Hệ Thống Quản Lý Hồ Sơ Ứng Viên – Applicant Tracking System Và Những Điều Cần Biết

Ngày đăng: 27/01/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 12/12/2022

Ngày nay, công nghệ luôn góp mặt trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, và tuyển dụng cũng không ngoại lệ. Chính vì lẽ đó, Applicant Tracking System (ATS) đã ra đời với mục đích giúp cho công việc của các nhân viên quản lý nhân sự trở nên thuận lợi hơn.

Hãy cùng tìm hiểu ATS là gì và tại sao các ứng viên lại cần quan tâm đến những phần mềm quản lý tuyển dụng này?

Applicant Tracking System là gì?

Applicant Tracking System, hay còn gọi là Hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên, là phần mềm quản lý tuyển dụng hoạt động như một cơ sở dữ liệu để lưu trữ hồ sơ xin việc từ các ứng viên.

Phần mềm Applicant Tracking System được các công ty sử dụng để hỗ trợ quá trình tuyển dụng. Mỗi phần mềm sẽ cung cấp những tính năng khác nhau, nhưng ATS chủ yếu được sử dụng để giúp các nhà tuyển dụng thu thập, sắp xếp và sàng lọc hồ sơ các ứng viên.

Tại sao nhà tuyển dụng sử dụng Applicant Tracking System?

Applicant Tracking System được tạo ra để hỗ trợ các nhân viên quản lý nhân sự đối mặt với khối lượng công việc khổng lồ mỗi ngày.

Ngày nay, nộp đơn xin việc trực tuyến trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Vì vậy, với mỗi vị trí mở tuyển, một công ty có thể nhanh chóng thu về hàng trăm, thậm chí hàng nghìn hồ sơ xin việc từ các ứng viên.

Điều này còn trở nên đặc biệt khó khăn hơn với các tập đoàn lớn. Do cấu trúc tổ chức phức tạp hơn rất nhiều nên số lượng nhân viên họ cần tuyển thêm cũng tăng lên theo cấp số nhân.

Rất nhiều vị trí được đăng tuyển cùng một thời điểm khiến cho bộ phận nhân sự phải rất vất vả để có thể xử lý được toàn bộ hồ sơ xin việc họ nhận được và chọn ra những người phù hợp nhất.

Phần mềm ATS là chìa khóa để giải quyết vấn đề này cho nhà tuyển dụng. Thay vì phải làm việc với một núi hồ sơ xin việc trên giấy hoặc hộp thư email lúc nào cũng đầy, họ sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng để lưu trữ và sắp xếp công việc một cách hiệu quả.

Giải pháp này đặc biệt quan trọng đối với các công ty lớn đang tuyển dụng đồng thời cho nhiều vị trí và phòng ban.

Đọc thêm: Quy trình phỏng vấn xin việc diễn ra thế nào?

Applicant Tracking System (ATS) có gì nổi trội hơn các phần mềm xử lý bảng tính truyền thống?

Các nhà tuyển dụng vẫn thường quản lý các dữ liệu ứng viên trên các phần mềm xử lý bảng tính (spreadsheet) thông thường trước khi biết đến Applicant Tracking System. 

Những phần mềm truyền thống dùng để quản lý hồ sơ ứng viên bao gồm Excel, Google Sheets, v.v. Với giao diện thân thuộc và tính năng miễn phí, các phần mềm mang lại ưu điểm vừa đủ để phía HR thể quản lý hệ thống tuyển dụng nhân sự cơ bản.

Tuy nhiên, công ty càng phát triển tương ứng với nhu cầu tuyển dụng càng tăng cao. Điều này đòi hỏi quy trình tuyển dụng phải được nâng cao quản lý, xử lý nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Nếu chỉ dừng lại ở việc sử dụng các phần mềm xử lý bảng tính truyền thống, phía công ty sẽ khó có thể đáp ứng nhu cầu quản lý và theo dõi ứng viên phức tạp.

Sự khác biệt giữa Applicant Tracking System và các phần mềm truyền thống còn lại có thể được kể đến quai 3 nhược điểm:

Khả năng tự động hóa

Spreadsheet truyền thống không tự động nhập dữ liệu như các phần mềm Applicant Tracking System. Quá trình nhập liệu thủ công không chỉ gây tốn kém thời gian mà còn có thể dẫn tới nhiều tình trạng sai sót, thất lạc dữ liệu. 

Vì vậy, sử dụng ATS chính là giải pháp giúp công ty tối ưu được thời gian và tránh các vấn đề không đáng có khi quản lý dữ liệu từ hồ sơ ứng viên.

Tính tương tác

Applicant Tracking System dưới hình thức  các SaaS (software-as-a-service, hình thức phần mềm 4.0) luôn tương tác với người dùng thông qua thông báo và các gợi ý liên quan sẽ mang lại trải nghiệm sử dụng tốt hơn. 

Khả năng lưu trữ và trao đổi thông tin

Được xây dựng trên nền tảng đám mây, Applicant Tracking System cho phép nhà tuyển dụng lưu trữ và trao đổi thông tin không giới hạn cùng với khả năng bảo mật tối ưu. 

Trong khi đó, một số phần mềm xử lý bảng tính offline sẽ mang lại không ít hạn chế trong việc lưu trữ dữ liệu trên máy và trao đổi thông tin.

Đọc thêm: Resume và CV có gì khác nhau?

Các tính năng cơ bản của Applicant Tracking System

Quản lý quy trình tuyển dụng

Thông thường, một quy trình tuyển dụng chuẩn có thể “ngốn” rất nhiều thời gian của người quản lý khi phải thực hiện thủ công các khâu phức tạp, từ ứng tuyển đến chọn lọc hồ sơ.

Phần mềm Applicant Tracking System lúc này tích hợp mọi tính năng để trên hệ thống, giúp đơn giản hóa và tinh gọn quy trình tuyển dụng của Headhunter. Từ đó, phía đội ngũ nhân sự của công ty sẽ có khả năng quản lý công việc một cách dễ dàng, nhanh chóng hơn.

Từng bước trong khâu tuyển dụng sẽ được tự động hóa và số hóa. Bên cạnh quản lý tiếp nhận các đơn ứng tuyển, Applicant Tracking System cũng đảm nhận tự động hóa quảng bá tuyển dụng, cho đến việc lưu trữ và chọn lọc hồ sơ.

Tạo nguồn và quản lý dữ liệu cá nhân ứng tuyển

Thay vì lãng phí thời gian cho khâu nhập liệu thủ công, bạn có thể nhờ vào Applicant Tracking System để tối ưu hóa công việc này và tập trung vào việc đánh giá năng lực của ứng viên. Điều này sẽ giúp cho chất lượng tuyển dụng của bạn tăng cao hơn. 

Hơn thế, Applicant Tracking System có thể tích hợp các trang mạng xã hội và thông tin việc làm giúp tạo nguồn ứng viên chất lượng và bền vững. Tất cả những thông tin liên quan đến ứng viên, từ tiến trình làm việc đến các thông tin trao đổi đều sẽ được ghi nhận và tự động lưu trữ tại nguồn.

Nhà tuyển dụng có thể yên tâm sử dụng ATS để tránh việc thất lạc thông tin. Các hoạt động tìm kiếm, sàng lọc cũng nhờ vậy trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Cộng tác tuyển dụng

Công ty tuyển dụng có thể chia sẻ thông tin trong một nhóm chung qua Applicant Tracking System. Từ đó, các quản lý và chuyên viên liên quan sẽ dễ dàng tiếp nhận thông tin và cùng tham gia vào quá trình phỏng vấn, đánh giá ứng viên. 

Với bất kì buổi phỏng vấn nào, ATS cũng đều có chức năng tự động gửi thông báo tới ứng viên và hội đồng phỏng vấn. 

Điều quan trọng nhất, Applicant Tracking System cho phép nhiều người dùng cộng tác theo dõi hoạt động tuyển dụng trên cùng một giao diện. Điều này cũng sẽ hạn chế tối đa tình trạng lỗi giao tiếp, đứt luồng thông tin.

Báo cáo tự động

Hầu hết các Applicant Tracking System đều có khả năng tự động đo lường và chuyển đổi các bước thực hiện, cũng như chi phí tuyển dụng cho một ứng viên. 

Dựa vào các thông tin gợi ý hữu ích này, nhà tuyển dụng có thể cân nhắc các phương án quản lý ngân sách tuyển dụng khác nhau, lên kế hoạch mới hoặc cải tiến chính sách tuyển dụng một cách phù hợp và chính xác nhất.

Đọc thêm: 3 Tiêu Chuẩn Đánh Giá Ứng Viên Cho Nhà Tuyển Dụng

Phần mềm Applicant Tracking System hoạt động như thế nào?

Bất kể sự khác biệt về tính năng giữa các phần mềm quản lý tuyển dụng là gì, tất cả Applicant Tracking System đều tuân theo cùng một quy trình cơ bản.

Sử dụng câu hỏi loại trừ

Khi bạn nộp hồ sơ xin việc qua cổng thông tin của công ty, bạn có thể sẽ được yêu cầu trả lời một vài câu hỏi bắt buộc. Những câu hỏi này được gọi là “câu hỏi loại trực tiếp” và mục đích của chúng là thu hẹp phạm vi ứng viên tiềm năng.

Nếu bạn trả lời không đạt theo yêu cầu được đề ra trước đó từ nhà tuyển dụng, hồ sơ của bạn sẽ bị Applicant Tracking System gắn cờ hoặc tự động từ chối. Nếu câu trả lời của bạn được chấp thuận, sơ yếu lý lịch sẽ được chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Sàng lọc hồ sơ qua từ khóa

Một cách phổ biến mà các nhà tuyển dụng dùng để lọc hồ sơ trong phần mềm quản lý tuyển dụng là tìm kiếm các kỹ năng hoặc chức danh có liên quan đến vị trí họ cần tuyển. Chính vì vậy, từ khóa là một yếu tố vô cùng quan trọng trong Applicant Tracking System. 

Các phần mềm Applicant Tracking System phân tích và lưu trữ thông tin ứng viên theo các từ khóa. Nhờ vậy, công ty có thể dễ dàng tìm kiếm những từ khóa có liên quan đến vị trí đang tuyển và những ứng viên có bao gồm những từ khóa đó trong hồ sơ sẽ được lọc ra.

Bất kỳ ai không có thuật ngữ chính xác đó trong sơ yếu lý lịch của mình đều không may bị loại bỏ. Nhà tuyển dụng sau đó sẽ xem xét kỹ hơn về từng hồ sơ đã được chọn ra và đưa ra những quyết định xa hơn sau đó.

Xếp hạng hồ sơ phù hợp

Một số hệ thống ATS còn có thể so sánh hồ sơ của bạn với mô tả công việc và xếp hạng ứng viên dựa trên mức độ phù hợp của sơ yếu lý lịch đó. 

Vì vậy, nhà tuyển dụng có thể tập trung vào các ứng viên được xếp hạng hàng đầu thay vì đọc qua từng bản sơ yếu lý lịch.

Tại sao Applicant Tracking System được coi là hung thần với các ứng viên?

Các nhà tuyển dụng cho phép ATS của họ tự động trích xuất thông tin từ sơ yếu lý lịch của ứng viên để có thể tìm kiếm, sàng lọc và xếp hạng.

Mục đích là nhanh chóng loại bỏ những hồ sơ không đủ tiêu chuẩn, thu nhỏ phạm vi tìm kiếm và xác định các ứng viên hàng đầu.

Thật không may cho những người tìm việc, Applicant Tracking System chỉ đơn thuần là một công nghệ được xây dựng dựa trên những thuật toán chặt chẽ và hoạt động dựa vào những từ khóa. Vì vậy, ATS không thể nhìn nhận khả năng hay tiềm năng của ứng viên. 

Vì lý do đó, nó không thể lọc ra những ứng viên có trình độ phù hợp với vị trí đang tuyển nhưng đơn giản là không biết cách tối ưu nội dung sơ yếu lý lịch của họ cho các phần mềm ATS.

Một số ứng viên có trình độ cao bị loại do sơ yếu lý lịch của họ có vấn đề về định dạng hoặc thiếu các từ khóa tìm kiếm chính xác.

Đây là sự đánh đổi cần thiết đối với nhiều chuyên gia tuyển dụng với thời gian và nguồn lực hạn chế. Tuy nhiên, nó cũng mang đến một thử thách không hề nhỏ đối với các ứng viên khi chuẩn bị hồ sơ xin việc.

Đọc thêm: Cách Chỉnh Sửa CV Phù Hợp Với Từng Công Việc Cụ Thể

Ứng viên nên làm gì để đánh bại Applicant Tracking System?

Bao gồm các từ khóa phù hợp

Yếu tố hàng đầu mà bạn cần quan tâm trong cách viết CV cho ATS chính là các từ khóa. Một trong những cách viết CV tốt nhất để ghi điểm với ATS là tối ưu hóa sơ yếu lý lịch của bạn với các từ khóa phù hợp.

Về cơ bản, điều mà bất kỳ Applicant Tracking System nào thực hiện khi “đọc” CV sẽ là quét các phần thông tin quan trọng để kết luận sự phù hợp của ứng viên với công việc đang tuyển. ATS sẽ thu hẹp nhóm ứng viên là bằng cách tìm kiếm các từ khóa cụ thể, giống như cách chúng ta tìm kiếm trên Google vậy.

Đọc thêm: Những Từ Khóa Vàng Về Kỹ Năng Mềm Trong CV Bạn Không Nên Bỏ Qua

Xác định từ khóa hiệu quả

Nhà tuyển dụng sẽ quyết định những từ khóa liên quan đến kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm hoặc phẩm chất họ cần từ ứng viên và đặt chúng vào trong mô tả công việc. Nếu bạn không chắc nên sử dụng từ khóa nào trong CV, hãy bắt đầu với mô tả công việc trong tin tuyển dụng của công ty. 

Bạn cũng có thể thu thập ba đến năm mô tả công việc tương tự với loại vị trí bạn đang theo đuổi để xác định các thuật ngữ được sử dụng thường xuyên cho các vị trí đó. Sau đó, hãy kết hợp những thuật ngữ này vào sơ yếu lý lịch của bạn.

Nếu bạn gặp khó khăn khi xác định các từ khóa quan trọng khi viết CV cho ATS, các công cụ trực tuyến, như Jobscan, Resume Worded, hay SkillSyncer, có thể giúp bạn.

Đọc thêm: Cách Sử Dụng Action Verbs Hiệu Quả Khi Viết CV Tiếng Anh

Tần suất xuất hiện của từ khóa

Khi nói đến việc tối ưu hóa từ khóa trong cách viết CV cho ATS, bạn cần suy nghĩ về tần suất, cũng như vị trí của những từ khóa này trong suốt CV của bạn. Một số Applicant Tracking System sẽ xác định sự thành thạo về một kỹ năng dựa trên số lần thuật ngữ đó xuất hiện trong sơ yếu lý lịch.

Trước tiên, hãy liệt kê các kỹ năng cứng và kỹ năng mềm mạnh nhất của bạn trong phần “Kỹ năng”. Sau đó, lặp lại những thuật ngữ này trong phần “Kinh nghiệm làm việc” hoặc “Giáo dục” để chứng minh việc bạn có thể tận dụng kỹ năng đó.

Đừng cố “nhồi nhét” từ khóa

Trên lý thuyết, bạn có thể vượt qua sự kiểm định của Applicant Tracking System với đánh giá tốt bằng cách đảm bảo tần suất xuất hiện của các từ khóa liên quan đến công việc. 

Tuy nhiên, hành động này sẽ được xem là bất thường nếu như bạn sử dụng chúng quá đà và bất hợp lý. Một số cá nhân còn có chiêu trò không hay để “vượt mặt” hệ thống, chẳng hạn như “spam” từ khóa liên quan đến công việc và để màu chữ trắng để người đọc không nhận biết được. 

Bạn có thể đánh lừa hệ thống ATS nhưng nhà tuyển dụng thì không. Nội dung của bạn chia sẻ sẽ phản ánh tất cả. Vì vậy, hãy tập trung vào chọn lọc ngôn từ và thể hiện khả năng của mình qua mô tả trên CV một cách tốt nhất nhé!

Đọc thêm: Bí quyết viết kinh nghiệm làm việc trong CV “cực chuẩn”

Cách thiết kế CV

Trung thành với đơn giản và truyền thống

Cách viết CV sáng tạo sẽ khó đọc hơn đối với Applicant Tracking System. Mặc dù những hồ sơ này có thể trông đẹp mắt, nhưng khi đi qua ATS, những hình ảnh có thể bị cắt xén hoặc loại bỏ hoàn toàn.

Ví dụ, nếu bạn chèn một hình ảnh hoặc biểu đồ để giới thiệu các kỹ năng chính của mình, ATS sẽ không thể đọc được.

Điều tương tự cũng xảy ra với các hàng cột. Đừng sử dụng cột để chia nhỏ thông tin của bạn, vì ATS được lập trình để đọc từ trái sang phải từ dòng này xuống dòng khác. Do đó, những thông tin được chia làm 2 cột sẽ được tóm gọn thành một dòng và trở nên lộn xộn, khó hiểu.

Để tìm các từ khóa có liên quan, Applicant Tracking System sẽ quét CV của bạn và chuyển thành dạng tệp chỉ gồm văn bản (text-only file). Vì vậy, mọi trình bày sáng tạo sẽ bị mất. Tệ hơn nữa là ATS sẽ không thể lấy ra những thông tin quan trọng đủ để hồ sơ của bạn được xem xét.

Đọc thêm: Cách Làm Nên Một CV Ấn Tượng

Đề mục và phông chữ

Để bám sát với cách viết CV truyền thống có tính tương thích cao với ATS, hãy sử dụng tên đề mục thông dụng, như “Học vấn”, “Kinh nghiệm làm việc” và “Kỹ năng”. Bạn không nên quá sáng tạo trong trường hợp này.

Thêm vào đó, bạn nên sử dụng những phông chữ phổ biến như Arial, Helvetica, Times New Roman,Georgia hoặc Cambria. Tránh các phông chữ độc đáo, khác lạ mà ATS có thể gặp khó khăn khi phân tích cú pháp.

Đọc thêm: Thiết Kế CV Đậm Chất Riêng Bằng Gam Màu Chủ Đạo, Tại Sao Không?

Cách trình bày

Hãy sử dụng cách viết CV theo trình tự thời gian đảo ngược (chronological). Điều này có nghĩa là liệt kê những kinh nghiệm làm việc của bạn theo thứ tự thời gian ngược lại. Công việc mới nhất của bạn sẽ ở trên cùng, theo sau bên dưới là những công việc xa hơn trong quá khứ.

Chọn đúng định dạng file

Bên cạnh những lưu ý trong cách viết CV, chỉ có hai loại định dạng file nên được sử dụng: .docx và .pdf.

Mặc dù PDF là sự lựa chọn tốt nhất cho việc giữ nguyên định dạng về thiết kế và nội dung, nhưng tệp .docx được cho là hiệu quả hơn khi phân tích qua ATS.

Vì vậy, khi tải CV của bạn lên hệ thống của công ty, nếu PDF được liệt kê trong số các định dạng tệp được chấp nhận, bạn có thể sử dụng nó. Tuy nhiên, nếu hệ thống không chỉ định định dạng file cụ thể nào, hãy sử dụng tệp .docx để chắc chắn rằng ATS có thể phân tích thông tin một cách chính xác nhất.

Đọc thêm: 7 Sai Lầm Không Đáng Có Khi Viết CV Bạn Cần Tránh Xa

applicant tracking system phần mềm quản lý tuyển dụng

Có thể bạn cũng thích