Quy Trình Nghỉ Việc: Những Điều Nên Và Không Nên Làm

Ngày đăng: 18/08/2021 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 12/07/2022

Sau một thời gian dài làm việc, bạn chợt nhận ra mình cần thay đổi công việc mới để nâng cấp bản thân.

Dù háo hức với những thử thách mới, bạn cũng đừng nên bỏ qua những bước căn bản trong quy trình nghỉ việc để luôn giữ được hình ảnh chuyên nghiệp và sự đánh giá tốt tại công ty cũ.

Trước khi nghỉ việc nên làm gì, quy trình xin nghỉ việc như thế nào, và những việc cần làm sau khi nghỉ việc là gì? Cùng Glints tìm hiểu nhé.

I. Quy trình nghỉ việc diễn ra như thế nào?

Thủ tục xin thôi việc cơ bản và chuẩn chỉnh nhất sẽ bao gồm 7 bước sau:

• Viết đơn xin nghỉ việc
• Quản lý xem xét
• Phòng nhân sự xác nhận
• Duyệt cho nghỉ việc
• Thanh lý hợp đồng
• Quyết định cho nghỉ việc
• Thanh toán các chế độ còn lại

Cùng tìm hiểu rõ quy trình cho nhân viên thôi việc qua từng bước nhé.

1. Viết đơn xin nghỉ việc

Đơn xin nghỉ việc là thứ tối cần thiết trong quy trình nghỉ việc ở tất cả các công ty. Hãy hoàn thành chúng theo mẫu mà công ty quy định sẵn; hoặc tham khảo một mẫu đơn xin nghỉ việc thường được sử dụng để đảm bảo tính chuyên nghiệp, ví dụ như mẫu NS-09-01.

Bạn có thể lấy mẫu đơn trực tiếp tại khu vực phòng nhân sự. Ngoài ra, bạn có thể điền trên máy tính và in ra; hoặc in khung và điền tay những thông tin trống. Phần nội dung xin nghỉ cần có đầy đủ lý do, thời gian kết thúc, bàn giao công việc cho ai sau khi trao đổi với sếp.

• Người xin thôi việc cần đảm bảo đúng thời hạn báo trước. Nếu không, họ sẽ phải bồi thường tiền lương cho những ngày không báo trước, không được thưởng năng suất cùng các khoản thưởng trong thời gian không được tính lương.
• Trong trường hợp quy định xin nghỉ việc này không có trong quy định của công ty, nó sẽ được thực hiện theo bộ luật lao động và các văn bản pháp luật lao động liên quan.

Theo quy định xin nghỉ việc, bạn cần tuân thủ thời hạn báo trước cụ thể như sau:

• Đối với hợp đồng lao động có thời hạn từ 12-36 tháng: báo trước 30 ngày
• Đối với hợp đồng lao động có thời hạn dưới 12 tháng: báo trước 03 ngày làm việc
• Đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn: báo trước 45 ngày

2. Quản lý xem xét

Sau khi viết đơn xin nghỉ việc, bạn cần gửi đến quản lý để kiểm tra các thông tin và ký duyệt trước. Ở thủ tục nghỉ việc này, bạn cần lưu ý:

• Thẩm quyền và trách nhiệm xem xét thuộc về: Trưởng các phòng ban.
• Đối với nhân viên các bộ phận có cấp tổ trưởng: trước khi chuyển cho quản lý thì phải chuyển qua cấp tổ trưởng xác nhận.
• Đối với các quản lý, nhân viên do Giám đốc trực tiếp quản lý: sau khi viết đơn, người xin nghỉ việc chuyển trực tiếp cho phòng Nhân sự theo bước 3.

Quản lý có nghĩa vụ xem xét và trả lời người làm đơn thôi việc không quá 2 ngày làm việc.

3. Nhân sự xác nhận

Tiếp theo trong quy trình xin nghỉ việc là xác nhận của phòng Nhân sự. Nhân sự sẽ là trung gian để giúp bạn gửi đơn đến Giám Đốc xét duyệt. Một số công ty có thể có văn hóa gặp gỡ trực tiếp với Nhân sự lần cuối để xác nhận lý do nghỉ việc của bạn là gì.

Thời gian giải quyết bước này là không quá 3 ngày kể từ ngày nhận đơn.

4. Duyệt đơn xin nghỉ việc

Trong trường hợp xác định cho nghỉ việc, phòng Nhân sự chuyển đơn xin nghỉ việc cho GD duyệt kèm theo phương án thay thế.

Thời gian chuyển đơn cho GD không quá 4 ngày kể từ khi nhận được đơn.

5. Thanh lý hợp đồng

Bước tiến hành thanh lý hợp đồng trong quy trình nghỉ việc bao gồm:

• Biên bản bàn giao công việc có đính kèm cam kết nghỉ việc
• Danh sách các công việc cần thực hiện trước khi nghỉ việc theo biên bản bàn giao công việc
• Biên bản bàn giao các công cụ, dụng cụ và thiết bị được cấp để phục vụ công việc.

6. Quyết định cho nghỉ việc

Sau khi thanh lý hợp đồng và bàn giao công việc, phòng Nhân sự sẽ lập biên bản nghỉ việc và thảo quyết định nghỉ việc và các biên bản thanh lý trình Giám đốc ký.

Quyết định nghỉ việc sẽ được chuyển cho bạn, quản lý bộ phận, Phòng NS lưu 1 bản (và kèm theo các chứng từ thanh lý bản chính). 1 bản sẽ chuyển cho Phòng Tài chính – Kế toán để làm căn cứ thanh toán cho người thôi việc (phải kèm theo các biên bản thanh lý, biên bản đánh giá, bảng chấm công nếu có…).

7. Thanh toán các chế độ còn lại

Sau khi đơn xin nghỉ việc và biên bản thanh lý hợp đồng được phê duyệt, bước cuối cùng trong quy trình nghỉ việc bạn cần làm là trao đổi trực tiếp với bộ phận Kế toán và Nhân sự để xác minh những khoản lương, thưởng, trợ cấp liên quan, cũng như thời gian mà bạn sẽ được thanh toán những khoản đó.

Hãy đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng cho những quyền lợi của bạn.

II. Những việc nên làm trước khi nghỉ việc

Ngoài việc tuân thủ các thủ tục nghỉ việc, giữ lối cư xử đẹp và chuyên nghiệp cũng nên được quan tâm.

Chia sẻ với quản lý

Trước khi nghỉ việc nên làm gì? Hãy bắt đầu bằng một cuộc trò chuyện thẳng thắn để thông báo quyết định của bạn cho sếp.

Bạn không nên bỏ qua bước này để tránh bị hiểu lầm về lý do nghỉ việc. Rất có thể người ngoài sẽ nghĩ rằng bạn có xích mích với cấp trên dẫn đến sự ra đi lặng lẽ mà không thông báo trước trong nội bộ. 

Hành động này cũng thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người quản lý của mình.

Đọc thêm: Những Thời Điểm Thích Hợp Để Bạn Nghỉ Việc

Miêu tả chi tiết công việc bạn đang bàn giao

Hãy thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn với những đồng nghiệp. Nếu công việc của bạn liên quan đến nhiều bên khác nhau và có nhiều deadline khác nhau, hãy làm một file tổng hợp dưới dạng bảng.

Nó nên có đầy đủ thông tin về tiến độ công việc, các mốc thời gian quan trọng, lẫn liên hệ cần thiết để đồng nghiệp tiện theo dõi khi đảm nhận.

Hoàn thành công việc

Mặc dù bạn sẽ cảm thấy rất vui và nhẹ nhõm khi chuẩn bị bắt đầu một hành trình mới, đừng quên giữ sự tập trung để những tháng ngày ngắn ngủi còn lại vẫn làm việc hiệu quả. 

Sẽ tuyệt vời hơn nếu như trước khi bạn rời đi, các công việc và nhiệm vụ đều đã được hoàn thành một cách suôn sẻ. 

Kết nối với đồng nghiệp

Thông thường sẽ rất hiếm khi bạn có thời gian để gặp gỡ đồng nghiệp cũ sau khi thôi việc, ngoại trừ những người thật sự thân thiết. Vì vậy, hãy tận dụng khoảng thời gian này để tạo những kỷ niệm đẹp với những cộng sự, thậm chí cố gắng giảng hòa những xích mích nếu có. 

Đến ngày cuối cùng, hãy viết một email cảm ơn gửi cho người quản lý và các cộng sự của bạn; hoặc một đoạn tin nhắn chào tạm biệt trong nhóm chung. Đừng quên để lại những thông tin liên hệ để mọi người có thể giữ liên lạc nếu muốn.

III. Những việc không nên làm trước và sau khi nghỉ việc

Làm gì sau khi nghỉ việc? Ngoài chuẩn bị cho những dự định mới của bản thân, bạn cũng đừng nên làm những việc sau đây.

Nói xấu công ty và đồng nghiệp

Có nhiều trường hợp ta quyết định ra đi vì những mâu thuẫn. Thế nhưng, dẫu là lý do gì bạn cũng không nên lấy đó làm cớ trút giận trong những ngày làm việc cuối, hay kể cả khi đã rời công ty. 

Hình ảnh của bạn sẽ trở nên xấu đi rất nhiều ở một cộng đồng nào đó, khiến tài năng và những đóng góp của bạn bị lu mờ bởi những điều tiêu cực mà bạn đã làm.

Rủ rê đồng nghiệp cùng nghỉ việc

Mỗi một người sẽ có lối đi riêng trong sự nghiệp, bạn không nên đưa ra phân tích cho người khác hay lời khuyên rằng họ cũng nên nghỉ việc như bạn. 

Trong trường hợp thông tin bị rò rỉ, việc cho lời khuyên của bạn sẽ bị hiểu lầm là kích động xung đột nội bộ công ty.

Chia sẻ thông tin quan trọng của công ty cũ 

Nếu đã sẵn sàng bước qua một hành trình mới, thứ bạn nên đem theo là những hành trang kinh nghiệm. Không nên tiết lộ những thông tin bí mật hay mang những công việc liên quan để nói hay bàn tán ra bên ngoài. 

Điều này là tối kỵ nhất trong những việc không nên làm và sẽ khiến hình ảnh của bạn bị ảnh hưởng xấu, không chỉ tại công ty cũ, mà còn có thể là ở bất kỳ môi trường làm việc nào mà bạn gia nhập sau đó.

Vậy, không chỉ tuân thủ quy trình nghỉ việc, hãy luôn giữ cho mình một tác phong chuyên nghiệp kể cả trước và sau khi kết thúc công việc bạn nhé.