Serba-serbi Mengenai Standar Operasional Prosedur dan Contohnya

Setiap divisi yang ada di sebuah perusahaan memiliki fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing. Sebagai sebuah kesatuan organisasi dengan visi yang sama, pastinya pekerjaan yang dijalankan oleh semua divisi saling mendukung dan berkaitan satu sama lain. Tak jarang, satu divisi bisa berhubungan dengan banyak divisi lainnya dalam melakukan pekerjaan. Belum lagi jika ditambah banyaknya jumlah karyawan yang ada di tiap tim. Tentu akan sangat kacau jika perusahaan tidak membuat standarisasi kerja yang bisa dijadikan pedoman oleh karyawan. Nah, inilah alasan mengapa Standar Operasional Prosedur atau SOP penting untuk perusahaan.

Definisi Standar Operasional Prosedur

© Pexels.com

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi mendefinisikan Standar Operasional Prosedur sebagai serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Lebih singkatnya, Sailendra (2015) menjelaskan SOP sebagai panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

SOP inilah yang nantinya akan menjadi acuan karyawan dalam menjalankan pekerjaannya. Selain memuat langkah-langkah dalam menjalankan pekerjaan, SOP juga bisa memuat peraturan dan persyaratan administratif, serta kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis.

Manfaat Standar Operasional Prosedur

Dijelaskan dalam Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur yang dirilis oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, beberapa manfaat dari pembuatan SOP yaitu:

• Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.
• Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
• Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehlngga akan mengurangl  keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
• Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
• Menciptakan  ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
• Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.
• Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur.
• Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
• Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai.
• Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan.
• Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.
• Memberikan  informasi mengenai  beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
• Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.
• Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.

Format Penyusunan Standar Operasional Prosedur

© Pexels.com

SOP tidak dibuat dengan sembarangan. Dalam penyusunannya, ada beberapa format yang bisa digunakan oleh perusahaan agar prosedur yang dibuat bisa dimengerti dengan baik. Beberapa format yang bisa digunakan dalam penyusunan SOP yaitu:

1. Langkah sederhana (Simple steps)

Prosedur sederhana dengan alur yang pendek bisa dibuat menggunakan format langkah-langkah. Biasanya, proses sederhana ini hanya memerlukan sedikit kegiatan dan hanya melibatkan sedikit orang.

2. Tahapan Berurutan (Hierarchical steps)

Prosedur yang lebih dari 10 langkah dengan informasi lebih detail dan pengambilan keputusan yang sedikit bisa dibuat menggunakan format hierarchical steps. Dalam format ini, langkah-langkah yang sudah dibuat bisa dijabarkan lagi menjadi sub langkah yang lebih rinci.

3. Grafik (Graphic)

Format grafik bisa digunakan untuk membuat prosedur panjang yang perlu dijabarkan ke sub proses yang lebih pendek, atau prosedur yang membutuhkan adanya tambahan gambar dan diagram.

4. Diagram alir (Flowchart)

Proses panjang yang memerlukan banyak langkah pengambilan keputusan dan jawaban “ya” atau “tidak” untuk langkah berikutnya bisa dibuat menggunakan format diagram alir atau flowchart. Format ini memungkinkan perusahaan untuk menjelaskan langkah panjang beserta keputusan yang bisa diambil. Kelebihan utama diagram alir yaitu format ini tidak hanya memuat tulisan, melainkan juga gambar dan simbol-simbol seperti panah yang menghubungkan setiap langkah.

Langkah Penyusunan Standar Operasional Prosedur

© Pexels.com

#1 Tentukan format SOP yang akan dibuat. Seperti yang sudah dijabarkan di atas, ada banyak format yang bisa dibuat untuk menjabarkan SOP. Format yang dipilih bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan keadaan perusahaan. Misalnya, jumlah anggota tim yang terlibat atau banyaknya langkah yang perlu dilakukan dalam satu prosedur.

#2 Kumpulkan pihak-pihak yang berkaitan atau stakeholders. Untuk bisa menciptakan sebuah prosedur, proses, atau alur kerja yang baik, dibutuhkan keterlibatan orang-orang yang sudah lebih dulu menjalani pekerjaan tersebut. Seorang manager yang ingin membuat SOP untuk timnya juga bisa berkolaborasi dengan anggota tim untuk menciptakan SOP yang lebih efektif.

#3 Ketahui setiap langkah yang dibutuhkan dalam prosedur. Buat diskusi dan catat semua langkah yang perlu dilakukan dalam menjalankan suatu pekerjaan. Setelah selesai, kaji ulang dan apabila diperlukan, berikan rekomendasi cara paling efisien untuk menyelesaikannya dengan menambahkan sub proses dalam SOP.

#4 Identifikasi potensi masalah dan tuliskan solusi yang bisa dilakukan untuk meminimalisir atau menyelesaikan masalah tersebut. Misalkan, tulis jadwal deadline yang lebih cepat untuk menghindari keterlambatan pengerjaan.

#5 Tentukan metrik untuk menilai keberhasilan SOP. Agar bisa mengetahui efektivitas SOP yang dibuat, perusahaan perlu menentukan metrik atau tolok ukur yang bisa menilai hasil dari SOP. Misalnya untuk mengukur SOP divisi penjualan, metrik yang bisa dibuat bisa meliputi berapa jumlah total penjualan per minggu.

#6 Tes dan optimalkan prosedur jika diperlukan. Tahap ini merupakan salah satu tahapan yang penting. Saat sudah dijalankan, analisa setiap langkah yang berhasil atau yang perlu ditingkatkan. Dengan melakukan ini, flow kerja pun bisa menjadi lebih optimal dan efisien.

#7 Pastikan keamanan prosedur yang dibuat. Beberapa industri atau lokasi kerja memiliki prosedur kerja yang berpotensi membahayakan, seperti pabrik misalnya. Sebelum melakukan finalisasi, cek ulang dan pastikan setiap prosedur sudah aman dan tidak membahayakan. Ingat, utamakan keamanan di atas kecepatan, ya!

#8 Finalisasi dan implementasi. Setelah SOP sudah selesai, inilah saatnya SOP diimplementasikan langsung dalam pekerjaan sehari-hari. Jika SOP diikuti dengan benar, idealnya performa dan hasil pekerjaan bisa meningkat.

Pembuatan Standar Operasional Prosedur dimaksudkan untuk mempermudah dan memperjelas alur kerja yang perlu ditempuh. Maka dari itu, diharapkan setiap perusahaan mengembangkan SOP untuk dipelajari setiap karyawannya. Selain mengenai SOP, simak juga beragam tips dan trik seputar manajemen perusahaan di Glints Blog.

Anda para profesional di bidang HR juga bisa menggunakan headhunter dari Glints TalentHunt untuk merekrut kandidat yang sesuai bagi perusahaan. Tidak hanya itu, Anda bisa juga memasang lowongan secara gratis hanya dengan sign up di Glints. Ayo, bangun tim impian Anda bersama kami!