Quy Trình Phỏng Vấn Xin Việc Diễn Ra Thế Nào?

Ngày đăng: 01/03/2022 | 2 Bình luận

Ngày cập nhật: 29/05/2023

Sau thành công với vòng tuyển chọn CV, bạn sẽ tiếp tục đến thử thách tiếp theo của hành trình tìm việc làm, đó là tiến vào quy trình phỏng vấn xin việc.

Thế nhưng, bạn cảm thấy bối rối vì chỉ nhận được email thông báo từ nhà tuyển dụng mà không biết thêm chi tiết nào khác. Phải chuẩn bị ra sao nếu mình chưa biết trình tự của buổi phỏng vấn?

Trong bài viết này, Glints sẽ cùng bạn giải đáp câu hỏi trên; kèm theo những mẹo hữu ích giúp nâng cao cơ hội trúng tuyển của bạn!

Quy trình phỏng vấn là gì?

Quy trình phỏng vấn chính là chuỗi hoạt động tiếp xúc, tương tác giữa nhà tuyển dụng và các ứng viên. Mục đích cuối cùng của quy trình phỏng vấn chính là để nhà tuyển dụng tìm ra ứng viên thích hợp nhất cho vị trí mà họ đang tuyển dụng.

Tầm quan trọng của quy trình phỏng vấn 

Quy trình phỏng vấn là một chuỗi các hoạt động nối tiếp nhau, với mục đích phỏng vấn tìm kiếm và chọn ra ứng viên phù hợp nhất với doanh nghiệp thông qua những câu hỏi khi phỏng vấn đa dạng. Không chỉ đơn giản vậy, quy trình phỏng vấn vô cùng phức tạp và đòi hỏi nhà tuyển dụng cần nhiều thời gian và công sức để có thể đạt được hiệu suất công việc tối ưu. Bên cạnh đó cũng có các loại hình thức phỏng vấn khác nhau phục vụ nhu cầu của từng nhà tuyển dụng.

Nhờ có quy trình tuyển dụng chi tiết và hợp lý, doanh nghiệp có thể:

• Tiết kiệm được thời gian, công sức và tiền bạc: trong trường hợp quy trình phỏng vấn thiếu đi tính chuyên nghiệp và nhất quán sẽ gây ra nhiều hệ lụy cho doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp cần xác định và xây dựng rõ quy trình phỏng vấn để có thể tạo được hiệu suất cao nhất.
• Xây dựng hình ảnh thương hiệu trong mắt ứng viên: đối với các doanh nghiệp không xây dựng được quy trình phù hợp sẽ khiến ứng viên có những trải nghiệm không tốt. Từ đó có thể lan truyền ra đến những mối quan hệ xung quanh họ, khiến doanh nghiệp mất đi hình ảnh đẹp trong mắt ứng viên. 
• Bổ sung được nguồn nhân lực tài năng đóng góp cho doanh nghiệp: với quy trình phỏng vấn rõ ràng và có quy chuẩn, doanh nghiệp dễ dàng ghi điểm trong mắt ứng viên. Từ đó củng cố thêm nguồn nhân lực tiềm năng trong tương lai.

Quy trình phỏng vấn tuyển dụng qua các vòng

Phỏng vấn hồ sơ (Screening interview)

Điểm chạm đầu tiên của nhà tuyển dụng và ứng viên thông thường là cuộc phỏng vấn qua hồ sơ. Nhằm nắm được những thông tin cơ bản nhất của ứng viên, kiểm tra mức độ phù hợp với vị trí và doanh nghiệp, các câu hỏi trong buổi phỏng vấn này thường về thông tin cá nhân và kỳ vọng của ứng viên.

Nhà tuyển dụng sẽ hỏi bạn về hai thông tin chính: hồ sơ cá nhân và mục tiêu nghề nghiệp.

Điều này giúp nhà tuyển dụng biết định hướng nghề nghiệp của bạn có phát triển bền lâu cùng với sứ mệnh, trách nhiệm của công ty hay không. Đồng thời tránh trường hợp bạn ứng tuyển cho công việc trái với chuyên môn; gây lãng phí thời gian của bạn và cả phía công ty.

Đồng thời, phía doanh nghiệp cũng sẽ tận dụng bước đầu của quy trình phỏng vấn để chia sẻ thêm về những kỳ vọng của họ và nội quy cơ bản của công ty.

Phỏng vấn qua điện thoại (Phone interview)

Bước tiếp theo của quy trình phỏng vấn là phỏng vấn qua điện thoại. Doanh nghiệp thường dùng hình thức này để xác định lại những thông tin họ nhận được trước đó. Đồng thời đây cũng là lúc chọn lọc lại để xác định ứng viên nào sẽ tiếp tục các vòng tiếp theo.

Phỏng vấn trực tiếp lần đầu (First In-person interview)

Trong lần phỏng vấn đầu tiên, nhà tuyển dụng thường sẽ xác định lại tính phù hợp của bạn đối với doanh nghiệp, cũng như có những cuộc trao đổi làm quen ban đầu.

Ứng viên sẽ cần những câu trả lời xoay quanh kinh nghiệm học tập và làm việc, hoặc những điều bạn đã đúc rút ra được sau những công việc bạn từng trải qua trước đây. 

Kinh nghiệm chuyên môn bao gồm: bài học bạn nhận được từ khoảng thời gian làm việc; cách bạn khắc phục lỗi sai và cải thiện kỹ năng. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng sẽ hỏi lý do bạn không tiếp tục với công việc hiện tại.

Buổi phỏng vấn lần 2 (Second interview)

Một khi đã gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng, bạn sẽ đến với bước tiếp theo của quy trình phỏng vấn. Buổi phỏng vấn thứ 2 này thường sẽ được thực hiện cùng với các nhân sự quản lý trực tiếp, hoặc các mối quan hệ mà bạn có thể làm việc cùng sau này. 

Thông thường, doanh nghiệp sẽ đặt ra các câu hỏi mang tính chuyên môn công việc cụ thể tại các những buổi phỏng vấn nhân sự lần 2 để đánh giá trình độ chính xác của ứng viên. 

Ngoài ra, một số công ty còn có thể yêu cầu bạn làm phỏng vấn xử lý tình huống. Một hội đồng bao gồm ban Nhân sự; và những chuyên gia thuộc phòng ban mà bạn ứng tuyển sẽ đại diện cho nhà tuyển dụng. Họ sẽ cung cấp thông tin về một tình huống cụ thể cần bạn có cách giải quyết tương ứng.

Đây chính là cơ hội cho bạn trình bày những kỹ năng như độ nhạy bén của bạn đối với tình huống; cách lập kế hoạch cho giải pháp; kết quả mong đợi.

Đọc thêm: Phỏng Vấn Nhóm – Panel Interview Là Gì?

Buổi phỏng vấn lần 3 (Third interview)

Không chỉ dừng lại ở buổi phỏng vấn thứ 2, quy trình phỏng vấn tuyển dụng thậm chí có thể kéo dài hơn. Điều này không mấy khó hiểu bởi doanh nghiệp cũng cần có thời gian để xác định rằng liệu bạn có thật sự phù hợp với vị trí này hay không.

Buổi phỏng vấn này thường để xác định mức độ phù hợp văn hóa của nhân sự và doanh nghiệp. Song, nó thường được gộp chung với buổi phỏng vấn lần 2 hoặc buổi phỏng vấn cuối cùng, và thường được dùng đến khi công ty có nhu cầu phỏng vấn tuyển dụng nhân sự cấp cao nhiều hơn.

Buổi phỏng vấn cuối (Final interview)

Đây là buổi phỏng vấn cuối cùng trong quy trình phỏng vấn. Bạn thường sẽ được thông báo kết quả tại vòng này. 

Bạn sẽ được thảo luận về định hướng nghề nghiệp sắp tới của chính mình tại công ty, những vấn đề tồn đọng và hướng giải quyết, cũng như những kế hoạch tiềm năng có thể triển khai. Khi cả đôi bên cùng thống nhất và cảm thấy có thể hợp tác lâu dài, bạn sẽ được thông báo chi tiết về các chính sách của doanh nghiệp và quyền lợi cá nhân khi làm việc tại công ty.

4 Bước trong quy trình phỏng vấn xin việc

Nhìn chung, một quy trình cho buổi phỏng vấn thường sẽ tiến hành theo các bước như sau:

Bước 1: Giới thiệu về doanh nghiệp và quy trình phỏng vấn

Thông thường, người tuyển dụng sẽ bắt đầu buổi phỏng vấn bằng một số thông tin cơ bản từ phía doanh nghiệp: giới thiệu thành phần tham dự, vài nét về doanh nghiệp và vị trí tuyển dụng; đồng thời họ cũng sẽ nói qua về quy trình phỏng vấn để ứng viên nắm được thông tin.

Bước 2: Đặt câu hỏi dành cho ứng viên

Sau khi đã chủ động giới thiệu, nhà tuyển dụng sẽ bắt đầu đặt câu hỏi cho ứng viên. Thông thường sẽ có 2 dạng đặt câu hỏi:

• Câu hỏi xác minh: dùng để xác định thông tin ứng viên và một lần nữa kiểm tra đối chiếu.
• Câu hỏi đánh giá: bộ câu hỏi này dùng để doanh nghiệp đánh giá được năng lực, kinh nghiệp, khả năng làm việc, sự nhạy bén và tính phù hợp của ứng viên đối với doanh nghiệp.

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp cho quy trình phỏng vấn, doanh nghiệp cần có bộ câu hỏi riêng để đồng nhất và khiến buổi phỏng vấn trở nên trôi chảy và thuận tiện hơn.

Đọc thêm: Các Câu Hỏi Thường Gặp Khi Phỏng Vấn Online

Bước 3: Giải đáp thắc mắc, câu hỏi ứng viên

Sau khi hai bên đã hoàn thành quá trình hỏi đáp, đây là lúc để ứng viên đặt ngược câu hỏi cho nhà tuyển dụng. Họ có thể tìm hiểu thêm về quyền lợi, quy định doanh nghiệp hay tất cả những điều luật đang cảm thấy thắc mắc.

Bước 4: Kết thúc phỏng vấn

Sau khi hoàn tất bước 3, nhà tuyển dụng sẽ gửi lời cảm ơn và tuyên bố kết thúc quy trình phỏng vấn. Tiếp đến họ có thể thông báo về các bước tiếp theo để ứng viên nắm thông tin. Ngoài ra, một số nhà tuyển dụng có thể đưa ứng viên đi thăm quan doanh nghiệp để họ cảm nhận được không khí và môi trường làm việc tại đây.

Đọc thêm: Sau Khi Phỏng Vấn Cần Làm Gì?

9 “tuyệt chiêu” giúp bạn xuất sắc vượt qua quy trình phỏng vấn tuyển dụng

1. Luyện tập giới thiệu bản thân

 “Đầu xuôi đuôi lọt” – thật vậy, câu hỏi nhất định phải có trong buổi phỏng vấn này cần được bạn luyện tập đến mức thuần thục nhất để có thể trôi chảy trả lời câu hỏi đầu tiên.

Đọc thêm: Mẫu thư giới thiệu bản thân ngắn gọn

2. Nghiên cứu kỹ càng

Dành thời gian để tìm hiểu kĩ trang web của công ty, và những thông tin cơ bản của doanh nghiệp là cách giúp bạn thể hiện sự quan tâm của mình đối với doanh nghiệp ấy.

Đọc thêm: Cách viết mail nộp CV cho nhà tuyển dụng

3. Chuẩn bị câu trả lời sẵn

Mặc dù bạn sẽ không biết chính xác những gì sẽ được hỏi trong cuộc phỏng vấn, nhưng bạn vẫn có thể chuẩn bị trước những câu trả lời cơ bản thường gặp. 

Đọc thêm: Phương pháp STAR để trả lời phỏng vấn chuẩn nhất

4. Kiểm tra mạng xã hội của bạn

Tài khoản mạng xã hội của bạn chỉ nên bao gồm những thông tin mà bạn cảm thấy thoải mái khi nhà tuyển dụng biết.

5. Ăn mặc chuyên nghiệp

Mặc dù nhiều nơi làm việc có quy định về trang phục, nhưng bạn nên cân nhắc chọn lựa những bộ trang phục phù hợp nhất với công việc. Bởi điều này cũng phần nào toát lên sự nghiệp túc của bạn với công việc.

6. Mang theo các tài liệu cần thiết

Những gì bạn cần mang theo có thể là một quyển sổ tay và những giấy tờ liên quan phục vụ cho việc phỏng vấn.

7. Đừng trễ giờ

Bạn nên dự định đến sớm khoảng 15 phút cho buổi phỏng vấn để tạo ấn tượng chuyên nghiệp và nghiêm túc với công việc.

8. Đặt câu hỏi khi kết thúc cuộc phỏng vấn

Sau khi nhận được câu hỏi rằng bạn có thắc mắc gì không. Điều bạn nên làm là trả lời có, và hiển nhiên trước đó bạn cần chuẩn bị những câu hỏi phù hợp để hỏi nhà tuyển dụng.

9. Gửi thư cảm ơn

Đừng quên gửi thư cảm ơn cho doanh nghiệp trong 24 giờ sau khi phỏng vấn. Ngoài thể hiện sự biết ơn về cuộc phỏng vấn, thể hiện tính chuyên nghiệp, điều này còn giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng nữa đấy!

Đọc thêm: 8 Lời Khuyên Khi Đi Phỏng Vấn – Điều Bạn Không Nên Nói

Giờ thì bạn đã biết mình nên chuẩn bị cho buổi phỏng vấn xin việc thế nào rồi, hãy ghé ngay đến nền tảng tuyển dụng của Glints và ứng tuyển hàng ngàn cơ hội việc làm đầy hấp dẫn!