7 Software Document Manager untuk Rapikan File Pentingmu
Ditulis oleh : Rena Widyawinata
Dunia kerja ikut melakukan digitalisasi yang membuat dokumen-dokumen kerja tak lagi di atas meja, tapi dalam perangkat laptopmu. Tak heran, software document manager pun hadir untuk mengorganisir file-file pentingmu.
Software Testing Help menyebutkan, document software manager merupakan bagian dari document management system (DMS).
DMS adalah alat bantu untuk mengatur, menyusun, mengelola, dan melacak dokumen elektronik. Bisa dibilang, semacam ruang arsip versi elektronik.
Pada zaman serba digital seperti sekarang tentu sangat penting memiliki DMS. Tujuannya, agar kamu bisa dengan mudah menemukan dokumen penting.
Nah, ada berbagai software document management yang bisa kamu coba, baik gratis ataupun berbayar.
1. Google Drive
© Lifehacker.com
Tentu kamu sudah tidak asing lagi dengan Google Drive. Situs Capterra bahkan menyematkan label ‘Top Performer 2021’.
Google Drive merupakan salah satu document manager software yang membantu kamu mengarsip dokumen, mulai dari gambar, file, audio, hingga video.
Berbasis cloud storage, semua orang bisa memantau, menemukan, hingga mengedit dokumennya. Tak hanya dari desktop, tapi juga lewat smartphone.
Cukup dengan punya akun Gmail, semua bisa mengaksesnya. Kamu juga bisa mengatur akses sehingga dokumen jadi lebih aman.
Kamu bisa memakai Google Drive secara gratis. Namun, kamu bisa mendapatkan kapasitas penyimpanan yang jauh lebih besar jika bersedia upgrade ke versi berbayar.
2. ClickUp
Tidak hanya mengelola dokumen, ClickUp juga bisa digunakan sebagai project management system.
Mirip dengan DMS lainnya, ClickUp memungkinkan kamu membuat, menyimpan, dan mengedit berbagai file.
Kelebihan lainnya, kamu juga bisa mengatur deadline tertentu dan dapat dilihat semua orang.
Jadi, setiap progres dan timeline proyek tertentu bisa dipantau bersama-sama.
3. Bitrix24
© Pexels.com
Bitrix24 adalah salah satu one stop solution untuk dokumentasi file-file pentingmu.
Selain berbasis cloud, Bitrix24 juga menyediakan layanan on-premise. Artinya, kamu bisa membangun DMS pribadi dengan bantuan Bitrix24.
Selain pengelolaan dokumen, Bitrix24 bahkan juga memiliki fitur meeting online di dalamnya.
Jadi, kamu bisa langsung mengadakan conference meeting hingga 24 partisipan.
4. Rubex by eFileCabinet
Rubex merupakan software document manager berbasis cloud untuk kamu yang bekerja remote.
Jadi kamu dan rekan kerja dapat mengaksesnya dengan mudah, dari mana pun dan kapan pun.
Business News Daily menempatkan platform ini sebagai DMS terbaik untuk bisnis yang menganut sistem remote working.
Bukan hanya berbasis web, kamu juga bisa mengaksesnya dengan mudah dari smartphone.
5. M-Files
M-Files memiliki sejumlah tools yang memungkinkan bisnismu mengelola dokumen, digitalisasi dokumen fisik, serta otomasi workflow.
Selain itu, M-Files termasuk salah satu software document management yang aman lewat fitur Check-out-nya.
Fitur ini memungkinkan kamu untuk melacak perubahan apa saja yang terjadi pada file.
Selain itu, mereka juga punya fitur untuk mencegah pihak luar organisasi untuk men-download ataupun mencetak dokumen demi keamanan data.
M-Files menawarkan tiga layanan, yaitu berbasis cloud, on-premises, dan hybrid.
Kamu bisa memilih mana yang paling sesuai dengan kebutuhan. Kamu bisa mengaksesnya dari Windows, Mac, Android, hingga iOS.
Bahkan, mereka juga menyediakan online learning, seperti studi kasus, e-book, podcast, atau webinar tertentu.
6. LogicalDOC
© Pexels.com
LogicalDOC adalah open-source software berbasis Java yang bisa diakses oleh web browser apa pun.
Jadi, selama terhubung dengan internet kamu bisa mengaksesnya,
LogicalDOC juga menyediakan fitur akses cepat dan kemudahan untuk membuka dokumen kembali.
Tampilannya yang mudah membuat siapa saja bisa menggunakannya. Kamu hanya perlu melakukan drag and drop untuk mengoperasikannya.
7. HubSpot
Marketer atau sales person mungkin mengenal HubSpot sebagai salah satu CRM platform populer.
Nyatanya, HubSpot ini juga salah satu alternatif software document manageryang, utamanya bagi kamu yang bergerak di bidang sales.
Kenapa? Situs resmi HubSpot menyebutkan bahwa kamu bisa mendapatkan notifikasi jika terjadi engagement antara prospek dengan konten yang dikirimkan.
Jadi, kamu juga bisa melakukan follow-up di waktu yang tepat.
Kamu juga bisa memantau, dokumen penjualan mana saja yang hampir deal dengan prospekmu.
Itulah rekomendasi software document manager yang bisa kamu pakai.
Software-software ini mungkin terlihat sepele, tapi keberadaannya sebenarnya sangat penting.
Soalnya, saat semua file tersusun rapi, kita pun bisa kerja dengan lebih efisien.
File yang tercecer dan tidak terdokumentasi justru membuat kerjamu jadi tidak produktif karena terus sibuk mencari.
Dapatkan berbagai informasi lainnya seputar tips dan dan rekomendasi teknologi serta tools kerja terkini, baca selengkapnya hanya di Glints Blog!
