Chief Administrative Officer: Apa Itu, Tugas, Skill, dan Bedanya dengan COO
Isi Artikel
Dalam sebuah bisnis atau perusahaan, chief administrative officer adalah salah satu posisi c-level yang bisa kamu gapai.
Biasanya, posisi ini bisa kamu temukan di industri atau perusahaan besar. Terutama ketika kamu ingin berkomunikasi dengan CEO.
Nah, di artikel ini Glints akan menjelaskan padamu serba-serbi seputar profesi chief administrative officer. Yuk, simak selengkapnya!
Apa Itu Chief Administrative Officer
© Pexels.com
Seperti mengutip dari Learn.org, chief administrative officer (CAO) adalah posisi eksekutif dalam bidang administrasi yang membantu perusahaan dalam operasi administrasi hariannya.
Artinya, seorang chief administrative officer akan melakukan pengawasan terhadap proses dan operasi administrasi perusahaan.
Sehingga, biasanya posisi ini akan bertanggung jawab terhadap beberapa departemen seperti human resource, keuangan, sales, hingga IT.
Tujuannya adalah supaya departemen-departemen tersebut dapat memenuhi goals yang telah ditentukan.
Seorang chief administrative officer akan bekerja langsung dengan CEO dan membantunya dalam berkomunikasi serta memberikan laporan seputar performa perusahaan.
Sebagai contoh, jika kamu ingin memberikan suatu informasi ke CEO perusahaanmu, kamu harus menghubungi seorang chief administrative officer terlebih dahulu.
Dari sana, chief administrative officer akan membuat jadwal meeting antara kamu dan CEO atau memintamu meninggalkan pesan untuk disampaikan ke CEO.
Biasanya, jabatan chief administrative officer sendiri sering disingkat sebagai CAO.
Tugas dan Tanggung Jawab Chief Administrative Officer
© Pexels.com
Perlu kamu ketahui bahwa tugas dan tanggung jawab seorang chief administrative officer bisa berbeda-beda tergantung perusahaan tempatnya bekerja.
Namun, salah satu tugas yang paling umum dari seorang chief administrative officer adalah memfasilitasi komunikasi antara CEO dengan seluruh karyawan perusahaan.
Seorang CAO akan berperan sebagai titik utama untuk melakukan kontak dengan CEO.
Sehingga, CAO akan bertugas untuk melakukan penjadwalan meeting, mengirimkan pesan, hingga menyampaikan informasi yang membutuhkan perhatian CEO.
Selain itu, seperti mengutip Betterteam, berikut adalah tanggung jawab lain seorang chief administrative officer.
- bekerja sama dalam tim berisi top-level executive untuk merancang strategi dan mengevaluasi policy guna mencapai goals perusahaan
- mengatur dan melakukan supervisi terhadap operasi harian dari berbagai departemen seperti keuangan, sales, HR, hingga marketing
- mengelola budget, hiring, kontrak, dan negosiasi bisnis
- melakukan onboarding dan melatih manajer baru
- memberikan rekomendasi untuk peningkatan performa perusahaan
- menganalisis laporan audit dan merancang perbaikan untuk kepentingan kerja setiap departemen
- mengoordinasi aktivitas antar departemen dan mendelegasikan tanggung jawab ke bawahannya
- mengumpulkan performance report dan melaporkannya ke CEO dan jajaran direktur
- memastikan perusahaan telah mengikuti seluruh peraturan dan hukum yang berlaku dalam menjalankan bisnisnya
Skills yang Dibutuhkan
© Pexels.com
Tentunya, untuk menjadi seorang chief administrative officer tidak semudah membalikkan telapak tangan.
Selain pengalaman kerja di bidang administrasi yang mumpuni, performa kerjamu dari tahun ke tahun pun harus terus bagus.
Tidak hanya itu, dalam pendidikan pun, seorang chief administrative officer biasanya memiliki gelar sarjana atau master di bidang administrasi bisnis.
Di sisi lain, ada skill-set tersendiri yang memang harus dimiliki oleh seorang CAO agar bisa sukses di pekerjaannya.
Seperti mengutip dari Indeed, berikut adalah beberapa soft skills dan hard skills yang wajib dimiliki jika ingin menjadi seorang chief administrative officer.
Hard skills
- memahami beragam fungsi bisnis seperti akuntansi, keuangan, dan marketing
- paham dan terlibat dalam tahap fiscal planning, reporting, dan pengembangan budget
- memiliki pemahaman dan pengetahuan mendalam seputar hukum dan peraturan yang berlaku
- berpengalaman dalam operasional administratif seperti manajemen komunikasi, analisis laporan, dan perencanaan keuangan
- mampu menggunakan software akuntansi dengan baik seperti Quickbooks, GnuCash, atau Traverse
- ahli dalam menggunakan software manajemen bisnis seperti Microsoft Dynamics atau SAP Business One
- mampu menggunakan software pengolah kata dan manajemen data seperti Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint
Soft skills
- leadership skills yang baik
- interpersonal skills yang mumpuni
- memiliki kebiasaan berorganisasi
- kemampuan kolaborasi dan teamwork yang baik
- memiliki skill strategic planning
- mempunyai pemahaman yang baik dalam project management
- pengetahuan dan pemahaman mendalam seputar etika dan mampu mengaplikasikannya
- kemampuan critical thinking
- mampu membuat strategi problem-solving yang bagus
Perbedaannya dengan Chief Operating Officer
© Pexels.com
Karena tugas dan tanggung jawabnya, terkadang chief administrative officer sering dianggap punya peran yang sama dengan chief operating officer.
Padahal, mengutip dari Indeed, berikut adalah perbedaan antara chief administrative officer dan chief operating officer (COO).
1. Fokus
Perbedaan pertama antara CAO dan COO adalah aspek bisnis yang menjadi fokus pekerjaannya.
Seorang CAO akan berfokus pada operasi harian perusahaan dan mencari cara untuk meningkatkan efektivitas serta efisiensi prosesnya.
Sedangkan, COO akan berfokus pada operasi perusahaan secara keseluruhan seperti proses manufacturing untuk meningkatkan produktivitas perusahaan.
2. Skills
Perbedaan lain antara chief administrative officer dengan chief operating officer adalah skills penting yang berkaitan dengan pekerjaannya.
Seorang CAO diharuskan memiliki skill interpersonal serta skill komunikasi yang baik untuk membantunya berinteraksi dengan klien secara positif dan profesional.
Sementara, COO harus memiliki kemampuan strategic thinking dan decision-making karena mereka wajib membawa improvement ke operasi teknikal perusahaan seperti proses produksi.
3. Interaksi dengan CEO
Seorang CAO dapat memberikan update ke CEO dengan melakukan rapat singkat dan menyampaikan informasi seputar proyek atau departemen tertentu.
Selain itu, CAO pun memfasilitasi komunikasi antara CEO dan kepala departemen serta anggota staf lainnya dengan menyampaikan pesan juga menyiapkan laporan.
Sedangkan, komunikasi antara COO dan CEO bersifat lebih langsung. Selain itu, seorang COO pun sering dianggap sebagai tangan kanan CEO atau orang kedua di perusahaan.
4. Tempat bekerjanya
Seorang chief administrative officer biasanya bekerja di perusahaan yang banyak berinteraksi dengan konsumen.
Sehingga, posisi ini bisa ditemukan di perusahaan retail, layanan keuangan, asuransi, dan lainnya yang melayani konsumen sebagai bagian bisnisnya.
Sedangkan, chief operating officer dapat bekerja di perusahaan manapun, namun biasanya di perusahaan besar dengan operasi bisnis yang luas.
Perusahaan tempat bekerjanya pun biasanya bergerak di bidang manufaktur atau produksi produk.
Nah, itu adalah beberapa hal yang perlu kamu ketahui seputar chief administrative officer.
Apakah posisi ini merupakan pekerjaan impianmu? Atau pekerjaan impianmu adalah jabatan c-level lainnya?
Tidak perlu khawatir jika kamu masih bimbang, cari tahu lebih banyak informasi seputar jabatan c-level dengan membaca artikel di Glints Blog.
Ragam artikel sudah disiapkan dan dikemas agar kamu bisa mudah memahaminya.
Menarik bukan? Yuk, perluas wawasanmu seputar jabatan c-level dengan klik di sini temukan dan membaca artikelnya.
