Surat Permohonan Magang: Cara Membuat dan Contohnya
Surat permohonan magang adalah alternatif dari surat lamaran magang.
Pada beberapa instansi atau perusahaan, pengajuan magang perlu dilakukan secara lebih resmi sehingga membutuhkan surat permohonan dari kampus atau sekolahmu.
Bagi kamu yang sedang membutuhkan surat ini, yuk, pelajari dulu lebih lanjut supaya tahu apa saja yang harus disiapkan.
Simak selengkapnya dari rangkuman Glints berikut!
Isi Artikel
Apa Itu Surat Permohonan Magang?
Surat permohonan magang adalah surat permohonan yang ditujukan untuk perusahaan atau organisasi dengan harapan agar mahasiswa dapat diberi kesempatan untuk melaksanakan magang.
Umumnya, mahasiswa atau siswa SMK bisa melamar pada lowongan magang yang dibuka oleh perusahaan atau organisasi secara mandiri.
Misalnya, mengirim lamaran melalui aplikasi lowongan kerja, media sosial, dan lain sebagainya.
Namun, pada beberapa perusahaan atau organisasi tertentu, penerimaan peserta magang perlu dilakukan melalui surat menyurat secara resmi dengan pihak kampus atau sekolah.
Jadi, seleksi magang bukan dilakukan melalui rekrutmen karyawan magang pada umumnya. Di sinilah surat permohonan diperlukan.
Oleh karenanya, beberapa kampus atau sekolah sudah menyediakan format surat permohonan untuk digunakan oleh mahasiswa atau siswa yang sedang mencari tempat magang.
Struktur Surat Permohonan Magang
Berikut adalah struktur atau isi surat permohonan magang secara umum.
Tiap prodi atau perguruan tinggi mungkin saja memiliki struktur atau format yang berbeda.
1. Kop surat
Surat resmi sudah pasti memiliki kop surat.
Namun, jika surat dibuat secara pribadi tanpa menggunakan kop lembaga atau instansi, kop surat bisa diabaikan.
2. Tanggal dan tempat penulisan surat
Bagian berikutnya di paling atas adalah tanggal dan tempat penulisan surat.
Kamu perlu menuliskan kota dan tanggal surat di bagian kanan atas.
Untuk surat resmi, biasanya juga disertakan nomor surat dan perihal di bagian atas sebelum pembuka.
3. Penerima surat
Cantumkan nama dan jabatan orang atau divisi yang dituju (jika diketahui) di bagian kiri atas surat, misalnya:
Yth. Kepala Bidang Hubungan Masyarakat Dinas ABC
Di tempat
4. Salam pembuka
Gunakan salam pembuka yang formal, seperti “Dengan hormat,”.
Kamu juga bisa gunakan salam pembuka lain seperti “Salam sejahtera”.
5. Isi Surat
Di bagian isi surat, kamu bisa cantumkan data diri singkat dan tujuan dibuatnya surat.
Awali dengan perkenalan diri, mulai dari:
- nama lengkap
- institusi pendidikan
- program studi
- tingkat pendidikan
Jelaskan maksud menulis surat secara jelas dan to the point, yaitu untuk mengajukan permohonan magang.
Setelah itu, kamu juga bisa jelaskan alasan mengapa memilih perusahaan tersebut sebagai tempat magang.
Ini dapat berkaitan dengan relevansi dengan bidang studimu, keahlian, aspirasi karier, atau passion yang kamu miliki.
Terakhir, sampaikan harapan untuk mendapat kesempatan magang, dan cantumkan kesediaan untuk mengikuti prosedur seleksi yang diperlukan.
6. Penutup surat
Gunakan penutup formal seperti “Hormat saya” atau “Hormat kami”.
Jangan lupa ucapkan terima kasih sebelum menutup surat.
7. Nama dan tanda tangan
Di bagian bawah, bubuhkan tanda tangan dan cantumkan nama lengkapmu.
Jika ini termasuk surat resmi sekolah atau kampus, kemungkinan kamu perlu membubuhkan tanda tangan ketua jurusan, dekan, kepala sekolah, atau pihak-pihak terkait lainnya.
Konsultasikan ini dengan dosen atau gurumu sebelum mengirim surat, ya.
8. Lampiran
Lampiran ini bersifat opsional, namun bisa menjadi pertimbangan mereka untuk menerimamu.
Jika diperlukan, tambahkan lampiran seperti CV, transkrip nilai, portofolio, atau dokumen pendukung lainnya.
Cara Membuat Surat Pemohonan Magang
Apabila sudah disediakan oleh pihak kampus atau sekolah, kemungkinan kamu tak perlu membuat surat permohonan magang dari nol.
Akan tetapi, cara-cara yang disiapkan di bawah ini bisa menjadi acuanmu apabila formatnya belum disediakan.
1. Riset perusahaan dan penerima surat
Cari tahu kepada siapa surat ini akan ditujukan, misalnya, HRD atau kepala divisi tertentu.
Jangan lupa pelajari lebih lanjut tentang perusahaan tersebut agar dapat menulis alasan magang yang relevan.
2. Gunakan bahasa formal
Karena ini termasuk ke dalam surat resmi, hindari menggunakan bahasa yang informal.
Surat permohonan magang harus ditulis dengan bahasa formal dan sopan.
3. Tunjukkan motivasi magang
Format surat resmi memang biasanya sudah ditentukan dari instansi terkait, sehingga ada keterbatasan untuk menjelaskan motivasi kita lebih lanjut.
Jika memungkinkan, kamu bisa tekankan semangatmu untuk belajar dan berkembang melalui program magang tersebut.
Dengan begitu, perusahaan atau organisasi dapat melihat adanya potensimu untuk berkontribusi.
4. Sertakan informasi kontak
Tambahkan informasi kontak di bagian akhir, misalnya nomor telepon atau email agar perusahaan mudah menghubungimu.
Kalau melampirkan CV, kamu juga bisa mendorong HRD atau penerima surat untuk mempelajari CV-mu lebih lanjut dan menemukan informasi kontakmu di sana.
5. Periksa kembali
Periksa kembali draft surat untuk memastikan tidak adanya kesalahan penulisan, sehingga surat terlihat rapi dan profesional.
Terutama di bagian-bagian yang penting seperti nama penerima, nama perusahaan, divisi, dan data dirimu.
Contoh Surat Permohonan Magang
Berikut adalah contoh surat permohonan magang dari Fakultas Hukum Universitas Indonesia dan Universitas Islam Indonesia.
© Universitas Indonesia
© Universitas Islam Indonesia
Demikian pembahasan mengenai surat permohonan magang.
Kalau kamu sedang mencari lowongan magang, yuk, cari loker terbarunya di Glints!
Kamu bisa menyaring info lowongan magang sesuai kebutuhanmu, misalnya:
- lowongan magang bagi lulusan SMK/SMA/sederajat
- lowongan magang remote, hybrid, atau WFO
Yuk, segera cari lowongan terbarunya sekarang!
