Mẫu Kế Hoạch Quản Lý Thời Gian Là Gì? Học Ngay 8 Bước Lên Kế Hoạch Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Ngày đăng: 17/06/2022 | No Comments

Ngày cập nhật: 07/03/2023

Trong bài viết này, Glints sẽ hướng dẫn bạn các bước và công cụ để lập một mẫu kế hoạch quản lý thời gian, giúp tối ưu những ngày làm việc trở nên thật năng suất và hiệu quả.

Theo dõi bài viết và đừng quên nhận các template Mẫu kế hoạch quản lý thời gian miễn phí từ Glints nhé!

Kế hoạch quản lý thời gian là gì?

Hiểu một cách ngắn gọn, kế hoạch quản lý thời gian là một công cụ giúp bạn có thể sắp xếp, sử dụng và quản lý thời gian một cách thông minh, hiệu quả.

Khi một người có quá nhiều công việc cần phải giải quyết trong một ngày, họ cần một lịch trình cụ thể để giải quyết tất cả thật trơn tru. Hơn nữa, để tránh đi việc sử dụng quỹ thời gian một cách lãng phí dành cho các công việc tiêu khiển như lướt web, chơi game, v.v. 

Quản lý thời gian là việc kiểm soát một cách có ý thức về lượng thời gian cho hoạt động hoặc công việc cụ thể, nhằm tiết kiệm thời gian và tăng năng suất. Vì thời gian có hạn, nên nếu chúng ta có thể xây dựng một kỹ năng quản lý thời gian tốt, thì quỹ thời gian hàng ngày sẽ được sử dụng càng thêm hiệu quả.

Và đương nhiên, hiệu quả của quản lý thời gian dựa vào kết quả công việc làm ra, chứ không chỉ dựa vào đánh giá thời gian hoàn thành công việc là ngắn, hay dài.

Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả

Có rất nhiều lý do để bạn bắt đầu lập bảng quản lý thời gian, sắp xếp công việc hiệu quả cho một ngày năng suất.

1. Giải tỏa căng thẳng

Thay vì liên tục trì hoãn và cảm thấy lo lắng bởi công việc tồn động, chồng chất ngày qua ngày. Việc đánh dấu hoàn thành các nhiệm vụ cần làm trong thời gian biểu chắc chắn sẽ khiến bạn thỏa mãn hơn nhiều.

2. Có nhiều thời gian hơn 

Trên thực tế, những người quản lý thời gian tốt lại có nhiều thời gian hơn để làm điều mình thích.

3. Nhiều cơ hội hơn

Điều này là có cơ sở vì bạn bớt thời gian cho các hoạt động “vô bổ”, không mang lại ích lợi gì. Hơn nữa, bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng ưu tiên các ứng viên có khả năng tập trung và sắp xếp công việc ổn thỏa, hoàn thành công việc đúng hẹn. Cơ hội trúng tuyển hay phát triển sự nghiệp của bạn cũng sẽ cao hơn.

4. Nhận thức mục tiêu rõ ràng

Một lợi ích nữa của việc lập thời gian biểu mẫu chính là tạo cảm hứng cho hành trình phát triển bản thân. Khi bạn đã có thể xây dựng được thói quen và tính kỷ luật, tâm lý mơ hồ và lạc lối sẽ không còn hiện hữu. Bạn sẽ biết được mình cần gì, sử dụng thời gian ra sao để đạt được mục tiêu đó.

Tuy nhiên lập thời gian biểu không dễ, chúng ta cần nhiều thời gian thực hành để hình thành thói quen. Cho đến khi bạn làm chủ được thời gian, bạn sẽ làm chủ được cuộc đời.

Cùng Glints xem qua các kỹ thuật quản lý thời gian và 8 bước lập bảng quản lý thời gian hiệu quả nhé.

Quản lý thời gian với mô hình 4 chữ P (4P’s)

Mô hình bốn chữ P có rất nhiều biến thể, tùy vào sự sáng tạo của người dùng. Bài viết này sẽ giới thiệu một trong những phiên bản “101” nhất, giúp bạn nắm được bản chất của mô hình quản lý thời gian này. 

1. Ưu tiên (Prioritize)

Bạn nên đặt những việc quan trọng hoặc cần nhiều thời gian lên đầu danh sách, và cố gắng hoàn thành sớm nhất có thể. Như thế, bạn sẽ kiểm soát được luồng công việc và tránh được cảm giác quá tải vào cuối ngày.

2. Kế hoạch (Plan)

Lập một thời gian biểu thật cụ thể cho từng việc với thời hạn cụ thể. Đã gọi là “quản lý” thì mọi chuyện nên rành mạch, rõ ràng phải không?

Một kế hoạch hoàn chỉnh sẽ giúp bạn rất nhiều đấy, bao gồm việc:

• Hạn chế “quên trước quên sau”
• Hoàn thành công việc đúng hẹn (deadline)
• Theo dõi tiến trình và có phương án dự phòng kịp thời

3. Trì hoãn (Procrastinate)

Cố gắng không hoãn việc và dồn sang ngày hôm sau. Bạn có thể làm chúng trước để không còn vướng mắc nữa. Sau đó mới chuyển sang các đầu việc khó hơn.

Ngừng nói “thôi để mai làm” và bạn của ngày mai sẽ rất biết ơn đó!

4. Kiên trì (Persevere)

Lập thời gian biểu không có nghĩa công việc sẽ suôn sẻ hơn nếu bạn chỉ “làm xong, để đó”.

Hãy cố gắng thực hiện kế hoạch mỗi ngày, một cách đầy đủ, kỷ luật. Khi gặp khó khăn, đừng vội bỏ cuộc. Tìm cách vượt qua chúng và tiếp tục tiến lên, bạn chắc chắn sẽ nhận được “quả ngọt”.

Đọc thêm: Multitasking là gì?

Các bước lập kế hoạch quản lý thời gian hàng ngày 

Một mẫu kế hoạch quản lý thời gian tốt đòi hỏi người làm phải trải qua nhiều bước. Tuy nhiên, hãy để Glints gói gọn lại cho bạn trong 8 bước cơ bản sau. Ngắn gọn và dễ hiểu, đảm bảo sau khi thành thục, bạn sẽ dễ dàng thực hiện mà không cần đọc đi đọc lại hướng dẫn theo trình tự nữa.

Bước 1: Thiết lập mục tiêu SMART

Việc đề ra mục tiêu sẽ giúp bạn lập kế hoạch quản lý thời gian hiệu quả với định hướng rõ ràng hơn.

Phương pháp SMART là một trong những công cụ được tin dùng nhất. Bạn hãy đảm các mục tiêu của mình xem có thỏa mãn các tiêu chí dưới đây không nhé:

• Specific (Cụ thể). Hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể sẽ dễ hơn hoàn thành một mục tiêu chung chung. Vậy nên, hãy cố gắng cụ thể hóa, mô tả thông tin chi tiết cho mục tiêu đề ra.
• Measurable (Có thể đo lường). Bạn hãy tự hỏi:” Có cách nào biết được mình hoàn thành công việc tới đâu không?”. Sau đó, hãy nghĩ đến những con số, KPIs, v.v. và lồng ghép chúng vào mục tiêu của mình nhé.
• Achievable (Khả thi). Mục tiêu cần phải thực tế. Đặt ra mục tiêu to lớn nhưng không có khả năng hoàn thành đúng hạn thì cũng không có ý nghĩa gì. 
• Relevant (Liên quan). Mục tiêu và đầu việc nên có mối liên hệ rõ ràng. Nếu không nhìn ra mối liên hệ, hãy gạch bỏ việc đó. 
• Time bound (Giới hạn thời gian). Khi có áp lực thời gian, bạn sẽ cố gắng hoàn thành mục tiêu mà không cảm thấy chán nản vì liên tục trì hoãn.

Bước 2: Lên danh sách việc cần làm (To-do list)

Các ứng dụng quản lý thời gian trên điện thoại rất hữu ích nếu bạn hay sử dụng điện thoại. Bạn có thể dùng một cuốn sổ nếu muốn, hoặc đơn giản hơn là TẢI NGAY bảng to-do list mẫu bằng Excel từ Glints. Nói chung, dùng gì không quan trọng, quan trọng là bạn thấy phương pháp đó hiệu quả, có thể giúp bạn hoàn thành tốt công việc là được.

Các tiêu chí của một “to-do list” cực xịn:

• Tạo nhiều hơn một danh sách. Cho nhiều khía cạnh khác nhau của một ngày: công việc, cá nhân, mua sắm, việc nhà, v.v. 
• Viết ra việc đó ngay khi vừa nghĩ tới. 
• Viết ra hạn hoàn thành cho từng nhiệm vụ. 
• Điều chỉnh “to-do list” hàng ngày cho phù hợp
• Chỉ chọn ra 3-5 việc chính trong một ngày. Nghe thì có vẻ ít, nhưng sẽ tốn nhiều thời gian hơn bạn nghĩ đấy. Nếu dự định quá nhiều mà không làm hết, bạn sẽ hoãn việc qua ngày hôm sau và vòng lặp trì hoãn bắt đầu.

Đọc thêm: Top Những Phần Mềm Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Giúp Bạn Trở Nên Năng Suất Hơn

Bước 3: Chọn thứ tự ưu tiên 

Sau khi đã lên danh sách các việc cần làm, giờ là lúc xác định thứ tự ưu tiên:

• Lược qua danh sách và đánh dấu sao bên cạnh những đầu việc quan trọng nhất với deadline eo hẹp.
• Đánh dấu chấm những việc đi cùng với deadline nhưng ít quan trọng hơn.
• Gạch chân các đầu việc với deadline xa, không có deadline hoặc/và không quan trọng.
• Sẽ có những đầu việc ít liên quan với mục tiêu đã đề ra. Như đã đề cập, đừng ngần ngại nhờ hoặc giao hẳn cho người khác. 
• Sau cùng là những đầu việc không thỏa mãn bất cứ tiêu chí nào ở trên, đừng ngần ngại bỏ ra khỏi danh sách.

Nếu tinh ý, bạn sẽ đoán được Glints đang giới thiệu một mô hình xác định trình tự ưu tiên nổi tiếng – ma trận Eisenhower. Bạn có thể đọc thêm về ma trận và các cách quản lý thời gian hiệu quả. Hoặc sử dụng ngay template từ Glints để hiểu rõ hơn về cách thức ưu tiên công việc nhé!

Bước 4: Ước tính quỹ thời gian cho từng công việc 

Trong trường hợp bạn làm việc theo nhóm, bạn cần tham khảo ý kiến của tất cả thành viên trong nhóm để xác định bảng sắp xếp công việc.

Một số phương pháp ước tính bạn có thể thử:

• Tham khảo kinh nghiệm. Bạn có thể hỏi qua những người từng làm công việc tương tự để ước chừng. Ví dụ: một người đã có kinh nghiệm giảm cân trước đây có thể giúp bạn tìm cho mình thời hạn giảm cân hợp lý, thay vì tự mình đoán mò thiếu cơ sở.
• Ước tính tương tự. Thông qua các việc tương tự đã từng làm, bạn sẽ có thể ước tính thời gian cho công việc lần này.
• Kỹ thuật PERT. Chỉ một phép tính nhỏ. Các tham số bạn cần là: khoảng thời gian hoàn thành nhanh nhất (O), khoảng thời gian hoàn thành chậm nhất (P), và khoảng thời gian bạn cho là hợp lý nhất (M). Phép tính sẽ như thế này:

Thời gian ước tính = (O + P + 4 x M)/6

Bước 5: Lên quỹ thời gian dự phòng 

Đừng quá tham vọng điền hết mọi thứ đến khi lịch dày đặc. Hãy dành các khoảng trắng xen đó để dành cho các trường hợp khẩn cấp ngẫu nhiên khác.

Bước 6: Không phân công thời gian tùy ý

Sau khi hoàn thành các công việc đã lên lịch, nếu vẫn còn dư dả thời gian thì bạn hãy dùng nó cho các việc cá nhân như đọc email, cập nhật lịch trình, đọc tin tức, đi dạo, v.v. nhé! Đừng cố “nhồi nhét” bảng mẫu quản lý thời gian của mình bằng những đầu việc không được lên kế hoạch trước đó.

Bước 7: Tạo một mẫu quản lý trực quan và đẹp mắt

Giờ là lúc thể hiện sự sáng tạo của bạn! Hãy viết, vẽ, tô màu, trang trí tùy ý. Không có khuôn mẫu cho một lịch trình hiệu quả, chỉ có lịch trình “hợp nhãn” với từng người dùng. Không cần quá đẹp đâu, chỉ cần bắt mắt để bạn thích nhìn lịch thường xuyên nha!

Nếu không biết bắt đầu từ đâu, bạn hãy tải thử ngay template Mẫu kế hoạch quản lý thời gian từ Glints đã nè!

Bước 8: Phân tích, đánh giá hiệu quả

Lập thời gian biểu cá nhân và quản lý thời gian là kỹ năng mà không phải ai cũng làm hoàn hảo ngay lần thử đầu tiên.

Bạn cần xem xét tính hiệu quả và phân tích thường xuyên để đánh giá xem liệu bảng kế hoạch của mình có thực hiện tốt hay không, còn những thiếu sót nào; từ đó, tìm ra điểm cần cải thiện và chỉnh sửa nếu cần thiết.

Những sai lầm thường gặp khiến mẫu kế hoạch quản lý thời gian kém hiệu quả

1. Không ưu tiên 

Chúng ta thường có xu hướng muốn làm việc mình thích và trì hoãn các việc khác, đợi “nước đến chân mới nhảy”. Điều này là một trong những nguyên nhân khiến các kế hoạch quản lý thời gian của bạn bị “dỡ lở”.

Hãy tập thói quen ưu tiên để xử lý hiệu quả hơn. Bạn phải hiểu rằng thời gian có hạn và số lượng đầu việc cũng nên vậy. Ưu tiên làm các việc quan trọng trước sẽ giúp bạn tối ưu quỹ thời gian trong ngày của mình.

2. Bỏ qua thời gian nghỉ ngơi

Vì có quá nhiều việc cần làm, một số người thường bỏ qua thời gian nghỉ ngơi. Điều này không tốt chút nào. Họ sẽ sớm bị kiệt quệ tinh thần, khiến chất lượng công việc sẽ giảm sút.

Khoảng giải lao có ích cho sự tập trung và giúp hoàn thành nhiều việc hơn.

Vì vậy, bạn hãy tập thói quen lên lịch cho các khoảng nghỉ nữa nhé. Khi tới giờ, hãy NGỪNG LÀM VIỆC. Rời khỏi bàn, rời luôn điện thoại, đứng dậy và đi đâu đó cho thoải mãi tinh thần đã nha.

3. Cố gắng làm mọi thứ thật hoàn hảo 

Chủ nghĩa hoàn hảo rất nguy hiểm. Khi chỉ chăm chăm theo đuổi nó, bạn sẽ vô tình dùng rất nhiều thời gian để hoàn thành một việc rồi bỏ rơi những chuyện cần làm khác. 

Trường hợp tệ nhất là hiệu suất công việc lúc này sẽ không còn nhất quán. Vô hình trung, mức độ hài lòng của bạn với công việc sẽ theo đó giảm dần, thói quen lập kế hoạch quản lý thời gian trong một ngày cũng khó được duy trì.

3. Các mẫu kế hoạch công việc, quản lý thời gian thông dụng

3.1.  Mẫu kế hoạch quản lý thời hàng ngày (Daily To-do list)

Rất dễ hiểu và dễ thực hiện, tất cả bạn cần chỉ là danh sách các việc cần làm trong ngày. Bảng quản lý thời gian này là nền tảng cho mọi hệ thống quản lý thời gian khác. Ngoài ra, mẫu kế hoạch quản lý thời gian này còn giúp bạn phân loại thứ tự ưu tiên công việc theo ma trận Eisenhower nữa đấy!

Glints khuyến khích bạn sử dụng hàng ngày để mang lại hiệu quả tốt nhất.

3.2. Mẫu thời gian biểu, hoạt động hàng ngày 24H (24H Activity Log)

Đây là mẫu lý tưởng giúp bạn template quản lý thời gian hàng ngày thông thường được dùng cho một ngày hoặc một sự kiện nhỏ, một bản ghi chép hoạt động thì có thể được dùng cho cả tuần (hoặc tháng).

• Nếu có sự kiện quan trọng, bản ghi chép sẽ trở nên cực kì hữu dụng xuyên suốt khâu tổ chức sự kiện.
• Bạn có thể theo dõi tất cả hoạt động trong ngày, không chỉ trong giờ làm việc.

3.3. Bảng biểu đồ quản lý thời gian hàng tuần (Weekly Time Management Chart)

Template dưới đây là một công cụ hữu ích, giúp bạn có cái nhìn trực quan hơn về cách phân chia thời gian cho từng công việc trong ngày. Hơn thế, nó có thể dùng vào các bài thuyết trình, tạo bảo biểu đồ phân bố thời gian cho các hoạt động, dự án trên công ty. Nhập dữ liệu vào mẫu và bạn có ngay một biểu đồ để dễ dàng tham khảo.

3.4. Mẫu kế hoạch theo dõi nhiệm vụ, quản lý thời gian hiệu quả (Task tracker)

Hiểu đơn giản, mẫu Task tracker (Bảng theo dõi nhiệm vụ) là một phiên bản thông minh hơn của To-do list (Danh sách việc cần làm). Với tính năng đo lường hiệu suất và tương tác, Task tracker sẽ rất phù hợp trong môi trường làm việc của đội nhóm, tập thể.

3.5. Thời gian biểu hợp lý cho sinh viên (Class schedule template)

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng rất cần thiết mà bất cứ sinh viên nào cũng có thể bắt đầu xây dựng từ bây giờ. Nếu có kỹ năng này trong tay, tác phong làm việc chuyên nghiệp của bạn sẽ tạo ấn tượng tốt trong mắt bạn cùng lớp và giảng viên đấy. Đây cũng sẽ là tiền đề để bạn mài dũa kỹ năng quản lý thời gian để ứng tuyển cho các công việc sau này.

Cùng Glints tham khảo các mẫu thời gian biểu cho sinh viên dưới đây và đừng quên đề cập “time-management skill” vào đơn xin việc của mình trong mùa tuyển dụng tới nha!

Hy vọng qua bài viết, Glints đã giúp bạn có thêm thông tin cũng như tự tin hơn trong quá trình học một kỹ năng mới – kỹ năng lập kế hoạch quản lý thời gian. Glints mong bạn kiên trì thực hành và áp dụng kỹ năng quản lý thời gian trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Glints Việt Nam chúc bạn thành công!