Thư Ký Là Gì? Nghề Thư Ký Văn Phòng, Thư Ký Giám Đốc Cần Các Kỹ Năng Nào?

Ngày đăng: 06/05/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 10/02/2023

Thư ký là một công việc khá quen thuộc với nhiều người, thế nhưng lại không mấy ai hiểu về ngành nghề này. Vậy thư ký là gì? Công việc này đòi hỏi những nghiệp vụ ra sao? Ai có thể trở thành thư ký văn phòng trong tương lai và làm thư ký học ngành gì?

Cùng Glints khám phá về ngành nghề tưởng quen mà lạ, tưởng lạ mà quen này nhé!

Định nghĩa thư ký là gì?

Hiểu một cách đơn giản, thư ký là người thực hiện những công việc “hậu trường” cho văn phòng. Điều này mang ý nghĩa rằng họ không xuất hiện trực tiếp, mà lại đứng sau để hỗ trợ mọi người trong mọi công việc cần thiết.

Trước kia, thư ký chỉ thực hiện các vai trò cơ bản và thường không được xem là một ngành nghề. Nhưng trong thời điểm hiện tại, bảng mô tả công việc của thư ký văn phòng đã được mở rộng và trở thành một ngành nghề phổ biến trong xã hội.

Mô tả công việc thư ký văn phòng

Sau đây là vai trò của thư ký văn phòng trong công việc hàng ngày và bộ máy vận hành của công ty.

1. Sắp xếp và quản lý 

Có thể nói, công việc chủ yếu của thư ký liên quan mật thiết đến việc sắp xếp và quản lý, cụ thể như:

• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác.
• Chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp; đồng thời ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp ấy để phục vụ cho việc quản lý.
• Tổ chức hội ý để các bộ phận liên quan có cơ hội báo cáo trực tiếp và nêu ra quan điểm cá nhân của mình. 
• Ghi chép các ý kiến của các cấp quản lý, lãnh đạo và chuyển thông tin ấy xuống những đơn vị/ cá nhân có liên quan.

2. Tiếp nhận, xử lý thông tin

Thư ký thường đóng vai trò đại diện của một đơn vị hay cá nhân (ban quản lý), thế nên mọi thông tin, giấy tờ quan trọng đều sẽ đến tay thư ký trước tiên. Chính vì thế, công việc tiếp theo của thư ký sẽ là:

• Tổng hợp và phân loại các văn bản một cách nhanh chóng nhất từ các phòng ban.
• Trợ giúp các cấp lãnh đạo giải quyết các văn bản không quan trọng. 
• Đảm bảo các loại văn bản, giấy tờ phải đến đúng nơi một cách chính xác và có tính bảo mật cao.
• Thu thập các thông tin liên quan đến số liệu.
• Truy cứu, tra tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết.
• Hỗ trợ biên – phiên dịch tài liệu khi có nhu cầu.

3. Đón tiếp khách hàng

Vì đóng vai trò đại diện, thế nên bên cạnh giấy tờ, thì thư ký còn phải đảm nhiệm công việc đón tiếp khách hàng:

• Đón khách, tiếp khách và giải quyết những việc nằm trong khả năng và mức độ hiểu biết của mình.
• Sắp xếp nơi để khách chờ đợi gặp mặt người cần gặp.
• Hỗ trợ chuẩn bị các phương tiện di chuyển cho khách hàng.
• Chuẩn bị chu đáo thức ăn nhẹ, nước uống cho khách hàng trước khi bước vào cuộc gặp mặt chính thức.

4. Sắp xếp chuyến đi công tác cho cấp trên

Do tính chất ngành nghề, các nhân sự trong doanh nghiệp thường phải đi công tác ở nhiều tỉnh thành, thậm chí nhiều quốc gia khác nhau. Thư ký sẽ giúp họ sắp xếp chuyến đi một cách suôn sẻ nhất:

• Phác thảo các thông tin cần thiết cho chuyến đi: mục đích của chuyến đi, nơi đi – nơi đến, thời gian, các điểm dừng (nếu có), phương tiện di chuyển,…
• Viết bản chương trình gặp mặt: ngày, giờ, đối tượng gặp mặt, nơi chốn, cần mang theo những hồ sơ, tài liệu nào,…
• Chịu trách nhiệm đặt vé phương tiện di chuyển cho các cấp quản lý.
• Đặt khách sạn: vị trí, loại phòng, giá cả, phương thức thanh toán,…
• Tạm ứng và quyết toán chi phí.

5. Đối với thư ký giám đốc

Riêng đối với thư ký giám đốc, ngoài các công việc trên, họ cũng sẽ chịu trách nhiệm các công việc liên quan trực tiếp tới giám đốc hơn. Cụ thể như:

• Sắp xếp và quản lý các lịch trình công việc của giám đốc.
• Thực hiện xử lý các công việc liên quan đến tài liệu, giấy tờ, hồ sơ,…
• Cùng với bộ phận văn thư để tổng hợp và phân loại các loại giấy tờ, hồ sơ.
• Là “cầu nối” liên lạc, truyền tin giữa ban giám đốc và các bên liên đới.
• Hỗ trợ ban giám đốc trong việc xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng.

Kỹ năng cần có cho công việc thư ký là gì?

Có những doanh nghiệp sẽ yêu cầu thẳng thắn về yếu tố ngoại hình ở một thư ký. Thật ra, bạn không cần phải sở hữu gương mặt như hoa khôi, mà cần thể hiện tác phong gọn gàng, lịch sự.

Thế nhưng, ngoại hình không là yếu tố duy nhất. Các kỹ năng khác mà công việc này đòi hỏi ở một thư kí là gì?

1. Kỹ năng nghiệp vụ

Phải làm nhiều đầu việc khác nhau như sắp xếp và quản lý; tiếp nhận và xử lý thông tin; đón tiếp khách hàng; sắp xếp chuyến đi công tác;… nên công việc thư ký đòi hỏi kỹ năng nghiệp vụ tốt để đảm nhiệm các công việc thật chu đáo. 

2. Kỹ năng tin học, sử dụng vi tính 

Công việc của thư ký đòi hỏi bạn phải soạn thảo, lưu trữ rất nhiều hồ sơ quan trọng trên máy tính. Thế nên, thư ký văn phòng cần biết cách sử dụng các phần mềm tin học văn phòng ở mức căn bản.

Sự thuần thục trong việc sử dụng công nghệ sẽ giúp bạn ghi điểm cộng trong mắt các sếp. 

3. Kỹ năng quản lý và sắp xếp

Đóng vai trò “cầu nối” và hỗ trợ công việc cho các đơn vị, cá nhân khác nhau, thư ký văn phòng cần kỹ năng quản lý tốt để có thể sắp xếp luồng công việc một cách trơn tru.

Đơn cử như khi cần đặt phòng nơi ở cho chuyến công tác của sếp, thư ký cần quản lý mọi khâu trước – trong – sau khi hoàn trả phòng.

4. Khả năng ngoại ngữ tốt

Do tính chất công việc phải đón tiếp rất nhiều khách hàng của sếp, đặc biệt biệt là khách nước ngoài. Vì lẽ đó, ngành thư ký văn phòng yêu cầu bạn sở hữu khả năng ngoại ngữ tốt để có thể truyền đạt thông tin chính xác, mạch lạc, rõ ràng.

5. Tính tỉ mỉ trong công việc

Câu nói “sai một ly, đi một dặm” hoàn toàn đúng với công việc thư ký văn phòng hay thư ký giám đốc. Một lỗi sai sót nhỏ trong tài liệu, hợp đồng, hồ sơ,… cũng sẽ khiến các bên liên quan mất thêm nhiều thời gian để chỉnh sửa.

Sẽ ra sao nếu một thư ký truyền đạt không đúng thông tin trong một buổi họp và từ đó khiến mọi người hiểu sai về buổi họp ấy?

Đọc thêm: 8 Ngôn Ngữ Cơ Thể Trong Giao Tiếp Bạn Cần Học Ngay!

Làm thư ký học ngành gì?

Thành thật mà nói, ở Việt Nam chưa có ngành đặc thù nào đào tạo công việc thư ký văn phòng. 

Thứ nhất, đây không phải là một công việc quá đặc thù, mà đòi hỏi bạn khá nhiều kỹ năng mềm để ứng dụng trong công việc: tính nhanh nhạy, linh hoạt; khả năng sắp xếp và quản lý; tính cẩn thận và tỉ mỉ;…

Nếu bạn muốn trở thành một thư ký, bạn hoàn toàn có thể làm nhiều ngành khác nhau để học hỏi các kỹ năng mềm từ công việc ấy. Từ đó áp dụng chúng vào công việc thư ký một cách dễ dàng.

Cơ hội việc làm tại Glints

Ngành thư ký văn phòng đang dần trở nên phổ biến, mang lại nhiều cơ hội nghề nghiệp để bạn thử sức. Với Glints, bạn sẽ có thể tìm thấy công việc phù hợp với bản thân.