在現在這個快速發展的社會,除了公司會要求員工有一定的效率、以及懂得安排優先順序,求職者其實也都非常自覺地在努力精進自己。為了要成為更具競爭力的人選,不得不讓自己熟悉一些能夠提升效能地工具。Glints在這篇文章中會告訴大家Trello是什麼,它能做到什麼,它的使用方法。


Trello是什麼?

簡單來說,Trello是一款能管理專案、時程規劃、任務安排的工具。操作相對的簡易、功能卻很強大,整體來說是非常適合用於安排任何事情,也之所以許多公司甚至會以Trello為主要交代事項的溝通平台。

Trello同時也很適合利用於專案管理團隊的敏捷開發,透過簡易的視覺化介面,管理各個看板的工作事項,能夠將工作流程視覺化,輔助團隊的每個人時程控管並完成專案。

trello

Trello的優點&功能

操作直覺簡單 :

Trello的UI/UX介面設計簡單明瞭,操作非常符合人的思考邏輯,基本上直觀做的到的事情,它真的都做的到,使用使用起來容易上手。最簡單的例子就是任務能夠任意拖曳,上下左右移動,彈性相當大,還可以增加期限及更細節的待辦項目等。

團隊成員協同作業 :

建立專案後,可以將執行的成員加入專案中,同時多方修改專案內容或是移動任務項目。只要專案有任何新增資訊,團隊成員都能透過 email 收到通知訊息。

跨裝置同步 :

Trello能夠同時在多個不同的裝置上使用,即使是在沒有桌機或筆電的情況下,只要有Trello的APP就可以輕鬆地更新或同步專案的資訊,非常的方便。回家沒有帶電腦,突然想確認重要事項,只要登入帳號,就能看見自己修改的進度,新增或更改的資料都會即時自動同步。除此之外,Trello提供Windows、Mac電腦版網頁介面及Android、iOS手機介面,讓使用者可以在任何裝置上使用,不受時間及地點的限制。設定提醒功能,還能立即收到推播通知,不遺漏任何排程。

功能豐富實用:

Trello提供很多實用性高的功能:

  • 建立團隊 – 可邀請家人、好友或同事加入多人共同編輯記事看板群組中。
  • 即時更新 – 群組內有任何內容更變時,會同步公告給團隊中的其他人。
  • 評論區 – 留言給團隊,方便互相回饋。
  • 截止日期&提醒 – 能夠隨時確認進度。
  • 支援外掛:支援串接外掛,方便實現更多功能,讓公司整體溝通更流暢。
  • 隱私設定:可以將看板設定為公開、私有,能夠幫助保障公司機密。
  • 跨平台:支援手機版App(Android、iOS)網頁版與電腦(Windows、Mac)。

再加上Trello在這幾年來,慢慢開始支援串接不同的「第三方應用程式」,例如:Google Calendar、Google Drive、Slack、Voting等許多企業都在使用的工具,整合平台的文件、日曆,讓專案負責人能夠隨時能掌握工作狀況。

trello ui ux

初級Trello教學:帳號註冊

Step 1:註冊登入

首先,Trello可以快速登入,不一定需要創建帳號。方法是直接到官方網站,選擇Google、Microsoft或Apple帳號做為登入用的帳號。

若是想要直接申請Trello帳號也可以,只要輸入Email按下「繼續」,輸入暱稱後按下「註冊」,隨後會收到一封確認信,確認完後就會登入了。申請流程非常的簡短、輕鬆!

trello login page

Step 2:建立團隊

登入後,Trello會直接進行團隊的創立,輸入團隊名稱,可以使用任何名稱,並選擇工作區類型,邀請的成員,只需輸入他們的電子郵件帳號即可發送邀請,上面步驟都完成後就按「繼續」。

trello workplace setup

Step 3:主畫面

接著你會進入Trello的主畫面,上方與左方會有需多選項,可以幫助你輕鬆瀏覽。

上方:

  • 工作區:可以選擇所有的工作區
  • 最近的:可以進入最近造訪的工作區
  • 已標上星號:可以進入重要的工作區
  • 範本:可以選擇或搜尋熱門工作區範本使用
  • 建立:增加新的工作區

左方:

  • 看版:可以進入最近查看的工作區以及你的與其他人的工作區
  • 範本:可以選擇或搜尋熱門工作區範本使用
  • 首頁:可以回到首頁
  • 工作區:增加新的工作區
    • 工作區內能夠直接觀看現有的工作區
trello navigation

Step 4:建立看板

建立看板時,可以點擊右上角的「建立新的看板」,之後取好標題名稱並選擇看板背景,按下建立看板就完成了。

trello create board

Step 5:看板功能

看板中有許多的功能,最基本的兩項為新增列表與新增卡片,奠定出了Trello最原始的模樣與系統,有了列表與卡片,就能夠輕輕鬆鬆以拖拉式的方法管理看板。

卡片中左側也有些實用的功能:

  • 成員 – 可以將卡片交付予團隊中的任何一至多位團員。
  • 標籤 – 對每一個任務都能夠設定標籤,方便分類。
  • 待辦清單 – 成立清單,讓團隊知道該專注於那些重要任務,方便確認專案整體完成度
  • 日期 – 能夠隨時確認進度。
  • 附件 – 用於連結參考文件
trello board management

中級Trello教學:應用

分類分區的應用

方法:

利用Trello中的列表,進行工作事項或是代辦事項的分配與分類,在工作開始之前先分清楚目前以及要注意的細節與進度,能夠有效地提升工作效率。所以分類是Trello最常被使用的一個用途。

舉例:

1)『公司專案任務分類』公司的營運大約分成行銷規劃、程式開發、業務處理等多項事務。若是把全部的事情放在一個列表中,就會整個很雜亂,所以許多人會利用創造列表的方式進行分類。

2)『軟體工程語言分類』這世界一直在進步,工程語言也越來越多,所以也能開時慢慢需要被分類。如此分類可以幫助公司徵才。

trello classification example

工作進度的應用

方法:

利用列表寫出流程,然後創建卡片,以此為任務。隨著執行任務的狀態進行拖曳,將卡片移動到不同的流程做為進度的追蹤。

舉例:

1)『設計產出流程』不是簡簡單單的說一句「幫我出個圖」就算了。設計必須要通過一連串的流程,從規劃到繪製,修正再到檢查,最後才會完成。

2)『部落格文章產出流程』會有規劃的文章、撰寫中的文章、待審查的文章、排程的文章以及以出版的文章。使用這個方法能有效的管理文章產出的進度,也能夠在出問題的時候快速發現並處理。

trello sop example

高級Trello教學:擴充套件

擴充功能是一個擴充Trello功能的外掛程式,基本上是Trello外部的人編寫的,有可能是使用機器碼和應用程式介面開發。擴充功能可以改變Trello的使用介面或是新增功能及工具列,而不會直接影響到Trello本有的內容。

GoodGantt 結合甘特圖

Trello是一個管理功能完善的專案管理工具,強調於專注再執行當前任務,所以沒辦法一次管理所有任務的時程,也讓排程管理變得相對的困難。甘特圖輔助工具是一個非常好的解決方法,功能非常實用,能幫助Trello上的任務快速轉換成甘特圖,解決排程管理的困擾。

功能

  • 同步更新時程:在「GoodGantt」設定好任務的進度、開始結束時間,在Trello看板模式能夠同步更新。
  • 里程碑:支援插入每一個階段性進度的里程碑,方便進行管理。
  • 任務管理:可以依據「任務成員」選擇要顯示的排程。
  • 圖表規劃:可以任意拖曳調整時間軸,方便規劃進度。任意上下拖曳左方的任務清單,調整順序,不影響看板的任務順序。
  • 支援跨專案看板:在「同一張甘特圖」中,可以同時管理多個Trello專案看板,調整不同專案看板的任務進度,且透過甘特圖的檢視方式,能避免任務之間的衝突,也讓管理者更知道如何銜接不同的任務。
trello goodgantt

Web Clipper for Trello 快速蒐集網路資料

很多生產力的工具都會提供快速擷取網路資料的擴充工具,Trello也不例外,Web Clipper基本上就是能夠在任何網站,蒐集資料,幫助快速蒐集網頁上的資料。

trello webclipper

Planyway 日曆功能

Planyway安裝後就會出現日曆介面,能夠直接把卡片拖到日曆的某個位置,指定卡片的到期日,在日曆空白處點擊就能及時時建立新卡片。

trello planyway

結論

Trello確實能夠幫助提升效率,有許多方便的功能,是一個很值得考慮學習的工具。尤其是在工作方面,有許多擴充套件可以使用,不管是專案還是人員的管理,都能夠幫助減輕許多麻煩。

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