Ketahui Cara Menulis Surat Referensi Kerja Untuk Karyawan Anda

Diperbarui 04 Jul 2023 - Dibaca 7 mnt

Isi Artikel

    Saat salah satu karyawan Anda resign nanti, biasanya mereka akan meminta surat referensi kerja kepada Anda. Surat tersebut nantinya mereka pakai sebagai rekomendasi untuk perusahaan baru mereka nanti.

    Selain itu, surat tersebut juga bisa menjadi bukti bahwa mereka sangat direkomendasikan oleh perusahaan mereka sebelumnya (dalam hal ini, perusahaan Anda atau perusahaan di mana Anda menjadi atasan mereka).

    Walau terkadang terasa berat, Anda sebagai pihak yang diminta mau tak mau harus membuat surat tersebut. Bila nanti Anda harus membuat surat tersebut, sebaiknya Anda harus mengetahui bagaimana cara menulis surat tersebut.

    Hal itu dilakukan untuk menghindari kesalahan saat surat itu ditulis nantinya. Anda tak mau kan karyawan Anda tidak bisa bekerja di perusahaan baru impiannya, karena surat referensi yang Anda tulis ternyata salah?

    Oleh karenanya, mengetahui cara menulis surat tersebut sangatlah penting. Lantas, bagaimana cara menulis surat tersebut? Mari, kita simak ulasannya di bawah ini!

    Baca Juga: Manfaat Team Building dan Beberapa Aktivitas yang Bisa Anda Lakukan

    Mintalah Sejumlah Informasi Penting Pada Karyawan

    surat referensi kerja

    Anda sebagai atasan mungkin punya beberapa informasi penting soal karyawan Anda. Namun, saat menulis surat referensi kerja nanti, tak ada salahnya untuk meminta sejumlah informasi penting lainnya, yang barangkali belum Anda ketahui sepenuhnya.

    Adapun informasi penting yang bisa diminta adalah: alasan karyawan mengundurkan diri; CV atau resume, dan lain sebagainya. Informasi-informasi tersebut nantinya akan Anda cantumkan dalam surat referensi kerja yang akan Anda tulis nanti. Khusus untuk CV atau resume, pastikan CV atau resume yang mereka berikan kepada Anda merupakan CV atau resume terbaru.

    CV atau resume terbaru sangatlah penting dalam proses penulisan surat referensi kerja. Apalagi kalau karyawan yang meminta surat referensi kerja tersebut adalah karyawan yang cukup lama bekerja untuk Anda. CV atau resume baru dari mereka akan mengingatkan Anda kembali soal tanggal berapa mereka masuk dan bekerja di kantor Anda.

    Tak cuma itu saja, CV atau resume tersebut juga dapat membuat Anda lebih tahu apa saja pencapaian dan keterampilan baru yang didapat selama ini, terutama saat bekerja bersama Anda. Pencapaian dan keterampilan tersebut nantinya bisa Anda masukan ke dalam surat referensi kerja yang Anda tulis nanti.

    Tuliskan Deskripsi Pekerjaan Karyawan dalam Surat Referensi Kerja

    surat referensi kerja

    Cara menulis surat referensi kerja selanjutnya adalah menuliskan deskripsi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan yang ditulis tentu saja deskripsi dari pekerjaan yang karyawan Anda kerjakan selama ini. Deskripsi pekerjaan sendiri biasanya bisa Anda dapatkan atau ketahui dari SOP perusahaan Anda. Namun, alangkah lebih baik, jika Anda menanyakan hal itu kepada karyawan Anda.

    Menanyakan deskripsi kerja kkepada karywan Anda langsung dapat membuat Anda tahu sejauh mana karyawan Anda mengetahui pekerjaannya selama ini. Tanyakanlah pula apa saja kesulitan mereka selama ini, dan bagaimana cara mereka mengatasinya.

    Perhatikan Format Surat Referensi Kerja

    surat referensi kerja

    Surat referensi kerja bisa ditulis dalam dua format, yaitu: format cetak (bisnis) dan format surel (email). Anda harus memerhatikan dua format ini sebelum menulis surat referensi kerja. Pasalnya, kedua format ini akan memengaruhimu dalam menulis surat referensi kerja nanti.

    Sebelum memerhatikan format ini, alangkah baiknya Anda tanyakan dulu kepada karyawan Anda, format seperti apakah yang diminta dan digunakan dalam surat referensi yang harus Anda buat nanti. Setelah itu, barulah Anda perhatikan sejumlah hal yang berkaitan dengan format surat referensi tersebut.

    Jika Anda hendak menulis surat referensi kerja dalam format cetak, maka Anda harus mengawali surat tersebut (terutama di bagian kop suratnya) dengan informasi kontak Anda, yang kemudian diikuti dengan tanggal dan informasi HRD tempat karyawan itu akan bekerja nanti.

    Bila Anda membuat surat referensi kerja dalam format surel, maka pastikan subjek surel Anda berisi nama karyawan yang Anda referensikan. Disamping nama karyawan tersebut, Anda bisa menambahkan kalimat “Referensi untuk HRD PT…”. Contoh: Ananda Bajumi – Referensi untuk HRD PT. Anggun Cipta.”

    Ada satu tips yang harus Anda perhatikan, utamanya saat Anda diharuskan mengirim surat referensi dalam format surel. Adapun hal tersebut tak lain adalah alamat surel Anda. Pastikan alamat surel Anda memakai nama asli Anda.

    Tulislah Sambutan, Isi, dan Inti Surat Referensi Kerja

    surat referensi kerja

    Sama seperti surat pada umumnya, Anda harus menulis sambutan pada surat referensi kerja yang Anda tulis nanti. Sambutan biasanya diletakkan di bagian paling awal surat referensi kerja. Jika hendak menulis sambutan, pastikan untuk tidak menuliskannya terlalu panjang. Sebaiknya Anda menulis sambutan sebanyak satu paragraf saja.

    Setelah selesai menulis sambutan, selanjutnya Anda harus menulis isi atau inti dari surat referensi kerja yang Anda tulis tersebut. Ada beberapa hal yang bisa Anda tulis ke dalam isi surat tersebut. Hal-hal tersebut adalah:

    • Berapa lama Anda mengenal karyawan yang meminta surat referensi tersebut kepada Anda. Jelaskan apa posisi Anda dan apa hubungan struktural antara Anda dan karyawan tersebut. (Misalnya: karyawan tersebut adalah bawahan Anda di divisi digital marketing)
    • Keterampilan, pengalaman, dan pencapaian apa saja yang dimiliki oleh karyawan tersebut. Pastikan kesemua hal itu relevan dengan posisi yang akan ditempati karyawan Anda nanti. Hal itu dilakukan agar pihak HRD di perusahaan baru si karyawan akan bertambah yakin kepada karyawan Anda tersebut.
    • Kesan dan pandangan karyawan Anda terhadap karyawan tersebut.

    Tulislah semua hal di atas secara singkat, padat, dan jelas. Hal itu dilakukan mengingat kapasitas surat referensi kerja yang idealnya harus sepanjang satu halaman kertas HVS saja.

    Tulis Kalimat Penutup yang Meyakinkan

    surat referensi kerja

    Selain sambutan dan isi, penutup merupakan elemen paling penting dalam sebuah surat, termasuk surat referensi kerja. Dalam surat referensi kerja yang Anda tulis nanti, penutup yang Anda tulis harus bisa meyakinkan pihak HRD atau perusahaan yang akan menampung karyawan Anda nanti.

    Caranya, Anda tulis di bagian penutup itu kalau Anda sangat merekomendasikan karyawan tersebut, dan menjamin bahwa karyawan Anda tersebut bisa sukses di perusahaan barunya itu.

    Sebagai tambahan, jangan lupa berilah ucapan terima kasih kepada pihak perusahaan tersebut, karena telah meluangkan waktu untuk membaca dan mempelajari surat referensi kerja yang Anda tulis. Tambahkan pula informasi kalau Anda siap untuk menerima klarifikasi atau pertanyaan lebih lanjut, bila mereka hendak melakukan hal-hal tersebut.

    Itulah sejumlah cara yang bisa Anda lakukan, guna membuat surat referensi kerja. Semoga dapat membantu Anda, utamanya saat membuat surat referensi kerja untuk karyawan Anda yang hendak resign nanti.  Kalau Anda ingin mengetahui seperti apa contoh surat referensi kerja, Anda bisa mengklik situs satu ini.

    Baca Juga: Ternyata Interior Kantor yang Salah Dapat Mengurangi Produktivitas!

    Apakah Anda saat ini telah kehilangan karyawan terbaik Anda, dan hendak mencari karyawan terbaik yang baru? Kalau ya, sila ikuti Glints TalentHunt, dan temukanlah karyawan terbaik yang Anda butuhkan di sana!

      Seberapa bermanfaat artikel ini?

      Klik salah satu bintang untuk menilai.

      Nilai rata-rata 0 / 5. Jumlah vote: 0

      Belum ada penilaian, jadi yang pertama menilai artikel ini.

      We are sorry that this post was not useful for you!

      Let us improve this post!

      Tell us how we can improve this post?


      Comments are closed.

      Artikel Terkait