Resign Kerja: Apa Itu, Cara, Alasan, & Template Surat
Dalam karier, resign atau pengunduran diri adalah hal yang normal karena akan ada masa di mana muncul keinginan untuk mencari pekerjaan yang lebih baik.
Meski begitu, mengutip Robert Walters, topik resign masih canggung dibicarakan karena takut dianggap tidak loyal pada perusahaan.
Karena itu, Glints menghadirkan panduan ini untuk membantumu mempersiapkan diri saat akan mengundurkan diri.
Kamu juga akan mendapatkan template surat resign bahasa Indonesia dan Inggris yang bisa digunakan secara gratis.
Klik tombol di bawah ini untuk download template dari Glints:
Supaya proses pengunduran dirimu bisa berjalan lancar dan tetap profesional, yuk baca panduan lengkap dari Glints di bawah ini.
Panduan Resign Kerja Ini Dihimpun dari:
- wawancara dengan praktisi di bidang human resources
- riset pustaka
Isi Artikel
Apa Itu Resign?
Indeed menuliskan bahwa resign adalah sebuah kegiatan saat kamu meninggalkan pekerjaan secara sukarela.
Saat mengundurkan diri, kamu melepaskan semua tugas dan tanggung jawab yang terkait dengan pekerjaanmu.
Kamu juga akan kehilangan sejumlah tunjangan yang telah kamu dapatkan dari perusahaan mulai dari gaji dan benefit lainnya.
Nah, jika resign adalah jalan yang ingin kamu pilih, sebaiknya pertimbangkan baik-baik konsekuensinya.
Pastikan kamu sudah yakin bahwa dengan resign maka kamu bisa mendapatkan jalan karier atau tempat kerja yang lebih baik.
Proses atau Alur Resign
Umumnya, proses atau alur resign adalah sebagai berikut:
Setelah memahami seperti apa alur saat akan mengajukan resign, kamu bisa langsung mulai mempersiapkan diri. Berikut adalah cara resign kerja yang baik.
Cara Resign Kerja yang Baik
1. Pikirkan keputusanmu terlebih dahulu
Menurut Career Sidekick, sebelum mengundurkan diri dari pekerjaanmu, pikirkan apakah keputusanmu untuk resign sudah tepat atau belum.
Jangan memutuskan untuk resign ketika kamu sedang emosi, apalagi setelah bertengkar dengan bos atau rekan kerjamu.
Selalu pikirkan faktor finansial dan karier kamu sebelum memutuskan untuk resign serta jangan buat dirimu menyesali keputusanmu, ya.
2. Memberi notice period
Menurut Indeed, memberi notice period adalah sebuah hal yang perlu kamu lakukan apabila ingin resign. Kewajiban ini juga biasanya tercantum dari kontrak kerjamu.
Biasanya, notice period perusahaan berbeda-beda, paling cepat mulai dari 2 minggu hingga terlama adalah 3 bulan.
Setelah kamu mantap memutuskan untuk resign, berikan notice period ke atasanmu serta HRD kantormu.
3. Menulis surat pengunduran diri
Cara resign yang baik selanjutnya adalah menulis surat pengunduran diri yang dikirimkan ke atasanmu.
Di dalam surat tersebut, cantumkan pernyataan pengunduran diri, tanggal efektif resign, alasan resign, ucapan terima kasih, dan tanda tangan.
Menurut The Street, membuat surat pengunduran diri adalah cara yang etis dan membantumu membangun dan menjaga hubungan positif dengan atasanmu.
Perlu diingat, surat pengunduran diri akan disimpan oleh perusahaan. Jadi, jangan marah-marah di surat ini, ya.
4. Tentukan waktu untuk bertemu dengan atasan atau HR
Selain membuat surat dan notice period, ajak atasanmu dan/atau representasi dari HRD untuk bertemu tatap muka.
Meskipun, menurut Robert Walters, percakapan seputar resign memang selalu membuat orang yang terlibat di dalamnya merasa canggung.
Tetapi, dengan bertemu tatap muka, kamu dapat menjaga hubungan baik dengan perusahaan dan memudahkanmu jika butuh referensi atau koneksi ke perusahaan lain.
Ketika bertemu, kamu pun bisa sekalian memberikan surat dan notice period yang telah kamu buat.
5. Beri feedback mengapa kamu resign
Meski tidak diwajibkan, memberi tahu alasan kenapa kamu resign adalah hal yang akan sangat dihargai perusahaan.
Beberapa perusahaan biasanya akan melakukan exit interview yang dijadwalkan oleh HRD ketika kamu memutuskan untuk resign.
Dalam sesi ini, kamu akan ditanya mengenai pengalaman selama bekerja di perusahaan.
Kamu bisa memberikan beragam feedback mengenai peraturan perusahaan, company culture, dan hal yang berkaitan dengan tugas serta tanggung jawabmu.
Tetapi ingat, selalu berikan kritik membangun agar menjaga hubungan positif dengan mantan perusahaanmu, ya.
6. Selesaikan pekerjaan yang ada
Setelah kamu memberitahu atasan soal keputusan resign-mu, kamu akan tetap bekerja hingga tanggal di notice period yang dituliskan.
Hingga kamu benar-benar keluar dari perusahaan tersebut, selesaikan pekerjaan dan proyek-proyek yang ada.
Diskusikan juga dengan atasan siapa yang akan mengambil alih proyek atau pekerjaanmu jika kamu tidak bisa menyelesaikannya.
Berikan juga seluruh dokumen atau file yang penting tentang proyek atau kerjaanmu tersebut, sehingga memudahkan orang lain untuk menyelesaikannya.
7. Bersihkan meja kerja dan kembalikan barang-barang perusahaan
Membersihkan meja kerjamu dan mengembalikan barang-barang milik perusahaan adalah salah satu cara resign yang baik.
Hal ini karena, meja kerjamu di kantor lama akan diisi oleh orang baru yang menggantikan posisimu cepat atau lambat.
Dengan membersihkan meja dan mengembalikan barang-barang perusahaan, kamu memudahkan perusahaan dalam mengatur sarana dan prasarana untuk karyawan baru.
Hal ini akan sangat diapresiasi perusahaan dan meningkatkan hubungan baikmu dengan mereka.
8. Memberi tahu rekan kerja
Selalu beri tahu rekan kerjamu atau anggota tim bahwa kamu akan resign dari pekerjaanmu.
Dengan ini, kamu akan tetap menjaga hubungan baik dengan rekan kerjamu meskipun kamu sudah tidak lagi berkaitan dengan mereka.
Namun, ingat, jangan memberitahu temanmu terlebih dahulu ketika kamu ingin resign.
Pasalnya, gosip di kantor tidak bisa dihindari dan akan ada risiko atasanmu mendengar perihal resign-mu dari orang lain, bukan dari dirimu sendiri.
Tentunya, atasanmu akan merasa dikhianati dan membuat mereka memandangmu sebagai orang yang tidak profesional.
9. Jangan menyombongkan pekerjaan baru
Menurut The Balance Careers, jangan pernah menyombongkan dan membicarakan pekerjaan barumu secara berlebihan.
Dengan menyombongkan pekerjaan baru kepada orang lain, hal ini hanya akan membuat hubungan kamu dengan rekan kerja lamamu menjadi buruk.
Selain itu, jika mantan atasanmu mendengar hal tersebut, tentu kamu pun akan dianggap sebagai seseorang yang tidak profesional.
Jadi, jangan sombong meskipun pekerjaan barumu lebih baik dari pekerjaanmu sebelumnya, ya.
10. Berterima kasih kepada kantor
Selalu ucapkan terima kasih ke perusahaan, atasan, dan rekan kerjamu ketika kamu resign.
Meskipun, salah satu alasan resign-mu adalah lingkungan kerja, bos, atau rekan kerja yang tidak membuatmu nyaman.
Namun, perlu kamu ingat kalau perusahaan lah yang telah memberimu kesempatan untuk menunjukkan skill dan membuatmu berkembang selama ini.
Dengan menunjukkan rasa terima kasih, kamu menunjukkan profesionalisme dan juga menjaga networking yang telah kamu buat.
Contoh Alasan Resign yang Masuk Akal
Hal utama dan yang paling penting adalah menyiapkan alasan untuk resign.
Apabila alasan resign kerjamu dianggap kurang meyakinkan, bisa saja permintaan resign-mu ditolak oleh atasan.
Maka, Glints sudah siapkan apa saja contoh-contoh alasan resign yang meyakinkan berikut ini:
1. Menemukan pekerjaan baru yang lebih sesuai keinginan
Alasan ini sering dipakai oleh karyawan yang ingin resign. Asalkan kamu bisa menjelaskannya dengan bahasa yang baik, pasti akan mudah diterima oleh atasan dan HRD.
2. Ingin mengubah jalur karier
Kamu merasa tak betah dengan karier yang saat ini digeluti? Coba utarakan alasan ini kepada atasan dan HR saat meminta izin untuk mengundurkan diri.
Namun, pastikan sebelum resign kamu sudah mendapatkan karier yang memang benar-benar sesuai dengan passion dan skill-mu.
3. Pengembangan diri
Menyeimbangkan waktu untuk bekerja dan belajar memang tidak mudah.
Nah, kamu bisa menggunakan alasan pengembangan diri saat akan kembali menempuh pendidikan yang lebih tinggi.
4. Ada keperluan pribadi
Resign kerja dengan alasan menyelesaikan urusan keluarga yang penting atau ada masalah kesehatan juga akan mudah diterima oleh atasan dan HR.
Namun, pastikan kamu memakai alasan yang jujur dan tidak mengada-ada. Jika ketahuan bohong tentu saja akan membuat hubunganmu dengan perusahaan menjadi buruk.
5. Kondisi perusahaan sedang tidak baik
Saat kondisi perusahaan sedang tidak stabil, kamu bisa membuatnya menjadi alasan untuk resign.
Biasanya atasan dan HR pasti memaklumi alasan resign yang satu ini karena memang kondisi perusahaan yang sedang tidak baik.
Cara Menyampaikan Niatan Resign Kerja ke Atasan
Setelah menyiapkan alasan, selanjutnya kamu harus bersiap untuk menyampaikan niatan resign kepada atasan.
Biar tidak meninggalkan kesan buruk, perhatikan cara menyampaikannya berikut:
1. Minta waktu untuk berbicara secara personal
Menurut Indeed, bertemu secara langsung dengan atasan merupakan etika profesional saat akan menyampaikan pengunduran diri.
Saat bertemu langsung dengan atasan, pasti akan lebih mudah untuk melakukan dialog dua arah yang efektif.
2. Jelaskan alasan resign
Pada saat pertemuan dengan atasan, pastikan kamu sudah memilih apa alasan mengundurkan yang paling tepat.
Menurut Debby Laurentina, Assistant People Ops Manager Glints, ada hal penting yang perlu diingat saat menjelaskan alasan resign, yaitu:
- berikan alasan yang jujur
- berbicara dengan sopan
- sebutkan penyebab resign
- perhatikan bahasa tubuh
3. Ucapkan terima kasih
Setelah mengemukakan alasan resign kerja, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada atasanmu.
Apalagi jika selama ini kamu telah diberikan kesempatan untuk berkembang dan mendapatkan banyak ilmu darinya.
Lalu, kamu juga bisa membagikan kesan selama bekerja dan masukan untuk atasan, tim, atau perusahaan. Ujar Debby:
“Ketika berbicara tentang rencana resign, kamu juga bisa berbagi pendapat jujur agar perusahaan bisa lebih baik ke depannya.”
4. Tawarkan bantu proses handover pekerjaan
Sebelum kamu resign kerja dan meninggalkan perusahaan, tak ada salahnya untuk membantu proses handover ke penggantimu.
The Balance Careers menyebutkan jika hal tersebut memang tidak wajib dilakukan.
Namun, jika kamu menyatakan bersedia untuk membantu proses transisi, tentu akan terlihat profesional. Atasanmu pun juga akan sangat terbantu dengan inisiatifmu tersebut.
5. Siapkan surat resign resmi
Sudah mendapatkan persetujuan dari atasan? Kini, saatnya kamu mempersiapkan surat pengunduran diri resmi.
Perhatikan juga notice period sesuai ketentuan perusahaanmu. Umumnya perusahaan di Indonesia menerapkan 1 month notice. Jadi kamu harus memberikan surat resign satu bulan sebelum hari terakhirmu bekerja.
Cara Membuat Surat Resign Kerja
Saat menyiapkan surat pengunduran diri atau resign, ada beberapa hal yang harus dicantumkan, di antaranya adalah:
- tanggal dibuatnya surat
- informasi kontak
- salam pembuka
- pernyataan bahwa kamu akan resign
- tanggal akhir efektif bekerja
- alasan resign (opsional)
- ucapan terima kasih
- menawarkan bantuan proses handover
- salam penutup
Surat resign bisa ditulis dengan bahasa Indonesia dan bahasa Inggris, tergantung dengan kebijakan perusahaanmu.
Namun, saat ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa utama untuk berkomunikasi.
Nah, jika perusahaanmu salah satunya, sebaiknya pahami dulu contoh surat pengunduran diri resmi dalam bahasa Inggris di bawah ini:
Career Contessa menjelaskan bahwa ada beberapa hal yang tidak perlu ditulis di surat resign, yaitu:
- alasan membenci pekerjaan
- keburukan atasan atau perusahaan
- informasi soal pekerjaan baru
- rahasia rekan kerja
Checklist Sebelum Meninggalkan Perusahaan
Sebelum resign dan meninggalkan perusahaan, berikut adalah beberapa hal yang perlu kamu pastikan terlebih dahulu.
- mengembalikan sumber daya perusahaan seperti laptop, HP, data, dan sebagainya
- bertanya kapan gaji terakhir akan diterima
- bertanya tentang hak karyawan seperti cuti, tunjangan kesehatan, dan lain-lain
- meminta surat keterangan pernah bekerja atau paklaring
- meminta surat referensi
Perlu diingat, meskipun sudah memastikan semua hal di atas, kamu harus tetap komitmen bekerja sampai hari terakhir di kantor.
Selesaikan setiap tugasmu sehingga saat meninggalkan kantor sudah tidak ada lagi tanggungan pekerjaan.
Dengan begitu, kamu akan menunjukkan profesionalitas hingga detik terakhir di tempat kerja.
Cara Menjaga Hubungan Baik dengan Mantan Atasan dan Perusahaan
Meskipun sudah resign kerja, bukan berarti kamu jadi memutus tali silahturahmi dengan mantan atasan atau perusahaan.
Ada beragam manfaat yang bisa kamu dapatkan saat bisa menjaga hubungan baik dengan eks atasan atau perusahaan, lho. Berikut ini contohnya:
- dapat bimbingan yang berguna untuk pengembangan karier
- memiliki rekan diskusi untuk menambah pengetahuan di bidang industri
- mendapatkan peluang karier yang lebih menarik
- mendapatkan referensi untuk melamar pekerjaan
Setelah tahu pentingnya menjaga hubungan baik dengan eks atasan dan perusahaan, pahami juga bagaimana cara melakukannya berikut ini:
1. Patuhi aturan resign perusahaan
Selalu patuhi aturan resign yang dibuat oleh perusahaan dan tetap bekerja secara profesional hingga hari terakhir.
2. Lakukan proses handover dengan baik
Ikut membantu proses handover pekerjaan juga akan memberikan kesan yang baik untukmu.
Atasan maupun perusahaan pasti akan menghargai niat baikmu untuk terlibat dalam proses tersebut. Menurut Debby;
“Saat akan meninggalkan perusahaan jangan sampai kamu mengambil data-data perusahaan, apalagi jika itu bersifat rahasia.”
3. Berhati-hati menjawab pertanyaan “kenapa resign”
Ketika memutuskan resign, pasti orang-orang di sekitar akan bertanya apa penyebab kita meninggalkan perusahaan.
Kania Laksita Raras, Content Lead Glints, menceritakan pengalamannya saat menjaga hubungan baik dengan eks atasan dan perusahaan.
Menurutnya, apabila mengucapkan alasan resign yang terkesan negatif, kemudian didengar oleh eks atasan, tentu kamu akan meninggalkan citra buruk.
Berdasarkan pengalamannya, berikan jawaban yang lebih fokus pada aspek positif yang menyebabkan kamu resign.
Misalnya, daripada kamu menjawab:
“Perusahaan sebelumnya tidak jelas arah dan tujuannya.”
Sebaiknya katakan:
“Saya menemukan perusahaan dengan visi & misi yang lebih sesuai minat.”
Intinya, menurut Kania, kamu harus hati-hati dalam menjawab.
“Bukan berarti kita harus berbohong, tapi evaluasi lagi sejauh mana sebuah informasi perlu diketahui atau didengar pihak luar perusahaan tersebut.”
4. Ikuti media sosialnya
Cara termudah untuk tetap berhubungan baik dengan eks atasan adalah dengan mengikuti akun media sosialnya, seperti LinkedIn.
Dengan mengikuti LinkedIn mantan atasan, kamu bisa tahu mengenai perkembangan karier profesionalnya. Saat ia mendapatkan promosi atau membuat sebuah postingan, kamu bisa memberikan komentar atau mengirim pesan ucapan selamat.
5. Berikan kartu ucapan atau hampers di hari spesial
Menurut The Muse dengan mengirimkan kartu ucapan atau hampers bisa menunjukkan kepedulianmu untuk tetap berhubungan baik.
Hari spesial seperti tahun baru atau hari raya bisa menjadi waktu yang tepat untuk mengirimkan kartu ucapan atau hampers ke eks atasan.
6. Kirimkan update mengenai karier profesionalmu
Kamu baru saja mendapatkan promosi? Coba bagikan kabar bahagia itu kepada mantan atasanmu.
Tak lupa, ucapkan terima kasih karena pengalaman yang didapatkan saat di bawah bimbingannya dulu.
7. Rencanakan pertemuan
Apabila kamu masih tinggal satu kota dengan mantan atasan, tidak ada salahnya untuk mengajaknya bertemu secara langsung.
Kamu bisa menawarkan untuk melakukan reservasi makan siang di tempat yang dekat dengan lokasi kantormu dulu.
Melansir CompTIA, gunakan kesempatan bertemu tersebut untuk berdiskusi atau sekadar memberi tahu perkembangan kariermu kepada eks atasan.
Sebelum melakukan reservasi, pastikan jika mantan atasanmu punya waktu untuk bertemu, ya. Jangan sampai kamu terlalu memaksanya.
Template Surat Resign Kerja
Nah, setelah memahami bagaimana cara resign kerja yang baik. Sekarang adalah saatnya kamu siapkan surat resign yang akan diserahkan ke atasan dan tim HR.
Tak perlu repot membuatnya dari awal, Glints sudah menyiapkan template surat resign yang bisa langsung kamu isi dan sesuaikan sendiri, lho.
Ada dua variasi dari template surat resign yang bisa kamu pakai. Setiap variasi tersedia dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.
Jadi, kamu bisa memilihnya sesuai dengan kebutuhanmu.
Begini cara download template surat resign secara gratis dari Glints:
- Gunakan laptop atau komputer untuk memudahkan pengisian worksheet.
- Masuk ke akun Google-mu.
- Isi form di bawah.
- Klik tombol “DOWNLOAD TEMPLATE” dan download secara otomatis.
Langsung saja, isi form di bawah ini untuk dapatkan template-nya secara gratis, ya!
Berikut cara edit template surat resign gratis dari Glints:
- Setelah tombol di atas diklik, file .rar akan otomatis ter-download.
- Kemudian, cek folder Downloads di laptop/komputermu, lalu klik kanan pada file-nya dan klik Extract to Resignation-Letter-Template-2022.
- Pilih dan buka salah satu template dengan Microsoft Word.
- Bagian atas adalah contoh yang Glints buat, nanti kamu scroll ke bawah dan akan menemukan template yang bisa diisi.
- Hapus bagian contoh yang ada di atas, lalu isi template berdasarkan arahan dan modifikasi juga sesuai kebutuhanmu.
Nah, jika penjelasan soal cara persiapan resign kerja dan template gratis ini bermanfaat, jangan lupa untuk membagikan artikel ini, ya!
Caranya mudah, cukup dengan klik button media sosial yang ada di bawah (di sisi kiri kalau dari laptop) dan bagikan artikel ini ke rekan kerja atau teman-temanmu.
