General Affair: Arti, Fungsi, Tugas, Kualifikasi, dan Gaji
Ditulis oleh : Andre Oliver
General affair adalah salah satu posisi pekerjaan yang lazim ditemukan pada sebuah perusahaan besar maupun kecil.
Bidang profesi ini berfungsi sebagai penyedia berbagai keperluan yang dibutuhkan oleh seluruh staf organisasi.
Kendati demikian, pekerjaan ini jarang terlintas di benak jobseeker saat mereka sedang berburu profesi.
Nah, kali ini, Glints akan menjelaskan serba-serbi pekerjaan general affair, dari perannya di sebuah perusahaan hingga gaji yang diperolehnya. Yuk, disimak!
Isi Artikel
Apa Itu General Affair?
General affair atau GA, adalah seorang profesional yang tugas utamanya memfasilitasi semua kebutuhan perusahaan yang berkaitan dengan logistik dan operasional.
Mereka bertanggung jawab secara langsung kepada divisi umum atau departemen operasional.
Itulah mengapa profesi ini juga sering disamakan dengan staff operasional, yang menurut Better Team juga bertugas meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
Pada perusahaan yang masih berkembang, GA biasanya bernaung di bawah kepemimpinan tim HRD atau purchasing.
Mereka diharapkan dapat mendukung kinerja dari seluruh departemen organisasi dengan menyediakan keperluan yang dibutuhkan.
Dalam melaksanakan tugasnya, tim general affair akan bekerja sama dengan masing-masing perwakilan departemen.
Fungsi General Affair
GA memiliki beberapa peranan utama di perusahaan, seperti fungsi koordinasi, pengadaan, pelaporan, dan pemeliharaan hubungan.
GA akan berkoordinasi dengan anggota departemen lain untuk memastikan bahwa semua kebutuhan tim mereka telah disampaikan dan sesuai standar operasional prosedur.
Biasanya, koordinasi tersebut berkaitan dengan pengadaan kebutuhan logistik yang berkaitan dengan seluruh kebutuhan kerja, seperti alat dan papan tulis, laptop, kursi, meja, AC, dan penghias ruangan.
Selain itu, tim GA juga harus menunjang keperluan lain yang terkait dengan fasilitas dan sumber daya pendukung, seperti menyediakan kendaraan, mempekerjakan office boy, hingga jasa outsourcing lainnya.
Nantinya, mereka akan memuat laporan atau dokumen terkait penyediaan logistik dan kebutuhan operasional lainnya untuk diserahkan pada supervisor atau pihak eksternal yang membutuhkan.
Tak hanya itu, mereka juga harus menjaga hubungan dengan tim vendor agar perusahaan memiliki supplier yang dapat mereka percaya.
Tugas dan Tanggung Jawab General Affair
Bila dilihat secara sekilas, mungkin, tugas general affair atau staff operasional ini terlihat sepele dan mudah untuk dilakukan.
Namun, nyatanya tidak seperti itu, lho. Tanpa kinerja dari tim GA, perusahaan akan mengalami kesulitan untuk menjalankan aktivitas sehari-hari.
Produktivitas akan terhambat, dan kualitas kerja seluruh departemen di organisasi sudah pasti tidak akan bagus.
Sebelumnya, Glints sudah menyampaikan beberapa tugas yang dimiliki GA. Akan tetapi, apakah profesi ini memiliki tanggung jawab lainnya?
Menurut Clockster, job description yang menjadi tanggung jawab dari tim general affair adalah seperti berikut ini.
1. Menyaring kebutuhan perusahaan dan melakukan pembelian
Ya, seperti yang sudah Glints jelaskan, tugas utama dari tim GA adalah untuk menyaring kebutuhan perusahaan dan secara aktif melakukan pembelian.
Terkadang, mereka tidak harus meminta daftar keperluan dari staf departemen lain.
Bila mereka rasa pembelian harus dilakukan, tim GA dapat mengajukannya secara langsung pada kepala departemen operasional.
2. Melakukan pembayaran untuk kebutuhan operasional
Tugas general affair tak hanya melakukan pembelian, tetapi juga melaksanakan proses pembayaran.
Pembayaran rutin seperti kebutuhan listrik, air, dan jaringan internet merupakan tanggung jawab mereka.
Proses ini tentunya dibantu dengan tim finance serta jumlah anggaran yang telah dipersiapkan untuk keperluan operasional.
3. Pemeliharaan aset (maintenance)
Setelah melaksanakan pembelian dan pembayaran, tugas dari tim general affair adalah untuk melakukan quality control dan maintenance.
Hal ini umumnya dilakukan untuk mencegah kerusakan yang disebabkan oleh kesalahan dari staf di kantor.
Di luar itu, maintenance dan quality control adalah inisiatif yang jitu untuk menemukan produk logistik yang memiliki kualitas buruk.
Bila dieksekusi dengan baik, GA bisa melaporkan barang yang cacat dan meminta pihak penyedia untuk menggantinya dengan produk yang lebih berkualitas.
4. Renovasi dan pembukaan kantor cabang baru
Tak jarang, perusahaan perlu melakukan renovasi terhadap kantor atau bahkan membuka cabang baru di tempat lain.
Nah, tugas dari general affair adalah untuk membantu departemen operasional menentukan anggaran serta kebutuhan logistik baru.
Mereka juga diharapkan mampu turut serta melihat kelayakan material serta membentuk estimasi anggaran untuk keperluan renovasi dan kantor cabang baru.
Selain itu, mereka juga bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya renovasi dan persiapan kantor baru.
Semua pembelian akan diperiksa oleh GA dari nota serta faktur pembayaran.
5. Membantu mengatur anggaran
Sebelum mereka menjalankan proses penyediaan logistik, dengan bantuan dari divisi finance, GA harus membentuk anggaran terlebih dahulu.
Anggaran ini harus merinci di mana sebuah kebutuhan dan perkiraan harga harus sesuai.
Nantinya, anggaran akan diperiksa oleh departemen operasional dan dewan direksi untuk disetujui atau ditolak.
Setelah barang-barang dan sumber daya yang perlukan telah hadir, tugas tim GA adalah untuk mengadakan quality control.
Jenjang Karier General Affair
Berikut adalah jenjang karier profesi GA yang berkesempatan untuk kamu kejar di masa mendatang. Namun, jenjang karier ini tentu sangat bergantung dengan kebutuhan perusahaan masing-masing.
1. Staff general affair
Saat masih berada di level staf, kamu akan melaksanakan tugas-tugas GA yang telah disebutkan sebelumnya.
Sebagai staff operasional, tugasmu mengakomodasi dan memenuhi segala kebutuhan operasional berbagai departemen.
2. Supervisor atau manager general affair
Jenjang berikutnya adalah supervisor atau manajer GA.
Sebagai supervisor, tugas utamamu adalah mengawasi kinerja para staf GA, memeriksa progres pekerjaan mereka, dan memberi masukan untuk perbaikan ke depannya.
Di sisi lain, manajer GA biasanya akan memiliki fokus lain, yaitu merumuskan strategi untuk peningkatan kinerja tim, merekrut anggota baru, dan mengembangkan kapasitas stafnya.
3. Head general affair
Umumnya, level tertinggi dari jenjang karier seorang GA adalah head of general affair.
Ini merupakan level tertinggi yang bertanggung jawab penuh atas seluruh fungsi GA dalam perusahaan.
Seluruh keputusan strategis akan diambil oleh mereka. Selain itu, head of general affair juga yang mungkin akan berkoordinasi dengan level eksekutif seperti Chief Operating Officer (COO).
Skill dan Kualifikasi General Affair
Dengan beragam tanggung jawab yang mereka miliki, seorang staf general affair atau staff operasional perlu memiliki beberapa skill spesifik.
Tak hanya cekatan dan disiplin, kemampuan dan kualifikasi yang perlu dikuasai jika ingin berkecimpung di bidang general affair adalah seperti berikut.
- pemahaman lisan
- komunikatif
- kemampuan problem solving
- mampu membentuk anggaran
- penalaran deduktif yang mumpuni
- mampu beradaptasi
- memiliki gelar dari jurusan manajemen, administrasi, dan perkantoran lebih diminati
Untuk jenjang karier, seorang staf general affair berkesempatan untuk promosi menjadi supervisor.
Bila kualitas kerja mereka terus meningkat, nantinya mereka akan dipilih untuk memimpin departemen operasional sebagai manager GA.
Puncak dari profesi ini adalah head of GA, di mana mereka akan secara langsung berkomunikasi dengan tim dewan direksi dan kepala departemen lain.
Gaji General Affair
Gaji seorang general affair dapat sangat bervariasi tergantung pada berbagai faktor seperti lokasi, industri, dan ukuran perusahaan.
Namun, menurut hasil riset dari Glints, berikut perkiraan gaji general affair berdasarkan tahun kerjanya:
- 1-3 tahun berkisar Rp3.000.000 hingga Rp5.000.000 per bulan
- 3-5 tahun berkisar Rp5.000.000 hingga Rp9.000.000 per bulan
- 5-10 tahun berkisar Rp10.000.000 ke atas
Itu dia serba-serbi profesi general affair yang perlu kamu ketahui.
Intinya, general affair adalah sebuah pekerjaan di mana fokus utama mereka adalah untuk menyediakan semua keperluan operasional perusahaan.
Meskipun terlihat remeh, tanpa kinerja tim GA produktivitas dari seluruh departemen akan terhambat dan kualitas kerja perusahaan tidak akan sempurna.
Tertarik dengan profesi ini? Kamu bisa, lho, menemukan pekerjaan ini di Glints.
Di sana, terdapat beragam perusahaan yang membuka lowongan untuk posisi general affair. Jangan sampai ketinggalan.
Yuk, klik tombol di bawah dan dapatkan profesi impianmu di Glints!
