Multitask Là Gì? 5 Cách Cải Thiện Kỹ Năng Đa Nhiệm

Ngày đăng: 20/09/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 23/09/2022

Quản lý được thời gian và khả năng cân bằng nhiều việc một lúc là cách giúp bạn làm tốt nhiều việc trong cả sự nghiệp và cuộc sống thường ngày. Hiếm khi có nghề nghiệp nào chỉ yêu cầu bạn làm một nhiệm vụ duy nhất mà không liên đới tới bất cứ vai trò nào khác. Đây là lý do kỹ năng multitasking rất được đánh giá cao.

Vậy multitask là gì? Cái lợi và bất cập của multitasking có gì cần chú ý?

Multitask là gì?

Multitask, hay multitasking được gọi là đa nhiệm. Chi tiết hơn, kỹ năng đa nhiệm nghĩa là khả năng làm nhiều việc cùng một lúc trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ như:

• Nghe nhạc trong lúc tập thể dục
• Trả lời nhiều cuộc gọi và email cùng một lúc
• Cùng lúc chuẩn bị nhiều đơn đặt hàng
• Vừa nói chuyện vừa lái xe
• Vừa nấu ăn vừa nghe điện thoại
• Vừa nghe giảng vừa ghi chép, viết bài
• Dạy học cùng lúc với ghi bài trên bảng

Có rất nhiều ví dụ cho việc chúng ta áp dụng đa nhiệm trong cuộc sống thường ngày, từ những việc đơn giản nhất cho đến công việc phức tạp cần nhiều nỗ lực và suy nghĩ.

Khái niệm đa nhiệm bắt nguồn từ bối cảnh máy vi tính. Máy tính được thiết kế để thực hiện nhiều tác vụ hoặc nhiều ứng dụng cùng chạy một lúc, tương tự như khả năng đa nhiệm của con người.

Tuy nhiên, khoa học đã chứng minh rằng thực chất việc đa nhiệm của con người chỉ là bộ não chúng ta đang nhanh chóng đổi qua lại lần lượt từng việc một.

Tầm quan trọng của multitasking là gì?

Multitask là một trong các kỹ năng cần thiết và được đánh giá cao trong hầu hết các CV và resume. Vậy lợi ích của đa nhiệm là gì?

• Tiết kiệm thời gian: khả năng đa nhiệm giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách làm nhiều đầu việc cùng lúc. Ví dụ, bạn có thể vừa giao tiếp qua điện thoại với khách hàng vừa ghi chép lại các thông tin cần thiết. Điều này có nghĩa bạn có thể đồng thời hoàn thành hai việc thay vì dành gấp đôi thời gian để làm lần lượt hai nhiệm vụ.
• Tiết kiệm chi phí: các doanh nghiệp luôn phải quản lý ngân sách một cách hợp lý, và có những công việc mà một nhân viên sẽ cần đảm nhiệm cùng lúc thay vì phân công cho nhiều người. Đối với doanh nghiệp, một nhân viên có khả năng đa nhiệm sẽ rất có giá trị.
• Tăng hiệu quả công việc: Multitasking là yếu tố tăng hiệu suất công việc của bạn. Trong một ngày bạn có thể làm nhiều thứ hơn nhiều với khả năng đa nhiệm.

Mặt trái của multitask là gì?

Dù kỹ năng đa nhiệm chắc chắn có những lợi ích lớn giúp bạn trong cuộc sống, thực ra vẫn có những bất cập liên quan đến khả năng này. Nếu bạn chưa thật thành thạo nghệ thuật đa nhiệm, bạn sẽ có thể gặp phải các vấn đề sau đây:

Mất tập trung

Khi bạn thực hiện nhiều công việc cùng một lúc, bộ não sẽ không thể dồn 100% sự tập trung cho tất cả các đầu việc đó. Điều này dẫn đến khả năng mắc lỗi trong quá trình làm việc, đồng nghĩa với việc bạn cần dành thêm thời gian để sửa chữa và hoàn thành công việc.

Multitask cũng khá làm tốn công sức. Bởi sử dụng năng lượng để điều chỉnh công việc liên tục sẽ làm tiêu tốn nhiều năng lượng hơn so với tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất.

Sắp xếp công việc thiếu hiệu quả

Các yếu tố quan trọng quyết định sự hiệu quả của multitask là gì? Không phải ai cũng có khả năng nhận định được việc gì nên ưu tiên trong hàng loạt các mục tiêu phải hoàn thành.

Nếu chưa thật sự rèn luyện được kỹ năng đa nhiệm, bạn có thể bị bối rối với loạt việc cần làm. Chẳng hạn như việc gì nên được hoàn thành trước tiên và làm thế nào để hoàn thành cả các nhiệm vụ đi kèm.

Tất nhiên điều này sẽ dẫn đến giảm hiệu suất công việc, ngược lại với mặt lợi thường thấy của multitasking.

Có thể làm mai một kỹ năng

Đến hiện tại, nhiều nghiên cứu khoa học đã chứng minh rằng đa tác vụ có một số ảnh hưởng không tốt tới con người.

Việc lẫn lộn, chồng chéo các thông tin là vấn đề thường gặp khi bạn cố làm multitask. Điều này có thể dẫn đến sự mai một của một số kỹ năng.

Dù kỹ năng đa nhiệm có một số mặt bất lợi, căn nguyên của chúng đều đến từ việc bạn có thể chưa vận dụng nó đúng cách. Vậy nên, bạn cần cải thiện kỹ năng này để tránh các mặt tối của nó và phát triển các lợi ích một cách tối đa.

5 mẹo cải thiện kỹ năng đa nhiệm

Các bí quyết giúp bạn phát triển multitasking skills là gì? Cùng Glints điểm qua các mẹo dưới đây. 

1. Tạo danh sách các việc cần làm

Khi chuẩn bị thực hiện một loạt công việc cùng lúc, một trong những điều bạn cần làm là tạo một to-do list. Nhiều người có xu hướng nước đến chân mới nhảy, nhưng biết cách sắp xếp công việc đóng vai trò tất yếu để bạn làm tốt mọi tác vụ.

Một danh sách chi tiết cũng sẽ giúp bạn tránh quên mất những chi tiết nhỏ trong các việc cần làm.

Đọc thêm: Làm Thế Nào Để Tập Trung Cao Độ Khi Có Quá Nhiều Công Việc Cần Giải Quyết?

2. Biết cái gì cần ưu tiên

Sau khi đã liệt kê ra các việc phải làm, bạn cần sắp xếp chúng theo thứ tự cần ưu tiên nhất đầu tiên rồi trải dài đến thứ tự ưu tiên phía sau. Để quyết định được đâu là ưu tiên hàng đầu và thứ yếu, bạn có thể vận dụng cách phân tích sau:

• Việc gấp và quan trọng: Đây là những việc cần được ưu tiên hàng đầu và phải hoàn thành trước tiên. Chẳng hạn như giải đáp thắc mắc của khách hàng, hoàn thành dự án sắp đến hạn nộp, hoặc thực hiện việc cấp trên giao cho bạn.
• Việc quan trọng nhưng chưa gấp: Bạn thường có thể dần dần hoàn thành những việc này trong ngày, tuy nhiên cần phải đảm bảo tính chính xác toàn diện. Các kế hoạch này thường thuộc dạng lên kế hoạch dài hạn, chẳng hạn liên quan tới kế hoạch hợp tác với agency hoặc công ty đối tác.
• Việc không quá quan trọng nhưng cần gấp: các việc thuộc danh mục này thường là các việc cần hoàn thành để bạn có thể làm các việc quan trọng hơn. Ví dụ như đặt vé máy bay để đi công tác. Nếu bạn làm quản lý, bạn có thể giao, bổ nhiệm công việc này cho người khác.

Dù bạn có thể nhờ hoặc bổ nhiệm người khác làm thay bạn, bạn nên cẩn thận để không bị nhận xét là lạm quyền hoặc “ma cũ bắt bạt ma mới”.

3. Gộp các việc tương tự với nhau

Một trong các khó khăn để làm tốt đa nhiệm là bạn phải chuyển đi đổi lại giữa các nhiệm vụ khác nhau. Vậy cách hay để cải thiện vấn đề multitask là gì?

Bạn nên lọc ra các việc có tính chất tương tự nhau và theo dõi kế hoạch của từng việc một. Chẳng hạn bạn phải đăng nhiều bài lên các nền tảng mạng xã hội khác nhau, hãy nhóm các đầu việc này lại với nhau và lên lịch trình một cách hợp lý để không bị xao nhãng bởi các việc khác.

4. Tránh xao nhãng

Làm ở môi trường nào cũng sẽ có các yếu tố làm bạn xao nhãng. Và cách để tập trung tối đa của mỗi người cũng rất khác nhau. Có người phải nghe nhạc trong khi làm việc nhưng cũng có nhiều người cần sự im lặng tối đa để có thể tập trung suy nghĩ.

Với hình thức làm việc remote hoặc hybrid-working như hiện nay, các nhân viên khi làm việc ở nhà càng cần biết tự quản lý bản thân và thời gian để có thể làm tốt công việc, đặc biệt là khi họ muốn vận dụng multitasking.

Bạn có thể tham khảo một số mẹo để tránh xao nhãng như sau:

• Tắt âm điện thoại, giới hạn thời gian sử dụng điện thoại khi đang trong giờ làm việc
• Sắp xếp, bài trí chỗ riêng cho không gian làm việc
• Không mặc đồ ngủ, đồ ở nhà khi làm việc tại nhà
• Theo lịch trình làm việc và nghỉ ngơi giống như lúc bạn lên văn phòng, v.v. 

5. Luyện tập

Like anything else, your multitasking skills can be honed with practice. The more familiar you are with a specific activity, the easier it will be to do it almost automatically. 

Cũng giống như các kỹ năng mềm khác, kỹ năng đa nhiệm của bạn cũng có thể tiến bộ nếu như bạn biết cách rèn luyện nó. Các nghiên cứu cũng cho thấy bộ não chúng ta có thể tăng tốc độ làm việc và phát triển chức năng đa nhiệm hơn nếu ta có luyện tập.

Bạn cũng cần đảm bảo ngủ đủ giấc và đủ năng lượng làm việc để não bộ và cơ thể có thể hồi phục sau những giờ làm việc căng thẳng. Hai phương pháp thường được áp dụng để tăng khả năng đa nhiệm và hiệu suất công việc là:

• Phương pháp 52/17 (tập trung làm việc 52 phút và nghỉ 17 phút)
• Phương pháp cà chua Pomodoro (tập trung làm việc 25 phút và nghỉ 5 phút)

Lời kết

Hy vọng với bài viết của Glints bạn đã có thể hiểu rõ hơn multitask là gì cũng như cách cải thiện multitasking skills là gì. Để có thể làm một ứng viên sáng giá trong mắt nhà tuyển dụng cũng như một nhân viên có giá trị trong mắt sếp, hãy không ngừng trau dồi kỹ năng của bản thân bạn nhé.