Briefing: Pengertian, Waktu, Tujuan, dan Cara Mengadakan
Isi Artikel
Briefing adalah kegiatan yang sering dilakukan di dunia kerja, terlepas dari industri atau bidang pekerjaan apa pun.
Jika kamu baru mau memasuki dunia kerja, istilah ini perlu dipahami supaya nantinya lebih mudah mengikuti arus informasi yang disampaikan.
Selain pengertiannya, artikel Glints kali ini juga akan memberimu tips mengadakan briefing yang efektif.
Langsung saja simak uraian selengkapnya berikut ini!
Apa Itu Briefing?
Dilansir dari Mind Tools, arti briefing adalah proses penyampaian arahan dalam sebuah tim terkait perkembangan project, prioritas tim, atau masalah yang dihadapi.
Chron menambahkan bahwa pengarahan ini dapat berbentuk rapat penyampaian informasi atau instruksi mengenai kebijakan, tujuan, atau penugasan baru.
Dalam bahasa Indonesia, briefing artinya arahan, instruksi, atau penjelasan yang ringkas.
Briefing memberi kesempatan pada setiap orang untuk mengajukan pertanyaan, memperjelas informasi, dan memberikan umpan balik langsung.
Arahan ini sangat penting dilakukan oleh sebuah tim untuk menghindari kekacauan yang disebabkan oleh komunikasi yang kurang baik.
Oleh karena itu, kamu kemungkinan akan menemui istilah ini tidak hanya di dunia kerja, tetapi juga lingkup lain yang melibatkan kerja sama tim, seperti organisasi, komunitas, dan lain sebagainya.
Apakah kamu pernah juga dengar istilah brief? Nah, brief merupakan arahan dalam versi dokumen tertulis.
Waktu Pelaksanaan Briefing
Sebenarnya, tidak ada jadwal pasti kapan perusahaan atau organisasi akan melakukan briefing.
Mereka akan mengadakannya sesuai kebutuhan, biasanya saat ada pengumuman, kebijakan, atau project baru.
Akan tetapi, ada beberapa perusahaan yang rutin melakukan morning briefing setiap hari, yaitu arahan singkat yang diadakan setiap pagi bersama pegawai atau karyawan sebelum mulai bekerja.
Umumnya, arahan tersebut dilakukan untuk menguatkan kekompakan tim dan meningkatkan kedisplinan.
Tujuan Briefing
Selain menghindari miskomunikasi, berikut adalah tujuan utama diadakannya briefing.
1. Menguatkan komitmen tim
Bagaimana seseorang dapat berkomitmen mengerjakan sesuatu jika mereka saja tidak mengerti apa yang harus dicapai?
Nah, briefing adalah salah satu upaya yang bertujuan untuk membuat semua anggota tahu apa tujuan tim dan mengapa harus mencapainya.
Mereka juga akan memiliki kesempatan untuk bertanya agar keraguannya mengenai tujuan tim dapat terjawab.
2. Meningkatkan kerja sama tim
Tim mengetahui apa yang sedang dikerjakan oleh setiap anggota tim, sehingga mereka dapat memutuskan cara terbaik untuk memprioritaskan dan mendelegasikan pekerjaan.
Khususnya dengan tim jarak jauh, anggota tim akan lebih mengenal satu sama lain sehingga mereka dapat bekerja sama dengan lebih efektif.
3. Mencegah kendala lebih awal
Sering kali kita tidak menyadari indikasi konflik atau hambatan yang akan terjadi pada tugas yang akan dikerjakan.
Nah, melalui arahan, atasan dan rekan kerja dapat saling membantu mengidentifikasinya dari awal.
Akibatnya, anggota tim dapat lebih memahami kendala yang mereka hadapi, sehingga memiliki kesempatan untuk menemukan solusinya lebih cepat.
4. Meningkatkan kepercayaan tim
Sebagai pemimpin tim, kamu perlu menjaga komunikasi secara teratur untuk memastikan bahwa tugas-tugas penting benar-benar diselesaikan dengan baik.
Dengan memberi arahan, pemimpin tim dapat terus memperkuat perannya dan menciptakan kepercayaan tim.
Cara Mengadakan Briefing
Berikut adalah tahapan langkah demi langkah mengadakan briefing di berbagai lingkup kerja atau organisasi.
1. Tentukan objektif
Karena briefing merupakan arahan singkat, artinya kamu tidak punya terlalu banyak waktu seperti rapat-rapat lainnya.
Untuk membantumu menentukan objektif, coba jawab beberapa pertanyaan di bawah ini:
- Apa pesan utama yang perlu disampaikan dan diskusikan?
- Apa informasi yang sudah dan belum diketahui tim?
- Informasi latar belakang apa saja yang perlu diketahui tim?
- Tindakan apa yang diharapkan dari tim dan masing-masing anggota tim?
- Kapan tindakan tersebut perlu dilakukan?
- Bagaimana anggota tim mengetahui bahwa mereka berhasil?
2. Siapkan alat bantu yang diperlukan
Pengarahan biasanya memiliki 3 pola yang sama, yaitu:
- Pemimpin menyampaikan informasi.
- Peserta mengajukan pertanyaan.
- Pemimpin merangkum rapat, termasuk informasi yang dikumpulkan melalui pertanyaan dan umpan balik.
Agar proses tersebut berjalan lancar, kamu mungkin perlu alat bantu menjelaskan seperti slide powerpoint, materi yang dicetak, dan sebagainya.
Pastikan ini sudah dipikirkan sebelum briefing dimulai.
3. Sampaikan arahan
Saat menyampaikan arahan, kamu perlu perhatikan beberapa tips.
Pertama-tama, gunakan bahasa dan contoh yang dapat dipahami oleh orang lain.
Pemimpin dan anggota tim mungkin saja memiliki kesenjangan pengetahuan dan pengalaman. Oleh karenanya, hindari menggunakan istilah atau jargon yang sulit dimengerti.
Yang kedua, jangan bosan untuk mendorong anggota tim agar mau melontarkan pertanyaan.
Selanjutnya, hindari menyangkal atau meremehkan kekhawatiran yang diungkapkan oleh anggotamu. Ini akan mengurangi kepercayaan dan menurunkan komitmen mereka.
Jika semuanya telah didiskusikan, jangan lupa untuk meringkas poin-poin utama, keputusan yang dibuat, dan langkah selanjutnya yang telah disepakati.
4. Lakukan follow up
Salah satu perbedaan antara briefing dan rapat adalah pelaksanaannya yang cenderung lebih rutin.
Oleh karena itu, kamu bisa lakukan follow up untuk memastikan bahwa semua orang melaksanakan arahan yang disampaikan.
Follow up ini tidak harus selalu diadakan lewat rapat. Kamu bisa mengirim email, pesan, atau melakukan cara lainnya. Yang terpenting, komunikasi dapat berjalan dua arah secara efektif.
Selain follow up, jangan lupa komunikasikan kepada atasanmu tentang apa yang ditanyakan oleh anggota tim, apa yang paling dikhawatirkan oleh mereka, serta pertanyaan lain yang belum bisa terjawab.
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa briefing adalah kegiatan penting yang tak boleh dilewatkan, mengingat anggota tim pasti perlu arahan terkait berbagai perubahan dan informasi dari perusahaan.
Nah, kamu bisa belajar lebih banyak tentang tips produktivitas lewat kumpulan artikel yang ada di Glints Blog.
Tips-tipsnya tak hanya berguna bagi kerja sama tim, tetapi juga kinerja individumu sebagai seorang pekerja.
Tertarik? Klik di sini untuk temukan dan baca artikel terbarunya!
