近年來大家對於在線上做筆記的需求越來越高,無論是桌機或是手機,筆記軟體可以跨裝置同步的性質,取代了過往紙本筆記需要被隨身攜帶、找位置書寫的形式。只要一機在手,不管是在捷運通勤、辦公室會議、課堂註記,或是任意場所,都可以將腦中的想法隨時記錄下來。在本篇文Glints會帶大家來了解Microsoft OneNote的特色,以及7個它的實用小技巧。


OneNote是什麼?

OneNote是Microsoft Office下的軟體之一,公開首發於2002年11月。你可以把OneNote想像成一本實體筆記本的線上版,你可以在裡面自由添加圖片、影音內容、圖表,或任何相關內容,並同步於桌機與行動裝置間。OneNote與手繪手寫的高整合性,也讓用戶可以在打字之外,利用觸控筆的形式書寫在平板裝置上。

如果你正在尋找最適合自己的筆記軟體,推薦閱讀Glints《筆記軟體是什麼?有什麼優點?2021年7大實用筆記軟體推薦》來比較不同筆記軟體特色。


OneNote與他家筆記軟體不同之處

1. 最像真實筆記本

OneNote的分層清楚,是以筆記本(Notebook)、節(section )、頁面(page)為架構邏輯,因此每個筆記本點開就是節的目錄,而每個節都可點擊展開裡面的頁面列表,這種架構就很類似閱讀一本書或筆記的方式,一個個章節內都涵蓋不同頁面內容。

另一個像真實筆記本的點在於,你可以自由地在頁面任何一處開始打字或插入影音圖片,就像我們平常寫筆記一樣,不會是一行行像打字般抄寫,而是可以依據你的思緒,編排文字或是手繪圖的位置。

2. 與Microsoft Office其它軟體相容

Microsoft Office之間可以直間相容,因此Excel、Word,和PowerPoint上的圖表、文字,或是圖形,都可以直接貼上到OneNote中,格式不會因此變動跑掉。

3. 多人線上共編

OneNote支援和他人同步線上即時編輯筆記,共用筆記本的人可以一起編輯筆記中的內容,且因為OneNote是以區塊劃分筆記頁面,所以大家可以在各自的區塊作業,不會意外把別人的內容蓋掉或刪除。當你的內容意外被修改時,每個區塊都會有上次修改時間與被誰修改的註記,讓你能夠追蹤是誰更動了這部分。

此功能非常適合在大學的講堂中使用,同學們可以合作輪流共編每堂課的筆記,大家就可以節省不斷抄寫的時間。記得在大學時常常有學長姐流傳下來的紙本「共筆(共同筆記)」,OneNote這個功能其實就是線上版的共同筆記,不同之處在於它可以不斷被每一屆的學生修改、優化筆記內容,而非傳統紙本形式為不可變動。

4. 插入筆記段落連結

OneNote還有一個很便利的地方在於「創立段落連結」,並將連結放到OneNote中任意段落,每次點擊連結,就會將你帶回這個文字段落。這個功能有點類似Word中可以依據不同標題製作目錄,點擊目錄內容就會馬上跳到那個段落。


7個快速上手OneNote的功能教學

1. 新增筆記本

onenote create a notebook

雖然OneNote分層架構明確,不過無論你現在在哪個頁面,都可以馬上在操作頁面上建立一個新的筆記本,無需層層回去到最外面去新增,步驟如下:

  1. 點擊你當前的筆記本,所有你建立過的筆記本們就會展開來
  2. 點擊最下面的「新增筆記本(Add Notebook)」
  3. 選擇筆記本的樣式與命名
  4. 按下「創建(Create)」

2. 新增或移動頁面(page)

onenote add or move notebook pages

按下「新增頁面(Add page)」,空白的頁面就會展開來,你可以幫每個頁面自由命名。如果今天想搬移某個頁面到另一個章或是讓它成為某頁的子頁面(subpage),可以按住頁面直接拖移到目的章中或是該頁面下方。

3. 在區塊中打字或書寫筆記

onenote type or write notes

點擊頁面空白的任何一處都可以新增筆記內容,你也可以將那個區塊拖拉至任何你想放置的地方。OneNote除了藉由打字或是用觸控筆手寫來新增筆記,也可以用插入一段錄音檔案、照片並編輯。

4. 新增節(section)

onenote create sections

節是OneNote組織頁面的好幫手,在節的目錄下方點擊「新增節(Add section)」,就可以迅速建立涵蓋多頁面的章。不同的章也可以集結建立成群組,讓你將內容做更大方向的歸類。

5. 標籤註記

onenote add tag to notes

標籤功能讓你可以組織整理特定的筆記內容,且快速地以標籤搜尋到他們。OneNote中已經有自定義的標籤例如「待辦事項」、「重要事項」等等,你也可以新增自己方便整理的標籤,像是「購物清單」、「稍後閱讀」之類。在一個區塊加上標籤的步驟如下:

  1. 點擊該區塊的任何一行字
  2. 點擊上方標籤區的展開箭頭
  3. 選擇你想加入的標籤或是建立一個新的

6. 新增圖片、文件、影音與其它相關內容

onenote include image

在上面欄位點擊「插入(insert)」即可新增圖片、影音檔案,或是任何文件,也可以點擊右邊「錄製語音」來做語音紀錄,對於在課堂或會議上速記與回來重溫內容十分的便利。當內嵌特定影片網站連結如Youtube,只要在插入時選擇線上視訊,就可以讓影片自動生成,展開爲可以直接在OneNote內播放的形式。

7. 刪除或復原筆記

onenote delete notes

在頁面上按右鍵可刪除整個頁面筆記,但是千萬要小心這個操作,因為OneNote只保留有限度的自動備份,更多復原刪除筆記教學可以看這裡


結論

將筆記軟體融合到日常生活中,對於學生或是上班族都是整理思緒、學習新知的好工具心法。如果你還不確定要使用哪一個筆記軟體,建議可以依據上面步驟建立自己的OneNote筆記,實際去試試看自己是否喜歡OneNote的介面與操作方式!

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