Sales Admin: Apa Itu, Tugas, Skill, Gaji & Jenjang Kariernya
Ditulis oleh : Khairina F. Hidayati
Siapa bilang tenaga sales pasti bertugas berjualan dan menawarkan produk? Beberapa jabatan di bidang ini punya tanggung jawab yang berbeda, lho. Sales admin atau sales administrator adalah salah satunya.
Memangnya, apa tanggung jawab dari pekerjaan ini? Selain itu, apa saja skill yang dibutuhkan?
Glints akan mengupas tuntas semuanya dalam artikel ini. Yuk, simak selengkapnya!
Isi Artikel
Apa Itu Sales Admin?
Sales admin adalah profesi yang menangani pengecekan stok, memproses pemesanan, memastikan kebenaran harga jual, dan lain-lain.
Lewat tugas ini, mengutip Leisure Jobs, mereka membantu sales representative meraih customer deals.
Tertarik untuk bekerja sebagai sales admin? Yuk, cek dan lamar berbagai lowongan pekerjaannya di aplikasi Glints sekarang!
Di aplikasi Glints, ada banyak lowongan sebagai sales admin yang bisa kamu lamar:
- lowongan mulai dari fresh graduate
- gaji mulai dari Rp5 juta per bulan
- tersedia di berbagai kota di Indonesia seperti Jakarta, Medan, Bandung, Tangerang, Malang, hingga Bali
Menarik bukan? Klik tombol di bawah untuk download aplikasi Glints sekarang juga!
Tugas Sales Admin
Saat bekerja, beberapa tanggung jawab sales administrator adalah:
1. Menjalankan proses pesanan
Tugas yang satu ini sudah sempat Glints singgung sebelumnya.
Misalnya, kamu membeli sebuah kemeja di toko online X di e–commerce. Toko X menawarkan berbagai warna kemeja, namun kamu tak memberi keterangan pilihanmu.
Di sinilah sales admin berperan. Mereka akan mengecek kelengkapan pesananmu, lalu mengontakmu karena ada pilihan warna kemeja yang perlu dipastikan.
Peran mereka tak hanya di dunia toko online, lho. Mereka juga memproses pesanan yang datang dari telepon, email, bahkan staf sales representative sendiri.
2. Meneruskan pesanan ke tim produksi atau gudang
Setelah pesanan masuk, siapa yang bertugas menyampaikannya ke tim produksi atau gudang? Sales admin adalah jawabannya.
Jika dibutuhkan, sales admin juga akan meminta pembuatan invoice kepada tim finance.
3. Pencatatan
Seperti apa demografi konsumen perusahaan A? Berapa usia mereka? Selain itu, seberapa sering mereka membeli produk tertentu?
Semua informasi di atas tentu penting untuk kemajuan bisnis. Nantinya, proses pemasaran atau sales bisa dirancang sesuai dengan demografi para pembeli.
Nah, seperti dituliskan Career Trend, pencatatan data demografi itu adalah salah satu tugas sales administrator.
4. Administrasi tim sales lainnya
Mengutip The Nest, secara umum administrasi tim penjualan adalah tanggung jawab sales admin.
Mereka harus mengecek pengeluaran sales representative, memastikan biaya-biaya lainnya, lalu membuat laporannya.
5. Menghubungi pelanggan jika diperlukan
Selain menjalankan proses pesanan dan meneruskannya ke tim produksi atau gudang, seorang sales admin juga harus memastikan pesanannya sudah benar sebelum itu.
Hal ini dilakukan agar pesanan pelanggan tidak ada kesalahan.
Jadi, apabila dari customer pesanannya kurang lengkap sehingga menimbulkan kebingungan, Better Team bilang sales admin harus melakukan verifikasi bahkan menanyakan kepada pelanggan soal informasi yang belum lengkap terkait pesanan ataupun informasi lain.
6. Membuat faktur penjualan
Tergantung jenis usahanya, invoice atau faktur penjualan bisa dikeluarkan setelah pembayaran ataupun di akhir. Ini semua tergantung kesepakatan kerja sama.
Seorang sales admin juga bertugas untuk membuat faktur penjualan untuk menagih customer yang telah melakukan pembelian.
7. Membuat laporan penjualan
Tugas lain yang juga perlu dilakukan oleh seorang sales admin adalah membuat laporan penjualan setiap bulannya. Nantinya, laporan ini dapat digunakan oleh tim sales untuk menentukan strategi penjualan ke depannya.
8. Menindaklanjuti feedback customer
Seorang sales administrator perlu memiliki kemampuan customer service. Sebab, salah satu tugas mereka adalah menjaga hubungan baik dengan pelanggan, termasuk salah satunya menindaklanjuti feedback dari pelanggan.
Selain menjawab pertanyaan pelanggan, mereka juga perlu menyampaikan isu yang ada ke departemen terkait, dan membantu memecahkan masalah pelanggan.
9. Koordinator acara
Seorang sales admin juga bertugas membantu melakukan koordinasi saat perusahaan hendak menyelenggarakan acara, seperti pameran dagang, konferensi atau seminar.
Tujuan utamanya tentu untuk mempromosikan produk dan jasa yang ditawarkan.
10. Melakukan riset
Terakhir, tugas seorang sales admin adalah melakukan riset tentang produk baru, termasuk dari kompetitor.
Nantinya produk-produk itu akan dimasukkan ke dalam daftar produk baru untuk dipertimbangkan apakah produk tersebut berpotensi mendatangkan penjualan atau tidak.
Skill yang Dibutuhkan Sales Admin
© Freepik.com
Sekarang, kita bahas keterampilan yang harus dikuasai profesi ini.
1. Customer service
Pertama-tama, ada customer service.
Menurut Zippia, customer service adalah proses membantu seorang pelanggan atau calon pelanggan. Dalam proses ini, kamu bisa diminta menjawab pertanyaan, menyelesaikan masalah, serta memberikan layanan dengan baik.
Semua itu bertujuan membangun hubungan erat di antara pelanggan dan perusahaan. Saat dilayani dengan baik, kamu tentu merasa senang dan tertarik membeli produk kembali, kan?
Kira-kira, mengapa sales administrator harus menguasai customer service?
Memproses pesanan adalah salah satu tugas sales admin. Di tengah-tengah pemrosesan ini, mereka tentu harus mengontak pelanggan. Di sinilah skill customer service dibutuhkan.
2. Sales support
Seperti namanya, sales support adalah sistem pendukung sales representative.
Dengan adanya sistem ini, para sales representative bisa fokus melakukan penjualan dan closing. Mereka bisa melupakan proses-proses administratif, karena sudah ada yang menanganinya.
Nah, dukungan yang diberikan sales admin untuk sales representative adalah:
- pencatatan
- penerimaan telepon
- pekerjaan administratif lainnya
3. Data entry
Sales admin juga akan diminta memasukkan dan menyatukan data-data pelanggan. Dalam proses ini, keterampilan data entry dan ketelitian sangat dibutuhkan.
4. Customer relationship management
Skill wajib sales admin selanjutnya adalah customer relationship management.
Melansir Salesforce, customer relationship management merupakan proses pengelolaan hubungan perusahaan dengan pelanggan atau calon pelanggan.
Ingat, sales admin bertugas melakukan pencatatan pelanggan dan menghubungi mereka jika diperlukan. Itulah mengapa, mereka harus punya skill customer relationship management.
Beberapa perusahaan juga menggunakan software khusus untuk customer relationship management. Nah, kamu harus mampu mengoperasikannya.
5. Komunikasi
Salah satu skill yang penting dimiliki oleh sales admin adalah kemampuan komunikasi, khusus komunikasi verbal.
Sebab, seorang sales admin akan berhubungan dengan banyak orang, khususnya tim produksi, gudang, bahkan pelanggan. Jadi, kemampuan ini tentu dibutuhkan supaya pekerjaan bisa berjalan dengan lancar.
6. Pelaporan keuangan
Seperti yang sudah Glints jelaskan, profesi ini bertugas menangani administrasi tim sales. Pelaporan keuangan adalah salah satunya.
Otomatis, skill ini harus dimiliki oleh para sales admin. Dengan begitu, proses reimbursement dari tim sales ke departemen finance perusahaan berjalan mulus.
7. Ketelitian
Kemampuan lain yang harus dimiliki oleh sales admin adalah ketelitian, kata Indeed.
Soalnya, mereka berhubungan dengan banyak data, angka, berbagai permintaan penjualan, memantau stok, dan mengerjakan berbagai laporan, salah satunya laporan keuangan tadi.
Seorang sales admin yang punya ketelitian tinggi bisa menghindari atau meminimalisir kesalahan.
8. Organisasional
Selain ketelitian, kemampuan lain yang dapat membantumu menjadi sales admin yang andal dengan banyaknya tugas adalah organisasional.
Dengan kemampuan organisasional yang baik kamu dapat menyelesaikan berbagai pekerjaan sales admin dengan baik.
9. Manajemen waktu
Saat mengerjakan beberapa pekerjaan, seperti CRM atau sedang mengerjakan data, seorang sales admin tentu harus memiliki pengaturan waktu yang baik.
Berbekal skill manajemen waktu yang baik, kamu dapat mengerjakan beberapa tugas sekaligus, memprioritaskan pekerjaan yang penting, dan menyelesaikan semuanya tepat waktu.
10. Microsoft Office
Selain soft skills, National Careers bilang hard skills juga tidak kalah penting dikuasai. Sebab, dengan inilah kamu akan berkutat sehari-harinya.
Sebagai seorang sales admin, kamu juga wajib menguasai Microsoft Office, seperti Word, Excel, dan PowerPoint. Pasalnya, pekerjaanmu membuat laporan keuangan, purchase order, data entry, dan melakukan presentasi butuh menggunakan software tersebut.
Jenjang Karier Sales Admin
National Careers Service menuliskan, jenjang karier seorang sales admin adalah:
- sales admin team leader
- personal assistant
- office manager
Gaji Sales Admin
Menurut Glassdoor, gaji seorang sales admin di area Jakarta berada di rentang Rp5.000.000-7.000.000.
Setiap bulannya, gaji rata-rata seorang sales administrator adalah sekitar Rp5.500.000.
Namun, ini bukanlah angka pasti. Sebab, ada banyak hal yang memengaruhi besaran gaji yang nantinya kamu terima, seperti pengalaman kerja, industri perusahaan, dan tunjangan yang mungkin diberikan.
Demikian penjelasan Glints seputar karier sales administrator.
Apabila tertarik untuk berkarier di posisi ini, kamu bisa download aplikasi Glints untuk cari berbagai lowongan kerja sebagai sales admin.
- lowongan mulai dari fresh graduate
- gaji mulai dari Rp5 juta per bulan.
- tersedia di berbagai kota di Indonesia seperti Jakarta, Medan, Bandung, Tangerang, Malang, hingga Bali
Jadi, tunggu apa lagi? Klik tombol di bawah untuk download aplikasi Glints sekarang juga!
