Zaman kini sudah semakin canggih dan membuat segala kebutuhan pribadi hingga perusahaan dapat dipenuhi secara online, salah satunya yaitu absensi.
Absensi online yang biasanya digunakan oleh perusahaan ini menggunakan sebuah sistem yang disebut dengan cloud.
Sistem cloud atau cloud computing ini merupakan gabungan pemanfaatan teknologi komputer dan pengembangan berbasis internet yang berfungsi untuk menjalankan program atau aplikasi melalui komputer.
Memilih sistem cloud untuk mengelola keperluan perusahaan dapat memberikan keuntungan tersendiri.
Ingin tahu apa saja keuntungan dan kerugian yang bisa perusahaan Anda dapatkan? Berikut ulasannya beserta beragam aplikasi absensi online yang dapat kamu gunakan.
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Online Berbasis Cloud
© Glints
1. Memiliki sistem keamanan yang tinggi
Bagi sebuah perusahaan, terutama yang berskala besar, keamanan data internal tentunya merupakan hal penting yang harus dilindungi.
Untuk itu sistem cloud menggunakan jaringan internasional dengan data yang terpusat dan dapat di-back up, sehingga data dapat dipulihkan kembali jika rusak maupun hilang.
Beberapa server yang digunakan untuk sistem cloud ini adalah Amazon Web Service (AWS) dan Windows Azure.
2. Menghemat biaya
Dengan menggunakan aplikasi berbasis cloud, kamu dapat menghemat biaya operasional karena tidak perlu mengeluarkan dana untuk membeli hardware atau software.
Selain itu, kamu juga tidak perlu mengeluarkan biaya ekstra untuk tenaga ahli IT untuk mengelola, pemasangan, dan maintenance.
3. Efisiensi tinggi
Penggunaan aplikasi absensi online berbasis cloud, memberikan kemudahan bagi HRD untuk melihat kinerja karyawan berdasarkan kehadirannya secara detail.
Selain itu, HRD juga dapat dengan mudah melihat tunjangan dan gaji karyawan, hingga memantau aset perusahaan yang diberikan pada karyawan seperti kendaraan dinas.
Tak hanya bagi HRD, aplikasi absensi online berbasis cloud juga memberikan kemudahan bagi karyawan.
Pada aplikasi tersebut, karyawan dapat melihat riwayat kerjanya dan dapat mengajukan permohonan cuti dengan lebih praktis.
Kekurangan Menggunakan Aplikasi Absensi Online
© Pexels.com
1. Rentan terjadinya kecurangan
Meski begitu, mengutip Wi-Fi Attendance, aplikasi absensi online pun rentan dicurangi.
Misalkan, ada rekan kerja yang pura-pura mengambil izin sakit.
Aplikasi tidak bisa mengetahui bahwa rekan kerja tersebut pura-pura sakit dan akan tetap merekam absensinya sebagai cuti sakit.
Oleh karena itu, diperlukan langkah lain untuk memastikan kebenarannya seperti mengharuskan karyawan mengirimkan surat sakit dari dokter jika memang sakit.
2. Sangat bergantung pada kualitas sinyal dan smartphone
Aplikasi absensi pun sangat bergantung pada sinyal internet dan kualitas smartphone-mu.
Sehingga, jika di kawasan tempat tinggalmu memiliki kualitas sinyal buruk, ada kemungkinan absensi tidak terekam oleh aplikasi.
Hal serupa pun dapat terjadi jika kamu tidak memiliki smartphone yang compatible dengan aplikasinya.
Sehingga, membuatnya sulit untuk melakukan absensi yang direkam perusahaan.
3. Eror pada sistem
Kekurangan dari absensi online pun risiko terjadinya eror pada sistem yang menyebabkan absensi karyawan tidak terekam.
Tentu saja, hal ini dapat merugikanmu karena ada kemungkinan absenmu tidak terekam dan kamu dianggap tak masuk kerja oleh sistem.
Akibatnya, hal ini pun berpengaruh pada gaji yang kamu dapatkan.
Jika hal ini terjadi, perusahaan harus bisa mencari alternatif absensi lainnya dan menunggu penyedia software memperbaiki eror di sistem.
Fitur-Fitur Absensi Online
© Pexels.com
Seperti mengutip dari Talenta, berikut adalah beberapa fitur kunci dari setiap aplikasi absensi.
1. Clock-in dan clock-out
Fitur ini sangatlah penting untuk merekam absensi karyawan.
Dengan ini, perusahaan dapat memastikan karyawan melakukan absensi dengan mudah.
Tidak hanya itu, fitur ini pun dapat memberikan informasi ke perusahaan terkait jam kerja karyawan.
2. Time off
Fitur time off juga memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti.
Di sisi lain, perusahaan pun akan terbantu dalam mengontrol approval dan mencatat cuti yang diambil karyawan.
Tidak hanya itu, fitur ini pun dapat menjadi tolok ukur bagi perusahaan untuk mengecek dan menghitung produktivitas karyawan.
3. Payroll
Fitur payroll pun adalah fitur lain yang dimiliki oleh software absensi online.
Dengan fitur ini, perusahaan bisa menghitung gaji yang diberikan ke karyawan berdasarkan jumlah absensinya dengan mudah dan meminimalisir terjadinya kesalahan penghitungan.
Selain itu, fitur ini pun memudahkan tim HRD dan keuangan untuk mengerjakan tugasnya secara efektif serta efisien.
4. Reporting
Perusahaan bisa mendapatkan laporan formal mengenai jam kerja karyawannya setiap hari melalui fitur ini.
Selain itu, perusahaan pun dapat memeriksa tren kehadiran karyawannya dalam bulan tertentu.
Perusahaan juga dapat mengetahui apakah karyawannya bekerja di waktu yang telah ditentukan.
Software Absensi Online Berbasis Cloud
© Pexels.com
1. GreatDay HR
Aplikasi absensi online yang pertama adalah GreatDay HR. Aplikasi ini memungkinkan perusahaan dalam mengelola kehadiran karyawan.
Di aplikasi ini sendiri terdapat teknologi facial recognition.
Sehingga, karyawan cukup melakukan selfie dan aplikasi akan membandingkannya dengan foto yang telah diambil sebelumnya untuk kepentingan kehadiran.
Tidak hanya itu, terdapat fitur geo tagging yang memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan informasi lokasi yang akurat.
2. KaryaONE
Aplikasi absensi online yang kedua adalah KaryaONE. Aplikasi ini menawarkan kemudahan dalam mengelola absensi dan kehadiran karyawan.
Hal ini karena data dari mesin absensi seperti fingerprint scanner dan Radio-frequency identification (RFID) dapat langsung diimpor secara otomatis.
Selain itu, KaryaONE juga dapat digunakan untuk pengajuan cuti hingga penggajian dalam satu aplikasi, sehingga pihak HR dapat menghemat pengeluaran operasional.
Untuk menggunakan aplikasi dari KaryaONE, perusahaan harus membayar sebesar Rp15.000 per karyawan per bulan.
3. Hadirr
Selanjutnya adalah Hadirr, yang juga menawarkan beragam fitur untuk memudahkan pengelolaan absensi karyawan secara online.
Dengan menggunakan Hadirr, karyawan tidak perlu lagi melakukan absen di kantor.
Hal ini karena absen dapat dilakukan di lokasi manapun yang telah disetujui melalui telepon genggam masing-masing karyawan.
Menggunakan teknologi Global Positioning System (GPS), Anda dapat mencatat banyak titik kehadiran dari karyawan Anda di manapun berada.
Lalu sistem deteksi biometrik face recognition juga disematkan sebagai komplementer dari sistem GPS, yang dapat mencegah kecurang dilakukan oleh karyawan.
Sementara mengenai harga, Hadirr menawarkan beberapa skema harga yang dapat disesuaikan dengan jumlah karyawan yang ada di perusahaan sebagai berikut:
- Kuota < 50: Rp10.000 per karyawan
- Kuota 51-100: Rp8.500 per karyawan
- Kuota 101-500: Rp7.000 per karyawan
- Kuota > 501: Rp5.000 per karyawan
4. Talenta
Menawarkan tampilan yang clean dan mudah untuk diakses, Talenta hadir dengan fitur absensi yang dapat diintegrasikan dengan mesin fingerprint.
Melalui aplikasi Talenta, manager HR dapat dengan mudah menerima atau menolak permintaan cuti karyawan, beserta keperluan administrasi lainnya.
Sehingga, beragam proses approval yang biasanya cukup memakan waktu menjadi lebih singkat.
Harga yang ditawarkan oleh Talenta pun beragam, sesuai dengan besarnya perusahaan.
Talenta membagi harga dalam tiga paket, yaitu basic, mid-size, dan enterprise.
Masing-masing paket tentunya memiliki keuntungan yang berbeda-beda dengan harga yang dipatok mulai dari Rp2.500.000 sampai dengan Rp10.000.000.
5. Smart Presence
Tidak hanya menargetkan perusahaan, Smart Presence juga hadir untuk diimplementasikan di sekolah dan juga instansi pemerintah.
Uniknya, pada penggunaannya di sekolah, yang dapat memiliki akses tak hanya guru dan siswa saja, tapi juga para orang tua siswa.
Dengan menggunakan Smart Presence, orang tua siswa dapat dengan mudah mengontrol data kehadiran anak secara lebih lengkap dan realtime.
Memiliki kelebihan penggunaan di luar perusahaan, Smart Presence menawarkan harga berlangganan yang cukup terjangkau.
Untuk menggunakan aplikasi ini, harga yang perlu dibayar hanya sebesar Rp6.000 per bulan per user untuk pembayaran per bulan dan Rp5.000 per bulan per user untuk pembayaran per tahun.
6. Waktoo
Aplikasi absensi online terakhir yang menggunakan sistem cloud adalan Waktoo.
Aplikasi ini menawarkan beberapa kelebihan seperti penggunaan kamera, jaringan, dan lokasi yang memudahkan validasi absensi.
Tidak hanya itu, aplikasi ini juga dapat melacak karyawan secara realtime, dan penyediaan data report yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.
Perubahan zaman yang semakin canggih menawarkan berbagai macam kemudahan bagimu serta perusahaan.
Hal yang perlu dilakukan adalah membuka diri pada setiap perubahan agar pekerjaan yang kamu lakukan pun dapat diselesaikan dengan waktu yang lebih singkat dan efektif.
Kalau ingin tahu lebih banyak seputar pekerjaan, tools apa saja yang digunakan, kamu bisa berdiskusi di Glints Feed, lho.
Glints Feed adalah forum tanya jawab dengan sesama pengguna dan juga profesional yang berkecimpung langsung di dunia kerja.
Apa pun pertanyaan yang dimiliki, jawabannya pasti bisa ditemukan di sana.
Tunggu apa lagi? Download aplikasinya sekarang juga dan dapatkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaanmu!
