Exit Interview Là Gì? Những Điều Cần Lưu Ý Khi Phỏng Vấn Thôi Việc

Ngày đăng: 16/05/2023 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 16/05/2023

Exit interview là gì? Tại sao cần phải thực hiện phỏng vấn thôi việc? Trong bài viết này, Glints sẽ chia sẻ đến bạn tất tần tật về chủ đề thú vị này, cũng như những lưu ý cần biết khi phỏng vấn thôi việc dành cho doanh nghiệp và người lao động.

Exit interview là gì?

Exit interview (phỏng vấn thôi việc) là một buổi phỏng vấn đặc biệt với nhân sự của doanh nghiệp trước khi họ nghỉ việc.

Qua buổi phỏng vấn này, người sử dụng lao động có thể tìm hiểu nguyên nhân chính dẫn đến việc nhân sự nghỉ việc, liệu lý do này có xuất phát từ phía doanh nghiệp hay không để tìm hướng giải quyết.

Exit interview không phải là một kiểu phỏng vấn xa lạ trong lĩnh vực quản trị nhân sự, tuy nhiên nó lại chưa được quan tâm đúng mức. Theo trang Harvard Business Review, khoảng 92% doanh nghiệp tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương có thực hiện exit interview tuy nhiên chỉ mang tính hình thức và không rút ra được những điểm quan trọng cần cải thiện trong việc quản lý nhân sự. 

Ý nghĩa của phỏng vấn thôi việc

Exit interview cũng có vai trò quan trọng không kém so với phỏng vấn tuyển dụng đầu vào. 

Dựa vào kết quả buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể biết được các lý do khiến nhân sự rời công ty là gì. Bên cạnh đó, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp xem xét lại các yếu tố nội bộ như:

• Chính sách lương và phúc lợi
• Cách quản lý và giữ chân nhân tài của doanh nghiệp
• Môi trường làm việc có lành mạnh và thúc đẩy nhân viên phát triển hay không
• Phong cách lãnh đạo hiệu quả hay chưa

Từ đó, thúc đẩy doanh nghiệp đưa ra các hướng giải quyết phù hợp, chẳng hạn như:

• Tích cực lắng nghe và quan tâm đến ý kiến của nhân viên về các vấn đề liên quan tới môi trường làm việc, cách quản lý, v.v.
• Triển khai các chương trình thu hút và giữ chân nhân tài.
• Thiết lập mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp với người lao động. 
• Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh, nơi mà người lao động cảm thấy được tôn trọng và được phát triển.

Đọc thêm: Quy Trình Nghỉ Việc: Những Điều Nên Và Không Nên Làm

Cách để có một buổi exit interview đạt hiệu quả

Thời điểm exit interview phù hợp

Thời điểm tiến hành phỏng vấn nghỉ việc có tác động quan trọng đến hiệu quả của buổi phỏng vấn.

Hai thời điểm hợp lý để tiến hành phỏng vấn thôi việc bao gồm: thời điểm tiếp nhận thông tin nghỉ việc chính thức của nhân viên; và trước thời điểm nhân viên nghỉ việc khoảng 1 – 2 tuần. Đây là thời điểm mà người lao động có thể cung cấp cho doanh nghiệp lý do nghỉ việc chính xác và cụ thể nhất và không gây ảnh hưởng đến việc chuẩn bị cho công việc mới của họ.

Có nên phỏng vấn tất cả nhân sự nghỉ việc hay không?

Trong trường hợp không có đủ nguồn lực (thời gian, con người, chi phí, v.v.) doanh nghiệp có thể không cần tiến hành phỏng vấn thôi việc đối với tất cả nhân viên. 

Tuy nhiên, đối với các vị trí quan trọng và khó tìm người thay thế thì cần bắt buộc triển khai exit interview. Bởi họ là người hiểu rất rõ về doanh nghiệp, thị trường, sức ảnh hưởng đến nhân viên lớn. 

Trong trường hợp nhân viên bị sa thải, hoặc nghỉ việc do hết hợp đồng, phỏng vấn nghỉ việc là điều không cần thiết.

Thời lượng phỏng vấn

Thời lượng phỏng vấn phù hợp thường từ 30 – 60 phút tùy vào thông tin mà nhân viên chia sẻ và những điều doanh nghiệp kỳ vọng thu thập được. 

Nếu thời gian từ khi nhân viên chính thức xin nghỉ việc đến khi họ chính thức nghỉ việc dài, doanh nghiệp có thể sắp xếp từ 1 – 3 buổi phỏng vấn cách nhau một khoảng thời gian nhất định (có thể là vài tháng) để thu thập các thông tin đa dạng hơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể kết hợp với việc phát bảng hỏi cho nhân viên.

Ai nên là người thực hiện phỏng vấn?

Doanh nghiệp nên lựa chọn người có khả năng phỏng vấn và có mối liên hệ đến công việc của nhân viên. Họ có thể là trưởng bộ phận nhân sự hoặc lãnh đạo cấp trên. Tuy nhiên, họ không nên là lãnh đạo trực tiếp của nhân viên đó. 

Điều này sẽ giúp nhân viên có thể thoải mái chia sẻ ý kiến và giúp cuộc phỏng vấn diễn ra khách quan hơn. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cũng có thể thuê các chuyên gia bên ngoài để đảm bảo các thông tin thu thập là cần thiết và mang tính khách quan.

Những câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn thôi việc?

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp trong một buổi phỏng vấn thôi việc.

Các câu hỏi nhằm xác định góc nhìn và kỳ vọng của người lao động về công việc

• Lý do trước đây bạn lựa chọn làm việc tại công ty là gì?
• Các kỳ vọng của bạn có được đáp ứng khi làm việc tại công ty? Có điều gì khác với kỳ vọng của bạn không?
• Mối quan hệ giữa bạn và quản lý trực tiếp như thế nào?
• Công việc thay đổi như thế nào từ khi bạn mới nhận việc?
• Những đóng góp của bạn có được công ty ghi nhận hay không?
• Theo bạn, người thay thế vị trí này của bạn cần có thêm những kỹ năng mới nào?

Câu hỏi nhằm xác định điểm tốt và chưa tốt của doanh nghiệp

• Tại sao bạn quyết định tìm kiếm một công việc mới?
• Lý do chính khiến bạn nghỉ việc là gì?
• Bạn thích điều gì ở công việc này?
• Có điều gì ở công việc khiến bạn không hài lòng hay không?

Một số câu hỏi khác

• Nếu được thay đổi, bạn sẽ thay đổi gì ở công việc này?
• Bạn có sẵn sàng giới thiệu công việc của công ty đến bạn bè và người quen không?
• Bạn đã tìm được công việc mới chưa? Điều quan trọng nhất để bạn đồng ý nhận công việc này là gì?
• Nếu được đáp ứng các điều kiện phù hợp về công việc, bạn có sẵn sàng quay lại công ty không?

Đọc thêm: Ban Nhân Sự Là Gì? Các Mảng Công Việc Của Ban Nhân Sự Trong Công Ty

Những điều cần lưu ý khi tham gia exit interview

Khi tham gia phỏng vấn exit interview bạn cần lưu ý một vài điểm sau:

• Thể hiện tính chuyên nghiệp: ngay cả khi bạn rời công ty với một lý do không tốt, bạn vẫn cần thể hiện một thái độ chuyên nghiệp, văn minh trong buổi phỏng vấn.
• Hãy thành thật chia sẻ những lý do dẫn đến quyết định nghỉ việc, những vấn đề mà bạn phải đối mặt khi làm việc tại đây. Những phản hồi này sẽ giúp doanh nghiệp có hướng giải quyết và thay đổi phù hợp trong tương lai.
• Cung cấp những feedback mang tính xây dựng.
• Đưa ra những phản hồi tích cực: Mặc dù cần đưa ra những phản hồi để doanh nghiệp có thể thay đổi, nhưng bạn nên tập trung vào những điểm tích cực. Hãy chia sẻ về những trải nghiệm tốt mà bạn có được khi làm việc tại đây.
• Chia sẻ về dự định trong tương lai, cách bạn áp dụng những điều đã tích lũy được tại đây vào công việc mới. 
• Đặt ra câu hỏi về quá trình làm việc của bạn và những điều mà bạn cần cải thiện trong công việc là gì.

Tạm kết

Trên đây là những chia sẻ về chủ đề “Phỏng vấn thôi việc – Exit interview” mà Glints muốn gửi đến bạn. Hy vọng rằng, qua bài viết trên bạn đã hiểu hơn về khái niệm exit interview là gì và có thêm nhiều góc nhìn thú vị về loại hình phỏng vấn này.

Nếu bạn có thêm bất kỳ đóng góp nào về chủ đề này, đừng ngần ngại để lại bình luận để Glints và mọi người cùng biết nhé.