Atur Sistem Pengelolaan Data Perusahaan dengan Data Retention
Isi Artikel
Di era modern ini, data retention adalah sebuah hal yang perlu dimiliki oleh perusahaan.
Hal itu penting khususnya sekarang, di mana data konsumen dapat dengan mudah disalahgunakan oleh mereka yang tidak bertanggung jawab.
Aturan data retention dapat mencegah terjadinya risiko tersebut. Tak hanya itu, ia juga bisa menjadi sebuah bentuk reputation management untuk perusahaan.
Nah, memangnya, apa yang dimaksud dengan data retention? Apa saja hal-hal yang tertera di dalamnya? Berikut Glints jelaskan lengkapnya untukmu.
Apa Itu Data Retention?
© Freepik.com
Menyadur laman Page Freezer, data retention adalah sebuah protokol yang ditetapkan organisasi untuk menyimpan data tertentu demi kebutuhan kepatuhan operasional.
Ia merupakan komponen utama dari manajemen arsip dan tata kelola informasi kebanyakan perusahaan.
Data retention juga diperlukan agar perusahaan tetap terbuka terkait jenis data yang mereka gunakan untuk keperluan bisnis.
Periode retensi data sejatinya berbeda-beda sesuai kebutuhan industri. Akan tetapi, ia biasanya bertahan antara 3 hingga 10 tahun lamanya.
Setelah berada di luar periode retensi, perusahaan biasanya akan membuang data tersebut.
Mengapa mereka melakukan ini? Pertama, biaya menyimpan semua data yang tidak diperlukan bisa menjadi mahal dan berlebihan. Terutama sekarang ini di mana data baru tiap harinya muncul.
Kedua, begitu data tidak lagi diperlukan untuk memenuhi persyaratan peraturan, ia bisa membahayakan perusahaan.
Sebagai contoh, menyimpan data pelanggan yang sensitif dapat mengundang risiko keamanan dan privasi.
Aspek-Aspek yang Tertera dalam Data Retention
© Freepik.com
Ketika membahas aspek-aspek yang terkandung dalam data retention, yang harus kita bahas adalah kebutuhan industri.
Sebab, seperti yang sudah Glints paparkan, keperluan dan aturan masing-masing sektor industri itu berbeda-beda.
Meskipun demikian, tidak semua aspek dalam data retention berlainan. Ada beberapa hal yang umumnya ditemukan dalam semua data retention.
Nah, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diterapkan dalam aturan data retention sesuai ujaran Tech Target.
1. Persyaratan hukum
Hal pertama dan terpenting yang perlu dicantumkan dalam data retention adalah persyaratan hukum.
Perusahaan harus memasukkan undang-undang dan peraturan yang mengatur persyaratan penyimpanan data mereka.
Aspek ini nantinya perlu mereka terapkan selama menggunakan data-data tertentu.
Persyaratan hukum sifatnya krusial. Sebab, jika tidak dicantumkan, tanpa disadari staf di perusahaan bisa saja melanggar aturan tersebut.
2. Persyaratan bisnis
Hel berikutnya yang harus diterapkan dalam aturan data retention adalah persyaratan jalannya bisnis.
Membuat kebijakan penyimpanan data yang efektif melibatkan lebih dari sekadar mematuhi peraturan yang berlaku.
Kebijakan retensi juga harus mempertimbangkan kebutuhan bisnis organisasi.
Pasalnya, bisa saja ada persyaratan operasional bisnis yang mewajibkan penyimpanan data lebih lama daripada yang dianjurkan hukum pemerintah.
3. Jenis-jenis data yang disimpan
Hal terakhir yang wajib dicantumkan dalam data retention adalah jenis-jenis data yang disimpan perusahaan.
Dalam era di mana data science sedang berkembang, perusahaan perlu mencatat semua jenis data yang mereka kelola dalam aturan data retention.
Mengapa demikian? Sebab, mencantumkan jenis-jenis data yang disimpan, dapat menunjukkan bahwa perusahaan bersifat transparan.
Tak hanya itu, menampilkan jenis-jenis data juga dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan proses manajemen data mereka.
Manfaat Data Retention
© Freepik.com
Setelah melihat definisi dan aspek-aspek di dalamnya, jelas rasanya bahwa data retention adalah sebuah hal yang penting bagi perusahaan.
Bukan hanya perihal reputasi dan meningkatkan manajemen data, data retention juga bermanfaat untuk berbagai hal lain.
Berikut ini adalah berbagai manfaat yang dapat diraih perusahaan dengan aturan data retention sesuai pemaparan Boldon James.
- meningkatkan konsistensi untuk proses aplikasi data otomatis
- mengurangi biaya penyimpanan data
- meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional
- mendukung kewajiban perusahaan untuk compliance
- membuat klasifikasi informasi berdasarkan data pengguna menjadi lebih mudah
Itulah penjelasan Glints mengenai serba-serbi data retention serta manfaatnya bagi perusahaan.
Intinya, data retention adalah sebuah aturan yang mengelola cara perusahaan memanfaatkan data.
Meskipun penting, bukan hanya data retention yang dibutuhkan oleh perusahaan. Masih ada hal lainnya yang perlu mereka miliki.
Nah, penasaran dengan informasi tersebut? Tenang, kamu bisa dapatkan selengkapnya di webinar Glints ExpertClass.
Para praktisi dan pakar ternama siap membagikan ilmu mereka untukmu di kelas kategori tech.
Tunggu apa lagi? Yuk, cek kelasnya sekarang juga. Jangan sampai ketinggalan. Kuota kelas terbatas, lho!
