan.
Mengapa Cost Management Plan Penting?
© Pexels.com
Lalu, mengapa proses ini begitu penting? Untuk membantumu memahaminya, berikut adalah perumpamaan dan contoh langsung dari cost management plan.
Bayangkan jika kamu ingin membangun rumah, hal pertama yang perlu dilakukan adalah membuat budget.
Ketika mengetahui jumlah uang yang harus dikeluarkan, langkah selanjutnya adalah membagi budget menjadi beberapa pengeluaran yang dapat menentukan pembangunan rumah.
Budget sendiri dapat menentukan siapa arsitek dan kontraktornya, kualitas bahan bangungan yang digunakan, hingga berapa tingkat yang akan dimiliki sebuah rumah.
Tanpa budget yang jelas, kamu akan kesulitan menentukan hal-hal tersebut.
Bahkan, kamu juga akan kesulitan mengetahui apakah progres dari pembangunan rumah sudah berjalan sebagaimana mestinya.
Dalam konteks perusahaan, masalah yang dihadapi pun semakin beragam ketika sedang mengerjakan sebuah proyek.
Hal-hal seperti perubahan harga yang telah diasumsikan hingga tambahan biaya yang tidak terduga menjadi beberapa di antaranya. Nah, di sinilah cost management plan membantu.
Masih menyadur dari EcoSys, dengan mengimplementasikan cost management plan yang efektif, seorang project manager dapat melakukan hal-hal berikut.
- menentukan ekspektasi yang jelas dengan stakeholder
- mengontrol perubahan yang tidak terkendali dalam proyek karena adanya transparansi yang terbentuk dengan konsumen
- melacak progres dan merespons dengan tindakan korektif dengan cepat
- menjaga ekspektasi margin, meningkatkan ROI, dan mencegah kehilangan uang dalam proyek
- membuat data sebagai benchmark bagi proyek-proyek yang akan dilakukan di masa depan dan melacak tren biaya jangka panjang
Elemen Cost Management Plan
© Pexels.com
Supaya manajemen biaya dalam project management berjalan efektif, seorang project manager harus memastikan bahwa ia mendapatkan seluruh informasi yang dibutuhkan.
Hal ini supaya ia bisa membuat perencanaan atau cost management plan yang matang untuk proyek yang akan dikerjakannya.
Lalu, informasi apa saja yang dibutuhkan? Mengutip Wrike, berikut adalah beberapa elemen dari cost management plan yang biasa digunakan.
1. Alat ukur
Menjelaskan alat ukur yang digunakan untuk menghitung dimensi, kuantitas, kapasitas, jumlah, dan sebagainya.
Adanya variasi dalam ukuran dapat mengakibatkan kenaikan signifikan dalam biaya produksi dan bahan baku, terutama jika proyek dilakukan di negara yang berbeda.
Sebagai contoh, jika proyek dilakukan di Amerika Serikat, alat ukur yang digunakan adalah inci, sedangkan di Indonesia kamu akan menggunakan meter.
Sehingga, adanya kejelasan seputar alat ukur yang digunakan dapat mencegah terjadinya kesalahpahaman ketika proyek sedang berlangsung.
2. Tingkat presisi
Menjelaskan kedekatan antar nilai yang diukur, seperti jumlah desimal yang digunakan dalam jumlah biaya.
Jika nilai-nilai tidak diketahui, maka dapat menyebabkan penyimpangan signifikan dalam estimasi biaya.
Adanya tingkat presisi yang sudah ditentukan dari awal supaya setiap pihak yang terlibat tahu tingkat presisi apa yang akan digunakan dalam proyek.
3. Ambang kontrol
Menentukan ambang minimal dan maksimal dari variasi biaya standar.
Tergantung dari besar atau kecilnya proyek dan budget yang di-approve, ambang kontrol sangat penting untuk melakukan forecasting untuk beberapa hal dalam budget.
Sebagai contoh, jika harga bahan baku ternyata lebih mahal Rp5 juta dari estimasi, kamu bisa mempertimbangkan mencari supplier baru untuk proyekmu.
4. Aturan ukuran performa
Ini adalah metode untuk mengukur tingkat penyelesaian proyek yang sedang dikerjakan.
Sehingga, ada baiknya untuk menentukan teknik yang akan digunakan di awal proyek.
Sebagai contoh, kamu bisa menggunakan teknik earned value management atau persentase untuk menentukan progres dari sebuah proyek.
5. Format pelaporan
Menentukan protokol pelaporan progres, format, dan seberapa sering pelaporan dilakukan dalam seluruh tahap proyek yang dikerjakan.
Pelaporan sendiri akan sangat berguna untuk melacak adanya penyimpangan dari rencana asli sebuah proyek.
Nah, itu adalah informasi seputar cost management plan yang perlu kamu tahu.
Supaya kamu bisa jadi project manager andal, yuk, pelajari lebih banyak seputar project management dengan baca artikel di Glints Blog!
Ada beragam artikel terkait mulai dari tips hingga metode-metode yang bisa dilakukan untuk memastikan proyekmu berjalan lancar.
Yuk, klik di sini sekarang untuk memilih dan membaca ragam artikelnya!
