Operational Level Agreement (OLA): Arti, Mengapa Penting, dan Tips Menulisnya
Isi Artikel
Supaya dapat memberikan pelayanan terbaik bagi konsumen, OLA adalah komponen yang wajib dimiliki perusahaan.
Hal ini membuatnya menjadi standar operasional yang perlu dilakukan oleh perusahaan supaya sebuah SLA (Service Level Agreement) bisa terpenuhi.
Bahkan bisa disebutkan bahwa OLA merupakan komponen yang menyempurnakan sebuah SLA.
Lalu, apa itu OLA? Mengapa kontrak ini begitu penting dan bagaimana tips menulisnya? Berikut Glints berikan penjelasannya untukmu. Simak, yuk!
Apa Itu OLA
© Pexels.com
Mengutip dari BMC, OLA atau operational level agreement adalah sebuah kontrak atau persetujuan internal yang dibuat perusahaan untuk setiap anggota internalnya.
Kontrak ini digunakan untuk mengukur komitmen dari setiap departemen atau tim dalam perusahaan untuk memberikan pelayanan terbaik bagi konsumen.
Melansir Contract Counsel, adapun hal-hal yang biasanya disebutkan secara eksplisit di dalam OLA adalah sebagai berikut;
- General overview: Menjelaskan hubungan, pihak-pihak terkait, dan membuat objective untuk setiap departemen.
- Service scope: Bagian ini menjelaskan deskripsi teknikal dari setiap pelayanan bagi konsumen.
- Service dependencies: Bagian ini menjelaskan aspek teknis dari sebuah OLA.
- Pihak yang bertanggung jawab: Jika ada masalah yang terjadi, setiap tim perlu tahu bagaimana cara menghubungi pihak terkait. Dalam bagian ini disebutkan nama, jam, nomor telepon, dan email individu yang bisa dihubungi.
- Peran dan tanggung jawab: Bagian ini menjelaskan bagaimana setiap tim atau departemen di perusahaan memiliki peran dalam pemberian layanan ke konsumen.
- Incident management: Dalam bagian menjelaskan bagaimana prosedur yang harus dilakukan apa bisa terjadi suatu insiden. Hal ini supaya terbentuk transparansi antara perusahaan dengan setiap departemen.
- Problem management: Jika terjadi sebuah masalah, konsumen perlu mendapatkan jaminan bahwa kamu bisa menyelesaikannya. Dalam bagian ini terdapat beragam skenario dan bisa dilakukan untuk mengatasinya.
- Service exception: Bagian ini sangatlah penting untuk memberitahu hal-hal apa saja yang berada di luar kemampuan sebuah tim jika terjadi sebuah masalah.
- Metrik dan tujuan: KPI adalah komponen penting dalam sebuah OLA. Sehingga, hal ini harus bisa diakses oleh seluruh tim.
Singkatnya, kontrak ini menjelaskan pada setiap departemen atau tim dalam perusahaan mengenai apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, dan bagaimana cara mengatasi keadaan darurat.
Jika kamu beranggapan bahwa OLA mirip dengan SLA, maka hal tersebut adalah benar. Namun, konten di dalamnya sangatlah berbeda satu sama lain.
Kenapa OLA Penting?
© Pexels.com
Dari penjelasan di atas, bisa dikatakan bahwa OLA adalah komponen penting supaya bisnis bisa memberikan pelayanan terbaik bagi konsumen dengan memenuhi SLA-nya.
Nah, lebih lanjut, mengutip dari Process.st, berikut adalah beberapa alasan mengapa OLA begitu penting bagi sebuah bisnis.
1. Melacak tujuan dan target internal perusahaan
Ini adalah salah satu manfaat penting adanya OLA, di mana kamu bisa melacak tujuan dan target setiap tim dalam perusahaan.
Terlepas dari layanan apa yang kamu berikan pada konsumen, ada beberapa tim yang terlibat untuk bisa mencapai apa yang tertulis di SLA.
Selain itu, di dalamnya pun tertulis secara detail hal apa saja yang diharapkan dari setiap tim.
Sehingga, kamu bisa tahu apakah sebuah tim on track atau off track untuk mencapai target.
2. Mendokumentasikan apa yang harus terjadi
Salah satu manfaat dari adanya OLA adalah dapat menjadi panduan bagi setiap tim.
Sehingga, setiap pekerja tidak perlu menebak-nebak tentang hal apa yang harus dilakukan, terlebih ketika terjadi masalah.
Hal ini pun mengurangi terjadinya potensi miskomunikasi antar tim maupun anggotanya.
Dengan begitu, kamu pun dapat memberikan pelayanan terbaik bagi konsumen dan klienmu.
3. Memberikan setiap tim atau departemen referensi
Selain menjadi panduan, OLA pun dapat berfungsi sebagai referensi yang bisa dibaca oleh setiap orang di perusahaan.
Terlebih jika kamu mendapatkan pertanyaan mengenai sebuah kontrak dari klien atau konsumen.
Oleh karena itu, adanya operational level agreement dapat membantumu dalam menjawab pertanyaan dari konsumen dengan cepat.
4. Mengurangi tingkat stres dan anxiety setiap pekerja
Tidak tahu apa yang harus dilakukan bisa menjadi salah satu sumber stres dan anxiety bagi pekerja.
Oleh karena itu, manfaat dari adanya OLA adalah untuk mengurangi risiko tingkat stres dan anxiety yang dapat dialami pekerja.
Hal ini karena operational level agreement dapat menjadi dokumen yang dibaca oleh setiap orang dalam perusahaan.
Sehingga, membantunya untuk mengetahui hal apa saja yang harus dilakukan dan goals apa saja yang harus dicapai.
Tips Menulis OLA
© Pexels.com
Lalu, bagaimana kamu bisa menuliskan operational level agreement yang baik?
Seperti mengutip dari Indeed, berikut adalah beberapa hal yang bisa kamu lakukan ketika menulis OLA.
- buat outline tentang tujuan dari OLA tersebut
- tuliskan pihak-pihak yang terlibat
- jelaskan panjang dari kontrak yang dibuat
- simpulkan tanggung jawab yang harus dilakukan setiap pihak
Nah, itu adalah beberapa informasi yang perlu kamu ketahui seputar OLA atau Operational Level Agreement.
Selain OLA dan SLA, kamu bisa tahu lebih banyak seputar bisnis dengan membaca beragam artikel di kategori business development di Glints Blog, lho.
Ada beragam artikel yang bisa kamu baca untuk mengembangkan wawasanmu dalam bidang bisnis dan lainnya seperti marketing atau design.
Menarik bukan? Yuk, temukan dan baca ragam artikel business development dengan klik di sini sekarang!
