Assistant Là Gì? Yêu Cầu Cần Có Của Các Vị Trí Trợ Lý Phổ Biến

Ngày đăng: 26/05/2023 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 29/05/2023

Chắc hẳn, trong quá trình tìm việc bạn đã thấy các công việc như assistant manager, assistant store, assistant personal, v.v. Vậy có khi nào bạn thắc mắc vị trí assistant là gì chưa? Trong bài viết này Glints sẽ chia sẻ đến bạn tất tần tật về chủ đề thú vị này, cũng như mách bạn top các vị trí trợ lý phổ biến hiện nay.

Assistant là gì?

Vị trí assistant hay trợ lý là người hỗ trợ trực tiếp cho nhà quản lý. Để ứng tuyển vào các vị trí này, đòi hỏi bạn phải có kinh nghiệm làm việc dày dặn, chuyên môn vững vàng. Trợ lý là người sẽ tạm thời đảm nhận các nhiệm vụ và trách nhiệm quản lý khi sếp vắng nhà. Họ cũng là người sắp xếp các buổi họp, cuộc hẹn, quản lý thư từ hoặc sắp xếp, bố trí chỗ ăn ở cho nhà quản lý khi đi công tác, v.v.

Các vị trí trợ lý tương đối phổ biến hiện nay có thể kể đến như: trợ lý giám đốc, trợ lý brand manager, trợ lý cá nhân, v.v.

Đọc thêm: Virtual Assistant Là Gì? Thú Vị Câu Chuyện Người “Thật” Làm Trợ Lý “Ảo”

Sự khác nhau giữa hai vị trí Associate và Assistant là gì?

	Associate	Assistant
Trình độ học vấn	Một số vị trí associate không yêu cầu bằng cấp cho entry-level.	Yêu cầu bằng cửa nhân trở lên của các chuyên ngành liên quan.
Kinh nghiệm làm việc	– Một số vị trí associate không yêu cầu quá nhiều kinh nghiệm cho một vị trí, hoặc người sử dụng lao động có thể training họ trong quá trình làm việc. – Làm việc như một associate là một cách để tích lũy kinh nghiệm để tiến lên vị trí assistant.	– Các vị trí assistant thường yêu cầu nhiều kinh nghiệm làm việc bởi do nhiệm vụ của họ là giúp nhà quản lý hoàn thành các công việc tốt hơn. – Thông thường, assistant đưa ra các quyết định độc lập và dựa vào những kinh nghiệm trước đó để tối ưu các nhiệm vụ và quản lý nhóm.

Các vị trí assistant phổ biến và yêu cầu cụ thể

Assistant manager

Assistant Manager là một vai trò quan trọng trong một tổ chức/doanh nghiệp. Nhiệm vụ của Assistant Manager bao gồm:

• Hỗ trợ quản lý: Assistant Manager hỗ trợ quản lý các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Họ có thể giúp quản lý lập kế hoạch, tổ chức và giám sát các dự án, sự kiện và hoạt động cho công ty.
• Quản lý nhân sự: Assistant Manager có thể tham gia hoạt động quản trị nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên. Bên cạnh đó, họ cũng có thể giúp nhà quản lý trong việc đánh giá hiệu suất và xây dựng chính sách, quy trình liên quan đến nhân sự.
• Quản lý dự án: Trợ lý quản lý có thể được giao trách nhiệm quản lý dự án nhỏ hoặc phụ trách một phần của dự án lớn hơn. Họ có nhiệm vụ theo dõi tiến độ, phân công công việc và đảm bảo rằng dự án hoàn thành theo đúng tiến độ.
• Tương tác với khách hàng: Assistant Manager có thể tham gia trong việc tương tác với khách hàng. Họ có thể hỗ trợ trong việc giải quyết thắc mắc, cung cấp hỗ trợ khách hàng và xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng.
• Phân tích và báo cáo: Thực hiện các tác vụ phân tích dữ liệu và chuẩn bị báo cáo. Họ có thể thu thập thông tin, phân tích dữ liệu, và tổ chức thông tin thành báo cáo để cung cấp thông tin cho nhà quản lý và đưa ra quyết định chiến lược.
• Giám sát và tuân thủ quy trình: Đảm bảo rằng các quy trình hoạt động hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu pháp lý và chuẩn mực.
• Đóng góp vào chiến lược phát triển:Tham gia vào việc phát triển và thực hiện chiến lược tổ chức như đề xuất ý tưởng mới, đánh giá các cơ hội và rủi ro, v.v.

Để trở thành một assistant manager bạn cần có kỹ năng mềm xuất sắc, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng giao việc, v.v. Bởi bạn hoạt động giống như một cây cầu giữa nhân viên và quản lý, hỗ trợ các hoạt động của tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.

Assistant marketing

Vị trí Assistant Marketing là một vị trí có vai trò hỗ trợ bộ phận Marketing của một tổ chức hoặc công ty. Nhiệm vụ của một trợ lý marketing có thể kể đến như:

• Nghiên cứu và phân tích thị trường
• Tham gia vào quá trình xây dựng chiến lược marketing
• Sáng tạo và quản lý nội dung trên các kênh truyền thông
• Quản trị các mối quan hệ khách hàng
• Theo dõi và thực hiện báo cáo về hiệu quả của hoạt động marketing

Một assistant marketing đòi hỏi cần có kỹ năng nghiên cứu và phân tích thị trường tốt, khả năng sáng tạo, critical thinking, giao tiếp thành thạo, quản lý thời gian, tư duy giải quyết vấn đề, v.v.

Assistant store

Vị trí Assistant Store đóng vai trò hết sức quan trọng trong ngành bán lẻ. Họ là người hỗ trợ quản lý cửa hàng, điều phối hoạt động hàng ngày của cửa hàng. Mô tả công việc của trợ lý cửa hàng cơ bản bao gồm các đầu công việc sau:

• Hỗ trợ quản lý cửa hàng
• Hỗ trợ khách hàng tìm kiếm sản phẩm phù hợp với nhu cầu
• Quản lý và kiểm soát hàng hóa trong kho của cửa hàng (số lượng hàng mới, số lượng hàng tồn kho, chất lượng hàng tồn, v.v.)
• Đào tạo và hướng dẫn nhân viên bán hàng mới
• Quản lý hệ thống thanh toán điện tử POS tại cửa hàng
• Theo dõi và báo cáo kết quả bán hàng theo định kỳ (yêu cầu cụ thể của từng cửa hàng)

Một trợ lý cửa hàng xuất sắc cần có những kỹ năng cơ bản như sau: khả năng lãnh đạo, kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc hợp lý, quản trị mối quan hệ khách hàng, giao tiếp tốt, ngoại ngữ tốt, kỹ năng đàm phán và thuyết trình tốt.

Trợ lý quản lý nhà hàng

Trong ngành dịch vụ nhà hàng vị trí trợ lý quản lý nhà hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhà quản lý các hoạt động thường ngày của nhà hàng.

Mô tả nhiệm vụ của trợ lý quản lý nhà hàng bao gồm:

• Đảm bảo nhà hàng hoạt động một cách suôn sẻ mỗi ngày (giám sát quy trình phục vụ, quản lý nhân viên, hàng tồn kho, v.v)
• Đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới tuân thủ theo quy trình và quy định của nhà hàng.
• Quản lý chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
• Đảm nhận việc đặt hàng và quản lý hàng tồn kho.
• Phối hợp thực hiện các hoạt động marketing nhà hàng với các phòng ban liên quan.
• Quản lý doanh thu, thực hiện báo cáo định kỳ và đề xuất phương án cải thiện (nếu có)

Vai trò của một trợ lý quản lý nhà hàng đòi hỏi cần có kỹ năng quản lý, giao tiếp, tổ chức và giải quyết vấn đề. Bởi họ có nhiệm vụ đảm bảo các hoạt động của nhà hàng diễn ra suôn sẻ.

Trợ lý cá nhân

Trợ lý cá nhân hay personal assistant là một người được thuê để hỗ trợ công việc cho một cá nhân. Công việc của một trợ lý cá nhân bao gồm các nhiệm vụ cơ bản như:

• Quản lý lịch trình của người quản lý.
• Quản lý các thông tin liên quan đến người quản lý.
• Tham gia điều phối các công việc của người quản lý.
• Quản lý các hoạt động di chuyển, ăn ở.
• …

Để trở thành một trợ lý cá nhân giỏi bạn cần có kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng quản lý thời gian vượt trội, thích ứng linh hoạt trong công việc, khả năng sử dụng các phần mềm tin học văn phòng, trung thực và đạo đức tốt, v.v.

Trợ lý HR

Trợ lý HR là người đảm nhận vai trò hỗ trợ các hoạt động liên quan đến việc quản lý nguồn nhân lực và chính sách nhân sự. Mô tả công việc của trợ lý HR bao gồm:

• Hỗ trợ quản lý quy trình và hoạt động quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
• Tham gia vào quá trình tuyển dụng nhân viên mới.
• Đào tạo và phát triển nhân viên mới thông qua việc tổ chức các khóa đào tạo, theo dõi sự tiến bộ của nhân viên thường xuyên, v.v.
• Tham gia vào quá trình quản lý lương và phúc lợi cho nhân sự.
• Lưu trữ và báo cáo các công việc liên quan của bộ phận HR.

Một trợ lý HR cần có kỹ năng giao tiếp và lắng nghe tốt, khả năng tổ chức, kỹ năng làm việc nhóm và làm việc độc lập, tư duy giải quyết vấn đề, critical thinking, v.v.

Đọc thêm: Project Assistant Là Gì? Công Việc Của Một Trợ Lý Dự Án Là Gì?

Tạm kết

Trên đây là những chia sẻ về chủ đề “Vị trí Assistant là gì?” mà Glints muốn gửi đến bạn. Hy vọng rằng, qua bài viết trên bạn đã có thêm nhiều thông tin thú vị về vị trí này. Nếu bạn yêu thích công việc trợ lý thì đừng ngần ngại mà theo đuổi nó nhé.

Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận để Glints giúp bạn trả lời nhé.