×

Nghề Trợ Lý Giám Đốc Là Gì? Mô Tả Công Việc Trợ Lý Giám Đốc Chi Tiết

24/06/2022 | Không có phản hồi

trợ lý giám đốc là gì

Trợ lý giám đốc là chức danh không còn xa lạ gì. Đây là vị trí “dưới một người trên vạn người” – thân tín của các bá đạo tổng tài trong truyện ngôn tình. 

Đã nghe nhiều là vậy nhưng liệu bạn đã biết trợ lý giám đốc là gìmô tả công việc trợ lý giám đốc như thế nào chưa? Liệu có lấp lánh ánh hào quang như trong phim chăng?

Hãy cùng Glints Việt Nam mổ xẻ trên góc nhìn nghề nghiệp thực tế qua bài viết dưới đây nhé!

Trợ lý giám đốc là gì?

Trợ lý giám đốc (Assistant Manager) là vị trí hay bị nhầm lẫn với thư ký giám đốc. Công việc của trợ lý giám đốc là lên lịch trình và đảm bảo công việc của giám đốc được sắp xếp một cách hợp lý và thuận lợi đem lại hiệu quả trong thời gian ngắn nhất.

Bên cạnh đó, họ còn phải thực hiện các công việc khác theo chỉ thị trực tiếp của giám đốc. Là một trợ lý giám đốc, bạn cần phải có kinh nghiệm, kiến thức kỹ năng về lĩnh vực của doanh nghiệp bạn ở một mức độ nhất định.

Ngoài việc hỗ trợ và tuân theo các chỉ thị của giám đốc, bạn còn phải có tính chủ động trong công việc. Đôi khi, bạn sẽ cần thay mặt giám đốc trong trường hợp cần thiết.

trợ lý giám đốc là gì
Trợ lý là cánh tay đắc lực hỗ trợ cho giám đốc

Trợ lý giám đốc làm những công việc gì bạn đã biết chưa? 

Công việc của trợ lý giám đốc có thể đi từ mức độ cơ bản đến rất rộng và chuyên sâu tùy thuộc vào quy mô của công ty và cấp bậc của cấp trên trực tiếp của bạn. Về cơ bản, nhiệm vụ của trợ lý giám đốc gồm:

  • Hỗ trợ giám đốc trong việc lên lịch trình và tiến hành công việc theo lịch trình. Hỗ trợ các vấn đề đời sống phục vụ cho công việc của giám đốc như đặt vé máy bay, đặt phòng cho các chuyến công tác.
  • Là cầu nối giữa sếp và các phòng ban. Tiếp nhận, truyền đạt yêu cầu của sếp đến các phòng ban và nhân sự. Báo cáo kết quả công việc của các phòng ban và nhân sự lại cho sếp.
  • Theo dõi tiến độ triển khai công việc từ các phòng ban, kịp thời cập nhật lại cho sếp. Chuẩn bị các báo cáo theo tuần/tháng/quý/năm của công ty theo yêu cầu của sếp.
  • Hỗ trợ các công tác đối nội như: Nhân sự, tổ chức văn hóa công ty, các nguồn ngân sách, v.v.
  • Hỗ trợ các công việc đối ngoại như: Tiếp đón đối tác tại sân bay, đặt phòng khách sạn, đặt hoa, v.v.
  • Ngoài ra, trợ lý giám đốc còn có thể hỗ đóng góp ý kiến, tham mưu cho sếp trong việc lập kế hoạch, thay mặt sếp đưa ra các quyết định cấp bách khi sếp vắng mặt.
mô tả công việc trợ lý tổng giám đốc
Mô tả công việc của trợ lý giám đốc rất đa dạng

Yêu cầu và kỹ năng khi làm trợ lý giám đốc là gì? 

Theo bạn, với mô tả công việc như vậy thì nhà tuyển dụng sẽ có những yêu cầu cho vị trí trợ lý giám đốc là gì?

Ngoại hình là một lợi thế

Là một trợ lý, bạn nhất định sẽ phải giao tiếp và làm việc với rất nhiều người, không chỉ là trong nội bộ công ty mà còn cùng hoặc thay mặt giám đốc tiếp đón đối tác bên ngoài. Thế nên, sở hữu một ngoại hình sáng là một lợi thế cho vị trí này.

Bạn không cần phải xinh đẹp lộng lẫy. Nhưng hãy chắc rằng mình chỉnh chu, gọn gàng, sạch sẽ, gương mặt ưa nhìn, thân hình cân đối và tác phong nhanh nhẹn.

Kỹ năng tổ chức và quản lý

Một trong những công việc hàng đầu của trợ lý đó là lên lịch trình công việc cho giám đốc. Vậy nên kỹ năng tổ chức và quản lý là tối cần thiết.

Hãy nhớ bạn không chỉ phải sắp xếp đống công việc như núi của sếp mà còn phải đảm bảo công việc của mình luôn hoàn thành và cả tiến độ triển khai công việc của các phòng ban nữa đấy.

Tinh tế và cẩn trọng

Giám đốc dù là sếp của bạn, nhưng cũng có ưu khuyết điểm và những cảm xúc cá nhân. 

Bạn cần tinh tế trong việc suy đoán nhu cầu, thói quen, sở thích và phong cách của sếp và cẩn trọng thực hiện nó. Điều này không chỉ giúp cho sếp của bạn có thể phát huy tốt nhất trong công việc mà còn giúp bạn thuận lợi hơn rất nhiều trong quá trình quản lý, sắp xếp.

Đọc thêm: Kỹ Năng Lập Kế Hoạch Là Gì? 3 Mẹo Nâng Tầm Khả Năng Tổ Chức Công Việc Bạn Cần

Khả năng thích nghi cao

Phạm vi công việc của trợ lý giám đốc rất lớn. Thế nên, những vấn đề mà bạn sẽ phải đối mặt cũng sẽ tăng lên theo cấp số nhân. 

Bạn gần như không có vùng an toàn, luôn phải tiếp xúc và giải quyết những vấn đề từ nhỏ như lục đục nội bộ giữa nhân viên đến lớn như các vấn đề của lãnh đạo.

Do vậy, bạn cần có khả năng thích nghi cao và tính linh hoạt trong xử lý để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

nghề trợ lý giám đốc
Bạn sẽ đối mặt với nhìn tình huống, hãy học cách linh hoạt trong giải quyết vấn đề

Kỹ năng ứng xử

Như đã đề cập ở trên, nghề trợ lý giám đốc yêu cầu bạn phải giao tiếp ở cường độ cao với nhiều cấp độ. Thế nên, chỉ khi sở hữu kỹ năng ứng xử khéo léo bạn mới có thể hoàn thành công việc mà không vướng vào những tranh cãi không đáng có.

Kỹ năng máy tính

Đối với nhân viên văn phòng ngày nay, kỹ năng vi tính là một thứ gần như bắt buộc.

Vậy nên, càng là công việc trợ lý giám đốc – vị trí đòi hỏi phải làm các loại báo cáo, lịch trình, kế hoạch, v.v., việc thành thạo các phần mềm văn phòng lại càng là tiêu chuẩn không thể bỏ qua.

Khả năng làm việc độc lập

Không một vị giám đốc nào mong muốn trợ lý của mình chỉ biết “chỉ đâu đánh đó”. Trái lại, trợ lý giám đốc phải là một người có chuyên môn cao, có thể tham mưu cho giám đốc, quản lý và giám sát các bộ phận phòng ban, đôi khi cần thay mặt cho giám đốc ra quyết định.

Do vậy, mỗi trợ lý cần phải rèn luyện cho mình khả năng làm việc độc lập.

Khả năng làm việc theo nhóm

Tuy đề cao khả năng làm việc độc lập, nhưng điều đó không có nghĩa trợ lý sẽ không cần làm việc theo nhóm.

Ngược lại, số lượng nhân viên, nhóm, phòng ban mà một trợ lý phải làm việc cùng là nhiều hơn cả. Thế nên, biết cách làm việc theo nhóm, đặc biệt là thêm chút khả năng lãnh đạo, sẽ xúc tiến công việc của bạn lên rất nhiều đấy.

Có kiến thức về kinh doanh

Các giám đốc thường rất giỏi và thường xuyên làm việc ở mảng kinh doanh của công ty để thúc đẩy doanh thu, lợi nhuận. Nếu là trợ lý, bạn cũng cần có sự trau dồi để có thể hiểu, nắm bắt, hỗ trợ và phối hợp cho công việc của giám đốc.

Học ngành gì để làm trợ lý giám đốc? 

Khác với những ngành nghề có tính chất chuyên môn đặc thù, hiện nay chưa có trường học hay cơ sở nào có chương trình đào tạo chính quy và bài bản cho nghề trợ lý.

Tuy nhiên, như đã nói ở trên, nghề trợ lý giám đốc đòi hỏi bạn phải có hiểu biết và chuyên môn nhất định trong lĩnh vực mà công ty mình đang hoạt động. 

Vậy nên, đối tượng có thể tiếp cận nghề này tuy không bị hạn chế bởi chuyên ngành nhưng cũng vẫn có những yêu cầu nhất định về kiến thức.

Một số ngành có thể có lợi thế khi làm nghề này như: Quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh, cử nhân ngôn ngữ, v.v.

Nghề trợ lý giám đốc thu nhập bao nhiêu? 

Mức lương của trợ lý giám đốc có mức dao động khá lớn, nhìn chung thuộc nhóm lương tốt trên thị trường việc làm hiện nay.

Mức lương của vị trí này sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, quy mô công ty và mô tả công việc trợ lý tổng giám đốc mà doanh nghiệp yêu cầu. Tuy nhiên, theo thống kê từ các trang tìm việc uy tín thì:

  • Nhân sự với kinh nghiệm từ 1 – 3 năm có mức lương khoảng 10-15 triệu đồng/tháng.
  • Nếu có kinh nghiệm lâu năm, trình độ chuyên môn cao và phát triển thành cánh tay đắc lực của giám đốc, mức lương có thể lên tới 45 triệu đồng/ tháng hoặc hơn.

Một số câu hỏi phỏng vấn công việc trợ lý giám đốc 

Nếu bạn quan tâm vị trí trợ lý giám đốc và muốn ứng tuyển, hãy chuẩn bị trước câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp trong buổi phỏng vấn tuyển trợ lý giám đốc nhé!

  • Bạn thường sắp xếp lịch trình công việc như thế nào? Và bạn có sử dụng công cụ hỗ trợ gì cho việc sắp xếp và theo dõi lịch trình công việc không?
  • Bạn sẽ làm gì khi có mâu thuẫn với giám đốc của mình?
  • Hãy chia sẻ một vài kinh nghiệm đáng nhớ của bạn trong việc điều chỉnh lịch trình do phát sinh không mong muốn.
  • Khi phải đối mặt với nhiều deadline cùng một lúc, bạn sẽ giải quyết như thế nào?
  • Theo bạn, điều gì là tố chất quan trọng nhất đối với một trợ lý?
  • Bạn làm gì khi một giám đốc khác yêu cầu bạn cung cấp thông tin về giám đốc của mình?
  • Bạn nghĩ khó khăn lớn nhất khi làm trợ lý giám đốc là gì và bạn xử lý nó như thế nào?

Đọc thêm: Các Câu Hỏi Thường Gặp Khi Phỏng Vấn: Ví Dụ Và Mẹo Xử Lý

Kết luận 

Qua bài viết khá dài vừa rồi, bạn đã thực sự hiểu rõ tính chất công việc mà mình muốn hướng đến là gì và cơ hội, thách thức của vị trí trợ lý giám đốc là gì chưa? 

Glints tin rằng mỗi ngành nghề đều có những ưu và khuyết điểm của nó. Nhưng chỉ cần bạn đủ yêu thích và nỗ lực, bạn nhất định sẽ gặt hái được quả ngọt.

Vậy nên, hãy đến Glints và để chúng mình kết nối bạn đến với những cơ hội việc làm đầy hứa hẹn mà bạn đang tìm kiếm nhé!

Bài viết có hữu ích đối với bạn?

Đánh giá trung bình 5 / 5. Lượt đánh giá: 1

Chưa có đánh giá nào! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết.

Chúng tôi rất buồn khi bài viết không hữu ích với bạn

Hãy giúp chúng tôi cải thiện bài viết này!

Làm sao để chúng tôi cải thiện bài viết này?

Tác Giả

ứng tuyển tại glints
tải mẫu cv file word

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

8.000+ việc làm đang chờ bạn

X