6 Etika Pakai Data Internal Perusahaan untuk Kebutuhan Eksternal
Isi Artikel
Mau membuat konten personal branding atau keperluan presentasi untuk jadi pembicara dalam workshop? Wajib, lho memperhatikan etika pakai data internal perusahaan.
Tak bisa sembarangan disebar atau dibuka ke publik atau pihak eksternal.
Jika terjadi kesalahan atau kebocoran data, kamu sendiri juga yang akan menerima risikonya.
Makanya, simak paparannya di artikel Glints berikut ini, yuk!
Etika Pakai Data Internal Perusahaan
1. Ketahui dulu data mana yang tergolong sensitif
Mengutip IT Business Edge, sebelum membagikan data internal perusahaan, salah satu etika pentingnya adalah mengetahui data mana saja yang tergolong sensitif dan tidak boleh disebarkan secara sembarangan.
Beberapa data internal perusahaan yang tergolong sensitif di antaranya seperti;
- rahasia bisnis perusahaan
- kekayaan intelektual
- data keuangan
- data konsumen
- spesifikasi produk
- ketentuan dalam kontrak
Selain itu, sebelum membagikan data, kamu juga perlu mempertimbangkan hukum dan peraturan perusahaan yang berlaku.
Penting juga bagimu untuk mempertimbangkan dampak pembagian informasi tersebut pada tujuan dan strategi bisnis perusahaan.
Dengan mengidentifikasi mana data sensitif, kamu akan terbantu dalam memprioritaskan apa saja yang bisa dibagikan tanpa ada masalah nantinya.
2. Hanya bagikan data yang dibutuhkan vendor saja
Kata BitSight, etika selanjutnya yang perlu diperhatikan saat mau pakai data internal perusahaan adalah membagikan data yang dibutuhkan vendor atau pihak yang bekerja sama denganmu saja.
Sebagai contoh, pihak yang bekerja sama denganmu hanya membutuhkan data pengiriman barang dari transaksi yang dilakukan.
Nah, kamu cukup memberi mereka data pengiriman barang yang diminta oleh pihak tersebut.
Intinya, batasi data perusahaan yang bisa dilihat oleh pihak lain supaya rahasia perusahaan tetap aman dan tidak jatuh ke tangan yang salah.
3. Gunakan media atau alat komunikasi yang aman saat membagikan data
Etika lain yang perlu diperhatikan saat pakai data internal perusahaan adalah menggunakan media atau alat komunikasi yang aman saat membagikannya.
Hal ini untuk memastikan data yang disebarkan tidak rentan di-hack, hilang, atau dicuri.
Kamu bisa mencoba menggunakan platform yang menggunakan enkripsi, layanan cloud, atau software komunikasi.
Selain aman, platform tersebut memungkinkanmu untuk mengontrol akses, memantau aktivitas, dan mencabut izin pada siapa saja yang dapat melihat data.
Penting juga bagimu untuk menggunakan password atau metode enkripsi dan autentikasi yang kuat supaya data perusahaan yang dipakai tetap terlindungi dari akses yang tidak diizinkan.
4. Tentukan batasan dan ekspektasi yang jelas
Hal lain yang perlu diperhatikan saat memakai data internal perusahaan adalah menentukan batasan dan ekspektasi yang jelas dalam penggunaan informasinya.
Misalkan saat membagikan data internal ke vendor, pastikan untuk memberi tahu tujuan, lingkup informasi yang disampaikan, dan durasi pembagian informasi ke mereka.
Kamu juga perlu memberi tahu apa saja peran dan tanggung jawab yang harus dipenuhi dari setiap pihak yang telah mendapatkan informasi tersebut.
Menentukan batasan dan ekspektasi yang jelas dalam dan setelah pemberian informasi data internal perusahaan memastikanmu terhindar dari potensi kesalahpahaman serta konflik.
5. Buat sebuah NDA
Etika lain yang perlu diperhatikan saat kamu pakai data internal perusahaan adalah membuat sebuah NDA (non-disclosure agreement) dengan pihak yang akan mendapatkan informasi tersebut.
Membuat dan menandatangani NDA memastikan adanya kontrak hukum yang harus dipenuhi kedua belah pihak di mana mereka tidak boleh menyebarkan informasi yang dibagikan.
NDA memastikan informasi yang disebar digunakan sesuai tujuan yang telah disepakati dan akan dikembalikan atau dihapus ketika kerja sama telah selesai.
Tak hanya itu, adanya NDA juga membuatmu bisa menentukan apa saja konsekuensi yang bisa diterima pihak yang melanggarnya.
Dengan begitu, kamu bisa melindungi data internal perusahaan secara hukum.
6. Lakukan review dan update secara berkala
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah melakukan review dan update pada praktik pembagian informasi secara berkala.
Melakukan hal ini memastikan praktik pembagian data dan informasi tetap efektif dan relevan dengan kebutuhan perusahaan dan vendormu.
Sehingga, praktik pembagian data internal dapat menjadi lebih optimal dan menguntungkan bagi kedua belah pihak.
Itu adalah beberapa etika ketika kamu akan pakai data internal perusahaan yang perlu diperhatikan.
Intinya, mengikuti etika ini sangat penting agar data sensitif perusahaan tidak jatuh ke tangan yang salah.
Hal ini dapat menjamin kariermu tetap aman karena menjaga rahasia perusahaan.
Selain paparan di atas, kamu juga harus memahami etika-etika lain di tempat kerja.
Mulai dari ketika bertemu klien hingga etika dengan rekan kerja juga atasan di kantor sehari-hari.
Tertarik? Yuk, temukan ragam informasinya dengan klik di sini!
