Lên đầu trang
việc làm
Giới thiệu vị trí công việc trợ lý giám đốc
Khi nói đến công việc trợ lý nhiều người lại nghĩ rằng trợ lý sẽ thực hiện những công việc liên quan đến hành chính, giấy tờ, tài liệu trong văn phòng. Tuy nhiên suy nghĩ này hoàn toàn sai sai lầm vì thực chất đó không phải là tất cả nhiệm vụ mà một nhân viên cần làm khi ứng tuyển vào vị trí trợ lý. Vậy trợ lý chính xác là gì? Về bản chất thì trợ lý là một công việc mà người ứng tuyển phải thực hiện các công việc cụ thể, những công việc này sẽ có sự khác nhau tùy thuộc vào chức danh cụ thể của bạn trong doanh nghiệp. Có thể nói trợ lý chính là người hỗ trợ cho giám đốc, chủ tịch và các trưởng phòng trong doanh nghiệp thực hiện các công việc liên quan. đối với trường hợp làm trợ lý riêng bạn là người sẽ gần gũi thân thuộc với lãnh đạo. Từ đó giúp họ thực hiện các công việc bao gồm: nhận báo cáo, sắp xếp lịch hẹn, lên lịch các cuộc họp, giúp đỡ các công việc khác theo sự phân công của lãnh đạo.
Đối với vị trí trợ lý cấp cao một số lãnh đạo còn ủy quyền cho trợ lý thực hiện các quyền hành cao hơn các trưởng bộ phận. Đôi khi sẽ thay mặt xếp phân công và xử lý các công việc hành chính, kinh doanh, quản trị nói chung liên quan đến doanh nghiệp.
Với vị trí trợ lý phòng ban sẽ thực hiện các công việc hỗ trợ cho trưởng phòng, phó phòng hoàn thành tốt công việc. Đồng thời giúp các nhân viên trong bộ phận thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ và thủ tục hành chính. Và một điều hiển nhiên yêu cầu đối với trợ lý cấp cao sẽ cao hơn hẳn so với trợ lý thuộc các phòng ban.
Nói trợ lý là một công việc tương đối bận rộn và cần phải có những ứng viên có khả năng xây dựng tổ chức, sắp xếp, quản lý thời gian cũng như đa tác vụ. Trợ lý sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng công việc và nhịp độ trong văn phòng được duy trì ở mức hiệu quả nhất.
Mô tả công việc trợ lý
Tùy theo nhu cầu tuyển dụng của từng doanh nghiệp mà chi tiết công việc trực của một trợ lý sẽ có sự khác nhau. Tuy nhiên với vị trí là một trợ lý giám đốc bạn sẽ đảm nhận các công việc cụ thể như sau:
- Chịu trách nhiệm chuẩn bị giấy tờ tài liệu cần thiết cho các sự kiện thường xuyên của doanh nghiệp.
- Lên lịch họp, lên lịch các cuộc hẹn, tiến hành sắp xếp và lưu giữ tài liệu hồ sơ của nhân viên.
- Làm công tác hành chính theo yêu cầu của cấp trên để hỗ trợ nhân viên hàng ngày thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.
- Phối hợp làm việc với các nhân viên ở nhiều phòng ban khác nhau để đem đến hiệu suất cao trong quá trình làm việc.
- Chịu trách nhiệm cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ ( Ví dụ: Thông tin của nhân viên mới vào làm,...)
- Hỗ trợ giải đáp trả lời những thắc mắc của nhân viên về sản phẩm, khách hàng và chuyển câu hỏi đến những bộ phận liên quan nếu cần.
- Tìm kiếm dữ liệu của công ty và nhân viên khi nhận được yêu cầu từ phía cấp trên.
- Thực hiện công tác kiểm tra vật tư sản xuất, hàng hóa cung cấp cho văn phòng và đặt hàng khi cần thiết.
- Trách nhiệm trong việc sắp xếp vấn đề đi lại vào chỗ cho nhân viên của doanh nghiệp.
- Chuẩn bị phòng hội nghị khi được yêu cầu, cụ thể là thực hiện các công việc như đặt chỗ và kiểm tra trang thiết bị cho hội nghị trước khi bắt đầu.
- Phân phát tài liệu công ty cho nhân viên cụ thể là những thông báo và chỉ dẫn an toàn trong suốt quá trình làm việc.
Có thể nói mỗi công việc mà trợ lý thực hiện đều sẽ có những yêu cầu riêng biệt Tuy nhiên hầu hết họ đều cần phải là một số công việc cụ thể mà Glints đã chia sẻ ở trên. Nếu bạn đang có mong muốn ứng tuyển vào vị trí trợ lý quản lý hay trợ lý giám đốc khi cần hiểu rõ hơn về những công việc mà mình sẽ làm trong suốt quá trình gắn bó với doanh nghiệp để không phải bỡ ngỡ khi bắt đầu công việc.
Những kỹ năng cần có của một trợ lý giám đốc
Nếu như trước đây công việc trợ lý văn phòng sẽ bao gồm các công việc như đánh máy, in ấn tài liệu, chuẩn bị phòng họp,... thì nay các công việc này chỉ chiếm chưa đến 20% khối lượng công việc mà họ thực hiện. Hiện nay, trợ lý cũng phải tham gia thực hiện các công việc kinh doanh, điều hành công ty, đàm phán với đối tác,... Ngoài ra còn phải cố vấn cho sếp của mình đưa ra những quyết định phù hợp nhất với tình hình hoạt động của công ty. Do đó, là một trợ lý ngoài khéo léo ra bạn còn phải có được những yêu cầu và kỹ năng cơ bản trong quá trình làm việc, cụ thể:
- Kiến thức chuyên môn: Là một trợ ký bạn cần nắm rõ định hướng quá trình của công ty, doanh nghiệp và hiểu rõ công việc mà mình được giao. Đồng thời thành thạo nghiệp vụ thư ký và có khả năng sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.
- Kỹ năng giao tiếp tốt: Phải biết cách truyền đạt chính xác, đầy đủ các yêu cầu của sếp đến những bộ phận liên quan. Đặc biệt khi tham gia các cuộc họp phải nhanh chóng ghi chép lại các ý chính để làm biên bản cuộc hoặc giám sát việc thực hiện cuộc họp.
- Kỹ năng quản lý và sự nhạy bén trong công việc: Trong trường hợp sếp đi vắng trợ lý chính là người thay sếp điều hành hoạt động của công ty. Vì vậy bạn cần có kỹ năng quản lý và tổ chức cũng như phán đoán sự việc nhanh chóng để đưa ra quyết định kịp thời.
- Kỹ năng tin học và ngoại ngữ: Là một trợ lý, thư ký văn phòng bạn phải biết và sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng cơ bản, nên biết ít nhất một ngoại ngữ để có được cơ hội thăng tiến tốt hơn.
- Khả năng quản lý thời gian: Đây sẽ là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết mà một trợ lý cần có để giúp cho quá trình sắp xếp công việc của giám đốc được hiệu quả hơn.
- Kỹ năng làm việc độc lập: Sự tự giác, tạo động lực cho bản thân là một trong số những yếu tố quan trọng giúp bạn làm tốt công việc trợ lý của mình.
Cơ hội việc làm trợ lý giám đốc
Trợ lý là một trong số những vị trí công việc mà bất cứ một công ty, doanh nghiệp nào cũng cần đến. Đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô lớn, do đó nhu cầu tuyển dụng trợ lý không ngừng tăng cao đã giúp cho ứng viên có nhiều cơ hội nghề nghiệp đối với vị trí việc làm này. Ngoài nhu cầu tuyển dụng lớn, đem đến cơ hội việc làm mở rộng, vị trí trợ lý còn đem đến cho bạn một mức lương hấp dẫn. Hiện tại, mức lương trung bình của nghề trợ lý dao động trong khoảng từ 10.000.000 - 16.000.000 đồng/tháng. Đối với những ứng viên có kinh nghiệm, khả năng làm việc tốt, mức lương sẽ rơi vào khoảng 45.000.000 đồng/tháng.
