20 Tips Simpel Mengelola Waktu Buat Si Super Sibuk

Apakah kamu merupakan seseorang yang super sibuk sampai-sampai bingung dalam mengelola waktu? Nah, jangan sampai semua kesibukan kamu menjadi sebuah alasan tidak bisa menyelesaikan sesuatu bahkan lupa janji yang dapat menghancurkan hubunganmu dengan orang lain. Pastinya kamu tidak mau kan hal itu terjadi? Nih, cek 20 tips simpel ala Glints dalam mengelola waktu!

Baca Juga: Kiat-Kiat Mengatur Pola Hidup Sehat Saat Sibuk

Gunakan Kalender

Saking sibuknya, tidak jarang kita suka lupa dengan tanggal dan hari. Nah, untuk itu kamu harus aktif dalam penggunaan kalender baik di smartphone kamu atau dengan menggunakan weekly journal dalam bentuk buku agenda. Salah satu aplikasi kalender yang dapat menyimpan semua reminder dengan detil adalah Google Calendar. Kamu bisa membedakan task, reminder, serta event yang akan kamu simpan. Dengan cara ini, kamu tidak perlu khawatir akan jadwal meeting, janji atau deadline yang akan dikerjakan. Semua akan tersimpan rapi di kalender atau buku agenda mu dan mengelola waktu jadi terasa mudah.

Time Tracker Management

Fokus ke dalam satu hal dapat membuat diri kita lupa untuk mengerjakan tugas lain. Malah, kadang-kadang membuat kita bingung apa sih yang harus dikerjakan terlebih dahulu? Membuat time tracker secara manual di post it yang ditempel di dekat komputer memang bisa membantu, namun hal lama-lama akan membuat kamu repot sendiri akibat terlalu banyak kertas. Daripada begitu, mending kamu download aplikasi-aplikasi Tmetric Time Metric yang user friendly serta membantu kamu mengelola waktu dengan baik.

Tidur Cukup

Tahukah kamu bahwa pola tidur akan mempengaruhimu dalam mengelola waktu? Tidur yang cukup 7-9 jam dalam sehari akan merefreshkan otak kamu sehingga kamu tidak terus menerus merasa kelelahan. Kurangi pola hidup begadang dan kafein yang berlebihan ya.

Mereview Kegiatan

Cara ini dapat meningkatkan produktivitas serta mengelola waktu menjadi lebih baik, lho! Caranya adalah setiap sebelum tidur kamu melihat kembali kalender-kalender mingguan yang sudah kamu isi dengan task list, reminder atau bahkan jadwal-jadwal yang akan datang. Dengan begitu otak akan diingatkan kembali untuk bekerja pada esok harinya sehingga kamu tidak bingung saat pagi hari. Kedua, buka kembali email-email yang masuk dan baca kembali, apakah ada tugas yang perlu ditulis? Atau adakah jadwal yang terlewat? Ketiga, atur deadline per minggu sehingga kamu sudah tahu kapan harus menyelesaikannya tanpa harus kaget deadline sudah dekat.

Buat Rencana

Menurut sebuah studi, jam produktif dalam bekerja sehari hanya digunakan 4 jam dari 8 jam kerja. Mengapa demikian? Karena setengah hari dalam bekerja akan digunakan untuk cek email, angkat telepon, kirim email, dan juga meeting. Maka dari itu, buatlah rencana sejak pagi hari apa yang akan kamu kerjakan secara produktif dalam waktu 4 jam. Hal ini dapat bermanfaat untuk mengelola waktu per hari menjadi lebih baik.

Fokus Dalam 1 Hal

Melakukan multitasking dalam bekerja merupakan sebuah kemampuan yang tidak dimiliki oleh semua orang, sayangnya multitasking tidak dianjurkan dalam bekerja. Multitasking dapat mengganggu konsentrasi untuk melakukan hal lain dan melupakan tugas utama. Lebih baik, selesaikan dulu 1 pekerjaan lalu beralih saat 1 pekerjaan sudah selesai.

Sortir dan Prioritaskan Tugas

Untuk mempermudah mengelola waktu tiap harinya, kamu diwajibkan menyortir tiap tugas yang datang secara mendadak ditambah juga dengan revisi-revisi klien yang kadag datang tak kenal waktu. Bagilah tugas mu ke dalam pos-pos yang berisi “penting, tapi tidak urgent”, “penting dan urgent”, “tidak begitu penting, tidak urgent”, dan “urgent, tidak begitu penting”. Dengan membagi pos-pos ini kamu akan mengetahui kapan tugas bisa kamu kerjakan atau malah bisa diberikan ke orang lain jika memungkinkan.

Membagi-bagi Tugas Dalam Bagian Kecil

Apakah kamu pernah mendapatkan sebuah proyek besar yang sangat menyita waktu untuk mengerjakannya? Mungkin sudah saatnya kamu membaginya dalam bagian-bagian kecil dan tentunya libatkan orang lain jika ada. Jika kamu bekerja dalam tim, selesaikanlah tugas-tugas kecil terlebih dahulu misalnya kamu mengerjakan budgeting, tim lainnya mengerjakan untuk mencari properti. Jangan urus sendirian dan tanyakan kepada tim yang sudah berpengalaman. Dengan begitu hasil akan lebih maksimal karena dikerjakan dalam bagian-bagian kecil dan mengelola waktu pun akan menjadi lebih efisien.

Buat Top 3

Kamu pasti sudah memiliki task list dan to-do-list setiap harinya kan? Walaupun semuanya sudah beres, kamu tetap harus menyortir 3 tugas terpenting yang harus selesai tiap harinya. Mengapa? Karena kita tidak tahu apa yang akan terjadi setiap harinya di kantor. Tugas dadakan, meeting tambahan atau bahkan mungkin klien yang uring-uringan akibat revisi bisa saja datang tanpa diundang kan?

Minta Bantuan

Meminta bantuan orang lain sesekali tidak ada salahnya, lho! Jika kamu tidak bisa mengerjakan tugasmu sama sekali, kamu dapat memanggil seseorang dan deskripsikan tugas yang harus dikerjakan. Kamu juga harus siap ditanyakan jika mereka mengalami kesulitan ya.

Baca Juga: 8 Cara Mengatur Waktu yang Efektif untuk Mencapai Work-Life Balance

Belajar dari Pengalaman

Analisalah kesalahan-kesalahanmu dari masa lalu demi produktivitas yang lebih baik. Dengan kamu mereview kebiasaan-kebiasaanmu dalam mengerjakan tugas tiap harinya, kamu akan dapat mengelola waktumu lebih baik karena sudah belajar dari kesalahan-kesalahan yang pernah kamu buat sebelumnya.

Komitmen Pada Diri Sendiri

Menyelesaikan deadline tidak akan selesai jika tidak dibarengi oleh niat dan komitmen dari dalam diri. Berjanjilah pada diri sendiri untuk benar-benar menyelesaikannya dengan tepat waktu. Kalau bisa, selesaikan sebelum deadline datang agar kamu punya waktu untuk mereview kembali tugas yang kamu kerjakan.

Buat Planning Traveling

Jika kamu memiliki rencana untuk traveling dalam beberapa hari atau bahkan beberapa minggu, catatlah di kalender. Jangan lupa untuk memberi tahu klien jika kamu memiliki beberapa waktu yang tidak dapat diganggu. Nah, sebelum kamu berangkat untuk jalan-jalan, kerjakan tugas prioritasmu demi dapat mengelola waktu dengan baik. Jangan sampai klien menunggumu terlalu lama akibat pekerjaan belum diselesaikan sebelum kamu travelling.

Sumber: pexels.com

Baca Buku

Kadang-kadang kamu suka berpikir kan bagaimana sih cara mengelola waktu yang baik? Daripada kamu berpikir terus menerus yang malah membuat kamu melamun seharian, bacalah buku tentang mengelola waktu. Banyak sekali buku yang sudah membahas ini dan terapkanlah dalam kehidupanmu. Bacalah buku minimal 1 jam dalam sehari lalu lakukan yang ada di dalam buku tersebut.

Istirahat

Kerja keras memang harus dilakukan agar semua pekerjaan selesai tepat waktu, namun kamu juga perlu istirahat, lho! Istirahat itu sangat penting demi rileksasi dan juga kesehatan mental. Dengan diri kamu yang rileks, kamu juga akan senang dalam mengerjakan tugasmu.

Short Break

Terlalu banyak duduk di depan laptop atau komputer sangat tidak baik untuk kesehatan. Jika kamu sudah merasa pegal, jalan-jalan atau berdirilah selama 5 menit demi melancarkan perderan darah. Dengan begini, kamu akan nyaman kembali dalam bekerja.

Katakan “tidak”

Mengerjakan sesuatu yang bukan spesialisasimu dapat menjadi pengalaman serta tantangan baru dalam dunia karir. Namun, tidak selamanya kamu bisa menerima semua tugas yang datang begitu saja. Belajarlah berkata tidak serta alasannya. Dengan cara ini orang lain akan tahu tanggung jawabmu yang sesungguhnya dan kamu dapat mengelola waktu dalam menyelesaikan pekerjaanmu.

Work Time Balance

Ingat! Dalam bekerja kamu juga butuh work time balance untuk hal-hal pribadimu. Jangan sampai pekerjaan menyita privasi bahkan kamu tidak memiliki pekerjaan lain selain urusan kantor. Jika hal ini terjadi kepadamu, konsultasilah dengan atasan atau rekan kantor yang dapat memberikan saran demi mengelola waktu yang lebih baik.

Mengaku Salah

Berkelit dari sebuah kesalahan hanyalah membuang-buang waktu. Jika kamu memiliki kesalahan, minta maaflah dan berjanji untuk tidak mengulanginya lagi. Dengan cara ini, kamu bisa mengelola waktu dengan baik dan move on ke kerjaan berikutnya. Atasan pun juga akan memaafkan dan menghargai segala kejujuran kamu kok.

Jangan Main Sosmed

Sosmed merupakan salah satu penghambat produktivitas. Nah, jika kamu sedang fokus jangan buka-buka sosmed yang dapat mendistraksi tugasmu. Jauhkan sebentar jika berhasil mengerjakan 1 tugas, kamu dapat membukanya kembali sebagai self reward.

Baca Juga: 8 Tips untuk Manajemen Waktu yang Lebih Efektif

Nah, itu dia 20 tips simpel untuk mengelola waktu yang bisa kamu aplikasikan setiap harinya. Apakah kamu sudah mempraktikkan salah satunya? Jika belum, yuk pilih yang paling sesuai dengan lifestyle kamu! Jangan lupa juga untuk cari tips lainnya di dalam Glints Blog yang bermanfaat bagi perkembangan karirmu.