【新手必看】由簡入深Notion 教學，30分鐘快速上手實用技能

在資訊爆炸的時代，人們必須不斷的學習新事物，才能夠跟上社會的演進，學習筆記東一本、西一本，需要的時候真的很難精準找到相對應的紀錄；電腦中的工作備忘錄洋洋灑灑開了十幾個分頁，愈看愈覺得零散且惱人，我們的資料庫，似乎也跟著一起爆炸了。

這個時候，你需要的是一個多功能的筆記軟體，不僅幫助你管理文件、筆記，還可以幫你管理專案、知識庫，能達到如此實用境界的筆記軟體，非Notion莫屬了。本篇文章，Glints將為大家帶來由簡入深的Notion 教學，讓你輕鬆學會Notion實用技能。

Notion是什麼？

Notion誕生於2016年，廣義來說，Notion是時下最熱門的筆記軟體之一，但Notion的功能卻不僅僅是「數位筆記」，Notion整合了線上筆記本、文件管理、專案管理、知識資料庫等功能，為一款整合多功能的實用工具，主打「All-in-one」，實現一個人從工作到生活、從資料庫建置到精美報告產出的所有需求，統計至2020年4月，Notion的全球用戶已超過400萬人。有關Notion的源起可以參考文章【Notion搭上居家辦公熱，遭封殺依然用戶飆漲！筆記軟體如何長成估值20億美元的獨角獸？】。

Notion優缺點大解析

優點

集多功能於一身，單一軟體即可解決工作到生活等諸多問題
靈活編排，筆記頁面客製化程度高
提供多種模板，可輕鬆套用
介面整潔，賞心悅目
搭配大型資料庫功能
筆記階層無限制，可盡情延伸
支援多種資料匯入類型，含Evernote、Word、Google Docs、CSV、HTML、Trello等
支援共享功能，即使無帳號也可透過連結閱覽
可搭配網頁擷取套件使用
提供免費方案

缺點

目前沒有中文介面
不支援Google日曆
手機版本載入速度不夠快
無法複製格式
相較於其他筆記軟體，功能多且較複雜，需花較長的時間學習

誰適合使用Notion？

一、專案管理者

Notion中的「看板畫面」以及「時間軸功能」是幫助管理多個專案的好幫手，以看板畫面來說，同一個看板畫面可以建置多種不同View，當負責人不同、或是需要檢視個別專案的進度時，切換View可以讓我們快速以相對應的視角來檢視專案完成進度。

二、熱衷學習者

不知道大家有沒有學習筆記本四散各地的困擾？或是明明今天要上英文課，卻不小心帶到程式語言入門課的上課筆記？不論是學生，或是樂於精進自己的上班族，使用Notion將眾多課程分門別類，不論是上課做筆記，或是課後回顧學習，都能讓你更有效率。

三、資料龐大的使用者

對於每天需要處理龐大資料的使用者來說，在資料的搜集與彙整時，常常礙於資料格式不同，有些是網頁、有些在google sheet中、又有些是Word檔，使得資料四散，彙整時特別困難。Notion是一套可以支援多系統的強大筆記軟體，將所有格式的資料統一匯入Notion中，相信對後續的歸納、整理及產出會有大大的幫助。

四、習慣以電腦、雲端記事者

使用Google doc記事可以分門別類存檔，卻沒辦法建立分明的階層；使用電腦備忘錄記事簡單直覺，卻沒辦法插入圖片。或許每個筆記軟體都有其優點和吸引人之處，但卻鮮少有筆記軟體的功能可以涵蓋的像Notion這麼全面，如果你已經習慣以電腦記事，那不妨挑選一個最多功能的筆記軟體吧。

基礎 Notion 教學

一、註冊成為會員

首先，先點選註冊成為會員畫面，註冊成為Notion會員的方式總共有三種，分別為：透過Google帳戶登入、透過Apple帳戶登入，以及透過其他Email註冊。

圖片：notion log-in page

成功註冊後，Notion會詢問你使用Notion的計畫是什麼？選項分為「個人使用」及「團隊使用」，選擇後再按「Take me to the Notion」即可進入Notion頁面。

二、基本架構介紹

Notion的架構主要可以分為五個不同的層級，以下將由層級大到小依序介紹：

工作區Workspace：工作區可分為公開工作區和私人工作區，私人工作區僅有自己可以進入編輯，公開工作區只要是被邀請進入共同編輯的成員，都可以共編裡面的內容，舉例來說，公司的社群行銷部門便可以建立社群工作區，將所有相關人員加至工作區內共同編輯貼文內容、追蹤發文進度。
資料庫Database：資料庫可說是Notion與其他筆記軟體最大的差異處，資料庫有點像是個人圖書館的概念，你的藏書要怎麼樣分類、需個別貼上什麼標籤、透過什麼視角才可以找到相對應的藏書等，都可以透過資料建立，而每筆資料庫中都可以建立獨立的頁面。
頁面Page：頁面有點像是資料夾的概念，一個頁面中可以包含多個區塊，甚至可以包含多個頁面，頁面與頁面之間可以無限堆疊，建立多個層級。
區塊Block：在Notion中稱作區塊，它可以是數行文字、也可以是圖片，為Notion中最小的單位。可靈活編排大小、位置。在Notion中點擊「+」號便是新增區塊的方式。

三、操作介面說明

剛進入Notion時，我們會先看到下圖的畫面，畫面左側主要為頁面選單，一開始提供了少量實用模板；畫面中間則是提供了Notion基本的操作教學，甚至將Notion常用功能貼心的建立成項目清單；畫面右側則是提供了分享、檢視備註、檢視更新、釘選以及匯出、匯入、刪除等實用功能。

四、基礎指令介紹

如果要熟悉Notion，Glints強烈建議從Notion頁面中的最小單位「區塊Block」開始熟悉吧！透過符號「+」新增區塊，或是按「/」符號新增區塊，為Notion最基本的指令，如要熟悉Notion，最好的方式就是從熟悉Block的型態開始，Block包含了14個基礎型態：

Text: 純文字
Page: 新增頁面
To-do list: 新增核取方塊
Heading 1: 新增 H1 大標題
Heading 2: 新增 H2 中標題
Heading 3: 新增 H3 小標題
Table: 新增表格
Bulleted list: 新增項目清單
Numbered list: 新增編號清單
Toggle list: 新增下拉式項目表
Quote: 新增引用文字
Divider: 新增分隔線
Link to page: 與Notion既有頁面連結
Callout: 新增欲強調的文字或標語

除了最常使用的基礎型態之外，Block還有內連功能、插入資料庫功能、插入多媒體功能、嵌入功能、動作功能、顏色/背景色功能，除了插入多媒體功能（如插入：圖片、影片），以及顏色/背景功能與動作功能（如：複製、刪除、移至）為初學者較容易使用到的功能之外，其它較為進階，便不在此詳細介紹。

實用 Notion 教學

一、建立自己的頁面

點選左側工具列下方「+Add a page」便可以新增屬於自己的第一個空白頁面囉。

如果是選擇空白頁面Empty的話，出現的頁面僅有標題和內文的欄位，不過依舊可以新增icon和封面；若選擇Empty with icon，則頁面會直接設定好icon和封面的欄位，可以任意選擇或上傳代表該頁面的圖符。

如果毫無靈感頁面該如何製作，可以至Templates中尋找是否有符合使用需求的模板。若是資料已經以其他形式存在，只是希望導入Notion中整合，則可以點選「Import」將相關資料匯入。

二、6 種資料呈現方式

Notion的資料庫總共有6種呈現方式，可對應不同專案以及需求，以下將分別作介紹：

Table 表格資料庫：表格資料庫應是大家最熟悉的資料彙整方式，與大部分人擅長的google sheet、Excel呈現方式幾乎雷同，適合用以整理、分類資料。

Board 看板資料庫：看板資料庫中，每一個任務就像是一張卡片，適合用於專案管理、進度管理。可以想像成每一個看板資料庫都是一個專案，上方的分類可以以待做、進行中、已完成做分類，再將大專案中的每一個細項工作內容建置成任務卡，如此一來便能一目瞭然專案進度。

List 清單資料庫：清單資料庫適合用在有許多代辦事項待完成時，check box可以幫助我們監控完成項目；又或者可用在某項工作內容擁有諸多SOP流程時，可以List的方式做檢核表，提醒自己不要忘了任何一個環節。

Calendar 日曆資料庫：日曆資料庫呈現方式就像是我們的行事曆，可用於安排會議、旅遊行程安排。如果你正在努力運動，讓自己體態更為精實，則非常適合將每月的健身計畫放置於日曆資料庫中，非常清楚，

Gallery 畫廊資料庫：畫廊資料庫的特點在於外層可以顯示圖片，非常適合用來展示有圖片的資料。如果你是IG小編，將過往貼文以畫廊資料庫呈現就是非常合適的方式。

Timeline 時間軸資料庫：時間軸資料庫也就是我們所熟悉的甘特圖，需要管理大量專案的工作者們，除了看板資料庫可以運用之外，時間軸資料庫也是另一個管理專案及進度的好幫手。

三、善用模板功能

雖說Notion的功能強大且複雜，初學者要讓自己的Notion看起來具專業感，還真不是太容易。這個時候，Notion的內建模板絕對是讓我們可以事半功倍的實用資源。

Notion的內建模板以職業作為大分類，點進相對應的職業後，又會有各種不同的情境可以選擇。以學生來說，展開選單後，又可分為課堂筆記、工作申請、成績計算、社團首頁、閱讀清單等高達15種不同的情境。如果挑選到適合的模板，採用方式也非常簡單，點選右上角的「Use this templete」即可開始編輯了。

四、擷取網頁內容

Notion於2019年推出Google Chrome的外掛程式「Notion Web Clipper」，可用以擷取頁面內容，並儲存至Notion中。值得一提的是，過去我們可能習慣將網址複製，或是將網址儲存於書籤列中，但卻沒想過當網址失效了，儲存的內容是不是也跟著一起遺失了？使用Notion Web Clipper的優點在於它儲存的不只是網址，還包含了標題、文字、圖片，如此一來，即便網址失效了，相關內容依舊可以保留在Notion中。如果還沒安裝的話可以點此下載並安裝。

Notion Web Clipper的使用方式也相當單純，成功下載並安裝了之後，當我們遇到需要擷取的頁面內容時，只要將Notion Web Clipper叫出，並點選「儲存頁面」、「在Notion中打開」，相關內容便會完好的儲存在Notion的「我的連結」中。

五、分享頁面

Notion 教學的最後一個部分，要介紹的實用「分享」功能，相信常使用google doc、google sheet的大家都不會太陌生。如何將製作好的notion頁面分享給別人呢？第一步，點選頁面右上角的「Share」。

如果你希望對方可以共同編輯頁面，則勾選Can edit，再將對方的Notion使用名稱或是Email加入即可，除了共同編輯之外，還有Can comment可評論、Can view可閱覽以及Full access擁有所有權限可選擇。

如果今天你要分享的對象沒有使用Notion，且你分享的目的是希望他可以看到頁面中的內容，則可按「Copy link」，再將該連結貼給希望分享的對象，如希望事先測試，以開啟無痕視窗的方式貼上連結。

結論

以Notion如此多功能的筆記軟體來說，Glints分享Notion 教學文章的目的，不在於期待你花了30分鐘讀完之後就能成為專家，而在於希望建立你對Notion的基礎認知，並且學會實用技能，讓Notion成為幫助工作與生活更順暢的工具。

如果還沒決定要使用哪一款比記軟體，不妨閱讀多款筆記軟體的介紹文【筆記軟體是什麼？有什麼優點？2021年7大實用筆記軟體推薦】，如果已經下定決心就是Notion了，那相信此文會成為你入手的強力幫手。

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