12 Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja yang Profesional & Sopan
Surat pengunduran diri merupakan hal penting yang harus kamu sertakan saat mengajukan resign. Oleh karena itu, penting bagimu untuk tahu cara membuat surat pengunduran diri kerja.
Terlepas dari berbagai hal yang membuatmu tidak nyaman dan ingin resign, surat ini adalah satu bentuk etika dalam mengundurkan diri.
Yuk, ketahui contoh hingga cara membuat surat pengunduran diri dengan rangkuman Glints berikut!
Isi Artikel
Apa Itu Surat Pengunduran Diri atau Surat Resign?
Menyadur Indeed, surat pengunduran diri atau surat resign adalah sebuah dokumen resmi yang diserahkan karyawan ke perusahaan ketika ingin mengundurkan diri atau berhenti bekerja.
Surat ini berisi keterangan yang menjelaskan alasan pengunduran diri karyawan secara jelas.
Alasan tersebut sangatlah penting agar tidak ada kesalahpahaman antara karyawan dan perusahaan yang dapat memberi kesan negatif atau memicu konflik di masa mendatang.
Di perusahaan kecil sekalipun, surat resign ini tetap perlu dibuat ketika kamu mengundurkan diri.
Jadi, mengajukan pengunduran diri hanya melalui lisan memang tidak dianjurkan karena berpotensi menimbulkan kesan yang kurang profesional.
Pentingnya Surat Pengunduran Diri
Apa fungsi utama dari surat pengunduran diri dan mengapa ia begitu penting untuk dibuat ketika seorang karyawan mengajukan resign?
Berikut adalah beberapa fungsi dari surat pengunduran diri menurut Corporate Finance Institute.
1. Menunjukkan etika dan profesionalisme karyawan
Saat kamu melamar, diperlukan surat lamaran kerja yang menunjukkan ketertarikanmu pada perusahaan.
Nah, saat pamit, dibutuhkan juga komunikasi resmi melalui surat secara profesional.
Ini adalah cara paling sopan untuk berpamitan dengan perusahaan.
2. Memberi tahu perusahaan agar cepat mencari pengganti
Setelah perusahaan menerima surat resign darimu, mereka bisa segera merencanakan untuk mencari penggatimu.
Entah melalui rekrutmen karyawan baru atau penyesuaian job desc anggota tim.
3. Memperjelas status kepegawaian
Melalui surat ini, status kepegawaianmu juga menjadi jelas batas waktunya.
Misalnya, kamu sudah resmi bukan karyawan lagi sejak 1 Januari 2025. Ini akan memengaruhi perhitungan gaji, kompensasi, dan benefit karyawan lainnya.
4. Menjaga hubungan baik dengan perusahaan
Berikutnya, surat pengunduran diri juga dapat menunjukkan niatmu untuk berpisah secara baik-baik.
Selain memicu konflik, hubungan yang tidak baik dengan perusahaan juga mungkin akan merugikanmu dari sisi networking.
5. Sebagai bukti dokumentasi
Bila sewaktu-waktu ada masalah, kamu dan perusahaan dapat merujuk ke surat ini sebagai bukti dokumentasi resmi.
Misalnya untuk memastikan tanggal terakhir kamu masuk kerja, perhitungan kompensasi, dan lain sebagainya.
Contoh Surat Pengunduran Diri
Berikut adalah contoh surat pengunduran diri atau surat resign yang bisa kamu pelajari struktur dan isinya.
1. Surat pengunduran diri bahasa Indonesia
| Bandung, 21 Desember 2021
Kepada Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: Alhandi Rizki Melalui surat ini, saya ingin mengajukan pengunduran diri sebagai Associate Marketing Communicator dari PT RXT, terhitung pada tanggal 7 Februari 2022. Pengunduran ini berdasarkan pekerjaan baru yang akan saya jalani di bulan tersebut. Jika ada yang bisa saya kerjakan terkait delegasi dan peralihan pekerjaan kepada orang yang menggantikan saya, saya siap untuk turut membantu. Saya juga mengucapkan terima kasih atas kepercayaan dan bimbingan yang diberikan selama ini juga kesempatan untuk belajar dan bekerja secara profesional. Saya juga memohon maaf apabila ada yang kurang berkenan selama saya bekerja. Semoga PT RXT semakin berkembang dan sukses. Demikian surat pengunduran ini saya buat, terima kasih Hormat saya, Alhandi Rizki |
2. Surat pengunduran diri atau resign bahasa Inggris
| Bandung, 21 December 2021
Dear Mr. Nathaniel Through this letter I would like to submit my resignation from RXT Company. My last day will be on 7 February 2022, two months from today. I am grateful for the opportunities, skills, knowledge, and support during my time here and I appreciate all the valuable experiences I have gained. It has been a great pleasure working with you and the team. I would also like to apologize for every inconvenience I have made during my time here. Please let me know how I can help with the transition and make it as smooth as possible. I hope your company can be more successful onwards, and I wish you all the best. Thank you, Alhandi Rizki |
3. Surat pengunduran diri kerja yang baik dan sopan
| Kepada Yth.
HRD PT Mentari Dengan hormat, Melalui surat ini, saya bermaksud mengajukan pengunduran diri dari posisi Staf Admin di PT Mentari, terhitung mulai tanggal 25 Januari 2025. Pengunduran diri ini saya ajukan karena saya telah mendapatkan tawaran kerja di tempat lain. Keputusan ini saya ambil setelah melalui berbagai pertimbangan yang matang. Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk berkembang, belajar, dan berkontribusi di perusahaan ini. Saya berharap hubungan baik ini tetap terjaga, dan saya siap membantu proses transisi agar pekerjaan saya dapat dilanjutkan dengan baik. Hormat saya, Linda Tasya |
4. Contoh surat resign simple
| Kepada Yth.
HRD PT Usaha Dengan hormat, Saya, Ahmad Doni, dengan ini mengajukan pengunduran diri dari posisi Sales Admin dari PT Usaha, terhitung mulai tanggal 10 Oktober 2025. Alasan pengunduran diri saya adalah karena kondisi keluarga yang mengharuskan saya untuk pindah domisili ke luar pulau. Saya mengucapkan terima kasih atas dukungan dan kesempatan yang telah diberikan selama saya bekerja di perusahaan ini. Semoga PT Usaha dapat terus maju dan berkembang di masa mendatang. Hormat saya, Ahmad Doni |
5. Contoh surat pengunduran diri kerja pabrik
| Kepada Yth.
HRD PT Tunggal Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: Adinda Marina Posisi: Operator Produksi ID Karyawan: X3637 Dengan ini mengajukan pengunduran diri dari PT Tunggal terhitung mulai 25 Januari 2025. Keputusan ini saya ambil dengan alasan kesehatan yang mengharuskan saya untuk beristirahat untuk jangka waktu yang cukup lama. Saya berterima kasih atas bimbingan dan kesempatan yang diberikan selama saya bekerja di sini. Demikian surat pengunduran diri ini saya sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, Adinda Marina |
6. Contoh surat pengunduran diri karyawan PT
| Kepada Yth.
HRD PT Maju Mundur Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: Nara Asila Jabatan: Staf Marketing Departemen: Marketing Dengan ini mengajukan pengunduran diri dari PT Maju Mundur terhitung mulai 25 Januari 2025. Keputusan ini saya ambil dengan alasan ingin memulai karier di bidang baru yang lebih sesuai dengan aspirasi karier jangka panjang saya. Saya berterima kasih atas bimbingan dan kesempatan yang diberikan selama saya bekerja di sini selama 1,5 tahun. Semoga PT Maju Mundur terus berkembang dan sukses ke depannya. Demikian surat pengunduran diri ini saya sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, Nara Asila |
7. Surat pengunduran diri dari perusahaan
| Kepada Yth.
HRD ABC Indonesia Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: Muhammad Sidik Jabatan: Telesales Dengan ini mengajukan pengunduran diri dari perusahaan ABC Indonesia terhitung mulai tanggal 15 November 2024. Pengunduran diri ini saya ajukan karena keinginan untuk melanjutkan bisnis keluarga di bidang fashion. Saya berterima kasih atas dukungan selama saya bekerja di perusahaan ini. Semua ilmu dan pengalaman yang didapatkan pasti akan berguna untuk perjalanan karier saya ke depannya. Demikian surat ini saya sampaikan untuk digunakan sebagaimana mestinya. Hormat saya, Muhammad Sidik |
8. Contoh surat resign mendadak
| Kepada Yth.
HRD ABC Culinary Dengan hormat, Saya, Risma Raisa, dengan ini menyampaikan pengunduran diri dari posisi Cook Helper di ABC Culinary, efektif mulai 11 Januari 2025. Saya mohon maaf atas keputusan ini yang diambil dalam waktu singkat, karena kondisi orang tua saya yang tiba-tiba memburuk dan mengharuskan saya untuk berhenti bekerja untuk sementara waktu. Saya sangat bersyukur bisa berkesempatan untuk menjadi bagian dari ABC Culinary selama ini. Terima kasih banyak atas pengertian Bapak/Ibu. Semoga kita bisa kembali berkolaborasi di lain waktu. Hormat saya, Risma Raisa |
9. Contoh surat resign guru
| Kepada Yth.
Kepala SMA Mentari Ceria Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: Silvi Kanandra Jabatan: Guru Bimbingan Konseling Melalui surat ini, saya ingin menyampaikan pengunduran diri dari posisi saya sebagai Guru Bahasa Inggris di SMA Mentari Ceria, efektif mulai 6 Mei 2025. Pengunduran diri ini saya ajukan karena memutuskan untuk fokus bekerja sebagai tutor dan guru privat. Terima kasih atas dukungan dan kesempatan yang diberikan kepada saya selama bertugas di sekolah ini. SMA Mentari ceria tidak hanya menjadi tempat saya bekerja, tetapi juga tempat menimba ilmu dan mengembangkan kompetensi menjadi guru yang lebih baik. Semoga sekolah ini terus berprestasi dan berkembang, tetap mencerdaskan kehidupan bangsa. Demikian surat pengunduran diri ini saya sampaikan. Hormat saya, Silvi Kanandra |
10. Contoh surat pengunduran diri sederhana
| Kepada Yth.
Pemilik Toko Tunggal Abadi Dengan hormat, Saya, Ali Ando, mengajukan pengunduran diri sebagai Admin Toko dari Toko Tunggal Abadi terhitung sejak tanggal 1 Maret 2025. Alasan pengunduran diri ini adalah karena saya memutuskan untuk melanjutkan pendidikan sarjana di Universitas ABC mulai tanggal 25 April 2025. Terima kasih atas segala dukungan dan kepercayaan yang diberikan selama saya bekerja. Pengalaman berharga ini pasti akan saya bawa ketika menuntut ilmu dan di mana pun saya berada nanti. Demikian surat ini saya sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, Ali Ando |
11. Contoh surat pengunduran diri Word
© Glints
12. Contoh surat pengunduran diri karena alasan kesehatan
| Kepada Yth.
HRD PT XYZ Indonesia Di Jakarta Barat Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: Muhammad Naufal Jabatan: Content Writer Dengan ini mengajukan pengunduran diri dari PT XYZ Indonesia terhitung mulai tanggal 9 November 2024. Pengunduran diri ini saya ajukan karena kondisi kesehatan pribadi yang mengharuskan saya untuk rehat bekerja selama beberapa waktu ke depan. Terima kasih banyak atas dukungan dan kesempatan yang diberikan untuk menjadi bagian dari XYZ Indonesia. Saya senang bisa belajar banyak dari rekan dan pimpinan di sini. Demikian surat ini saya sampaikan untuk digunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, Muhammad Naufal |
Isi Surat Pengunduran Diri
Berdasarkan contoh surat pengunduran diri kerja di atas, kamu bisa melihat bahwa ada struktur tertentu yang umumnya terdapat pada surat resign.
Biasanya, struktur dari surat pengunduran diri atau resign yang umum dipakai adalah sebagai berikut.
1. Header
Surat ini tidak memerlukan kop surat, tetapi perlu header yang memuat beberapa informasi.
Mulailah dengan informasi kontakmu dan atasan siapa pun yang kamu tuju, disertai tanggal pembuatan surat tersebut.
2. Salam
Tulis kepada siapa tujuan surat tersebut, misalnya:
- Kepada Yth. Bapak X
- Kepada Yth. Ibu Y
- Kepada Yth. HRD PT X
Lalu, buka surat dengan sapaan formal seperti “Dengan hormat,”.
3. Isi
Sampaikan pernyataan dan tanggal pengunduran dirimu. Jika memungkinkan, beritahu alasan meninggalkan pekerjaan tersebut.
Selain itu, informasikan bahwa kamu bersedia membantu peralihan tugas, kecuali jika memang tidak memungkinkan.
Jangan lupa juga untuk mengucapkan terima kasih dan hal-hal baik ke perusahaan. Jika kamu membutuhkan referensi pun, kamu bisa melakukannya.
4. Penutup
Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih di akhir surat untuk mengungkapkan apresiasimu atas waktu dan kesempatan yang diberikan untuk bekerja di sana.
Terakhir, tutup dengan salam formal seperti “Hormat saya,” lalu bubuhkan tanda tangan dan nama jelasmu.
Cara Menulis Surat Pengunduran Diri atau Surat Resign
Setelah mempelajari isi dan contoh surat pengunduran diri, berikut penjelasan step by step cara membuat surat pengunduran diri dirangkum dari The Muse.
1. Gunakan bahasa yang profesional
Pastikan kamu menggunakan bahasa yang profesional dan sopan dalam surat resign-mu.
Yang dimaksud bahasa profesional adalah bahasa baku, bukan bahasa sehari-hari.
2. Sebutkan alasan dan tanggal resign
Cara berikutnya ketika membuat surat pengunduran diri yang baik adalah dengan menyebutkan keterangan jelas seperti alasan resign dan tanggal berhenti kerja.
Kamu tak perlu menjabarkan secara terlalu rinci seputar alasanmu resign. Namun, pastikan kamu menjabarkan alasanmu secara sopan dan profesional.
Misalnya, jika kamu resign karena harus merawat orang tua yang sakit, kamu tak perlu jelaskan penyakit orang tuamu secara rinci dalam surat.
4. Beri ucapan terima kasih
Sebuah surat pengunduran diri yang baik mampu menimbulkan kesan positif meski perpisahan itu sendiri merupakan sesuatu yang mungkin berat bagi kedua belah pihak.
Ucapan terima kasih dapat membantumu meninggalkan kesan positif tersebut.
Ini menunjukkan bahwa apa pun yang terjadi, kamu masih mengapresiasi waktu dan kesempatan yang telah diberikan untuk berkontribusi pada perusahaan.
5. Beri tawaran untuk memberi bantuan di masa transisi
Cara membuat surat resign berikutnya adalah menawarkan bantuan di masa transisi.
Kamu tidak perlu menjabarkan bantuan seperti apa yang akan diberikan.
Memberi tawaran saja sudah cukup menunjukkan niat baik dan profesionalisme kerjamu.
6. Diketik maupun tulis tangan
Tidak ada aturan baku mengenai cara membuat surat pengunduran diri harus diketik atau tulis tangan.
Tiap perusahaan mungkin punya prosedur yang kaku, atau justru fleksibel dan cenderung santai sehingga kamu bisa membuat versi tulis tangan.
Ada baiknya konsultasikan dengan rekan kerja, atasan, atau staf HRD langsung untuk menanyakannya.
Hal yang Harus Disiapkan dan Diperhatikan
Setelah memahami cara membuat surat pengunduran diri, jangan lupa catat tips penting berikut agar proses pengajuanmu berjalan mulus tanpa kesan buruk.
1. Diskusikan dengan atasanmu dulu
Menurut The Balance Careers, berdiskusilah dengan atasan sebelum memutuskan untuk menulis surat pengunduran diri kerja.
Kamu bisa memulai percakapan informal dengannya, mengemukakan alasan mengapa kamu ingin mengundurkan diri.
Yang pasti, biarkan atasan mengetahui keinginanmu tersebut, jadi ia pun bisa mempersiapkan diri untuk apa yang akan terjadi.
Namun, kamu juga bisa memberi tahu sambil langsung menyerahkan surat resign apabila prosedur ini memang sudah biasa dilakukan di tempat kerjamu.
2. Cek kontrak
Sebelum mengundurkan diri, cek kontrak yang sudah kamu tanda tangani dan setujui di awal masa kerja.
Apakah ada jangka waktu tertentu sebelum kamu boleh mengundurkan diri dari perusahaan tersebut?
Jika ada, coba cek ketentuannya, apa konsekuensi kalau kamu melanggar perjanjian tersebut.
Biasanya, konsekuensi tersebut berupa pengganti gaji dalam periode tertentu atau senilai gaji di sisa masa kontrak.
Jadi, perhatikan baik-baik bagaimana ketentuan kontrak dan jangka waktu yang kamu miliki di perusahaan tersebut.
3. Patuhi waktu pengunduran diri
Kebijakan setiap perusahaan terkait pengunduran diri tentunya berbeda-beda, termasuk juga terkait waktu pengunduran diri.
Seperti yang Glints jelaskan sebelumnya, istilah yang umum digunakan ada one month notice, juga two weeks’ notice.
Pastikan kamu tahu kebijakan waktu mana yang perusahaan gunakan, ya.
Sebisa mungkin berikan informasi jauh hari sebelum kamu resmi keluar.
Hal tersebut terkait dengan penggantimu, dan kepada siapa tugas-tugasmu dipindah tangankan nantinya.
4. Bersiap mendapatkan penawaran ulang
Ketika kamu menyampaikan keinginan pengunduran diri, bisa jadi reaksi yang diberikan atasan adalah menanyakan alasannya sekaligus menahanmu.
Bersiaplah untuk mendapatkan penawaran ulang dari perusahaan tempatmu bekerja itu. Mereka bisa jadi menawarkan kenaikan gaji, bonus, pemberian fasilitas, atau bahkan kenaikan pangkat.
Karena itu, kamu harus mempertimbangkan baik-baik sebelum mengambil keputusan.
Kalau ternyata hati dan pikiranmu sudah tidak ada di perusahaan, mengundurkan diri bisa jadi pilihan terbaik. Berapa pun yang ditawarkan padamu.
5. Mulai rencanakan delegasi pekerjaan
Karena posisi yang kamu tinggalkan akan diisi oleh orang lain, penting bagimu untuk mendelegasikan pekerjaan, tugas dan tanggung jawab yang dimiliki selama ini.
Sambil siapkan surat, kamu bisa mulai rencanakan proses delegasi pekerjaan yang rapi dan jelas agar tidak menyulitkan rekan kerja yang ditinggalkan.
Apakah sementara kepada divisi-divisi atau orang-orang tertentu, atau sudah ada orang yang akan menggantikan posisimu?
Kalau sudah ada, kamu bisa membantunya mengenali posisi tersebut, sekaligus beradaptasi dengan budaya kerja di tempatmu.
6. Mintalah referensi
Jika pengajuan pengunduran diri sudah disetujui, kamu bisa menanyakan apakah atasan bersedia memberikan referensi.
Tujuannya, agar calon perusahaan baru bisa menerima informasi dan rekomendasi dari atasanmu.
Jika atasan atau rekan kerja bersedia, kamu bisa mencantumkan nama dan kontak mereka pada CV atau resumemu.
7. Buat surat secara singkat dan sederhana
Dikutip dari The Muse, karyawan harus pastikan surat pengunduran diri kerja yang dibuat tidak terlalu panjang atau rumit.
Cara membuat surat pengunduran diri yang singkat adalah dengan tidak menguraikan alasan atau ucapan terima kasih secara bertele-tele.
Pastikan juga suratmu berisi informasi kapan kamu meninggalkan perusahaan. Hal ini agar perusahaan bisa menyiapkan apa yang dibutuhkan dengan baik.
8. Hindari hal-hal berikut
Selain itu, pastikan kamu tidak melakukan hal-hal berikut ketika membuat surat pengunduran diri kerja milikmu.
- Mengajukan surat resign ketika belum yakin.
- Menjelek-jelekkan siapa pun dalam surat pengunduran diri.
- Tidak mengungkapkan rasa terima kasih.
- Menyombongkan pekerjaan di tempat barumu.
- Tidak mengecek dan baca ulang surat resign yang dibuat.
Alasan Resign yang Dapat Dicantumkan di Surat Pengunduran Diri
Glints sudah pernah membahas alasan resign yang baik apabila kamu masih menimbang-nimbang cara mengungkapkan alasannya.
Kalau kamu masih bingung cara menyampaikan alasan resign di surat pengunduran diri kerja, berikut adalah beberapa contoh alasan resign yang baik dan dapat diterima:
- Karena mendapat penawaran lebih baik dari perusahaan lain
- Menginginkan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik
- Kondisi keluarga
- Kondisi kesehatan pribadi
- Memiliki masalah pribadi yang harus ditangani
- Tidak bisa mengikuti ketentuan mutasi atau relokasi perusahaan
- Ingin mencari kerja remote
- Ingin pindah jalur karier
- Karena harus melanjutkan bisnis keluarga
- Merasa bahwa peran di perusahaan saat ini sudah berubah dan tidak lagi sesuai dengan aspirasi karier pribadi
- Ingin mengejar pekerjaan yang lebih stabil (misalnya pekerjaan full-time)
- Ingin fokus bekerja di peran yang lebih fleksbel (misalnya freelance)
- Harus ikut suami atau keluarga pindah ke luar daerah atau negeri
- Ingin melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi
- Memperoleh beasiswa untuk sekolah, kursus, pertukaran, dan lain sebagainya
Demikian pembahasan mengenai contoh surat pengunduran diri kerja, cara membuat surat resign hingga tips pentingnya.
Ingin tahu lebih banyak seputar persiapan resign yang profesional? Baca dulu Panduan Lengkap Resign Kerja: Cara, Alasan Tepat, dan Template Surat dari Glints.
Tak hanya menjelaskan soal tata cara resign yang baik, kamu juga akan mendapatkan:
- insight mengenai cara menjaga hubungan baik dengan eks atasan
- template surat resign gratis yang bisa kamu download dan edit berdasarkan kebutuhan
Tak perlu berlama-lama, segera klik tombol di bawah ini untuk baca informasi selengkapnya, ya!
