Surat Pengunduran Diri: Langkah Menulis dan Contohnya
Isi Artikel
Surat pengunduran diri merupakan hal penting yang harus kamu sertakana saat mengajukan resign.
Terlepas dari berbagai hal yang membuatmu tidak nyaman dan ingin resign, surat ini adalah satu bentuk etika dalam mengundurkan diri.
Tentunya, hal ini pun perlu kamu patuhi agar tidak meninggalkan kesan buruk di mata atasan dan rekan kerja.
Yuk, ketahui serba-serbi surat pengunduran diri dengan rangkuman Glints berikut!
Jenis-Jenis Surat Pengunduran Diri
1. One month notice
Sesuai namanya, one month notice berarti adanya surat pemberitahuan satu bulan sebelum kamu resmi resign dari perusahaan.
Memberitahukan satu bulan sebelumnya berarti kamu memberikan atasan waktu untuk mencari pengganti posisimu.
Kalau perusahaan mendapatkan pengganti kurang dari satu bulan, kamu bisa ikut berpartisipasi dalam membantunya mengerti tugas dan tanggung jawab yang akan diembannya nanti.
Karena itu, one month notice merupakan pengunduran diri yang menjadi standar di perusahaan.
2. Two-weeks notice
Di samping one month notice, ada pula two-weeks’ notice, yaitu pemberitahuan pengunduran diri dua minggu sebelumnya.
Dibandingkan dengan one month notice, surat pemberitahuan ini lebih mendadak dan resign-mu bisa ditolak oleh perusahaan.
Kecuali, alasanmu benar-benar mendesak dan cukup logis bagi pihak perusahaan.
Misalnya saja karena penyakit, urusan keluarga, tempat kerja barumu membutuhkan kamu secepatnya, dan lain sebagainya.
Kalau alasan tidak dicantumkan dalam surat pengunduran diri, kamu harus menjelaskannya ketika menyerahkannya, atau jika ditanyakan oleh atasanmu.
Dengan begitu, sebisa mungkin kamu meninggalkan tempat kerjamu dengan hubungan baik yang masih terjaga.
Hal-Hal yang Harus Dipersiapkan dan Diperhatikan
1. Diskusikan dengan atasanmu
© Pexels.com
Menurut The Balance Careers, berdiskusilah dengan atasan sebelum memutuskan untuk menulis surat pengunduran diri.
Karena atasanmu adalah yang selama ini bekerja bersamamu, dia akan lebih mengerti bagaimana situasi dan performa kerjamu selama ini.
Kamu bisa memulai percakapan informal dengannya, mengemukakan alasan mengapa kamu ingin mengundurkan diri.
Kalau alasanmu terkait budaya atau lingkungan kerja, mungkin saja atasanmu bisa memberikan solusi.
Yang pasti, biarkan atasan mengetahui keinginanmu tersebut, jadi ia pun bisa mempersiapkan diri untuk apa yang akan terjadi.
2. Perjelas alasan dan tujuanmu
Sebelum menulis surat pengunduran diri, perjelas apa sebenarnya alasan dan tujuanmu mengundurkan diri.
Apa pun alasan dan tujuannya, pastikan bahwa kamu sudah yakin.
3. Cek kontrak
© Pexels.com
Sebelum mengundurkan diri, cek kontrak yang sudah kamu tanda tangani dan setujui di awal masa kerja.
Apakah ada jangka waktu tertentu sebelum kamu boleh mengundurkan diri dari perusahaan tersebut?
Jika ada, coba cek ketentuannya, apa konsekuensi kalau kamu melanggar perjanjian tersebut.
Biasanya, konsekuensi tersebut berupa pengganti gaji dalam periode tertentu atau senilai gaji di sisa masa kontrak.
Jadi, perhatikan baik-baik bagaimana ketentuan kontrak dan jangka waktu yang kamu miliki di perusahaan tersebut.
4. Patuhi waktu pengunduran diri
Kebijakan setiap perusahaan terkait pengunduran diri tentunya berbeda-beda, termasuk juga terkait waktu pengunduran diri.
Seperti yang Glints jelaskan sebelumnya, istilah yang umum digunakan ada one month notice, juga two weeks’ notice.
Pastikan kamu tahu kebijakan waktu mana yang perusahaan gunakan, ya.
Sebisa mungkin berikan informasi jauh hari sebelum kamu resmi keluar.
Hal tersebut terkait dengan penggantimu, dan kepada siapa tugas-tugasmu dipindah tangankan nantinya.
5. Tulis surat
© Pexels.com
Perusahaan yang memiliki struktur dan sistem kerja baik tentunya memiliki prosedur untuk segala sesuatunya. Termasuk juga untuk pengunduran diri.
Kamu tentu tidak bisa sekadar mengirim pesan singkat atau berbicara secara lisan, dan kemudian meninggalkan tempat kerjamu.
Pada umumnya, harus ada surat pengunduran diri yang kamu buat dan serahkan. Bisa itu kepada atasan atau pihak HRD, tergantung kebijakan dari perusahaan.
6. Bersiap mendapatkan penawaran ulang
Ketika kamu menyampaikan keinginan pengunduran diri, bisa jadi reaksi yang diberikan atasan adalah menanyakan alasannya sekaligus menahanmu.
Bersiaplah untuk mendapatkan penawaran ulang dari perusahaan tempatmu bekerja itu. Mereka bisa jadi menawarkan kenaikan gaji, bonus, pemberian fasilitas, atau bahkan kenaikan pangkat.
Karena itu, kamu harus mempertimbangkan baik-baik sebelum mengambil keputusan.
Kalau ternyata hati dan pikiranmu sudah tidak ada di perusahaan, mengundurkan diri bisa jadi pilihan terbaik. Berapa pun yang ditawarkan padamu.
7. Kembalikan aset
© Pexels.com
Selama bekerja, aset atau fasilitas apa saja yang kamu terima dari perusahaan?
Apa pun itu, coba ingat-ingat semuanya dan kembalikan kepada atasan atau bagian tertentu yang mengurus pengadaan barang di kantor.
Karena tidak lagi bekerja di sana, barang-barang itu pun otomatis sudah bukan hakmu lagi.
8. Delegasikan pekerjaan
Karena posisi yang kamu tinggalkan akan diisi oleh orang lain, penting bagimu untuk mendelegasikan pekerjaan, tugas dan tanggung jawab yang dimiliki selama ini.
Jabarkan semua pekerjaanmu, dan lihat kepada siapa itu bisa didelegasikan.
Apakah sementara kepada divisi-divisi atau orang-orang tertentu, atau sudah ada orang yang akan menggantikan posisimu?
Kalau sudah ada, kamu bisa membantunya mengenali posisi tersebut, sekaligus beradaptasi dengan budaya kerja di tempatmu.
9. Mintalah referensi
© Pexels.com
Jika pengajuan pengunduran diri sudah disetujui, kamu bisa menanyakan apakah atasan bersedia memberikan referensi.
Tujuannya, agar calon perusahaan baru bisa menerima informasi dan rekomendasi dari atasanmu.
Jika atasan atau rekan kerja bersedia, kamu bisa mencantumkan nama dan kontak mereka pada wadah-wadah untuk mencari kerja.
Misalnya di Glints ini, atau jika diminta oleh HRD perusahaan barumu.
10. Dana tabungan
Yang perlu kamu ingat, ketika kamu berhenti dari perusahaan, otomatis pemasukanmu akan berhenti.
Sekalipun kamu langsung mendapatkan pekerjaan di tempat baru, berarti akan ada rentang waktu satu bulan sampai kamu menerima gaji di perusahaan baru tersebut.
Jadi, pastikan kamu mengelola keuanganmu baik-baik sampai gajian.
Terlebih, kalau kamu belum mendapatkan pekerjaan setelah mengundurkan diri, berarti dana tabungan harus cukup untuk kebutuhan sehari-hari.
Atau, kalau ingin membuka bisnis, pastikan selama bekerja kamu sudah menabung yang cukup, sampai bisa menjadi uang modal usaha.
11. Update CV dan LinkedIn
© Pexels.com
Mencari pekerjaan baru berarti kamu harus membenahi CV dan resume.
Memperbaharui data, posisi terakhir, atau mengubah desain dan warna CV bisa jadi langkah awal dalam mencari pekerjaan baru.
Jangan lupa update profilmu di media sosial pencari kerja seperti di LinkedIn atau Glints.
Aktifkan juga notifikasi bahwa kamu sedang terbuka pada penawaran pekerjaan. Jadi orang lain bisa tahu kalau mereka dapat memberikanmu kesempatan pekerjaan.
Kalau sudah, kamu bisa mulai mencari dan melamar berbagai lowongan pekerjaan yang sesuai denganmu.
Menulis Surat Pengunduran Diri
© Pexels.com
Saat resign secara resmi, tuangkanlah melalui sebuah surat pengunduran diri.
Jangan tiba-tiba pergi tanpa “berpamitan” terlebih dahulu dengan atasan tempatmu bekerja.
Sesuai dengan jangka waktu yang ditentukan perusahaan pada saat akan mengundurkan diri, saat itulah kamu bisa mengajukan surat pengunduran diri.
Fungsi lainnya juga untuk menjaga hubungan baikmu dengan atasan dan rekan kerja di perusahaan yang akan kamu tinggalkan.
Panduan Surat Pengunduran Diri
Surat pengunduran diri bukanlah dokumen yang dibuat tanpa ketentuan. Sebisa mungkin, jangan terlalu panjang atau rumit.
Menurut The Muse, buatlah surat resign secara singkat dan sederhana, tapi mengungkapkan keinginan untuk mengundurkan diri dari posisi saat ini.
Surat tersebut baiknya ditulis dengan positif, jangan cantumkan atau menyinggung hal-hal yang tidak mengenakkan untukmu.
Surat resign juga harus berisi informasi kapan kamu akan meninggalkan perusahaan tersebut. Hal ini agar perusahaan bisa mempersiapkan apa yang dibutuhkan dengan baik.
Kamu juga bisa menambahkan keterangan bahwa kamu senang bekerja di perusahaan tersebut, dan juga berterima kasih karena telah mendapatkan pengalaman luar biasa dari sana.
Struktur Surat Pengunduran Diri
1. Header
Mulailah dengan informasi kontakmu dan atasan siapa pun yang kamu tuju, disertai tanggal pembuatan surat tersebut.
2. Salam
Tulis kepada siapa tujuan surat tersebut (Yth. Bapak X/ Ibu Y)
3. Paragraf
Sampaikan pernyataan dan tanggal pengunduran dirimu. Jika memungkinkan, beritahu alasan meninggalkan pekerjaan tersebut.
Selain itu, informasikan bahwa kamu bersedia membantu peralihan tugas, kecuali jika memang tidak memungkinkan.
Jangan lupa juga untuk mengucapkan terima kasih dan hal-hal baik ke perusahaan. Jika kamu membutuhkan referensi pun, kamu bisa melakukannya.
Tak lupa untuk mengucapkan penutup dan membubuhkan tanda tangan.
4. Hindari hal-hal berikut
- Mengajukan surat resign ketika belum yakin.
- Menjelek-jelekkan siapa pun dalam surat pengunduran diri.
- Tidak mengungkapkan rasa terima kasih.
- Menyombongkan pekerjaan di tempat barumu.
- Tidak mengecek dan baca ulang surat resign yang dibuat.
Contoh Penulisan Surat Pengunduran Diri
Berikut adalah contoh surat pengunduran diri.
1. Surat pengunduran diri bahasa Indonesia
© Glints
2. Surat pengunduran diri bahasa Inggris
© Glints
Sesuai struktur yang ada pada poin sebelumnya, surat ini pun dibuat berdasarkan itu.
Yang pasti ada informasi kontak, keterangan kapan waktu mengundurkan diri, ucapan terima kasih, serta kalimat penutup.
Pastikan semuanya memiliki ejaan yang baik dan benar, serta bisa menyampaikan maksud dan tujuanmu membuat surat tersebut.
Dengan begitu, kamu pun bisa mengundurkan diri dengan baik dan tetap menjaga hubungan dengan atasan, rekan kerja, maupun perusahaan.
Itu dia langkah-langkah penting yang bisa kamu ambil untuk membuat surat pengunduran diri.
Ingin tahu lebih banyak seputar persiapan resign yang profesional? Baca dulu Panduan Lengkap Resign Kerja: Cara, Alasan Tepat, dan Template Surat dari Glints.
Tak hanya menjelaskan soal tata cara resign yang baik, kamu juga akan mendapatkan:
- insight mengenai cara menjaga hubungan baik dengan eks atasan
- template surat resign gratis yang bisa kamu download dan edit berdasarkan kebutuhan
Tak perlu berlama-lama, segera klik tombol di bawah ini untuk baca informasi selengkapnya, ya!
