11 Tips Kerja Sama Efektif dengan Rekan di Kantor Luar Negeri

Diperbarui 25 Nov 2022 - Dibaca 10 mnt

Isi Artikel

    Kalau kamu kerja di perusahaan multinasional, ada kemungkinan harus sesekali kolaborasi dengan rekan yang ada di luar negeri.

    Semakin banyak orang yang terlibat, semakin banyak pula tantangannya. Baik itu miskomunikasi karena beda bahasa, beda budaya kerja, beda zona waktu, dan lain sebagainya.

    Lalu, adakah cara yang efektif untuk bisa kerja sama dengan rekan tim di luar negeri?

    Tips Kerja yang Efektif dengan Rekan di Luar Negeri

    Meski banyak tantangannya, bekerja di sebuah tim global juga banyak keuntungannya.

    Berinteraksi dengan beragam manusia dari lingkungan dan latar belakang berbeda akan membuka pikiran kita terhadap ide-ide serta perspektif baru.

    Tidak hanya ini bermanfaat untuk kemajuan diri sendiri, tapi juga produktivitas dan kesuksesan bisnis.

    Jadi, bagaimana cara kerja yang efektif dan efisien bersama rekan di luar negeri?

    1. Luangkan waktu untuk saling kenal di luar pekerjaan

    Kita bisa saling mengenal lebih baik ketika semua anggota tim berbasis di kantor yang sama. Kita tahu si A yang mana, si B duduk di mana, dan bahkan suka jajan bareng dengan si C.

    Tentu beda rasanya jika rekan kerja kita di luar negeri. Komunikasi sehari-hari kebanyakan lewat chat atau via email, mungkin sesekali video conference.

    Akan tetapi, teknologi tidak “memanusiakan” manusia. Kita tidak bisa mendapat momen-momen kecil tapi berharga seperti ngobrol santai di pantry kantor, atau gosip bareng di lift.

    Bekerja dalam tim global bukan sekadar mengerjakan sebuah proyek bersama.

    Maka itu, Communicaid menyarankan sempatkan berinteraksi dan ngobrol hal-hal lain di luar kerjaan dengan rekan kerja kamu yang ada di luar negeri. 

    Cara ini akan sangat membantu untuk team building dan mengenal lebih dalam seperti apa mereka sebetulnya. 

    Obrolan ringan dan interaksi sosial dapat menambah pengetahuan tentang masing-masing budaya, juga pertemanan, selain itu kamu juga bisa:

    • Ucapkan ulang tahun atau selamat hari raya ketika ada yang merayakan.
    • Cobalah iseng minta rekomendasi tempat makan atau tempat wisata apa yang wajib dikunjungi di negaranya.

    Ketika kita saling mengenal secara personal, ini akan lebih memudahkan interaksi saat bekerja, lho!

    Baca Juga: 5 Kebiasaan Kerja yang Bisa Ditiru Agar Lebih Produktif

    2. Cocokkan time zone

    Ketika kerja di perusahaan multinasional, besar kemungkinan rekan satu tim tinggal di negara yang zona waktunya berbeda jauh dengan kita di Indonesia.

    Mungkin mereka di Eropa, yang selisih waktunya bisa kira-kira enam sampai delapan jam lebih lambat dengan Jakarta.

    Perhatikan betul perbedaan waktu ini supaya kamu tidak melanggar waktu pribadi mereka.

    Sebisa mungkin jangan mengirim email atau chat untuk membahas pekerjaan di luar jam kantor mereka.

    Caranya, tambahkan timezone dari masing-masing kantor cabang di widget World Clock yang ada di laptop kamu.

    Selain itu, jadwalkan kirim email lebih cepat menggunakan tools seperti Sidekick.

    Dengan tools ini, kamu bisa mengirim email hanya khusus di jam kantor penerima, sehingga tidak mengganggu waktu pribadinya.

    Dengan cara ini, segala request yang kamu minta akan ditepati sesuai jadwal yang realistis, dan undangan meeting akan dijadwalkan di jam kerja yang wajar ketika semua orang masih berada di jam kerjanya masing-masing.

    3. Catat hari libur nasional di setiap negara

    Setiap negara punya tanggal merahnya masing-masing. Setiap orang pun menghormati dan merayakan hari raya dengan cara yang berbeda.

    Maka, catat setiap hari libur nasional dan keagamaan di masing-masing negara. Perhatikan pula mana tanggal merah yang paling penting bagi setiap individu.

    Sebagai contoh, jangan sampai salah menjadwalkan waktu meeting, apalagi perjalanan bisnis, selama Diwali.

    Diwali adalah salah satu festival paling penting dalam kebudayaan India, yang bisa berlangsung selama 5 hari.

    Artinya, kemungkinan besar seluruh rekan kerja kamu yang ada di India akan libur selama 5 hari berturut-turut. 

    Cek dan ricek pula mana negara yang merayakan liburan “umum” seperti Natal, Paskah, Imlek, dan Idul Fitri.

    4. Komunikasi harus jalan terus

    Meeting yang dijadwalkan rutin dapat memungkinkan setiap anggota tim untuk bertukar informasi dan pengetahuan, untuk belajar dari pengalaman satu sama lain, dan saling update perkembangan.

    Maka, penting untuk memiliki media komunikasi yang terstandarisasi dalam perusahaan agar jalur komunikasi bisa dipantau bersama-sama.

    Sebagai contoh, jika kantor pusat berkomunikasi dengan setiap kantor cabang via Slack, maka setiap kantor cabang juga harus punya akses ke Slack untuk komunikasi dengan rekan kerja di luar negeri.

    Gunakan pula software kolaboratif berbasis cloud seperti Google Drive atau Dropbox yang dapat diakses semua orang di setiap waktu, lalu lacak kemajuan dan pantau komentar anggota tim.

    5. Akui adanya perbedaan budaya

    Jangan menggeneralisasi, membuat stereotip, atau berasumsi terutama tentang orang-orang yang belum pernah kamu temui dan budaya yang tidak kamu pahami betul.

    Hanya karena anggota tim kamu di Jepang lancar berbicara bahasa Inggris, jangan langsung menganggap bahwa nilai budayanya sama dengan rekan kerja kamu di Amerika Serikat.

    Terbukalah untuk diskusi demi melebur perbedaan tersebut agar kamu dan rekan kerja di luar negeri bisa bekerja lebih efektif.

    Jangan biarkan bias budaya menghalangi. Mintalah saran dari teman atau rekan kerja di luar negeri yang akrab dengan kebiasaan setempat saat masalah khusus muncul.

    Ketika bingung, ajukan pertanyaan terbuka kepada mereka untuk menggali lebih dalam.

    Kamu mungkin menemukan beberapa wawasan yang menarik dan bermanfaat untuk kemudian hari.

    Baca Juga: Cara Meningkatkan Konsentrasi Saat Bekerja

    6. Pastikan setiap orang berpartisipasi

    Coba amati bagaimana tim kamu bekerja sama selama ini, dan tetapkan strategi yang memungkinkan semua orang partisipasi dalam meeting.

    Apalagi dengan adanya perbedaan bahasa yang mungkin membuat rekan kerja di luar negeri ragu-ragu untuk angkat bicara. 

    Ini dapat mencakup strategi untuk mengatasi perbedaan pendapat atau menyelesaikan konflik secara konstruktif hingga strategi untuk menyeimbangkan partisipasi.

    Tetapkan aturan komunikasi dalam meeting untuk memastikan inklusivitas dan keterlibatan.

    7. Minimalkan kesalahpahaman berbahasa

    Bahasa kita sehari-hari biasanya dibumbui oleh idiom-idiom (slang) tertentu yang mungkin membuat orang lain salah paham. Sebagai contoh:

    • Jika rekan kerja kamu di AS butuh proyek diselesaikan “from soup to nuts,” kamu mungkin berpikir mereka sedang merencanakan makan siang. Padahal, maksud mereka adalah agar proyek tersebut diselesaikan secara menyeluruh, dari awal hingga akhir.
    • Jika rekan kerja kamu ada di Inggris, ia mungkin curhat tentang pekerjaannya dengan berkata “I loved the first project we did together, but this one is a different kettle of fish”. Different kettle of fish adalah idiom yang mengacu pada alternatif atau hal yang berbeda sama sekali. Jadi yang ia maksud adalah dulu dia senang mengerjakan proyek bersama kamu tapi proyek barunya tidak, mungkin karena ada alasan tertentu.

    Nah, pemakaian idiom-idiom seperti ini sebaiknya dihindari di tempat kerja. Jika kamu ingin meminta sesuatu, katakanlah dengan bahasa yang jelas dan dimengerti semua orang. 

    Meski sepele, kesenjangan ini bisa saja menimbulkan miskomunikasi dan kesalahpahaman di dalam tim.

    8. Gunakan project managament tools

    Perbedaan zona waktu terkadang bisa membingungkan koordinasi pekerjaan antara kamu dan rekan di luar negeri.

    Akan lebih baik jika progres pekerjaan bisa dikoordinasikan dengan bantuan project management tools.

    Setiap anggota tim bisa berbagi akses sehingga menghindari kebingungan juga meningkatkan kerja sama.

    Penggunaan project management tools juga bisa meminimalisir kesalahan antar global team, deadline lebih terarah, sekaligus meningkatkan komunikasi.

    9. Koordinasikan workflow yang terstruktur

    Indeed mengatakan bahwa dalam lingkungan kerja global, kerja sama yang baik dan perencanaan yang komprehensif bergantung kepada struktur alur kerja atau workflow.

    Kamu bisa mulai dengan mengatur kebiasaan komunikasi untuk tetap update dengan rekan kerja dan anggota tim lainnya.

    Menyesuaikan workflow dengan rekan kerja di luar negeri adalah salah satu cara ampuh untuk tetap terhubung dan lebih produktif dalam pekerjaan.

    10. Ikuti kesempatan training bahasa

    Salah satu yang sering menjadi hambatan dari bekerja dengan rekan kerja di luar negeri adalah keterbatasan berbahasa.

    Maka, kamu bisa mengambil kesempatan untuk mempelajari bahasa yang rekan kerjamu gunakan.

    Walaupun biasanya tim global akan menggunakan bahasa Inggris, mempelajari bahasa asal rekan kerja juga bisa membangun hubungan yang baik.

    11. Bangun kepercayaan

    Workplace mengatakan bahwa salah satu hal yang sulit dilakukan dengan rekan kerja di luar negeri adalah membangun kepercayaan.

    Padahal hal ini adalah krusial dan dasar untuk pengambilan keputusan.

    Hal yang perlu diingat adalah rekan kerja di luar negeri juga memiliki posisi yang sama dengan kamu dan juga bagian dari tim.

    Berikan kesempatan yang sama bagi rekan kerja yang ada di luar negeri, mulai dari berpartisipasi dalam diskusi hingga kesempatan untuk memimpin.

    Baca Juga: 8 Tips Komunikasi Lintas Budaya di Perusahaan Multikultural

    Itulah tujuh tips ampuh agar komunikasi dengan rekan kerja di kantor luar negeri tetap berjalan lancar.

    Ketahui lebih jauh tentang tips komunikasi dan trik kerja produktif lain dari Glints. Kamu bisa mendapatkannya dengan bergabung pada newsletter Glints.

    Selain itu juga, kamu bisa belajar dari pakarnya di webinar Glints ExpertClass.

    Semuanya bisa kamu dapatkan dengan mendaftarkan akun profesionalmu di Glints. Klik di sini, sekarang!

    Seberapa bermanfaat artikel ini?

    Klik salah satu bintang untuk menilai.

    Nilai rata-rata 3 / 5. Jumlah vote: 1

    Belum ada penilaian, jadi yang pertama menilai artikel ini.

    We are sorry that this post was not useful for you!

    Let us improve this post!

    Tell us how we can improve this post?


    Comments are closed.

    Artikel Terkait