Bản Mô Tả Nhiệm Vụ Và Công Việc Của Nhân Viên Lễ Tân 2023

Ngày đăng: 24/06/2022 | No Comments

Ngày cập nhật: 05/05/2023

Nhân viên lễ tân khách sạn luôn là ngành nghề được khá nhiều bạn trẻ quan tâm thời gian gần đây. Vị trí này đòi hỏi người nhân viên cần có kỹ năng và chuyên môn nghề nghiệp cao. Song song với đó thì mức lương của công việc này cũng khá ổn.

Bạn có tò mò bảng mô tả công việc lễ tân khách sạn làm những việc gì, có những yêu cầu nào để trở thành nhân viên lễ tân khách sạn hay mức lương thưởng ra sao? Và bạn có thể tìm công việc lễ tân khách sạn ở đâu?

Để Glints Việt Nam giúp bạn hiểu chi tiết hơn về vị trí này thông qua bài viết hôm nay nhé!

Lễ tân khách sạn là gì?

Nhân viên lễ tân hay lễ tân khách sạn là người đón tiếp bạn niềm nở, chuyên nghiệp ở tiền sảnh khách sạn, hỗ trợ tư vấn cho bạn về các sản phẩm/dịch vụ tại khách sạn thông qua việc tiếp nhận và trả lời điện thoại, phản hồi các khiếu nại từ khách hàng, thực hiện các thủ tục nhận phòng (check-in) và trả phòng (check-out) theo yêu cầu.

Đội lễ tân của một khách sạn chính là bộ mặt đại diện cho doanh nghiệp đón tiếp khách hàng. Thái độ của nhân viên lễ tân sẽ quyết định khách hàng có quay lại sử dụng tiếp tục dịch vụ của doanh nghiệp hay không.

Bản mô tả công việc của nhân viên lễ tân hàng ngày

Tiến hành quy trình nhận phòng (check-in) cho khách

Đầu tiên, công việc của nhân viên lễ tân khách sạn chính là tiếp nhận khách hàng và hướng dẫn các thủ tục cơ bản về việc lưu trú.

Thông qua danh sách đặt phòng theo thời gian, nhân viên lễ tân khách sạn có thể kiểm soát số lượng phòng, đảm bảo chất lượng phục vụ hoàn hảo đến khách hàng.

Các bước trong quy trình nghiệp vụ lễ tân khách sạn hỗ trợ khách nhận phòng:

• Chào đón khách với thái độ niềm nở, lịch sự và chuyên nghiệp.
• Xác nhận thông tin đặt phòng (trường hợp khách đã đặt phòng trước đó). Trong trường hợp khách chưa đặt phòng, tiếp tân khách sạn sẽ kiểm tra danh sách phòng trống và trực tiếp tư vấn về hạng phòng, giá phòng, hình thức thanh toán, tiện ích, v.v.
• Cung cấp thông tin về các dịch vụ hiện có tại khách sạn như ăn uống, spa, fitness, giặt ủi, v.v.
• Yêu cầu khách cung cấp căn cước, hộ chiếu để thực hiện thủ tục nhận phòng.
• Hướng dẫn và gọi nhân viên hỗ trợ mang hành lý đến phòng của khách.
• Nhập các thông tin lưu trú của khách hàng một cách chính xác.

Tư vấn và bán dịch vụ khách sạn cho khách hàng

Lễ tân khách sạn có nhiệm vụ tư vấn và giới thiệu đến khách các gói dịch vụ khác nhau có trong khách sạn. Ví dụ như: Massage thư giãn, spa, xông hơi, nhà hàng, v.v. cùng các dịch vụ di chuyển như cho thuê xe, mua hàng lưu niệm, v.v.

Hỗ trợ và phục vụ khách hàng đang lưu trú

• Giới thiệu với khách các sự kiện lễ hội đang diễn ra tại địa phương, một số địa điểm tham quan, các cửa hàng tiện lợi, quán ăn ngon, v.v.
• Giữ hộ chìa khoá khi khách có nhu cầu.
• Nhận yêu cầu báo thức từ khách.
• Bảo quản tài sản của khách hàng khi được nhận gửi.
• Xử lý các cuộc gọi đến phòng khách và gọi đi của khách.
• Nhận –  gửi bưu phẩm, thư từ, lời nhắn, fax của khách.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện yêu cầu chuyển phòng cho khách, giải quyết các yêu cầu, khiếu nại từ khách hàng.

Tiến hành quy trình trả phòng (check-out) cho khách

Trong quy trình làm việc của lễ tân khách sạn, khi khách kết thúc quá trình lưu trú theo thời hạn, nhiệm vụ của lễ tân khách sạn lúc này là liên hệ với các bộ phận nhận phiếu sử dụng dịch vụ của khách để ghi nhận thông tin vào hồ sơ thanh toán.

Và họ sẽ thực hiện các quy trình check-out cho khách như sau:

• Nhận lại thẻ phòng/chìa khoá từ khách hàng.
• Liên hệ với bộ phận kiểm tra phòng khách: Việc sử dụng minibar, tình trạng các thiết bị, v.v. và kiểm tra xem khách có để quên thứ gì đó không, gửi trả lại nếu có.
• Kiểm tra và xác nhận lại với khách hàng các dịch vụ mà họ đã sử dụng trong thời gian lưu trú.
• Thông báo với khách số tiền cần phải thanh toán, thực hiện các thủ tục thanh toán và in hoá đơn cho khách.
• Trả lại khách các giấy tờ như căn cước hoặc hộ chiếu đúng tên, đúng phòng.
• Hỏi khách về mức độ hài lòng đối với khách sạn.
• Cảm ơn và chào tạm biệt khách.

Một số công việc khác

• Vệ sinh khu vực lễ tân và chuẩn bị kết thúc ca làm việc.
• Sắp xếp các hồ sơ lưu trú, giấy tờ liên quan đến công việc của lễ tân.
• Cập nhật tình trạng phòng, lưu trữ hồ sơ khách.
• Hoàn thành các báo cáo được giao.
• Công việc cuối ca: Lưu các thông tin quan trọng trong ca làm việc hoặc yêu cầu cần thực hiện cho khách vào sổ bàn giao công việc; Ghi chú lại các thông tin cần thiết và dán ở nơi dễ thấy để nhân viên ca sau thực hiện; Bàn giao đồ đạc, tiền đặt cọc, tiền quỹ cho lễ tân ca sau.
• Tham gia các cuộc họp trong bộ phận, nhận xét và phản hồi về tình hình khách hàng cũng như phản hồi về chất lượng dịch vụ.
• Tham gia các khóa huấn luyện nâng cao nghiệp vụ
• Hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới, nhân viên thực tập khi được quản lý phân công.

Công việc của lễ tân khách sạn thoạt nghe có thể khá giống với công việc của nhân viên đặt phòng. Tuy nhiên, hai vị trí này vẫn có những điểm khác biệt nhất định.

Để trở thành nhân viên lễ tân khách sạn cần những kỹ năng gì?

Về chuyên môn và kinh nghiệm làm việc của lễ tân khách sạn

Theo bạn, yêu cầu công việc của lễ tân khách sạn là gì? Thực tế, dựa vào quy mô, đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp sẽ đưa ra các yêu cầu tuyển dụng nhân viên lễ tân khách sạn phù hợp.

Thường các nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên phải tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng, đại học chuyên ngành quản trị khách sạn, quản trị du lịch khách sạn hay các ngành nghề liên quan.

Công việc ngành dịch vụ thường quan tâm đến ngoại hình và ngành lễ tân khách sạn cũng vậy. Bởi họ là đại diện bộ mặt của doanh nghiệp.

Do vậy, nhà tuyển dụng thường có yêu cầu cao về ngoại hình. Lễ tân khách sạn cần có ngoại hình ưa nhìn, cao từ 1m58 trở lên đối với nữ và từ 1m7 trở lên đối với nam.

Lễ tân khách sạn là công việc có thể được đào tạo từ đầu. Cho nên nếu bạn không có kinh nghiệm làm việc, bạn vẫn có thể ứng tuyển vị trí này.

Đọc thêm: Công việc của chief concierge

Về các kỹ năng mềm khác

Kỹ năng giao tiếp bằng ngôn ngữ mẹ đẻ và ngoại ngữ

Kỹ năng giao tiếp luôn được đòi hỏi phần lớn trong các ngành dịch vụ. Bởi bạn cần trao đổi, tương tác và thuyết phục khách khá nhiều.

Và hiện nay, yêu cầu về ngoại ngữ (tối thiểu là tiếng Anh) cũng được xem là tiêu chí quan trọng khi làm lễ tân khách sạn khi bạn phải giao tiếp với nhiều khách hàng người nước ngoài.

Kỹ năng giải quyết tình huống

Trong suốt quá trình phục vụ sẽ có rất nhiều tình huống xảy ra giữa các dịch vụ, nhân viên đối với khách hàng.

Ví dụ như khách hàng không hài lòng với thái độ nhân viên phục vụ, các tình huống mất cắp tài sản, v.v. Vì vậy, kỹ năng xử lý tình huống đối với tiếp tân khách sạn là một kỹ năng không thể thiếu.

Khả năng chịu được áp lực công việc cao

Vì công việc có nhiều khâu liên kết với các bộ phận liên quan và bạn phải linh hoạt giải quyết một số vấn đề với khách. Số lượng công việc dày đặc và thỉnh thoảng gặp các vị khách khó tính cũng khiến bạn chịu nhiều áp lực.

Kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian

Nhân viên lễ tân khách sạn cần phải kiểm soát số lượng phòng và khách hàng đặt lịch trực tiếp hoặc thông qua hotline. Do vậy, người lễ tân phải có kỹ năng quản lý tổng và sắp xếp thời gian phù hợp, đảm bảo chất lượng phục vụ, tránh gây phiền hà cho khách.

Đọc thêm: Mẫu Kế Hoạch Quản Lý Thời Gian Là Gì? Học Ngay 8 Bước Lên Kế Hoạch Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Phát âm chuẩn cùng giọng nói dễ nghe

Đây là yêu cầu cần có của một lễ tân khách sạn. Bởi giọng nói êm ái, dễ nghe có thể truyền tải hết các nội dung cần cung cấp với khách một cách rõ ràng và chính xác.

Mức lương và quyền lợi của nhân viên lễ tân khách sạn

Mức lương của nhân viên lễ tân sẽ không cố định, tùy thuộc vào các hạng khách sạn bạn ứng tuyển và năng lực làm việc của bạn. Glints Việt Nam sẽ cung cấp một số thông tin về mức lương của vị trí này cho bạn nhé!

Đối với các khách sạn từ 1 – 3 sao, mức lương cho vị trí này dao động khoảng 3-4 triệu/tháng. Và khách sạn từ 4-5 sao, mức lương sẽ dao động từ 6-7 triệu/tháng tuỳ vào nơi bạn ứng tuyển, quy mô của khách sạn.

Bên cạnh lương cứng, tiếp tân khách sạn vẫn có thể nhận tiền tips từ khách và tiền hoa hồng từ việc tư vấn sử dụng các dịch vụ đi kèm. Cùng với đó, bạn còn có thể nhận một số đãi ngộ khác đối với nhân viên tại khách sạn.

Trên đây là tất tần tật thông tin về vị trí lễ tân khách sạn mà Glints muốn chia sẻ đến bạn. Mong là Glints Việt Nam sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về nhiệm vụ của bộ phận lễ tân khách sạn thông qua bảng mô tả công việc lễ tân khách sạn nhé!

Hy vọng bạn sẽ tận dụng khả năng cùng trình độ chuyên môn của mình tự tin ứng tuyển vào vị trí này và trở thành một lễ tân khách sạn xuất sắc trong tương lai.

Chúc bạn thành công!