Google Docs: Apa Itu, Cara Menggunakan, dan Keunggulannya
Isi Artikel
Google Docs adalah aplikasi yang bisa kamu gunakan untuk menulis apapun, di manapun, dan membagikannya dengan siapapun yang kamu inginkan.
Ingin tahu lebih lanjut mengenai apa itu Google Docs, cara menggunakannya, dan serangkaian fitur atau kelebihannya?
Glints sudah menyiapkan penjelasan yang mendetail untukmu di bawah ini.
Yuk, simak lebih lanjut!
Apa Itu Google Docs?
© Freepik.com
Dilansir dari Hubspot, Google Docs adalah layanan pengolah kata yang diberikan kepada pengguna Google secara gratis.
Singkatnya, jika kamu sudah familiar dengan Microsoft Word, maka Google Docs adalah versi lain yang memungkinkan kamu untuk membuat, mengedit, dan membagikan dokumen tertulis secara online.
Google Docs dapat digunakan untuk membuat berbagai macam dokumen penting. Mulai dari catatan meeting, cover letter, proposal, dan masih banyak lagi.
Kamu bisa menggunakan Google Docs di laptop dengan membuka website resmi dan login dengan menggunakan akun Gmail.
Untuk penggunaan Google Docs dari gadget selain laptop, kamu bisa men-download aplikasinya dari Google Play Store dan juga App Store.
Seperti mengutip dari Make Use Of, pengolah kata yang disediakan oleh Google ini memungkinkanmu untuk mengedit dokumen di manapun dan menyimpan datanya secara otomatis.
Dengan begitu, kamu tidak perlu lagi repot melakukan penyimpanan berulang kali.
Cara Menggunakan Google Docs
© Freepik.com
Setelah mengetahui apa itu Google Docs, pasti kamu penasaran dengan cara membuat dokumen di dalamnya, kan?
Untuk menggunakan Google Docs secara optimal, kamu perlu mengetahui fitur-fitur yang ada di dalamnya.
Berikut ini adalah beberapa fitur beserta kegunaannya di dalam Google Docs.
Fitur download
Ketika ingin membuat dokumen di Google Docs, mungkin kamu bingung jika harus mengirimkan dokumen tersebut ke orang lain.
Untungnya, terdapat fitur di Google Docs yang memungkinkan kamu untuk men-download dokumen yang sedang dikerjakan.
Dokumen dapat di-download dalam format berikut ini:
- Microsoft Word (.docx)
- OpenDocument Format (.odt)
- Rich Text Format (.rtf)
- PDF Document (.pdf)
- Plain Text (.txt)
- Web Page (.html, zipper)
- EPUB Publication (.epub)
Fitur share
Salah satu keunggulan dari Google Docs adalah fitur share yang memungkinkan kamu untuk membagikan dokumen dengan siapa pun itu.
Fitur ini bisa digunakan dengan cara memasukkan email pengguna lain dan mengirimkan undangan untuk membuka sebuah dokumen, atau bisa juga dengan membagikan link dari dokumen tersebut.
Kamu bisa memilih siapa saja yang hanya bisa melihat, memberikan catatan, atau menulis dan mengedit dokumen secara bebas.
Satu dokumen Google Docs (termasuk Google Sheets dan Google Slide) dapat dilihat oleh 200 orang secara bersamaan.
Batas maksimal untuk mengedit secara bersamaan adalah 50 orang.
Fitur offline
Meskipun berbasis online, ternyata Google Docs juga dapat digunakan secara offline, lho.
Cara menggunakan Google Docs secara offline adalah dengan mengklik menu File, lalu klik pilihan “Make available offline”.
Jika sudah menyalakan fitur ini, maka kamu dapat mengedit dokumen kapanpun kamu mau, meskipun tidak menggunakan paket data internet ataupun ketika sinyal sedang lemah.
Ketika gadget kamu sudah mendapatkan sinyal, maka dokumen di Google Docs dapat kembali dilihat dan edit seperti biasa dengan pengguna lainnya.
Fitur offline ini akan menjadi sangat berguna, terutama jika kamu sedang bepergian ke tempat yang tidak terjangkau sinyal namun harus tetap menyelesaikan pekerjaan.
Keunggulan Google Docs
© Freepik.com
Mengedit secara bersamaan
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, Google Docs memungkinkan kamu untuk mengedit sebuah dokumen secara bersamaan.
Nah, fitur ini dapat sangat berguna ketika kamu dan tim sedang mengerjakan sebuah proyek bersama.
Jika diberi akses penuh oleh pemilik dokumen, kamu bisa mengganti detail di dalam dokumen, lalu perubahan tersebut akan tercatat di history.
Jadi, jika ingin melihat perubahan apa saja yang ada dan siapa yang mengubahnya, kamu hanya perlu mengklik link “See new changes” atau “Last edit was by …” yang terletak di samping menu Help.
Kamu juga bisa melihat dengan mengklik menu File, lalu “Version history”.
Berdiskusi langsung di dokumen
Keunggulan lain dari Google Docs adalah terdapat fitur chat & comment.
Kamu bisa menggunakan fitur chat dan mendiskusikan isi dokumen, jika terdapat orang lain yang juga memiliki akses dan sedang membuka dokumen tersebut.
Hanya perlu mengklik ikon di atas kanan, kamu bisa langsung berbincang dengan pengguna lain yang sedang membuka dokumen.
Untuk fitur comment, kamu bisa menggunakannya dengan cara mengklik ikon di samping ikon Share.
Cara lainnya adalah dengan memilih kalimat atau paragraf yang ingin dikomentari, lalu arahkan kursor ke bagian ujung kanan dokumen.
Kamu akan melihat sebuah ikon bulat dengan lambang kotak dialog dan tanda +.
Langsung mengirimkan dokumen
Dikarenakan Google Docs langsung terhubung ke akun Gmail, maka kamu dapat langsung mengirimkan email ke alamat yang diinginkan.
Hanya perlu mengklik menu File lalu pilih “Email as attachment”, kamu bisa langsung mengirimkan dokumen tersebut sebagai attachment di dalam email.
Kamu dapat mengirim dokumen Google Docs melalui email dalam format yang tersedia di dalam fitur download. Bahkan, kamu bisa langsung menuliskan subject dan juga body email dari Google Docs.
Sangat memudahkan pekerjaanmu, kan?
Itu dia penjelasan mengenai apa itu Google Docs dan berbagai macam keuntungannya.
Setelah mengetahui bahwa Google Docs adalah layanan yang memiliki banyak keuntungan, apakah kamu tertarik untuk menggunakannya?
Jika kamu ingin tahu lebih banyak soal beragam tools yang bisa membantumu ketika bekerja, kunjungi laman Work Tools di Glints Blog, yuk!
Tidak hanya seputar work tools saja, kamu pun bisa memperluas wawasanmu dalam bidang lain yang berkaitan dengan dunia kerja, lho.
Tunggu apa lagi? Yuk, tambah pengetahuanmu di Glints Blog dengan klik di sini!
